SLUTTRAPPORT. Forprosjekt delprosjekt personal

SLUTTRAPPORT Forprosjekt delprosjekt personal Tema: Rekkevidden av arbeidsgiveransvaret i Innherred samkommune ISK, herunder personalpolitikk og ansettelser Deltakere: Øystein Sende Delprosjektleder Jan Bakken Prosjektmedarbeider Asgeir Tromsdal Prosjektmedarbeider Torun Nesse Prosjektmedarbeider Berit K. Lyngen Prosjektmedarbeider Bjørn Holmli Prosjektmedarbeider

Innholdsfortegnelse SAMMENDRAG- ANBEFALINGER... 3 1. BAKGRUNN, MÅL OG MANDAT... 4 1.1 BAKGRUNN... 4 1.2 MÅL FOR TOTALPROSJEKTET... 4 1.3 MÅL FOR FORPROSJEKTFASEN... 5 1.4 MANDAT FOR DETTE FORPROSJEKTET... 5 1.5 MANDAT FOR DETTE PROSJEKTET...FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. 2. GJENNOMFØRING... 5 2.1 ORGANISERING AV PROSJEKTET... 5 2.2 DELPROSJEKTETS MILEPÆLER...FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. 2.3 EVALUERING AV ARBEIDET I DELPROSJEKTET... 6 3. SITUASJONSBESKRIVELSE, INFORMASJONS- OG DATAGRUNNLAG... 7 4. ANALYSE OG VURDERINGER... 7 5. ANBEFALINGER... 13 2 av 19

Sammendrag- anbefalinger Delprosjektgruppen personal har sett på omfanget av arbeidsgiveransvaret for Innherred samkommune, ivaretakelse av medbestemmelse, organisering av ansettelser og rekruttering, herunder lederrekruttering, og samordning av arbeidstid, spisepauser, flexitid og permisjonsreglement. Videre så er forslag til organisering og ledelse av personal- og lønnsseksjonen i ISK i mindre grad berørt. Arbeidsgruppen anbefaler i det vesentligste deling av arbeidsgiveransvaret for ansatte som skal disponeres av samkommunen i prosjektperioden, og at alle ansatte som skal tjenestegjøre i samkommunen får en ny arbeidsavtale som konkretiserer dette nærmere. Det praktiske omfanget av arbeidsgiveransvaret i samkommunen er nøye vurdert ut fra forutsetningen om at samkommunen ikke skal ha egne ansatte, men disponere ansatte på respektive fagområder som er lagt inn i samkommunen fra de tre kommunene som inngår i prosjektet. Gruppen går inn for et begrenset arbeidsgiveransvar for samkommunen, ved at dette deles mellom ISK og deltakerkommunen for den enkelte. Ivaretakelse av medbestemmelsen etter Hovedavtalen krever oppretting av arena for medbestemmelse. Gruppen foreslår et eget kontaktutvalg ISK, eller Forum for tillitsvalgte (FFT). Det kan også etableres andre organer for medbestemmelse. Dette kan være AMU, Administrasjonsutvalg, Tilsettingsutvalg, eller andre underutvalg. Samkommunen skal ikke ha egne ansatte, men rekruttere fra de tre kommunene som inngår. Dette i hovedsak. I etableringsfasen for det meste interne utlysninger, også ved lederrekruttering. Områdene som legges inn skal ha egen ledelse. Organiseringen av tilsettingsprosessen er vurdert av gruppen, om tilrår annonsering i regi av ISK ved rekruttering, og bruk av lokal tilsettingsmyndighet i den kommunen som eier stillingen For lederrekruttering internt i ISK foreslås bruk av eget oppnevningsutvalg. Samordning av arbeidstid og spisepauser har gruppen også vurdert. I dag er det forskjeller i kommunenes avtaler om dette. Det samme gjelder flexitid. Det er i mandatet lagt opp til at gruppen skal vurdere samordning og harmonisering av arbeidstid, spisepauser og (flexitidsreglement) i de 3 kommunene, (og at denne gjøres til arbeidstiden i samkommunen). Gruppen har gitt en anbefaling om videre prosess omkring dette temaet. Når det gjelder behov for samordning av permisjonsreglement, så har Verdal kommune hatt en prosess på dette, og gruppen anbefaler at det reglement som er under utarbeidelse for Verdal kommune, samordnes opp mot de 2 andre kommunene slik at en får ett felles permisjonsreglement for Verdal, Levanger, Frosta og ISK. Gruppen er klar over at det foreligger lokale vedtak, særavtaler, og sedvane m.v. i de tre kommunene på flere områder som regulerer ansattes arbeidsvilkår. 3 av 19

Lønns- og arbeidsvilkår er tema som ofte fører til stort engasjement, og det er ikke til å komme vekk i fra at dette også speiles i gruppen. Noe av forskjellen internt i prosjektgruppen i syn går på ISK sin autonomi i forhold til omfanget og ivaretakelsen av det delte arbeidsgiveransvaret mellom ISK og deltakerkommunen(e). Videre synet på behovet for, og graden av, samordning og endring av tidligere avtaler om lønns- og arbeidsvilkår for ansatte for får til en harmonisering og lik plattform i kommunene, og ISK. 1. Bakgrunn, mål og mandat 1.1 Bakgrunn Bakgrunnen for oppnevning av egen delprosjektgruppe personal, er for å sikre at de problemstillinger som ligger i etableringen av ISK som egen kommune for ivaretakelse av arbeidsgiveransvar, medbestemmelse, organisering av ansettelser og rekrutting, og harmonisering av arbeidstid, blir belyst og at det kan tas riktige beslutninger ut fra avklaring av arbeidsrettslige forhold, samt hva som er mest hensiktsmessig innenfor handlingsrommet. Rådmannsgruppen besluttet i RG-møte 03.06.03, sak 42/03: Nye del-prosjekter/grupper iht. prosjektplan. Oppnevning av deltakere. Konklusjon: Øystein Sende, representant fra Verdal kommune, representant fra Frosta kommune og representant(er) for de tillitsvalgte oppnevnes som del-prosjektgruppe til å avklare arbeidstakerforhold omkring ISK og utarbeide forslag til personalmessige reglementer og rutiner mv. Sluttrapport m. forslag avleveres innen 01.11.03. 1.2 Mål for totalprosjektet Hovedmålet for forsøket er forankret i St. meld. nr. 19 (2001-2002) og er å utvikle en samarbeidsmodell og en oppgaveløsning som innebærer å øke kvaliteten på tjenestetilbudet for brukerne, bedre ressursutnyttelsen, desentralisere oppgaveløsningen, redusere byråkratiet og stimulere lokaldemokratiet. Forsøket er planlagt å foregå i tiden 1.1.04-31.12.07. Vi skiller mellom samfunnsmessige målsettinger av 3 hovedtyper. Bedre og mer effektive tjenester og oppgaveløsning dvs. vi er opptatt av at samarbeidet gir gevinster i form av mindre samlet administrasjon og bedre kostnadseffektivitet og/eller faglige og kompetansemessige gevinster som gjør at innbyggerne får tjenester med bedre kvalitet. Vi er også opptatt av at kommunene i fellesskap kan overta nye oppgaver og dra nytte av nærhet og kjennskap til lokale forhold ved koordineringen og tilpasningen av tjenestene til innbyggernes og næringslivets behov. Utvikling av sterkere lokalsamfunn og regional utvikling dvs. vi ønsker at samarbeidet skal bidra til mobilisering av regionens samlede utviklingsressurser med sikte på å styrke grunnlaget for næringsvekst og positiv befolkningsutvikling. Utvikling av nye politikerroller og styrking av lokaldemokratiet dvs. vi ser behov for at politikerne engasjerer seg på den regionale arenaen for å styre og ta hånd om viktige 4 av 19

fellestiltak og de regionale utviklingsspørsmålene. Gjennom samordningen av oppgaver på nærregionnivå ser vi store muligheter for å utvikle nye politiske roller og arbeidsformer. 1.3 Mål for forprosjektfasen Målet for prosjektfasen er gjennomføring av prosjektet innen tidsfristen 01.11.03, samt ha en kvalitet i prosjektarbeidet som gjør at konklusjonene kan legges til grunn for beslutningstaker i det videre arbeidet. 1.4 Mandat for dette prosjektet: Gruppen ble nedsatt med slikt mandat fra Rådmannsgruppen i RG-møte 03.06.03, sak 42/03: Etablering av nye gruppe/del-prosjekt for å utarbeide forslag til personalmessige reglement og rutiner i samkommunen fra 01.01.04. Dette vil bl.a. kunne omfatte: Opplegg for ansettelse i samkommunen Samkommunens og den enkelte kommunes roller vedr. arbeidsgiveransvaret Hvordan arbeidstakernes/organisasjonenes rett til medbestemmelse kan ivaretas i samkommunen. Hvordan harmonisere evt. avvik i arbeidstid, spisepause og andre personalpolitiske forhold. 2. Gjennomføring 2.1 Organisering av prosjektet Prosjektet har vært organisert slik med slik deltakelse: 2.2 Organisasjonsplan OPPDRAGSGIVER Rådmannsgruppen - RG PROSJEKTANSVARLIG Inger-Marie Bakken PROSJEKTLEDER Øystein Sende PROSJEKTGRUPPE Øystein Sende Jan Bakken Asgeir Tromsdal Berit K. Lyngen Bjørn Holmli Torun Nesse 5 av 19

Milepælsoversikt: - omfanget av arbeidsgiveransvaret for samkommunen må avklares nærmere av rådmannsgruppen onsdag 130803 i forhold til mandatet - innkalles til 1. møte 290803 - kl. 0930 1300 Levanger rådhus nr. 3008 sakliste: avklare mandat fordele arbeidsoppgaver og tidsfrister - innkalles til 2. møte 120903 - kl. 0930 1300 Levanger rådhus nr. 3008 sakliste: gjennomgang av foreløpige skisse til svar på mandatets oppgaver fordelt i 1. møte - innkalles til 3. møte 021003 - kl. 0930 1300 Levanger rådhus nr. 3008 sakliste: gjennomgang av utkast til svar på fordelte oppgaver - innkalles til 4. møte 161003 - kl. 1300 1500 Levanger rådhus nr. 3008 sakliste: gjennomgang av ferdig rapport fra delprosjektet for oversendelse til prosjektleder Sæther. 2.3 Evaluering av arbeidet i delprosjektet Det ble tidlig i prosjektet avklart at medlemmene i gruppen sitter med forkjellige bilder av innholdet i, og selve organiseringen av samkommunen. Konkret hva som er primærkommunens ansvar, og hva som er ISK sitt ansvar. Gruppens medlemmer har over flere møter snakket seg bedre sammen til forslag til løsninger alle medlemmene i gruppen i hovedsak står bak. Gruppen har hatt et godt klima, respekt for hverandres syn, også de syn og vurderinger som ikke har fått tilslutning, og ikke minst er arbeidet utført med stor takhøyde. Framdriften har vært god. Gruppen ba prosjektleder Sæther om avklaringer på flere punkter opp mot mandatet. Svarene var klargjørende. Gruppen kjenner også godt til at det er litt forskjell i syn også hos beslutningstakerne på en del sentrale veivalg omkring hva som best løser felles utfordringer og hva som er mest hensiktmessig innenfor prosjektområdet. Gruppen har derimot forholdt seg til prosjektleder Sæther sin avklaringer, men har gjort et arbeid for å belyse alternativene. Gruppen har videre rådført seg med KS advokatene, og svar på flere spørsmål har vært avklarende. Fagforeningsrepresentantene i gruppen har i tillegg hatt avklaringer opp mot Fagforbundet, kompetansesentret i Trondheim. Konklusjonene herfra er ikke skriftliggjort for prosjektet. Prosjektgruppen har ikke hatt spesielle avvik fra prosjektplanen. 6 av 19

3. Situasjonsbeskrivelse, informasjons- og datagrunnlag Etableringen av ISK innbyr til gjennomgang av et område som det er lite å hente hos andre som har gjennomført fellesløsninger. Gruppen har derfor tilnærmet seg problemstillingene ut fra å skaffe sikkerhet for hva som er arbeidsrettslig holdbart, og mest hensiktsmessig. 4. Analyse og vurderinger Premisser: - ingen skal være direkte ansatt i samkommunen - samkommunen driver styring av tjenesteproduksjon-/forvaltning innenfor de områdene som er vedtatt lagt inn på vegne av tre kommuner - ansatte som disponeres av samkommunen skal være ansatt i hjemkommunen, ha alle rettigheter i hjemkommunen, men utføre arbeid for samkommunen i prosjektperioden - samkommunen har ikke fullt arbeidsgiveransvar (delt arbeidsgiveransvar) som følge av at samkommunen ikke har egne ansatte - lederne i samkommunen har full instruksjonsmyndighet til å lede, styre, fordele, og kontrollere arbeidet for det personell som er stilt til disposisjon for tjenesteyting og forvaltning i samkommunen, av hjemkommunen Arbeidsgiveransvar: Et arbeidsgiveransvar kjennetegnes med at arbeidsgiver har rett til å opprette og nedlegge stillinger, foreta ansettelser, lede, fordele og kontrollere arbeidet, rett til å gjennomføre lokale forhandlinger om lønn etter Hovedtariffavtalen, gjøre avtaler med ansatte om arbeidsvilkår, ansvarlig for utlønning, er ansvarlig arbeidsgiver etter Arbeidsmiljølovens bestemmelser, ivaretar medbestemmelse etter Hovedavtalen, forvalter reglement, rett til å gjøre endringer arbeidsforhold, rett til å gjennomføre disiplinære forføyninger ved brudd på arbeidsavtalen/arbeidsreglement m.v. Gruppen har sett på flere modeller for ivaretakelsen av arbeidsgiveransvaret i forhold til å velge den ene eller den andre linja for samkommunen. En slik linje er ikke absolutt. Det kan velges forkjellige løsninger innenfor handlingsrommet uten at dette bryter med forutsetningene. Valgene må i så fall bygge på hva som er mest hensiktsmessig, og noe på erfaringer underveis. 7 av 19

1). Fullt arbeidsgiveransvar for ISK: - ISK har egne ansatte - ISK utlyser ledige stillinger - ISK tilsetter-/engasjerer gjennom egen tilsettingsmyndighet - ISK avtaler ved tilsetting lønns- og arbeidsvilkår - ISK gjennomfører egne lokale lønnsforhandlinger - ISK leder, fordeler og kontrollerer arbeidet (styringsrett) - ISK gjennomfører medarbeiderutviklingstiltak - ISK kan gjøre endringer i et eksisterende arbeidsforhold - ISK står ansvarlig etter Arbeidsmiljøloven - ISK har egne partssammensatte utvalg-/arena for medbestemmelse - ISK forvalter bestemmelser og rettigheter etter reglement 2). Intet arbeidsgiveransvar for ISK: - ISK er en tjenesteleverandør overfor innbyggerne-/interne tjenester - ISK bestiller bestemte tjenester som ansatte i de 3 kommunene utfører - ISK sin ledelse kontrollerer at de tjenester som er bestilt blir levert - ISK har ingen styringsrett over personalet i de 3 kommunene som utfører tjenester for bestiller- og tjenesteleverandørkommunen ISK 3). Delvis arbeidsgiveransvar (delt arbeidsgiveransvar): - ISK har ingen egne ansatte - ISK disponerer over det personell som er stilt til disposisjon - ISK forvalter det daglige personalansvaret for hjemkommunen Varianter av delvis arb. ansvar (delt arbeidsgiveransvar): (som er mest likt fullt arbeidsgiveransvar) - ISK utlyser ledige stillinger for fagområdene i samkommunen, for hjemkommunen - ISK tilsetter-/engasjerer gjennom egen tilsettingsmyndighet, for hjemkommunen - ISK avtaler ved tilsetting lønns- og arbeidsvilkår, for hjemkommunen - ISK gjennomfører egne lokale lønnsforhandlinger, for hjemkommunen - ISK leder, fordeler og kontrollerer arbeidet (styringsrett) - ISK gjennomfører medarbeiderutviklingstiltak - ISK kan gjøre endringer i et eksisterende arbeidsforhold, for hjemkommunen - ISK står ansvarlig etter Arbeidsmiljøloven, for hjemkommunen - ISK har egne partssammensatte utvalg-/arena for medbestemmelse - ISK forvalter bestemmelser og rettigheter etter reglement 8 av 19

Andre varianter av delvis arb. ansvar (delt arbeidsgiveransvar): (og nokså begrenset arbeidsgiveransvar) - ISK har egen ledelse som leder, fordeler og kontrollerer arbeidet - ISK utlyser ledige stillinger for fagområdene i samkommunen, for hjemkommunen - personalenheten i ISK saksbehandler alle tilsettingssaker i ISK-/utenfor - leder i ISK for berørt fagområde innstiller til tilsettingsmyndigheten i hjemkommunen, som foretar tilsetting-/engasjering av ansatte - lønns- og arbeidsvilkår avtales ved tilsetting med den enkelte av hjemkommunen - lønnsforhandlinger for ansatte disponert av ISK skjer i den respektive hjemkommune (noe koordinering) - ISK iverksetter helt- eller delvis medarbeiderutviklingstiltak - ISK eller hjemkommunen er ansvarlig etter AML - ISK eller hjemkommunen ivaretar medbestemmelse etter HA - ISK forvalter flexitid, ferielov, og permisjonsreglementet for hjemkommunen - hjemkommunen gjør endringer i arbeidsforholdet Medbestemmelse: - omfanget av medbestemmelse i ISK vil naturligvis være avhengig av omfanget av ISK sitt arbeidsgiveransvaret - et minimum vil være etablering av Forum for tillitsvalgte eller et kontaktutvalg ISK - naturlige utvalg: Forum for tillitsvalgte eller kontaktutvalg ISK (Tilsettingsutvalg) (AMU) (AKAN-utvalg) (Admistrasjonsutvalg) - representasjon fra fagforeningene til FFT-ISK: a). En fagforeningsrepr. fra hver kommune en HTV b). To fagforeningsrepr. fra hver kommune men bare en fra den samme forhandlingssammenslutningen - HTV c). En fra hver forhandlingssammenslutning i den enkelte kommune HTV d). Hver fagforening med medlemmer blant ansatte i ISK (HTV i den enkelte kommune) e). Annen løsning? - vernetjenesten: - ISK bør ha et eget Hovedvernombud som utpekes av fagforeningene i de tre kommunene i felleskap - HVO ISK bør være HVO i en av de tre kommunene - verneombud i ISK er de verneombud som er utpekt for de fysiske områdene i den enkelte kommune som inngår i ISK (slik at verneombud ISK samtidig kan være verneombud i sin egen kommune for aktuelt fysisk område som huser ansatte som ikke er del av ISK) 9 av 19

Arbeidstid og spisepauser: - det er et konglomerat av lokale avtaler og vedtak vedrørende arbeidstid og betalt/ikke betalte spisepauser og flexitidsbestemmelser i de tre kommunene. - delprosjektgruppen har ikke anledning nå til å gå i dybden på hver type i den enkelte kommune. - viss det er en hovedmålsetting å gjennomføre dette arbeidet så raskt som mulig, så ser delprosjektgruppen at følgende framgangsmåte kan velges: 1). det nedsettes en partsammensatt gruppe som kartlegger arbeidstid-/spisepauser-/flex i hver kommune. 2). de tre kommunene forhandler sammen med fagforeningene om prinsipper for arbeidstid-/spisepauser- /flexitid, som gjelder likt for alle 3 kommunene, og samme for ISK. 3). prinsippene skal bygge på bestemmelsene i AML og HTA, samt gjeldende særavtaler. 4). nye avtaler om arbeidstid-/spisepauser-/flexitid bør være sluttført innen 010604, og gjelde fra samme tidspunkt. Alternativ fremgangsmåte er en harmonisering over tid, med bit for bit prinsippet som gjeldende. Arbeidstid og arbeidsvilkår ellers henger sammen, og summen av alle forhold vil være av betydning. Endres en av forutsetningene, endres balansen. Etablering av felles tidsregistrering vil ha betydning for hastigheten i tilnærmingen. Tjenestegjøring i ISK til disposisjon: - arbeidsgruppen har reist spørsmål til KS om dagens arbeidsgiver (den enkelte kommune) innenfor styringsretten har anledning til å styre den enkelte ansatt over for til tjenestegjøring i ISK, eller om det kreves avtaleinngåelse. - KS skriver i brev av 260903 at de legger til grunn i sitt svar at forsøksloven kun regulerer det organisatoriske og ikke arbeidsrettslige spørsmål. KS viser til at det følger av arbeidsmiljøloven 4, første ledd at med arbeidsgiver mener AML enhver som har tilsatt arbeidstaker for å utføre arbeid i sin tjeneste. Videre av AML 55 B at det skal inngås arbeidsavtale i alle arbeidsforhold og av 55 C a) at partenes identitet skal angis. Arbeidsgiver må enten være fysisk, eller juridisk person. Den juridiske person vil være vedkommende kommune som har arbeidsgiveransvaret for de berørte arbeidstakerne. Det opplyses at det følger av flere Høyesteretts dommer at flere juridiske personer kan være arbeidsgiver for arbeidstaker såkalt delt arbeidsgiveransvar. 10 av 19

Bruk av styringsrett for overføring av medarbeidere til ISK: - KS mener at spørsmålet om bruk av styringsrett, ved at dagens arbeidsgiver (den enkelte kommune) innenfor styringsretten har anledning til å styre den enkelte ansatt over til tjenestegjøring i ISK, må vurderes ut fra om grunnpreget for de berørte stillingene vil være i behold etter overføringen. For denne vurderingen vil det sentrale være om innplassering i ny enhet er på samme nivå, og om arbeidsstedet ikke i vesentlig grad endres m.v. - Prosjektgruppen er av den klare formening at overføring for tjenestegjøring i ISK for det vesentlige vil ligge godt innenfor den enkelte stillings grunnpreg, men med unntak for lederfunksjonene i ISK, som får et annet innhold/annet ansvar/andre lederutfordringer. Bruk av innleie- utleie for overføring av medarbeidere til ISK: - Andre begrep som benyttes er leie ut ansatte til ISK - KS skriver at innleie av arbeidstakere som ikke har til formål å drive utleie reguleres av AML 55 L. KS konkluderer med at innleieren ISK ikke har arbeidstakere tilsatt, og at bestemmelsen i AML 55 L pkt. må oppfylles før innleie kan skje. Bestemmelsen lyder: 2. For innleie som overstiger 10% av de tilsatte hos innleier, likevel ikke færre en 3 personer, og som har en varighet ut over ett år, skal det inngås avtale med tillitsvalgte som til sammen representerer et flertall av den arbeidstakerkategori innleien gjelder. Bestemmelsen her gjelder ikke for innleie innenfor samme konsern. - Prosjektgruppen konkluderer med at en inn- og utleiekonstruksjon ikke er aktuell ut fra de krav som stilles av formelt innhold for at dette kan skje dvs. ISK har ingen egne tilsatte, jfr. AML 55 L nr. 2. Bruk av prosjektstillinger for overføring av medarbeidere til ISK: - alternativt etablere prosjektstillinger i 4 år i ISK. Prosjektgruppen har reist spørsmål til KS om en har anledning til dette etter AML 58 A. - KS skriver at de aktuelle oppgavene som skal utføres i samkommunen er de samme oppgavene som blir utført i kommunene i dag. Videre at midlertidigheten er begrunnet i omorganiseringen dvs. ISK prosjektet. KS viser til at domstolene er med støtte i lovens forarbeider er svært restriktive med å akseptere midlertidig tilsetting begrunnet i omorganisering. KS fraråder en slik løsning. - prosjektgruppen konkluderer med at så lenge det gjelder overføring av medarbeidere til prosjektstillinger hvor det utføres ordinære drifts- eller forvaltningsoppgaver, så kan dette ikke benyttes. 11 av 19

Lederrekruttering i ISK: - ISK må ha en egen administrasjonssjef (rådmann) - ISK skal organiseres med flat struktur - ISK skal ha ledere for de resultatområdene som løftes inn Synspunkter-/vurderinger: - Prosjektgruppen mener det er ønskelig og nødvendig å lyse ut lederfunksjonene i ISK (gjelder ikke rådmannsfunksjonen som avklares på annen måte) så raskt som mulig for at disse lederne skal kunne delta i forberedelsene til iverksettingen av ny organisasjon ISK pr. 010104. - lederfunksjonene må lyses ut internt i alle tre kommunene, og alle ansatte i de tre kommunen må kunne søke funksjonene. (Gjelder kun fast ansatte). - ISK må opprette et oppnevningsutvalg bestående av samkommunens ledergruppe og inntil 2 representanter for ansattes organisasjoner. Oppnevningsutvalget oppnevner ledere for de områder samkommunen skal ha et ansvar. Samkommunerådmannen treffer endelig vedtak i utvalget. Det bør være et balansert forhold i lederrekrutteringen fra de 3 kommunene, men gruppen er av den formening at lederstillinger og utvelgelsen til disse ikke er en geografisk øvelse. - gis det ISK-tillegg-/harmonisering, må det tas forbehold i arbeidsavtalen om at det kreves en egen avtale med den enkelte sin arbeidsgiver (egen kommune) for å kunne videreføre dette tillegget uendret som en personlig ordning viss opphør av ISK etter 4 års (+2 års) prosjektperiode. Som hovedregel må gjelde at ved opphør plasseres den enkelte tilbake på det relative lønnsnivå som var ved overgangen i forhold til oppgaver, ansvar, kompetanse og lokale forhold hensyntatt utviklingen i pris og lønnsvekst ellers i prosjektperioden. - ingen faste ansatte (inkl. overtallige ledere) skal sies opp eller gå ned i lønn eller stillingsbrøk som følge av omstillingsprosessen med ISK. Dette er likevel ikke til hinder for at det skal legges til grunn en ny organisasjons- og bemanningsplan som inneholder færre årsverk enn det er i kommunen i dag. Nedbemanning skjer følgelig ved naturlig avgang. Overtallige ledere for områder som løftes inn i ISK, skal tilbys andre relevante oppgaver (både med eller uten lederoppgaver) - i ISK, eller i egen kommune. - lederfunksjonene i ISK betraktes som vesentlig endret i sitt grunnpreg i forhold til de lederstillinger-/funksjoner som eksisterer i hver kommune i dag. Gruppen betrakter derfor lederfunksjonene i ISK som helt nye funksjoner, hvor det rekrutteres gjennom en egen vurdering av aktuelle kandidater, hvor ingen av dagens ledere i egen kommune kan gjøre krav på videreføring av lederstilling i ISK. 12 av 19

Organisering av lønn- og personal i ISK: - lønn- og personalenheten i ISK skal gi tjenester både overfor ISK enhetene og primærkommunene ut fra behov som i dag. - prosjektgruppen anbefaler en organisering med egen ledelse for fagområdet l/p i ISK for å sikre et balansert fokus på utvikling og drift, og for å ha tilstrekkelig nærhet og faglig forankring til å gjennomføre en god omstilling. - 3 enheter i 3 kommuner skal smelte sammen til en enhet i en kommune dvs. ISK. - uttak av samordningseffekter er avhengig av organisering, teknologi, kompetanse, og spesialisering, samt godt samarbeid og vilje og evne til nytenkning. - innføring av nye lønns- og personalsystemer og opplæringen i bruk av disse vil være meget ressurskrevende spesielt for 2 av ISK kommunene. Som følge av dette kan gruppen ikke se at det kan gjøres regning med at effektivisering på fagområdet kan synliggjøres eller planlegges realisert i første delen av 2004. - en vellykket overgang til bruk av nye systemer vil være avgjørende for sambyggingen som ønskes gjennomført. Dette må ha prioritet nr. 1. 5. Anbefalinger Prosjektgruppen personal har sett på omfanget av arbeidsgiveransvaret for Innherred samkommune - ISK, ivaretakelse av medbestemmelse, organisering av ansettelser og rekruttering, herunder lederrekruttering, og samordning av arbeidstid, spisepauser, flexitid og permisjonsreglement. Videre så er forslag til organisering og ledelse av personal- og lønnsseksjonen i ISK i mindre grad berørt. Det praktiske omfanget av arbeidsgiveransvaret i samkommunen er nøye vurdert ut fra forutsetningen om at samkommunen ikke skal ha egne ansatte, men disponere ansatte på respektive fagområder som er lagt inn i samkommunen fra de tre kommunene som inngår i prosjektet. Avklaring av mandatet er gjort i eget svar på flere konkrete spørsmål av prosjektleder Sæther. Gruppen har lagt denne avklaringen til grunn i sitt videre arbeid. Det samme gjelder bruk av advokatene i KS i forhold til rene arbeidsrettslige problemstillinger. Arbeidsgruppen anbefaler deling av arbeidsgiveransvaret for ansatte som skal disponeres av samkommunen i prosjektperioden, og at alle ansatte som skal tjenestegjøre i samkommunen får en ny arbeidsavtale som konkretiserer dette nærmere. Det betyr: - det enkelte medarbeider som overføres skal være under ISK sin styring og ledelse - ISK sin ledelse avgjør spørsmål om arbeidstid, ferie og permisjoner m.v. - ISK er ansvarlig for å ha et forsvarlig arbeidsmiljø etter AML - den enkelte medarbeider har sitt stillingsvern og sine rettigheter knyttet til egen kommune som tilsettingsforholdet er opprett hos. - lokale lønnsforhandlinger kan skje gjennom forhandlinger i egen kommune basert på samordning mellom deltakerkommunene, (eller gjennom at hjemkommunen overfører forhandlingsansvaret til ISK etter nærmere avtale). - egen kommune kan gjøre endringer i selve arbeidsforholdet, herunder iverksette disiplinære forføyelser, og annet som kan ha betydning for arbeidsforholdet. (Dette vil naturligvis skje i samråd med ledelsen i ISK). 13 av 19

Konkret innhold i arbeidsavtalen (som inngås mellom den enkelte medarbeider og egen kommune om tjenestegjøring i ISK) bør være slik: - Det vises til tidligere inngått arbeidsavtale av..med kommune om tilsetting i fast stilling som i %. - Du vil fra 010104 (010404) og til videre, tjenestegjøre i Innherred samkommune (ISK) i din stilling. (ledere som ikke videreføres i annen stilling). - Arbeidsgiversansvaret er delt mellom...kommune og ISK. Du vil i forsøksperioden, eller til videre, være under ISK sin styring og ledelse (aml 4, annet ledd). Du har ditt stillingsvern og dine rettigheter knyttet til. kommune. Ved eventuelt opphør, eller endring av ISK prosjektet med betydning for din stilling, videreføres tilsettingsforholdet overfor..kommune. Ivaretakelse av medbestemmelsen etter Hovedavtalen krever oppretting av arena for medbestemmelse. Gruppen foreslår et eget kontaktutvalg ISK, eller Forum for tillitsvalgte (FFT). Det kan også etableres andre organer for medbestemmelse. Dette kan være AMU, Administrasjonsutvalg, Tilsettingsutvalg, eller andre underutvalg. Verneombud og HVO må utpekes også for ISK. Samkommunen skal ikke ha egne ansatte, men rekruttere fra de tre kommunene som inngår. Dette i hovedsak. Det betyr for det meste interne utlysninger, også ved lederrekruttering. Områdene som legges inn skal ha egen ledelse. Organiseringen av tilsettingsprosessen er vurdert av gruppen, om tilrår annonsering i regi av ISK ved rekruttering, og bruk av lokale tilsettingsutvalg i den kommunen som eier stillingen. For lederrekruttering internt i ISK foreslås bruk av eget oppnevningsutvalg. Samordning av arbeidstid og spisepauser har gruppen også vurdert. I dag er det forskjeller i kommunenes avtaler om dette. Det samme gjelder flexitid. Det er i mandatet lagt opp til at gruppen skal vurdere samordning og harmonisering av arbeidstid, spisepauser og (flexitidsreglement) i de 3 kommunene. Gruppen har gitt en anbefaling om videre prosess omkring dette temaet. Når det gjelder behov for samordning av permisjonsreglement, så har Verdal kommune hatt en prosess på dette, og gruppen anbefaler at det reglement som er under utarbeidelse for Verdal kommune, samordnes opp mot de 2 andre kommunene slik at en får ett felles permisjonsreglement for Verdal, Levanger, Frosta og ISK. Dette bør skje i tilknytning til anbefalt videre arbeid med samordning av arbeidstid, spisepauser, og flexitidsreglement. Prosjektgruppen er klar over at det foreligger mange lokale vedtak, særavtaler, og sedvane m.v. i de tre kommunene på flere områder som regulerer ansattes arbeidsvilkår. Forslag til konkret samordning av dette bør skje i eget prosjekt, som gis tidsmessig mulighet til å arbeide i dybden med dette. Problemstilingene er så følsomme at det kreves en del tid til en god prosess. 14 av 19

Prosjektgruppen målbærer ikke den eneste sannhet: Prosjektgruppen ser for seg at hensiktsmessighet overtid innenfor handlingsrommet som ISK innbyr til, vil føre til en utvikling som kan være en annen en den gruppen har anbefalt når det gjelder løsningsalternativer. Det kan også være at beslutningstaker alt nå ønsker å gjøre andre valg en de gruppen har anbefalt. 5. Alternative anbefalinger fra Frosta sine medlemmer i gruppen: Prosjektgruppen personal har sett på omfanget av arbeidsgiveransvaret for Innherred samkommune - ISK, ivaretakelse av medbestemmelse, organisering av ansettelser og rekruttering, herunder lederrekruttering, og samordning av arbeidstid, spisepauser, flexitid og permisjonsreglement. Videre så er forslag til organisering og ledelse av personal- og lønnsseksjonen i ISK i mindre grad berørt. Det praktiske omfanget av arbeidsgiveransvaret i samkommunen er nøye vurdert ut fra forutsetningen om at samkommunen ikke skal ha egne ansatte, men disponere ansatte på respektive fagområder som er lagt inn i samkommunen fra de tre kommunene som inngår i prosjektet. Avklaring av mandatet er gjort i eget svar på flere konkrete spørsmål av prosjektleder Sæther. Gruppen har lagt denne avklaringen til grunn i sitt videre arbeid. Det samme gjelder bruk av advokatene i KS i forhold til rene arbeidsrettslige problemstillinger. Arbeidsgruppen anbefaler deling av arbeidsgiveransvaret for ansatte som skal disponeres av samkommunen i prosjektperioden, og at alle ansatte som skal tjenestegjøre i samkommunen får en ny arbeidsavtale som konkretiserer dette nærmere. Det betyr: - Den enkelte medarbeider som overføres, skal arbeide under ISK sin faglige ledelse. - Medarbeiderne følger heimkommunens arbeidstidsbestemmelser, og ferieplaner og permisjoner godkjennes av heimkommunen. - Heimkommunen er ansvarlig for å ha et forsvarlig arbeidsmiljø etter AML. - Den enkelte medarbeider har sitt stillingsvern og sine rettigheter knyttet til både samkommunen og heimkommunen. - Fastsetting av lønn og lønnsforhandlinger skjer inntil videre i heimkommunen. - Heimkommunen kan gjøre endringer i selve arbeidsforholdet, herunder iverksette eventuelle disiplinære forføyninger, og annet som kan ha betydning for arbeidsforholdet. - Alle vurderinger som har betydning for arbeidsvilkårene, skal skje i samråd med ISK sin ledelse. 15 av 19

Konkret innhold i arbeidsavtalen (som inngås mellom den enkelte medarbeider og egen kommune om tjenestegjøring i ISK) bør være slik: - Det vises til tidligere inngått arbeidsavtale av..med kommune om tilsetting i fast stilling som i %. - Du vil fra 010104 (010404) og inntil videre, tjenestegjøre i Innherred samkommune (ISK) i din stilling. (alt. for ledere som ikke videreføres i annen stilling) - Arbeidsgiversansvaret er delt mellom...kommune og ISK. Du vil i forsøksperioden, eller inntil videre, være under ISK sin faglige ledelse (aml 4, annet ledd). Stillingsvernet gjelder i forhold til begge rettssubjektene. Ved eventuelt opphør, eller endring av ISK prosjektet med betydning for din stilling, videreføres tilsettingsforholdet overfor..kommune. Ivaretakelse av medbestemmelsen etter Hovedavtalen krever oppretting av arena for medbestemmelse. Gruppen foreslår et eget kontaktutvalg ISK. Kontaktutvalget sammensettes slik: Rådmann for ISK, personalmedarbeider(e), en tillitsvalgt fra hver kommune. Det etableres inntil videre ikke andre organer for medbestemmelse. Medarbeiderne som overføres til samkommunen, tilhører fortsatt verneområder i heimkommunen, og verneombud og hovedverneombud fortsetter som tidligere. Saker som må behandles i AMU eller administrasjonsutvalg, behandles i heimkommunene. Hvis det i løpet av prosjektperioden framkommer behov for andre organer, som AMU, verneombud og administrasjonsutvalg, vurderes dette på nytt senere. Samkommunen skal ikke ha egne ansatte, men rekruttere fra de tre kommunene som inngår. Dette i hovedsak. Det betyr for det meste interne utlysninger, også ved lederrekruttering. Områdene som legges inn skal ha egen ledelse. Organiseringen av tilsettingsprosessen er vurdert av gruppen, om tilrår annonsering i regi av ISK ved rekruttering, og bruk av lokale tilsettingsutvalg i den kommunen som eier stillingen. For lederrekruttering internt i ISK foreslås bruk av eget oppnevningsutvalg. Samordning av arbeidstid og spisepauser har gruppen også vurdert. I dag er det forskjeller i kommunenes avtaler om dette. Det samme gjelder flexitid. Det er i mandatet lagt opp til at gruppen skal vurdere samordning og harmonisering av arbeidstid, spisepauser og (flexitidsreglement) i de 3 kommunene. Gruppen har gitt en anbefaling om videre prosess omkring dette temaet. Når det gjelder behov for samordning av permisjonsreglement, så har Verdal kommune hatt en prosess på dette, og gruppen anbefaler at det reglement som er under utarbeidelse for Verdal kommune, samordnes opp mot de 2 andre kommunene slik at en får ett felles permisjonsreglement for Verdal, Levanger, Frosta og ISK. Dette bør skje i tilknytning til anbefalt videre arbeid med samordning av arbeidstid, spisepauser, og flexitidsreglement. Prosjektgruppen er klar over at det foreligger mange lokale vedtak, særavtaler, og sedvane m.v. i de tre kommunene på flere områder som regulerer ansattes arbeidsvilkår. Forslag til konkret samordning av dette bør skje i eget prosjekt, som gis tidsmessig mulighet til å arbeide i dybden med dette. Problemstillingene er så følsomme at det kreves en del tid til en god prosess. 16 av 19

Prosjektgruppen mener at målene i hovedprosjektet kan nås på en tilfredsstillende måte selv om det foretas minimale enderinger i strukturene som omfatter interne, organisasjonsmessige forhold, bl.a. mht. organer som regulerer medarbeidernes arbeidsvilkår. Prosjektgruppen er likevel innforstått med at hensiktsmessighet over tid, innenfor handlingsrommet som ISK innbyr til, kan føre til en utvikling som gjør det nødvendig å foreta nye vurderinger på dette området. Gruppen mener imidlertid at de anbefalinger som her legges fram, i den første tiden vil være tilfredsstillende og tilstrekkelige, men gruppen er av den oppfatning at det i dette tilfelle er nødvendig å følge prinsippet om at veien blir til mens en går. Innherred samkommune den 16.10.2003 Øystein Sende.. Prosjektleder 17 av 19

VEDLEGG: Spørsmål til prosjektleder-/rådmannsgruppen: 1). - skal samkommunen ha et eget tilsettingsutvalg som tilsetter ansatte i samkommunen? (- eller skal den som arbeider i samkommunen tilsettes i egen heimkommune gjennom ordinært lokalt tilsettingsutvalg - og så leies ut til samkommunen hvor lederen (eller ved bruk av utvalg) avgjør hvem som skal leies inn?) Svar: ISK skal i utgangspunktet ikke ha egne tilsatte, men leie inn i forhold til de oppgaver som tillegges. Muligens kan Aker Kværner eller KS sitte med en del kunnskaper omkring saken, utover forskrift om utleie av arbeidskraft. 2). - skal samkommunen utøve fullt, eller begrenset arbeidsgiveransvar? (fullt arbeidsgiveransvar gjennom at lederne styrer, fordeler, og leder arbeidet, fastsetter lønn ved tilsetting herunder premissgiver ved lokale lønnsforhandlinger, gi permisjoner, utøve ledelsesvurderinger ved rekruttering og tilsetting, og sier opp medarbeidere i samkommunen?. Begrenset arbeidsgiveransvar ved at lederne kun styrer, fordeler og leder arbeidet, og innvilger regelbestemte permisjon fra tjeneste i samkommunen). Svar: Begrenset arb.g.ansvar 3). - skal samkommunen ha en egen skreven arbeidsgiverpolitisk overbygning med egne dokumenter og uttalt politikk + bestemmelser eller skal det ikke være noen overbygning? Svar: Ja, det bør være en målsetting. 4). - skal samkommunen annonsere som egen virksomhet ved rekruttering? Svar: ISK skal annonseres som egen virksomhet ved rekruttering, men arbeidsgiver/tilsettingsforholdene må spesifiseres. 5). - skal samkommunen ha eget forhandlingsutvalg som gjennomfører lokale lønnforhandlinger? Svar: Nei. 6). - skal samkommunen etablere ett felles arkiv (inkl personalarkiv)? Svar Ja, unntatt personalarkiv. 18 av 19

SPØRSMÅL TIL KS: v/tor Allstrin Innherred samkommune er et prosjekt over 4 år, og er fra 010104 en "likestilt" kommune med de tre andre kommunene som inngår i samarbeidet, men skal løse fellesoppgaver på vegne av de tre andre kommunene. Innherred samkommune er et eget rettssubjekt. Innherrred samkommune skal ikke ha egne ansatte, men skal kunne "disponere" de tre deltakerkommunene sine ansatte for berørte områder. Våre spørsmål: 1) - har deltakerkommunen innenfor styringsretten rett til å "leie ut" sine ansatte til samkommunen for utførelse av oppgaver som samkommunen tar over for deltakerkommunen? 2) - kan samkommunen innta den holdning at den ikke har egne ansatte, men har styringsrett gjennom ledelsen i samkommunen over de som er "stilt til disposisjon" for samkommunen av deltakerkommunene? 3) - kan samkommunen ut fra AML 58 A ta i bruk prosjektstillinger i samkommunen innenfor områder som gjelder utføring av ordinære oppgaver i prosjektperioden på 4 år? 4) - ledere som er ansatt i deltakerkommunen vil oppleve at det for sitt fagområde etableres ny ledelse i samkommunen - der 3 tidligere ledere blir til 1 leder - kan disse hevde at de har rettigheter til en lederstilling som "videreføres" - eller må de akseptere en "fristilling" - og søke på ny lederstilling i "samkommunen"? 19 av 19