Møteinnkalling Vegårshei kontrollutvalg Dato: 11.02.2016 kl. 9:00 Møtested: Vegårshei kommunehus Arkivsak: 15/09714 Arkivkode: 033 Forfall meldes til utvalgets sekretær på epost: benedikte.vonen@temark.no eller mobiltlf. 90589043. Vara møter bare etter eget varsel. I tillegg møter følgende: Ordfører Kirsten Helen Myren, sak 1-2/16 kl. 09:00 Rådmann Ole Petter Skjævestad, sak 4/16 ca. kl. 10:30 Sakskart Side Møteinnkalling 1/16 15/09714-14 Godkjenning av innkalling til møte 11.2.2016 3 Møteprotokoll 1/16 15/09714-13 Godkjenning av protokoll fra møte 3.12.2015 4 Saker til behandling 1/16 16/03369-1 Kontrollutvalgets rolle og samspill med ordfører og kommunestyre i Vegårshei 5 2/16 16/03397-1 Kommunestruktur - prosess 7 3/16 16/03174-1 Årsmelding 2015 fra kontrollutvalget i Vegårshei kommune 9 4/16 16/03375-1 Kontrollutvalgets rolle og samspill med rådmannen - Vegårshei 10 5/16 16/03176-2 Revisjon av plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 Vegårshei kommune 12 1
6/16 15/16205-3 7/16 16/03173-1 Plan for forvaltningsrevisjonsprosjektet "Økonomistyring i Vegårshei kommune" Aust-Agder Revisjon IKS - engasjementsbrev Vegårshei kommune 13 14 8/16 16/02498-2 Revisors egenvurdering av uavhengighet 2016 - Vegårshei 15 9/16 16/03385-1 Orienteringer fra revisor 11.2.2016 16 10/16 16/03387-1 Referatsaker 11.2.2016 17 11/16 16/03394-1 Eventuelt 11.2.2016 18 Sakene legges også ut på www.temark.no Arendal, 05.02.2016 For Helge Haugenes Kontrollutvalgsleder Benedikte Vonen Sekretær 2
Møteinnkalling 1/16 Godkjenning av innkalling til møte 11.2.2016 Arkivsak-dok. 15/09714-14 Arkivkode. 033 1 Vegårshei kontrollutvalg 11.02.2016 1/16 Innkalling til møte 11.2.2016 godkjennes. 3
Møteprotokoll 1/16 Godkjenning av protokoll fra møte 3.12.2015 Arkivsak-dok. 15/09714-13 Arkivkode. 033 1 Vegårshei kontrollutvalg 11.02.2016 1/16 Protokoll fra møte 3.12.2015 godkjennes. Vedlegg: Protokoll Vegårshei kontrollutvalg 3.12.2015 Vedlegg til sak Protokoll Vegårshei kontrollutvalg 03.12 4
Saker til behandling 1/16 Kontrollutvalgets rolle og samspill med ordfører og kommunestyre i Vegårshei Arkivsak-dok. 16/03369-1 Arkivkode. 033 1 Vegårshei kontrollutvalg 11.02.2016 1/16 Saken tas til orientering og kontrollutvalget ser frem til samspillet med ordfører og kommunestyret i respekt for hverandres roller. Kommunen er samfunnets viktigste velferdsprodusent og forvalter betydelige ressurser på vegne av innbyggerne. Omfanget av og bredden i den kommunale tjenesteproduksjonen medfører et behov for utstrakt styring og kontroll. Kommunestyret har det overordnede ansvaret for all intern kontroll- og tilsynsvirksomhet i kommunen kommunens egenkontroll. Fra kommunestyret går det to kontrollinjer: 1. Fra kommunestyret til administrasjonssjefen (rådmannen). Administrasjonssjefen er ansvarlig for kommunens planlegging, myndighetsutøvelse og tjenesteproduksjon. Administrasjonssjefen skal også føre kontroll med egen virksomhet, gjerne omtalt som internkontroll. 2. Fra kommunestyret til kontrollutvalget. Kontrollutvalget er ansvarlig for kontroll og tilsyn med hele den kommunale virksomheten. Dette omfatter både administrasjonen, formannskapet, andre politiske utvalg og ordføreren. Kontrollutvalget har i utgangspunktet ikke et tilsynsansvar overfor kommunestyret, siden kontrollutvalget er underordnet kommunestyret. Utvalget kan likevel uttale seg dersom kommunestyret har truffet, eller er i ferd med å treffe, et vedtak som er ulovlig. Kontrollutvalget kan i tillegg kontrollere om saker til kommunestyret er tilstrekkelig utredet. God forståelse og respekt for hverandres roller er avgjørende for god samhandling mellom kommunestyret og kontrollutvalget. Det er derfor viktig at kommunestyret legger til rette for en god dialog og informasjonsutveksling. Kontrollutvalgets leder og nestleder har møte- og talerett i kommunestyret når saker fra kontrollutvalget skal behandles. Det er viktig at denne retten benyttes, og at ordfører gir kontrollutvalgsmedlemmene egen taletid. Spesielt gjelder dette behandlingen av årsregnskap og rapporter fra forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller. Dette vil gi kommunestyret bedre grunnlag for behandling av sakene. I tillegg vil sakene bidra til å synliggjøre kontrollutvalgets arbeid og sette kommunestyret i stand til å forstå og bruke kontrollutvalget aktivt som sitt kontrollorgan. 5
Ordfører har møte- og talerett i kontrollutvalget. Ordførerens deltakelse på kontrollutvalgsmøter er med på å synliggjøre at kontrollutvalget er kommunestyrets kontrollorgan. Dette gir mulighet for en direkte dialog, der kontrollutvalg og ordfører kan utveksle informasjon og oppdatere hverandre på aktuelle saker. Lovverket, kommunestyret som kollegium og kontrollutvalget selv er de eneste som kan pålegge kontrollutvalget å behandle en sak. Det kan likevel ha stor nytteverdi at ordfører er med på iallfall en del møter i kontrollutvalget. Dette vil redusere en mulig avstand mellom kommunestyret og det arbeidet som skjer i kontrollutvalget. Dersom saker er til politisk behandling eller det har vært truffet lovlige politiske eller administrative vedtak i sakene, bør ikke kontrollutvalget behandle sakene direkte. Bl.a. finnes det egne regler for klagebehandling på ulike typer vedtak, og kontrollutvalget har ingen rolle i denne klagebehandlingen. Bare dersom en sak viser mulige utfordringer knyttet til regeletterlevelse og forvaltning av kommunens midler, kan det være aktuelt å se nærmere på saken fra kontrollutvalgets side. Ordfører Kirsten Helen Myren stiller i møtet for å bidra til å etablere den gode dialogen som er nødvendig for å få et godt samspill mellom kontrollutvalget og diskutere samspillet mellom kontrollutvalget og kommunestyret. Hvordan vil det være naturlig å ivareta ordførers møterett i kontrollutvalget på best mulig måte for begge parter? Og hvordan kan vi best legge opp til at leder får en mulighet til å orientere kommunestyret om arbeidet i kontrollutvalget? 6
2/16 Kommunestruktur - prosess Arkivsak-dok. 16/03397-1 Arkivkode. 033 1 Vegårshei kontrollutvalg 11.02.2016 2/16 Saken tas til orientering og kontrollutvalget ber om ny orientering i neste møte. Vegårshei kommunestyre behandlet i sitt møte 2.2.2016 saken Kommunestruktur intensjonsdrøftinger. Kommunestyret gjorde følgende vedtak: 1. Vegårshei kommune går inn i intensjonsdrøftinger med sikte på å avklare innhold i en eventuell intensjonsavtale både med 6K (bestående av Arendal, Tvedestrand, Risør, Gjerstad, eventuelt Åmli) og 4K (bestående av Risør, Gjerstad og Tvedestrand). 2. Vegårshei kommunestyre har som grunnleggende mål at drøftingene skal synliggjøre og sikre et desentralisert faglig tilbud innenfor barnehager, skole, helse, omsorg og teknisk drift, samt sikre at nye boligfelt og næringsarealer fortsatt blir utviklet i kommunal regi. Fremforhandlede utkast til avtaler legges frem for kommunestyret til behandling i juni. 3. Gruppelederne for de politiske partiene som er representert i kommunestyret oppnevnes til kommunens delegasjon i intensjonsdrøftingene. Rådmannen har sekretærfunksjon. En hovedtillitsvalgt inviteres til å delta som observatør. 4. Vegårshei kommunestyre beklager samtidig den store usikkerheten kommunene må forholde seg til knyttet til endringer i inntektssystemet, og at det må tas stilling til eventuell endring i kommunestruktur før vi vet hvordan fremtidig inntektsmodell blir. Ettersom effektene av ny inntektsmodell vil være avgjørende for kommunens endelige beslutning om fremtidig kommunestruktur, er denne prosessen svært krevende å drive frem. Det er derfor viktig å få klarlagt inntektssystemet for kommunene så raskt som mulig. Alternativt må frist for endelig beslutning om kommunestruktur utsettes. Kontrollutvalget har ingen formell oppgave knyttet til intensjonsdrøftingene, men det er naturlig at utvalget holdes orientert underveis i prosessen. Kontrollutvalget vil ha ansvar for å drive ordinær kontroll- og tilsynsvirksomhet også i en tid der både politisk og administrativ ledelse kan komme til å være opptatt av forhold som ligger utenfor ordinær drift. Dersom det på et senere tidspunkt vil være aktuelt å starte en sammenslåingsprosess med andre kommuner, kan kontrollutvalget i tillegg bli tillagt andre oppgaver, som f.eks. å innstille til valg av revisor for en ny kommune eller innstille til valg av sekretariat for kontrollutvalget i en ny kommune. Avklaringer omkring slike forhold vil komme på et senere tidspunkt. Ordfører Kirsten Helen Myren inviteres til å møte for å orientere i saken. 7
Vurdering fra sekretariatet: Dersom kontrollutvalget føler behov for et ekstra møte i løpet av våren for å følge denne saken, kan dette være mulig å få til. Dette kan utvalget drøfte i møtet og eventuelt avgjøre da eller i forbindelse med neste møte (21.4.2016). 8
3/16 Årsmelding 2015 fra kontrollutvalget i Vegårshei kommune Arkivsak-dok. 16/03174-1 Arkivkode. 004 1 Vegårshei kontrollutvalg 11.02.2016 3/16 Kontrollutvalget godkjenner årsmeldingen for kontrollutvalget for 2015 slik den foreligger. Årsmeldingen oversendes kommunestyret med følgende innstilling til vedtak: Kommunestyret tar Årsmelding 2015 for Vegårshei kontrollutvalg til orientering og anser den for å gi en tilfredsstillende oversikt over kontrollutvalgets aktivitet i 2015. Kontrollutvalget skal informere kommunestyret om resultatet av sitt arbeid, jf. kommuneloven 77 punkt 6. Dette gjøres bl.a. gjennom å legge frem årsmelding for aktiviteten i kontrollutvalget. Utkast til årsmelding for 2015 er utarbeidet av sekretariatet og ligger ved saken. Godkjent versjon oversendes kommunestyret til orientering. Vedlegg: Årsmelding 2015 fra Vegårshei kontrollutvalg Utkast Vedlegg til sak Årsmelding 2015 fra Vegårshei kontrollu 9
4/16 Kontrollutvalgets rolle og samspill med rådmannen - Vegårshei Arkivsak-dok. 16/03375-1 Arkivkode. 033 1 Vegårshei kontrollutvalg 11.02.2016 4/16 Saken tas til orientering og kontrollutvalget ser frem til samspillet med rådmannen i respekt for hverandres roller. Kommunen er samfunnets viktigste velferdsprodusent og forvalter betydelige ressurser på vegne av innbyggerne. Omfanget av og bredden i den kommunale tjenesteproduksjonen medfører et behov for utstrakt styring og kontroll. Kommunestyret har det overordnede ansvaret for all intern kontroll- og tilsynsvirksomhet i kommunen kommunens egenkontroll. Fra kommunestyret går det to kontrollinjer: 3. Fra kommunestyret til administrasjonssjefen (rådmannen). Administrasjonssjefen er ansvarlig for kommunens planlegging, myndighetsutøvelse og tjenesteproduksjon. Administrasjonssjefen skal også føre kontroll med egen virksomhet, gjerne omtalt som internkontroll. 4. Fra kommunestyret til kontrollutvalget. Kontrollutvalget er ansvarlig for kontroll og tilsyn med hele den kommunale virksomheten. Dette omfatter både administrasjonen, formannskapet, andre politiske utvalg og ordføreren. Det er viktig at kontrollutvalget undersøker om kommunen har etablert en betryggende og hensiktsmessig internkontroll. Dette er de systemer og rutiner som rådmannen etablerer for å sikre tilstrekkelig styring, måloppnåelse og regeletterlevelse, og for å sikre at kommunen er gjenstand for betryggende kontroll. Det er også fastsatt konkrete krav til internkontroll i regelverket knyttet til bestemte fagområder, som f.eks. HMS og informasjonssikkerhet, barnevern, opplæring og helse og sosial. Kontrollutvalget kan benytte ulike verktøy for å undersøke om kommunen har etablert betryggende og hensiktsmessig kontroll, som f.eks.: - Orienteringer fra rådmannen - Virksomhetsbesøk - Forvaltningsrevisjon - Selskapskontroll - Regnskapsrevisjon - Orienteringer fra revisjonen - Høringer - Granskninger - Andre undersøkelser Kontrollutvalget må alltid vurdere risiko og vesentlighet når de velger hvilke saker de skal ta opp, og hvilke verktøy de skal bruke i arbeidet. Både formelle undersøkelser som gjerne utføres 10
av revisjonen, gjennomføring av større høringer og granskninger, men også skriftlige og muntlige orienteringer fra rådmannen medfører bruk av ressurser. Kontrollutvalget må derfor alltid vurdere hva som er nødvendig og tilstrekkelig for å sikre den nødvendige kontrollen. Formålet med kontroll- og tilsynsvirksomheten er det samme for alle parter: Å sikre at innbyggerne får de tjenester de har krav på, at tjenestene har god kvalitet, og at ressursene utnyttes effektivt og i tråd med kommunestyrets vedtak. Partene har også et felles ansvar for å bidra til læring og forbedring. Administrasjonen og kontrollutvalget har et felles ansvar for å legge til rette for en god dialog og et godt samspill. Dialogen med rådmannen er grunnleggende for å gjøre gode undersøkelser, og han er den viktigste kilden til informasjon om internkontrollen i kommunen. Kontrollutvalget kan be rådmannen om å orientere skriftlig og/eller muntlig om saker og aktuelle tema i kontrollutvalget. Dette kan gi kontrollutvalget et grunnlag for å vurdere om saken er tilstrekkelig belyst, eller om det er behov for ytterligere oppfølging og undersøkelse. Rådmannen kan også orientere kontrollutvalget om de risikovurderinger som administrasjonen gjør vedrørende internkontroll i kommunen. I mange tilfeller har administrasjonen, bare gjennom å bli innkalt for å orientere om en sak, startet et forbedringsarbeid før de møter i kontrollutvalget. Kontrollutvalgets tilsyn bidrar slik til å få satt viktige saker på agendaen i administrasjonen. Selv om selve vedtaket i kontrollutvalget helt enkelt sier at saken tas til orientering, kan kontrollutvalget dermed ha bidratt aktivt til kommunens egenkontroll. Kontrollutvalget forholder seg alltid til rådmannen når det ønsker informasjon om kommunens interne drift og kontroll. Rådmannen kan så delegere til andre i administrasjonen å svare når han finner det hensiktsmessig. Eksempelvis vil det være naturlig at kommunalsjef økonomi er den som orienterer om kommunens økonomi og endringer i det økonomiske risikobildet. Rådmann Ole Petter Skjævestad stiller i møtet for å bidra til å etablere den gode dialogen som er nødvendig for å få et godt samspill mellom kontrollutvalget og administrasjonen. 11
5/16 Revisjon av plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 Vegårshei kommune Arkivsak-dok. 16/03176-2 Arkivkode. 217 1 Vegårshei kontrollutvalg 11.02.2016 5/16 Vegårshei kontrollutvalg vedtar revidert Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015, som etter dette inneholder følgende prosjekter: - Offentlige anskaffelser - Overordnet økonomistyring og økonomisk oppfølging av underliggende enheter Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 Vegårshei kommune inneholdt følgende prosjekter: - Offentlige anskaffelser - Barneverntjenesten Prosjektet «Offentlige anskaffelser» ble vedtatt påbegynt i februar 2014 og rapporten ble ferdigstilt januar 2015. På grunn av endringer i organiseringen av barneverntjenesten fra 1.1.2016, vurderte revisjonen at det ikke var hensiktsmessig å starte et forvaltningsrevisjonsprosjekt i dette tjenesteområdet i løpet av perioden. Prosjektet kan bli tatt med i arbeidet med ny overordnet analyse for perioden 2016-2019. Kontrollutvalget ble så orientert om at det fortsatt var midler tilgjengelig innen Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 til å sette i gang et nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt. Etter vurderinger fra både avtroppende kontrollutvalg 2011-2015 og påtroppende kontrollutvalg 2015-2019, ble det vurdert som aktuelt å heller gjennomføre et forvaltningsrevisjonsprosjekt innen følgende tema: - Overordnet økonomistyring og økonomisk oppfølging av underliggende enheter 12
6/16 Plan for forvaltningsrevisjonsprosjektet "Økonomistyring i Vegårshei kommune" Arkivsak-dok. 15/16205-3 Arkivkode. 217 1 Vegårshei kontrollutvalg 11.02.2016 6/16 Kontrollutvalget godkjenner Aust-Agder Revisjon IKS sitt fremlagte forslag til plan og bestiller med dette forvaltningsrevisjonen «Økonomistyring i Vegårshei kommune». Kontrollutvalget ber om å bli holdt orientert om fremdriften underveis i prosjektet. Sekretariatet viser til behandling av sak om revisjon av plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 i dagens møte. Utvalget kom med følgende uttalelse i sitt møte 3.12.2015 under sak 26/15 Referatog drøftingssaker, punkt 2 Eventuelt: «Kontrollutvalget ber revisjonen legge frem forslag til plan for det aktuelle forvaltningsrevisjonsprosjektet i neste møte.» Aust-Agder Revisjon IKS har på bakgrunn av dette utarbeidet et forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet «Økonomistyring i Vegårshei kommune». Revisjonen foreslår følgende problemstillinger i forvaltningsrevisjonsprosjektet: 1. I hvilken grad bidrar budsjettprosessen i Vegårshei kommune til et realistisk budsjett og grunnlag for god økonomistyring? 2. I hvilken grad blir det rapportert i samsvar med etablerte rutiner? 3. I hvilken grad har Vegårshei kommune tilstrekkelig kapasitet og kompetanse til å utøve god økonomistyring? For nærmere konkretisering og metodevalg vises til vedlagte forslag til prosjektplan. Vurdering fra sekretariatet: Det er viktig at kontrollutvalget vurderer om revisjonens forslag til problemstillinger best kan ivareta intensjonen bak utvalgets ønske om forvaltningsrevisjonen. Vedlegg: Prosjektplan (forslag) Vedlegg til sak Prosjektplan.pdf 13
7/16 Aust-Agder Revisjon IKS - engasjementsbrev Vegårshei kommune Arkivsak-dok. 16/03173-1 Arkivkode. 210 1 Vegårshei kontrollutvalg 11.02.2016 7/16 Engasjementsbrev fra Aust-Agder Revisjon IKS tas til orientering. Vegårshei kommune er deltaker i Aust-Agder Revisjon IKS. Engasjementsbrev fra Aust-Agder Revisjon IKS fremlegges med dette for kontrollutvalget. Kopi blir sendt til rådmann og ordfører. Engasjementsbrevet utarbeides i henhold til god kommunal revisjonsskikk og ISA 210. Engasjementsbrevet sendes i begynnelsen av hver kommunestyreperiode. Det omhandler forholdet mellom oppdragsgiver og tjenesteyter og de forventninger som ligger til grunn for oppdraget. Oppdragsansvarlig revisor orienterer i saken. Vedlegg: Engasjementsbrev Vegårshei kommune Vedlegg til sak Engasjementsbrev Vegårshei kommune 14
8/16 Revisors egenvurdering av uavhengighet 2016 - Vegårshei Arkivsak-dok. 16/02498-2 Arkivkode. 210 1 Vegårshei kontrollutvalg 11.02.2016 8/16 Oppdragsansvarlig revisors egenvurderinger av uavhengighet datert 11.1.2016 og 14.1.2016 tas til orientering. Kommuneloven 79 og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner stiller krav til revisors uavhengighet og objektivitet. Av forskriftens 15 første ledd fremgår følgende: Den som foretar revisjon skal løpende vurdere sin uavhengighet. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Egenvurderinger er avgitt av hhv. oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Ketil Raknes (datert 11.1.2016) og oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Kristian Fjellheim Bakke (datert 14.1.2016). Egenvurderingene konkluderer med at oppdragsansvarlig revisor oppfyller kravene til uavhengighet og objektivitet i kommuneloven 79 og revisjonsforskriften 13-15. Egenvurderingene følger vedlagt. Vedlegg: Egenvurdering av uavhengighet regnskapsrevisjon Egenvurdering av uavhengighet forvaltningsrevisjon Vedlegg til sak Vegårshei kommune uavhengi Uavhengighet FR Vegårshei 2016.pdf 15
9/16 Orienteringer fra revisor 11.2.2016 Arkivsak-dok. 16/03385-1 Arkivkode. 210 1 Vegårshei kontrollutvalg 11.02.2016 9/16 Saken tas til orientering. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget har et påseansvar for at det blir gjennomført forsvarlig revisjon i kommunen. For å holde utvalget orientert om det pågående revisjonsarbeidet i kommunen, orienterer revisor kontrollutvalget fortløpende gjennom året. Revisor orienterer om aktuelle saker i den løpende revisjonen og oppdrag den jobber med i Vegårshei kommune. Revisor vil i dette møtet i tillegg gi en mer generell opplæring om revisjonsarbeid i kommunen. 16
10/16 Referatsaker 11.2.2016 Arkivsak-dok. 16/03387-1 Arkivkode. 033 1 Vegårshei kontrollutvalg 11.02.2016 10/16 Saken tas til orientering. 1. Behandling i kommunestyret av saker fra kontrollutvalget a. 2.2.2016: Forvaltningsrevisjon «Offentlige anskaffelser 2. NKRF s kontrollutvalgskonferanse Gardermoen 3.-4.2.2016 3. Temarks representantskapsmøte og vårkonferanse 20.4.2016 4. Neste møte 17
11/16 Eventuelt 11.2.2016 Arkivsak-dok. 16/03394-1 Arkivkode. 033 1 Vegårshei kontrollutvalg 11.02.2016 11/16 18