Klassering: Arkivsak: Saksbehandler: FE - 231, FA - L30, FA - L40 16/6745/3 Edina Midzic regulering, byggesak og geodata Utvalg Saksnummer Møtedato Teknisk utvalg 048/17 08.06.2017 Formannskapets behandling av kommunestyresaker 080/17 14.06.2017 Kommunestyret 080/17 21.06.2017 Gebyrregulativ 2017 - plansaker byggesaker og oppmålingssaker - vedtak Vedlegg: Gebyrregulativ 2017 byggesak Gebyrregulativ 2017 regulering Gebyrregulativ 2017 oppmåling Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Øvrige dokumenter i saken. Tidligere behandlinger Forslag til nytt gebyrregulativ 2017 for plansaker, byggesaker og oppmålingssaker ble behandlet i teknisk utvalg i møte den 26.01.17 - som sak 003/17, i formannskapet den 01.02.17 som sak 011/17 og deretter i kommunestyret den 08.02.17 - som sak 011/17, hvor det ble fattet følgende vedtak: «Forslag til nytt gebyrregulativ for plansaker, byggesaker og oppmålingssaker for år 2017 sendes ut på høring.» Forslagene har ligge ute på høring f.o.m. 16.02.17 t.o.m. 09.03.17. Ved fristens utløp er det ikke kommet noen merknader. Sammendrag: Det fremmes forslag til nytt gebyrregulativ for tre selvkostområder: plansaker (private forslag), byggesaker og oppmålingssaker (saker etter matrikkelloven, seksjoneringsloven og plan- og bygningsloven). En revisjon av gebyrregulativet er gjennomført for å sikre at prissettingen av tjenestene i størst mulig grad reflekterer kostnadene for det aktuelle saksområdet. Dette har resultert i et forslag til endringer av en slik karakter at regulativene må sendes ut på høring. Forslagene har ligget ute på høring og ved fristens utløp er det ikke kommet noen 1
merknader. Rådmann anbefaler at forslag til nytt gebyrregulativ for plansaker, byggesaker og oppmålingssaker vedtas. Saksopplysninger: Bakgrunn Gebyrregulativet vedtas av kommunestyret årlig. Et gebyrregulativ er å anse som en forskrift og hvorvidt gebyrregulativet må sendes ut på høring hvert år vil være avhengig om det foreslås endringer eller ikke. Det er under arbeidet med gebyrregulativene for tre selvkostområder - plansaker, byggesaker og oppmålingssaker, foreslått endringer i forskriften og derfor må disse måtte sendes ut på høring før de kan vedtas. I Lørenskog kommune praktiseres prinsippet om 100% gebyrfinansiering av disse tjenestene. En revisjon av gebyrregulativene er gjennomført for å sikre at prissettingen av tjenestene i størst mulig grad reflekterer kostnadene for det aktuelle saksområdet. Gebyrregulativene er også blitt omstrukturert for å bli mer brukervennlige. Lovhjemmel Plan- og bygningslovens 33-1, første ledd lyder som følger: «Kommunestyret selv kan gi forskrift om gebyr til kommunen for behandling av søknad om tillatelse, utferdigelse av kart og attester og for andre arbeid som det etter denne lov eller forskrift påhviler kommunen å utføre, herunder behandling av private planforslag. Gebyret skal ikke overstige kommunens nødvendige kostnader på sektoren. I gebyret kan det inkluderes utgifter til nødvendig bruk av sakkyndig bistand under tilsyn. Andelen av gebyr som innkreves for tilsyn skal framgå av regulativet. Tiltakshaver kan selv sørge for de nødvendige utredninger.» Matrikkellovens 32 lyder som følger: «Kommunen kan ta gebyr for oppmålingsforretning, matrikkelføring, utferding av matrikkelbrev og anna arbeid etter lova her etter regulativ fastsett av kommunestyret sjølv. Gebyra kan i sum ikkje vere høgare enn nødvendige kostnader kommunen har med slikt arbeid. For matrikulering av eigarseksjon kan det ikkje takast andre gebyr enn det som er fastsett i eigarseksjonslova 7 femte ledd. Det kan krevjast betaling for opplysningar frå matrikkelen. Det kan ikkje takast gebyr eller anna betaling for innsyn i matrikkelen ved personleg frammøte hos lokal eller sentral matrikkelstyresmakt. Departementet kan i forskrift gi nærare reglar om gebyr og om betaling for opplysningar frå matrikkelen, under dette reglar om fordeling av slike inntekter mellom kommunen og staten.» Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester H-3/14 (gjelder fra 01.01.15) Formålet med retningslinjene er å gi veiledning til utmålingen av gebyrer for den enkelte betalingstjenesten. Retningslinjene bidrar til en god og ensartet praksis for beregning av selvkost. Retningslinjene bygger på prinsippet om at brukerne av dagens tjenester skal betale det disse tjenestene koster og at kostnadene ved tjenestene som ytes i dag skal 2
dekkes av de brukerne som drar nytte av tjenesten, også omtalt som generasjonsprinsippet. Retningslinjene har ikke rettslig status som lov eller forskrift, dvs. de er ikke juridisk bindende. Selvkostprinsippet 3 Selvkostprinsippet innebærer at kommunen ikke kan ta høyere gebyrer enn det som er nødvendig for å dekke kostnadene ved saksbehandlingen. I rundskriv H-5/02 (juridiske spørsmål vedrørende utbyggingsavtaler i tilknytting til plan- og byggesaksbehandling m.v.) fra Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) heter det: «Utgangspunktet for fastsetting av selvkost er at kommunen kan kreve dekket utgiftene for behandling av den konkrete byggesaken. I dette ligger imidlertid ikke at gebyret må beregnes nøyaktig i hver enkelt sak. Kommunen kan i regulativet legge til grunn gjennomsnittsbetraktninger. Det kunne ellers bli tidkrevende og dyrt å finregne utgiftene til behandling av hver enkelt sak. [ ] I og med at gebyrene skal svare til selvkost i den enkelte sak, må kommunen påse at gebyrene for enkle og ukompliserte saker ikke blir for høye.» Selv om det er byggesaker som nevnes eksplisitt her, så er tilsvarende prinsipp også vurdert å gjelde for plansaker og saker etter matrikkelloven. Selvkostprinsippet er også behandlet i en høyesterettsdom inntatt i Rt. 2004 s. 1603. Saken gjaldt fastsettelse av gebyr for en delingsforretning, men retten la til grunn at de samme synspunktene gjorde seg gjeldende for gebyrfastsettelse etter plan- og bygningsloven. Det synes i dommen forutsatt at selvkostprinsippet ikke bare krever at den enkelte sektor drives uten overskudd, men at selvkost også skal tilstrebes i den enkelte sak. KRD har i et brev av 01.10.2007 til Sivilombudsmannen om kontroll av gebyrinntekter og kontroll med anvendelse av selvkostprinsippet på et tjenesteområde uttalt at Retningslinjene for beregning av selvkost «har ikke som siktemål å gi nærmere informasjon om hvordan kostnader skal eller bør fordeles på de ulike brukere av tjenester som er underlagt selvkostprinsippet.» KRD har i et brev av 12.06 2009 til Fylkesmannen i Oslo og Akershus gitt en utdypning om prising av tjenester gjennom gebyrregulativ og om selvkost i den enkelte sak innenfor bygningsdelen av plan- og bygningsloven. KRDs oppsummering lyder følgende: «Kostnader forbundet med kommunens utøvelse av bygningsmyndighet avhenger av den enkelte kommunens organisering av tjenestene og valg av innsatsfaktorer, samt karakteristika ved den byggevirksomheten som skjer i kommunen. Dette vil være bestemmende for gebyret. Selvkost innebærer aksept for variasjonsspenn. Variasjonsspenn avhenger av valg av prissystem, kommunens kostnader, naturlige variasjoner mellom sakene og usikkerhet» Etter hva Lørenskog kommune erfarer eksisterer det ikke en konkret veiledning til hvordan kommuner skal forholde seg til gebyrfastsettelse for den enkelte sak innenfor plan- og bygningsloven, samt matrikkelloven. Det synes imidlertid klart at myndighetene ønsker at selvkost skal tilstrebes i den enkelte sak samtidig som gebyrinntektene ikke skal overstige
samlet gebyrgrunnlag. På den annen side åpnes det for å legge til grunn gjennomsnittsbetraktninger. Selvkostkalkyle Selvkostberegning foretas som en kalkyle over inntekter og kostnader som tar utgangspunkt i regnskapet. Retningslinjene identifiserer hvilke kostnader kommunen kan dekke gjennom gebyrene fra innbyggere. Det som kan tas med i plan-, bygge- og oppmålingssaker er direkte og indirekte kostnader, kalkulatoriske rentekostnader og kalkulatoriske avskrivninger. Selvkostfond Eventuelt overskudd avsettes til et bundet fond og et eventuelt underskudd dekkes inn ved bruk av det respektive fond. De siste årene er det i kommunen kun byggesak som har hatt et positivt avvik, men avviket har dekket underskudd fra tidligere år. Ved utgangen av 2016 er det kun byggesak som har et positivt selvkostfond. Plansaker og oppmålingssaker har i dag underskudd som midlertidig er dekket av kommunens disposisjonsfond. Forslag til nytt gebyrregulativ: I tillegg til gjennomgang av selvkostberegninger for de ulike sakstyper har rådmannen i forslag til nye regulativer forsøkt å innrette seg på en mer brukervennlig måte. Formålet er å gjøre gebyrfastsettelsen mer forutsigbar og enklere å forstå for innbyggerne. Nye befolkningsprognoser viser at Lørenskog kommune vil fortsette å ha høy vekst de kommende årene. Fortetting innenfor eksisterende byggesone og god stedsutvikling med fokus på god arkitektonisk kvalitet både for bebyggelse og anlegg er viktige fokusområder i kommuneplanen. Veksten medfører at antall saker øker fra år til år, samt at sakene er mer komplekse og krever god kompetanse i kommunen og flere interne avklaringer underveis i prosessene. Dette medfører mer arbeid og at flere blir involvert i saksbehandlingen. Kommunen ønsker også å øke veiledning til brukere i en tidlig fase. En del av endringene er også konsekvens av økte kostnader med utgangspunkt i endringer i lovverket, bl.a. saksbehandlingsfrister. Det er også stor sannsynlighet for at antall klager på byggesaksvedtak vil øke, samt at kommunen ønsker å prioritere tilsyn. Alle disse forutsetningene ligger til grunn i kalkylene og gjennspeiles i forslag til nytt gebyrregulativ. Plansaker (private forslag) Regulering selvkost (private plansaker) er delt mellom sakstypene reguleringsplan og dispensasjon. I reguleringsplan inngår alle typer innsendte detaljreguleringsplaner, prinsippbehandlinger og søknader om mindre endringer. Reguleringsplaner Forslaget til gebyrregulativ for reguleringsplaner er bygget opp over samme hovedprinsipp som tidligere, men med større differensiering for å tilstrebe prinsippet om selvkost i den enkelte sak. Samtidig er tillegget for planer med konsekvensutredning redusert betydelig. Da det kun er behandling fram til offentlig ettersyn som kan gebyrbelegges, gis det ikke avslag for planforslag som blir avvist ved 1. gangs behandling. De foreslåtte endringene medfører for de fleste sakene noe lavere gebyr. Reduksjonen er størst for planer med konsekvens-utredning og for de aller minste planene. Dispensasjoner Dispensasjonsgebyr har tidligere vært et fast beløp. Dette gjenspeiler ikke den store 4
forskjellen i arbeidsmengde det kan være mellom ulike dispensasjonssaker. Dispensasjoner foreslås derfor nå delt inn i tre kategorier hvor de aller enkleste sakene får et betydelig lavere gebyr og de mest arbeidskrevende et vesentlig høyere gebyr. De fleste dispensasjonssaker vil normalt havne i mellomkategorien som har et noe lavere gebyr enn dagens. Dispensasjonsgebyret samordnes slik at det er likt for både private plansaker, byggesaker og oppmålingssaker. Byggesaker Forslag til gebyrregulativ for byggesaksbehandling er omstrukturert for å bli mer brukervennlig og lettere kunne tilstrebe og dokumentere prinsippet om selvkost i den enkelte sak. Omstruktureringen innebærer at det nå er lagt opp til faste priser for de ulike søknadspliktige tiltakene, mens tidligere regulativ har vært bygd opp med prinsippet om beregning etter areal på tiltaket. Behandlingsgebyr for næringsbygg har fremdeles denne oppbygningen fordi det i den type saker er en sammenheng mellom størrelsen på bygget, kompleksitet i behandlingen og dermed tiden som går med til å behandle saken. Det er foreslått lagt inn et tak på behandlingen på 1 200 000 kr. Boligbygg betales med et beløp per boenhet. Også her er det sammenheng mellom antall enheter og tiden som går med til behandlingen. Det er lagt inn tak på gebyret på 1 500 000 kr. De foreslåtte endringene medfører en pris for behandling av de ulike søknadstypene som er mer i tråd med hva det faktisk koster kommunen å behandle saken. Tidligere kan det ha vært et ønske om at store tiltak, næring og tilsvarende skulle dekke noe av kostnadene ved behandling av mindre tiltak som garasjer og terrasser. Dette er nå klart uttrykt i veiledningen til beregning av selvkost at det er det ikke adgang til. Endringen i strukturen er også med å rette opp dette. I dag faktureres selvstendig gebyr for ferdigattester. Det avviker fra gebyrregulativene i flere omkringliggende kommuner og oppleves derfor som et diskusjonsmoment hos en del av kundene. Det medfører også ekstraarbeid for kommunen. Derfor foreslås nå at ferdigattest innberegnes i gebyret for søknader som behandles etter vedtak av nytt gebyrregulativ. For saker mottatt og godkjent før dette gebyrregulativet trer i kraft tilkommer også gebyr for behandling av ferdigattest da dette ikke var inkludert tidligere. Det legges fremdeles opp til at det betales selvstendig gebyr for midlertidig brukstillatelse. Dette er ikke inkludert i gebyret som betales på søknadstidspunktet, men er et fast beløp, istedenfor en prosentsats av tiltakets gebyr beregnet ut i fra areal. Endringene som foreslås medfører at noen av de mindre tiltakene vil få en økning i gebyr, midlertidig brukstillatelser vil i mange tilfeller få et redusert gebyr. Rådmannen viser til ordførerens svar på spørsmål fra Line Berger Sørli (H) i kommunestyrets møte 12.10.2016 hvor ordfører ba rådmannen om å få fremlagt en egen sak for hva det vil koste å redusere byggesaksgebyrene for de som ønsker å bygge lavenergiboliger. Rådmannen foreslår som oppfølging av ordførerens svar at det gis en åpning for redusert gebyr i forslag om nytt gebyrregulativ for 2017, dvs. en rabatt på 15% av byggesaksgebyret der det bygges nye boenheter eller nye næringsbygg/ervervsbygg med passivhusstandard og nullutslippstandard. Rabatten vil bli refundert under forutsetning av at energikravene dokumenteres ved søknad om ferdigattest. Rådmannen har pr. i dag ikke oversikt over antall passivhus/lavenergihus som bygges i kommunen og det er derfor ikke mulig å si noe om kostnadene ved å gi redusert byggesaksgebyr. Rådmannen foreslår derfor, i stedet for en egen sak for hva det vil koste å redusere byggesaksgebyrene for de som ønsker å bygge lavenergiboliger, en evaluering av gebyret etter at det er tatt i bruk, og at dette gjøres i forbindelse med budsjettarbeidet for 2018. 5
Dispensasjoner Dispensasjonsgebyr har tidligere vært et fast beløp uansett hvor enkle eller komplekse dispensasjonssakene har vært. Dette gjenspeiler ikke den store forskjellen i arbeidsmengde det kan være mellom ulike dispensasjonssaker. Dispensasjoner foreslås derfor nå delt inn i tre kategorier hvor de aller enkleste sakene får et betydelig lavere gebyr og de mest arbeidskrevende et vesentlig høyere gebyr. De fleste dispensasjonssaker som skal til politisk behandling vil normalt havne i mellomkategorien som har et noe lavere gebyr enn dagens. For byggesaksavdelingen er det også dispensasjoner som behandles administrativt og som da vil få et vesentlig lavere gebyr enn i dag. Dette er mer i tråd med hva det faktisk koster å behandle en dispensasjon administrativt. Dispensasjonsgebyret samordnes slik at det er likt for både private plansaker, byggesaker og oppmålingssaker. Oppmålingssaker Forslag til gebyrregulativ for behandling av saker etter matrikkeloven, seksjoneringsloven og plan- og bygningsloven er omstrukturert for å bli mer brukervennlig og mer i tråd med retningslinjene for selvkostberegning. Ved at det nå er faktisk kostnadsdrivende aktiviteter som gir utslag på gebyret vil det bli lettere å oppnå og dokumentere selvkost i den enkelte sak. Omstruktureringen innebærer at det nå er lagt opp til faste priser for de ulike typene oppmålingsforretninger, mens tidligere regulativ har vært bygd opp med en arealkomponent på sakene. Det var altså slik at om man for eksempel opprettet en eiendom større en 500m2, var dette vesentlig dyrere enn om eiendommen var mindre, selv om arbeidet for kommunen var det samme. De foreslåtte endringene medfører en pris for behandling av de ulike søknadstypene som er mer i tråd med hva det faktisk koster kommunen å behandle sakene. Dispensasjoner Dispensasjonsgebyr har tidligere vært et fast beløp uansett. Dette gjenspeiler ikke den store forskjellen i arbeidsmengde det kan være mellom ulike dispensasjonssaker. Dispensasjoner foreslås derfor nå delt inn i tre kategorier hvor de aller enkleste sakene får et betydelig lavere gebyr og de mest arbeidskrevende et vesentlig høyere gebyr. De fleste dispensasjonssaker som skal til politisk behandling vil normalt havne i mellomkategorien som har et noe lavere gebyr enn dagens. Dispensasjonsgebyret samordnes slik at det er likt for både private plansaker, byggesaker og oppmålingssaker. Endringer etter offentlig ettersyn Det er foretatt bare enkle redasjonelle endringer i gebyrregulativene etter offentlig ettersyn. Vurdering: Det er KOSTRA-tall som brukes for å sammenligne gebyr mellom kommunene. Lørenskog kommune har de siste årene ligget blant de kommunene innen kostragruppe 13 som har hatt høyest gebyr. Selvkostregelverket gir klare føringer for hvilke kostnader som skal dekkes ved gebyrene. Det er likevel vanskelig å finne ut hvilke prinsipper kommunene har lagt til grunn ved gebyrfastsetting. Noen kommuner subsidierer selvkostområdene og tilfører midler for å dempe gebyrveksten og for å opprettholde valgt kostnadsdekning, mens andre har 100% dekning på selvkost. Det er også forskjellige kalkylemetoder som brukes i kommunene, samt regler om hvordan overskudd/underskudd skal dekkes. Dette innebærer at priser i de ulike kommunenes regulativer ikke er sammenlignbare, da kommunene definerer innholdet, prinsippene og prioriteringene etter sine behov. 6 Foreliggende gebyrregulativ bygger på samme kostnadsprinsipper som tidligere vedtatte gebyrregulativ, dvs.100% kostnadsdekning innen selvkost. Rådmannen ser ikke behov for å foreslå en annen kostnadsdekning på nåværende tidspunkt og det forventes at
selvkostområdene skal balansere i 2017. Likevel er foreslåtte endringer av en slik art at det er en viss usikkerhet om hvordan disse faktisk vil slå ut. Derfor skal det i løpet av 2017 og 2018 følges nøye med på inntektsutvikling for selvkostområdene. Foreslåtte endringer og omstruktureringer vil etter rådmannens vurdering tilrettelegge for gebyrberegning i tråd med lov og forskrift, samt at gebyrregulativet vil bli mer brukervennlig, enklere å forstå, samt gi forutsigbarhet for publikum. I gebyrregulativ for byggesak foreslås et grønt gebyr, dvs. en rabatt på 15% av byggesaksgebyret for nye boenheter og nye næringsbygg/ervervsbygg dersom det bygges bygg med passivhusstandard og nullutslippsstandard. Dette forslaget er etter rådmannens vurdering i samsvar med kommunens mål om å være en fremtidsrettet og miljøvennlig kommune og vil legge til rette for mer miljøvennlig utbygging. Rådmannen kan ikke si noe mer konkret om hva denne rabatten vil innebære, verken i forhold til antall saker eller i forhold til økonomi. På nåværende tidspunkt er ikke kommunen pålagt å registrere, og har heller ikke noen oversikt over antall passivhus/lavenergihus som bygges i kommunen. Likevel vurderer rådmannen ikke rabatten for stor slik at den kan klassifiseres som ulovlig og anses å ligge utenfor selvkost. Rådmannen vil gjøre en evaluering av gebyret etter at det er tatt i bruk, og i forbindelse med budsjettarbeidet for 2018. Konklusjon: Det anbefales at forslag til nye gebyrregulativer vedtas. Rådmannens forslag til innstilling: Nytt gebyrregulativ for plansaker, byggesaker og oppmålingssaker for år 2017 vedtas. 08.06.2017 Teknisk utvalg Forslag fremsatt i møte: Ingen. Votering: Rådmannens forslag til innstilling ble enstemmig vedtatt. TK-048/17 Vedtak: Nytt gebyrregulativ for plansaker, byggesaker og oppmålingssaker for år 2017 vedtas. 14.06.2017 Formannskapets behandling av kommunestyresaker 7
Forslag fremsatt i møte: Ingen. Votering: Rådmannens forslag til innstilling ble enstemmig vedtatt. FSBKS-080/17 Vedtak: Nytt gebyrregulativ for plansaker, byggesaker og oppmålingssaker for år 2017 vedtas. 21.06.2017 Kommunestyret Forslag fremsatt i møte: Ingen. Votering: Formannskapets innstilling ble enstemmig vedtatt. KS-080/17 Vedtak: Nytt gebyrregulativ for plansaker, byggesaker og oppmålingssaker for år 2017 vedtas. Lørenskog, 30.06.2017 Ragnar Christoffersen rådmann Knut Edvard Helland kommunaldirektør 8