Fellesnemnd Færder. Gebyrforskrift for byggesak, regulering og oppmåling for Færder kommune

Transkript

1 Fellesnemnd Færder JournalpostID: 17/43931 Arkiv: FA - L40 Saksbehandler: Andreas Mæland Telefon: Gebyrforskrift for byggesak, regulering og oppmåling for Færder kommune Utvalg Møtedato Saksnummer Færder fellesnemnd /034 Rådmannen/prosjektleders innstilling 1. Fellesnemda slutter seg til forslag til innretning og struktur for nytt gebyrregulativ for byggesak, reguleringsplan og oppmåling for Færder kommune. 2. Forslaget sendes på høring i perioden til Det vises til de vurderinger og den begrunnelse som fremkommer i saksfremstillingen.

2 Færder fellesnemnd : Behandling: Seksjonsleder Andreas Mæland orienterte. Votering: Rådmannen/ prosjektleders innstilling enstemmig vedtatt. FKFEL- 17/034 Vedtak: 1. Fellesnemda slutter seg til forslag til innretning og struktur for nytt gebyrregulativ for byggesak, reguleringsplan og oppmåling for Færder kommune. 2. Forslaget sendes på høring i perioden til Det vises til de vurderinger og den begrunnelse som fremkommer i saksfremstillingen. Vedlegg: Færder - Høringsbrev til ny gebyrforskrift PBOO Færder - lokal forskrift for RBO uten satser (2017_05_18) Tegninger/øvrige saksdokumenter er tilgjengelige på kommunens hjemmeside. Kortversjon Nøtterøy og Tjøme kommuner skal fra 1. januar 2018 slås sammen til Færder kommune. I den forbindelse må det utarbeides felles lokal gebyrforskrift for byggesak, reguleringsplan og oppmåling. Gebyrregulativ anses som en forskrift i forvaltningslovens forstand. Et nytt gebyrregulativ må derfor sendes på høring etter reglene i forvaltningsloven 37. I første omgang er det innretningen og strukturen på det nye regulativet som skal sendes på høring. Deretter vil det i budsjettprosessen til høsten bli foreslått konkrete satser for de ulike gebyrene. Ny forskrift og innretning og struktur på gebyrregulativet er utarbeidet av Tjøme og Nøtterøy kommuner i samarbeid med konsulentfirma EnviDan Momentum AS. Innledning Nøtterøy og Tjøme kommuner skal fra 1. januar 2018 slås sammen til Færder kommune. I den forbindelse må det utarbeides felles lokal gebyrforskrift for byggesak, reguleringsplan og oppmåling. Gebyrregulativ anses som en forskrift i forvaltningslovens forstand. Et nytt gebyrregulativ må derfor sendes på høring etter reglene i forvaltningsloven 37. I første omgang er det innretningen og strukturen på det nye regulativet som skal sendes på høring. Deretter vil det i budsjettprosessen til høsten bli foreslått konkrete satser for de ulike gebyrene. Selvkost Flere kommunale tjenester har selvkost som øvre grense for hva som lovlig kan kreves i gebyr. Dette såkalte selvkostprinsippet gjelder blant annet innenfor tjenesteområdene

3 byggesak, reguleringsplaner og oppmåling, jf. plan- og bygningslovs 33-1 og matrikkelloven 32. Selvkostbegrepet innebærer at kommunen ikke skal kunne tjene penger på gebyrbelagte tjenester. I dette ligger det at gebyrene kun skal dekke kostnader som går med til å yte den gebyrbelagte tjenesten. Beregning av selvkost reiser til dels kompliserte rettslige og regnskapsmessige problemstillinger både generelt og i den enkelte sak. I tillegg til at selve beregningen av hva som utgjør selvkost kan være komplisert, kan det være utfordrende å fordele utgiftene på de enkelte sakstypene. En annen utfordring er at det er vanskelig for den enkelte borger å kontrollere at reglene er fulgt. Faktagrunnlag Plan- og bygningsloven Matrikkelloven 32. Forvaltningsloven 37. Vurderinger Behovet for ny forskrift Etableringen av Færder kommune 1. januar 2018 gjør det nødvendig å vedta ny lokal gebyrforskrift for byggesak, reguleringsplan og oppmåling. Arbeidet med ny gebyrforskrift er viktig for å samordne strukturen i gebyrregelverket og nivået på de enkelte gebyrsatsene. Samtidig vil dette arbeidet også være viktig i forhold til gjennomgang av arbeidsrutiner, praksis og sakssammensetning. Færder kommune må ha et system som sikrer at ønsket gebyrinndekningsnivå oppnås, samtidig som kommunens kostnader skal kunne dokumenteres i de saker hvor det kan bli stilt spørsmål ved om det enkelte gebyret ikke er urimelig og om det er i samsvar med selvkostprinsippet. Både sentrale lover, retningslinjer, uttalelser og dommer peker på at det ikke er tilstrekkelig at selvkostprinsippet er fulgt for overordnet nivå; det må også kunne dokumenteres ned på de enkelte sakstypene. Fokuset på dokumentert selvkost for de enkelte sakstypene har økt merkbart i de senere årene. Utgangspunktet for arbeidet i Færder kommune har vært å utarbeide et gebyrregulativ som på en fleksibel måte klarer å gjenspeile kommunens ressursbruk i de enkelte sakene. Gebyrregulativet skal også sørge for å finansiere de oppgavene som kommunen er pålagt å utføre. Videre har hensikten vært å lage et regulativ som er mest mulig rettferdig for alle tiltakshavere, samtidig som målsetningen har vært at innretningen av regulativet skal minimere grunnlaget for rettmessige klager på gebyrene. Et av målene med arbeidet med ny gebyrforskrift har dessuten vært å tydeliggjøre de ulike oppgavene kommunen har knyttet til saksbehandling etter plan- og bygningsloven og matrikkelloven, og hvilke kostnader dette medfører. Forslag til ny gebyrforskrift Forslag til ny gebyrforskriftstruktur er utarbeidet av Tjøme og Nøtterøy kommune i samarbeid med EnviDan Momentum A/S. En stor del av oppgaven med å utarbeide ny gebyrforskrift har vært å finne hensiktsmessige prinsipper og innretninger for den nye gebyrforskriften. Videre har arbeidet bestått i å identifisere kostnadsdrivere i saksbehandlingsprosessen, og knytte økonomiske variabler til disse. Dette skal sikre at det blir bedre samsvar mellom kommunens faktiske ressursbruk og gebyret som faktureres tiltakshaver. Samlet sett skal imidlertid ikke kommunens gebyrinntekter øke.

4 Ny innretning Et viktig prinsipp i gebyrstrukturen har vært å bygge opp regulativet slik at man betaler for de tjenestene kommunen leverer i den enkelte sak. Med unntak for reguleringsplaner, gjøres dette ved at regulativet er bygd opp med et grunngebyr og i tillegg påløper det et saksbehandlingsgebyr for de tjenester kommunen yter avhengig av sakstype. Et annet viktig prinsipp har vært å identifisere faktiske kostnadsdrivere og sørge for et bredt gebyrgrunnlag med lave satser. Dette vil føre til en mer hensiktsmessig fordeling av kostnadene for alle som benytter seg av kommunens tjenester. Det foreslås derfor innføring av nye gebyrtyper og at eksisterende sakstyper differensieres på en annen måte enn i dag på en del områder. For å lage et gebyrregulativ som er fleksibelt nok til å fange opp kommunens ressursbruk i de enkelte sakene, foreslås det følgende generelle gebyrtyper innenfor byggesak: a. Grunngebyr: gebyr som skal dekke de generelle oppgavene i saksbehandlingsprosessen som er uavhengig av tiltakets kompleksitet, størrelse og omfang. Grunngebyret skal også dekke tilsynsvirksomhet og midlertidig brukstillatelse/ferdigattest. b. Saksbehandlingsgebyr: gebyr som skal dekke oppgavene i saksbehandlingsprosessen som er avhengig av tiltakets kompleksitet, størrelse og omfang. c. Registreringsgebyr: gebyr som skal dekke arbeidet med oppgavene tilknyttet registrering i matrikkelen. Det er gjennomgående at areal som beregningsnøkkel for gebyrene tillegges mindre vekt enn i dagens regulativ. Arbeidsmengden øker ikke nødvendigvis lineært med økende areal. I de tilfellene hvor areal er en viktig kostnadsdriver i saksbehandlingen er det benyttet prisintervall med faste priser som tak. Dette gjøres for ikke å komme i strid med selvkostreglene om urimelig gebyr, samtidig som det blir mer oversiktlig for tiltakshaverne. Utgangspunktet er at tiltakshaver skal betale et grunngebyr, et saksbehandlingsgebyr og et registreringsgebyr med mindre noe annet er spesifisert i regulativet. Grunngebyr På byggesak er grunngebyret likt for alle og skal dekke de faste oppgavene som oppstår i oppstarten av en sak. Dette er f.eks. mottakskontroll, journalføring og intern fordeling av saken til saksbehandler. Grunngebyret for byggesak skal også dekke tilsyn som man etter loven er pålagt å gjøre. For oppmåling er grunngebyret delt i fire, henholdsvis 1) fradeling/oppmåling av eksisterende eiendom og uteareal til seksjonering, 2) arealoverføring, 3) grensejustering og 4) klarlegging/grensepåvisning/punktfeste. Inndelingen er gjort fordi man knytter deler av kontorarbeidet (de faste oppgavene som må gjøres avhengig av type sak) til grunngebyret. Det tas ikke grunngebyr for reguleringsplan. Saksbehandlingsgebyr Saksbehandlingsgebyret er et variabelt gebyr hvor hensikten er å fange opp kommunens ressursbruk. Gebyret vil variere avhengig av tiltakets kompleksitet, størrelse, type og omfang. For tiltak innenfor byggesak med krav til ansvarlig foretak er saksbehandlingsgebyret bygd opp i en prismatrise bestående av bygningstype og antall boenheter for boligformål og et fast gebyr for andre tiltak enn bolig. Bygningstype er brukt som kostnadsdriver fordi det sier noe om kompleksiteten i den enkelte sak. For boligformål er antall boenheter brukt som kostnadsdriver, da kommunens ressursbruk vil øke med antall boenheter. På den annen side vil det ikke nødvendigvis være et lineært forhold mellom ressursbruken og antall boenheter.

5 Det er naturlig å tenke seg at det i prosjekter med mange boenheter vil være flere boenheter med likhetstrekk som vil gi stordriftsfordeler i saksbehandlingen. Basert på kommunens erfaring er det satt en enhetspris for den første boenheten og deretter en lavere enhetspris for de neste fem. Fra den 7. boenheten er det satt en egen pris med et tak opp til og med den 20. boenheten. I praksis betyr det at saksbehandlingsgebyret blir det samme for store boligbygg med 20 boenheter som for ett med for eksempel 40 boenheter. For andre tiltak enn bolig vil det gjelde en enhetspris pr. tiltak. Det betyr at saksbehandlingsgebyret isolert sett blir det samme for et offentlig bygg som for et næringsbygg. For konstruksjoner som brygger er det lagt opp til differensierte gebyrer for å fange opp bredden og kompleksiteten i slike saker. For oppmålingstjenester skal saksbehandlingsgebyret først og fremst fange opp arbeidet for kommunen med jobben som gjøres ute. For oppmålingsforretninger er saksbehandlingsgebyret bygget opp i en prismatrise bestående av typen oppmålingsforretning og antall grensepunkter innenfor ulike arealintervaller. Typen oppmålingsforretning er brukt som kostnadsdriver fordi det beskriver kompleksiteten i en sak. Grensepunkter er brukt som kostnadsdriver, da arbeidet for landmåleren øker proporsjonalt med antall grensepunkter som må settes. Samtidig vil det ta noe lengre tid for landmåleren å måle opp et stort areal enn et lite, og dette hensyntas gjennom ulike arealintervaller. For store og komplekse saker vil det være nødvendig å ha fleksibilitet ut over hva som er mulig i prismatrisen. Derfor er det tatt høyde for at kommunen i saker hvor samlet areal overstiger 3000 m2 kan beregne gebyret etter medgått tid. Registreringsgebyr Hensikten med registreringsgebyret er å fange opp arbeidet som knytter seg til registreringsjobben i matrikkelen. Dette er en kostnadsdriver som er enkel og presis å skille ut som et eget gebyr, siden antall registreringer i matrikkelen vil være kjent. Registreringsgebyret vil øke proporsjonalt med antall registreringer og vil reflektere denne delen av merarbeidet som oppstår i store og komplekse saker. Gebyret betales pr. bruksenhet for byggesak og per eiendom for oppmålingsforretning som registreres i matrikkelen. Reguleringsplan Innretningen på gebyrene for reguleringsplaner i Tjøme kommune og Nøtterøy kommune er på enkelte områder ulike. Begge kommuner har gebyr for forespørsel om planoppstart. For ordinære reguleringsplaner har Tjøme kommune en fastpris, mens gebyret i Nøtterøy kommune varierer med areal og bebyggelsens omfang. I nytt gebyrregulativ foreslås det gebyr for oppstartsmøte og deretter gebyr for politisk behandling av eventuell oppstartssak. Det foreslås videre at gebyret for behandling av selve planforslaget differensieres etter planens størrelse og kompleksitet. Gebyrets størrelse vil variere med areal og antall boenheter/bruksareal. For planer med planprogram og konsekvensutredning vil det tas tilleggsgebyr da dette øker kommunens ressursbruk. Begge kommuner har i dag lavere gebyr for mindre planendringer. Dette foreslås videreført. Juridiske forhold og konsekvenser Fokuset på dokumentert selvkost for de enkelte sakstypene har som nevnt over økt merkbart i de senere årene. Kommunene har erfart at det har vært klagesaker som underbygger behovet for et gebyrregulativ som gjør det lettere å dokumentere selvkost innenfor den

6 enkelte gebyrtype, noe som vil minimere grunnlaget for rettmessige klager på gebyrene. Økonomiske konsekvenser Innføring av ny innretning og struktur på gebyrregulativet for byggesak, reguleringsplan og oppmåling vil ikke i seg selv ha økonomiske konsekvenser for kommunens inntekter. Eventuelle økonomiske konsekvenser vil avhenge av størrelsen på de konkrete gebyrsatsene. Siktemålet er at kommunens gebyrinntekter samlet sett ikke skal reduseres. Det vil imidlertid være noe usikkerhet knyttet til hvordan et nytt regulativ med nye satser vil virke i Færder kommune. Dette vil bli utredet nærmere for å få et best mulig grunnlag for å foreslå konkrete gebyrsatser høsten Vurdering av anbefalt løsning Målsetningen med arbeidet har vært å lage en forskrift som er rettferdig, tydelig og fleksibel. Rettferdig: Gebyrene skal gjenspeile de ulike brukergruppenes kostnadsnivå på best mulig måte. Tydelig: Forskriften skal være lett å lese og håndheve med klart og forståelig språk uten uklare, eller vanskelige, formuleringer. Fleksibel: Forskriften henviser til årlige kommunestyrevedtak for gebyrenes størrelse. Fremdrift Forslag til innretning og struktur på gebyrforskriften for Færder kommune foreslås sendt på høring. Deretter vil høringsuttalelsene bli gjennomgått og det vil eventuelt bli foretatt endringer i forskriften. Ett nytt gebyrregulativ med konkrete innarbeidede gebyrsatser vil bli sendt på ny høring i forbindelse med fremleggelsen av rådmannens budsjettforslag til høsten. Regulativet vil deretter bli vedtatt av kommunestyret for Færder kommune. Konklusjon Forslag til ny innretning og struktur på gebyrforskriften for byggesak, reguleringsplan og oppmåling for Færder kommune anbefales sendt på høring. Endelige gebyrsatser vil bli innarbeidet i forbindelse med fremleggelsen av rådmannens budsjettforslag.