Funksjonelle krav KS Læring Denne kravlisten kan benyttes i forbindelse med leverandørforespørsler ved anskaffelse av egne læringsplattformer / kunnskapsdrevne løsninger (svar utarbeidet i forhold til hvordan ting løses i KS Læring). Oppdatert 25.08.2014 av Lars Sverre Gjølme lsg@ks.no
Funksjonelle krav KS Læring Krav til løsning 1 Løsningen skal kunne administrere den interne kursvirksomheten i kommunen både fysiske kurs og digitale kurs. Svar dersom kommunen velger KS Læring som plattform En behøver ikke skille mellom klasseromkurs og e-læringskurs i KS Læring. Alle behandles på samme måte og brukerne har kun EN kurskatalog å forholde seg til. E-læringskursene kan settes opp med flere forskjellige kursformater: (spesielle presentasjonsformater kan leveres på bestilling) Nettkursformat Dokumentformat Emneformat Ukeformat Enkeltaktivitets format Vertikalt format Klasseromkurs settes opp med et eget klasseromformat med følgende ekstra felt: Tid, dato og sted Pris Påmeldingsfrist (ikke anledning til påmelding etter at frist er gått ut) Begrensning på antall deltakere ved klasseromkurs Mulighet for lenke til tilleggsinformasjon (f.eks. YouTube, gule sider osv.) Kontostreng og/eller fakturaadresse (fakturagrunnlag) Trengs det mer varierende informasjon enn dette, kan kursets beskrivelsesfelt benyttes og denne informasjonen vises sammen med feltene over. Nye formater utvikles etter behov. 2 Løsningen må ha kapasitet til å kunne håndtere alle ansatte med mange samtidig påloggede. 3 Løsningen skal kunne publisere kurs og kursrekker. 4 Kurs i KS Læring skal oppleves å være lokalt tilgjengelig kurs. Det må være mulig å gjøre et utplukk av nasjonale kurs til den lokale kursoversikten. KS Læring er i første fase skalert til å kunne takle 25000 SAMTIDIG INNLOGGEDE brukere. Forventes å ha ca. 500.000 brukere når alle kommuner er kommet med, men alle vil sannsynligvis ikke være pålogget samtidig. Ulike grader av tilpasset «look and feel» er mulig løsningen tilrettelegger både for personlig og kommunal brukertilpasning. Alle kurs får egne hjemmesider som kan besøkes før en melder seg på. Der finnes all nødvendig informasjon om kurset, de ansvarlige bak og ofte en smakebit i form av video eller utdypende beskrivelse. 5 Løsningen skal være nettbasert. KS Læring støtter Internet Explorer 9-10-11, samt Firefox, Safari Funksjonelle krav KS Læring Side 1
og Chrome på både Mac og PC. Støtte for Opera kan legges til som en tilleggsytelse. Støtten for IE8 er utgående siden Microsoft ikke støtter denne versjonen lenger. For å kjøre Moodle trengs kun at JavaScript er aktivert. Alle andre tillegg har med hvilket kursinnhold som ønskes kjørt fra kursportalen. Moodle er responsivt som standard fra Moodle 2.5.x. Dette betyr at visningen tilpasser seg automatisk for PC, nettbrett og mobil. Også her er det format på kursene i portalen som vil ha størst betydning for visning på alle plattformer. Hvis en bruker Moodles innebygde kursproduksjonsverktøy vil alt innhold også bli responsivt. 6 Løsningen skal kunne håndtere multimedia og interaktive elementer, og organisere e-læring. Moodle har innebygget WYSIWYG editor og denne brukes overalt på systemet hvor tekst og multimedia skal legges til. Leksjonsaktiviteten benyttes mest til leksjoner og editoren lar deg enkelt legge inn kursinnhold og senere vedlikeholde den. Moodle støtter all slags multimedia, lenker, filer osv. som standard. Filer lastes opp via dra og slipp. 7 Løsningen må kunne tilpasses hele eller deler av en kommunes visuelle profil. 8 Kursadministrasjon skal være på norsk og enkel å forstå for alle administratorer, dvs. uten at administrator trenger omfattende opplæring. 9 Løsningen bør være iht. offisielle språkprofiler. 10 Det må være mulig å tilpasse dokumenter og maler i løsningen iht. forskrift om universell utforming. 11 Løsningen bør kunne integreres med eksisterende lønns- og personalssystem, og kommunens sak og arkivsystem. Design kan tilpasses, men bygger på hovedprinsipper satt av KS KommIT, felles kommunal IKT-arkitektur og andre nasjonale føringer og prinsipper. Moodle er 100 % oversatt til norsk med alle hjelpetekster. En kan klikke på informasjonsikonet som vises ved den enkelte funksjon og få hjelp på skjermen direkte. Det anbefales to-dagers administratorkurs, men fordelt over to atskilte dager slik at en får gjort seg kjent med systemet før dag to. De som skal sette opp klasseromkurs trenger ikke mer enn et dagskurs. Kursutviklere vil trenge en dag til. De første kursene vil bli arrangert i løpet av høsten 2014 i regi av KS KommIT. Tilpasses etter retningslinjer fra offisielt hold blant annet prinsipper fra KS Klart Språk initiativet. Gjøres løpende og basert på behov. Egen modul for tekst til tale kan legges til der hvor dette ønskes. Løsningen lar seg integrere mot ulike lønns- og personalsystemer. Det er allerede utviklet en integrasjonsløsning mot Dossier ProFile for de kommunene som benytter denne løsningen. Dossier Profile henter masterdata fra Agresso eller hva de forskjellige kundene benytter. Masterdata benyttes til automatisk aktivering, vedlikehold og deaktivering av brukerprofiler i Dossier ProFile. Integrasjon mot kommunenes sak- og arkivsystemer ligger på Funksjonelle krav KS Læring Side 2
utviklingsplanen for funksjonalitet som skal legges til senere. 12 Løsningen skal integreres med allerede eksisterende Kompetanse- og medarbeiderutviklingsmodul fra Dossier, kompetanseplaner. Brukere av Dossier ProFile Kompetanseplaner får tilgang via et nytt menypunkt under "Min info" fane. Brukere kan ha en eller flere kompetanseplaner tildelt. En kompetanseplan er organisert i seksjoner som grupperer lister av plankrav. Et plankrav kan bli for eksempel bli innfridd ved å fullføre et Moodle e-lærings kurs. Brukeren kan åpne Moodle kurset direkte fra Dossier ProFile kompetanseplan ved å velge "Gå til kurs" knapp. Når bruker velger å starte Moodle kurset fra kompetanseplanen, så logges brukeren automatisk inn i Moodle via en Single Sign-on integrasjon. Etter fullføring av Moodle kurset føres brukeren tilbake til Dossier ProFile kompetanseplan. Kursets fullføringsstatus blir også overført fra Moodle til Dossier ProFile, slik at oppdatert oppnåelsesstatus vises i plankravet. Brukere som allerede er koblet mot Dossier ProFile kan også logge direkte inn i KS Læring og all kursfullføring spores like fullt mot Dossier der hvor kursene som tas er en del av kompetanseplanene. 13 Løsningen må håndtere ledertrestruktur i en kommune, og takle organisasjonsendringer. Løsningen støtter i utgangspunktet dette på ulike måter avhengig av kommunenes behov. 1. Via et innebygget kompetansestyringsverktøy hvor kommunens organisasjonsstruktur kan bygges, jobbroller legges inn og sertifiseringer med varighet settes opp. Kompetansestyringsverktøyet gjør at en leder på et arbeidssted (for eksempel et helsehus) får full oversikt over medarbeideres kompetansestatus på sertifiseringen en har satt opp. En kan rapportere på fire nivåer i hver kommune og tildele rapporttilganger slik at leder i for eksempel helse og omsorg har full oversikt over alle arbeidssteder en har ansvaret for, og toppledere kan se alle etatene. 2. Via integrasjon mot Dossier ProFile. Dossier ProFile bruker i dag masterdata fra Agresso. Masterdata fra Agresso benyttes til automatisk oppretting, vedlikehold og deaktivering av organisasjonsstruktur i Dossier ProFile. Agresso produserer et XML uttrekk av organisasjonsstruktur som overføres til Dossier via en web-tjeneste. Dossier prosesserer masterdata og leser brukerdata inn i Dossier ProFile. Brukeres organisasjonstilknytning vedlikeholdes automatisk via dagens masterdata integrasjon med Agresso. Funksjonelle krav KS Læring Side 3
I dagens masterdata integrasjon får Dossier koplingen «leder til bruker», og denne koplingen overføres automatisk for nye brukere. Løsningen kan settes opp slik at brukere selv kan overstyre automatisk satt leder. Andre former for håndtering av organisasjonsstrukturer vil også la seg løse uten bruk av HR-løsninger som Dossier. 14 Kursene må kunne kategoriseres tilsvarende kurskategorier som ligger i Kompetanse- og medarbeiderutviklingsmodulen. 15 Kursdeltakelse skal automatisk overføres til Kompetanse- og medarbeiderutviklingsmodulen. kategorier velges og besluttes i Koordinerings- og Prioriteringsråd for Kompetanse med KS KommIT som sekretariat. Når bruker velger å starte Moodle kurset fra kompetanseplanen, så logges brukeren automatisk inn i Moodle via en Single Sign-on integrasjon. Etter fullføring av Moodle kurset føres brukeren tilbake til Dossier ProFile kompetanseplan. Kursets fullføringsstatus blir også overført fra Moodle til Dossier ProFile, slik at oppdatert fullførtstatus vises i plankravet. 16 Løsningen bør tilby søk med mulighet for ulike filtre/kategorier (F.eks. kategorisert etter historikk, kurstyper, tema, fra til dato, foredragsholder, avdeling). 17 Løsningen skal tilby selvbetjening i et enkelt og intuitivt brukergrensesnitt, dvs. uten at bruker trenger opplæring. 18 Systemet må kunne håndtere mulig gjenbruk av tidligere kurs. 19 Det bør være mulighet for å abonnere på nye kurs - det sendes e-post til abonnenter når nye kurs legges inn i kursoversikten. 20 Løsningen må ha mulighet for påminnelse på e-post. 21 Systemet skal håndtere e-post forsendelser (gruppe/individ). Løsningen utvikles med søk som drivende motor for navigasjon og personalisering. Funksjonalitet vil bli utviklet løpende, men vil være avhengig av finansiering fra medlemmene. Vanlige brukere trenger knapt opplæring i det hele tatt. En liten guide ved første gangs bruk pleier å være nok. IMS innholdspakke: Dette verktøyet støtter IMS- spesifikasjonen for kursinnhold og lar deg importere komplette innholdspakker som er produsert etter IMS standarden. Utsending av e-post fra systemet til enkeltbrukere eller grupper av brukere er standard. Det vil også bli utviklet en mer kampanjeorient utsendelsesmotor for eksempelvis å håndtere pålagt mikrolæring innenfor utvalgte områder (eks. informasjonssikkerhet, bruk av egen kommunes kontorstøtteløsninger osv.). Alle godkjenninger/sertifiseringer settes opp med varighet slik at en kan trigge automatiske varsler til brukerne før «godkjenning» utløper. Utsending av e-post fra systemet til enkeltbrukere eller grupper av brukere er standard. Om en ønsker å legge til SMS-funksjonalitet, krever det at KS KommIT eller kommunen har egen SMS-gateway avtaler med teleoperatør der det må legges til SMS-funksjonalitet i de delene av løsningen hvor dette er hensiktsmessig. For eksempel glemt passord for eksterne brukere. Kostnad for integrasjon av dette vil beregnes separat og komme som en del av medlemskapet i KS KommIT. Funksjonelle krav KS Læring Side 4
22 Ansatte må selv kunne melde seg på kurs elektronisk. 23 Leder må kunne melde på ansatte på kurs. Tilgang til kurs styres på en rekke forskjellige måter: Moodle støtter synkronisering med brukergrupper og en behøver da kun administrere brukergruppene for å vedlikeholde tilgangen til de kursene hvor brukergruppene er gitt tilgang. Moodle støtter egenpåmelding med avanserte funksjoner for fordeling på grupper, påmeldingsvarighet, rolletildeling osv. Moodle støtter metakurspåmelding, som betyr at brukere som er gitt tilgang til et bestemt kurs automatisk får tilgang til ett eller flere andre kurs samtidig. Moodle støtter IMS Enterprise formatet som gjør at tilgang til kurs kan styres av innholdet i xml fila som importeres i ønsket tidsintervall hvert døgn. Moodle støtter kobling mot eksterne kursadministrasjonssystemer slik at all kurstilgang styres derfra i stedet. Moodle har rollestyring på flere nivåer og alle roller kan overstyres på ønsket nivå i systemet helt ned til den enkelte aktivitet. Disse rollene er standard: Leder: Ledere har tilgang til kurs og kan endre disse, melde på ansatte på kurs, osv. Lederen er vanligvis ikke kursdeltakere. Kursprodusenter: Kursopprettere kan opprette nye kurs og undervise i dem. Lærer: Lærere kan gjøre hva som helst i et kurs, inkludert endre aktiviteter og vurdere studenter. Lærer uten editor-rettigheter: Gjestelærere kan undervise i et kurs og evaluere studenter, men ikke endre aktiviteter. Student: Studenter har generelt mindre privilegier i et kurs. Gjest: Gjester har minimale rettigheter og kan vanligvis ikke skrive inn tekst noe sted. Godkjent bruker: Innloggede brukere. Innlogget bruker på hovedsiden: Alle innloggede brukere på hovedsidens kurs. I tillegg kan nye roller legges til etter behov. 24 Det skal være mulig med en arbeidsflyt som gjør at nærmeste leder kan godkjenne/avslå påmelding til ansatte. KS Læring i dagens versjon har innebygd en egen arbeidsflyt hvor navngitte personer godtar/avslår søknad om påmeldinger, og nærmeste leder varsles automatisk om at vedkommende har søkt. Denne modulen har også ventelistehåndtering. Senere kommer full arbeidsflyt for kursadministrasjon basert på FRIKOMPORT sitt kursadministrative verktøy som vil bli bygd inn i løsningen. Funksjonelle krav KS Læring Side 5
25 Deltakere skal lett ha oversikt over kurs de skal på og venteliste de står på. 26 Løsningen skal ved kurspåmelding, umiddelbart gi en automatisk tilbakemelding om plass, venteliste eller avslag. 27 Ved påmelding genereres kalenderoppføring i Outlook. 28 Løsningen må kunne produsere deltakerliste. 29 Ved tildeling av plass skal påmelding automatisk oppdatere deltakerliste. 30 Deltakerlisten og ventelisten/ventelistedeltaker må automatisk oppdateres på deltakerlisten. 31 Deltakerlisten og ventelisten/ventelistedeltaker må automatisk justeres ved avmelding. 32 I tillegg bør funksjonalitet for venteliste, antall plasser og venteplasser kunne overstyres manuelt ved behov. 33 Løsningen må kunne produsere og automatisk generere kursbevis når deltakelse er bekreftet. 34 Løsningen bør tilby mulighet for kursevaluering, f. eks. ved utsendelse av spørreundersøkelse, hvor det begrenses til å svare 1 gang og kun på vegne av deg selv. 35 Det bør være mulig å gjennomføre en kurseksaminering etter endt kurs. 36 Løsningen må kunne åpne for at eksterne brukere med tilgang kan meldes seg på kurs på nett. Vil bli utviklet i senere versjon. Løsningen leveres med modul for utskrift av kursbevis. Brukeren kan hente ut kursbevis i PDF-format når betingelsene for tildeling er oppfylt. Administrator kan enkelt legge inn kursbevisbakgrunner med logo, farger, rammer og signaturer. Egne kursbevisdesign leveres på bestilling når en trenger eget design- og tekstoppsett i kursbeviset. Melding om tildelt kursbevis kan sendes til en bestem e- postadresse, men vanligere er å sette opp eksportrutinen (innebygd) for oversending av hvem som har fullført kurset. Denne støtter en rekke formater - også XML-format for import i andre systemer Evalueringer gjøres med det innebygde verktøyet Feedback. Her kan en enkelt sette opp så mange maler en trenger og gjenbruke dem overalt på systemet. Evalueringer kan gjennomføres anonymt eller med brukerident, og alle resultater kan i tillegg til skjermvisninger lastes ned i csv, Excel og OpenOffice-formater. Kan tilrettelegges på ulike måter. funksjonalitet. Egenpåmelding benyttes til dette og en kan sette antallsbegrensning, la de melde seg på ønsket arrangementsdag med et enkelt klikk på en knapp. Eksterne deltakere kan registrere seg selv og ser kurskatalogen på like linje med øvrige brukere. De kan imidlertid bare melde seg på selv til Funksjonelle krav KS Læring Side 6
de kursene kommunen selv bestemmer. Dette er standard funksjonalitet i løsningen. Om en ønsker å skjule enkelte kurskategorier helt for eksterne brukere kan dette skreddersys på bestilling. Egenpåmelding benyttes til dette og en kan sette antallsbegrensning, la de melde seg på ønsket arrangementsdag med et enkelt klikk på en knapp. Tilgangsbegrensningen gjøres på flere måter. Vanligste er å organisere deltakerne i brukergrupper og avgrense påmeldingsmuligheten eller tilgang til dokumenter til kun medlemmer av disse gruppene. Organiseringen i brukergrupper kan automatiseres slik at de blir plassert i en eller flere brukergrupper basert på informasjonen i deres brukerprofil, om de kommer fra Dossier eller er eksterne osv. 37 Løsningen bør kunne ha mulighet til å laste opp dokumenter. 38 Leverandør må opprette kontaktperson som er tilgjengelig, og ha support for administratorer kl. 7.30 15.00. 39 Oppdragsgiver skal oppleve imøtekommenhet og samarbeidsvilje hos leverandør. 40 Løsningen/plattformen skal når den er satt i bruk kunne administreres av kommunens egne ansatte. 41 Leverandøren må opplyse hvilken standard de følger for e-læringsobjekter. Dokumenter lastes opp ved klikk og dras rett inn i kurssiden, i egne mappefunksjoner for større mengder dokumenter osv. Løsningen supporteres basert på både lokale og sentrale kontakter sistnevnte gjennom KS KommIT. Administratorer som får Moodle opplæring vil ha ubegrenset support innenfor normal kontoråpningstid (tentativt fra kl. 8:00 til kl. 15:30). Organisasjonen benytter en teambasert struktur for å forbedre sin effektivitet og konkurransedyktighet. Hvor profesjonelle samarbeider og koordinerer sin ekspertise og kunnskap. Formålet er at kunden skal oppleve imøtekommenhet, samarbeidsvilje og forståelsen av deres behov. KS KommIT er møtepunktet for all kommunikasjon mellom kommunen og den underliggende tekniske leverandør efaktor. Kunden får administratortilgang til sitt eget område og kan da administrere brukere, kurs, område selv innenfor de rammer som er etablert sammen med KS KommIT og KPR for Kompetanse. Moodle støtter en rekke kjente standarder: AICC/SCORM: SCORM er i dag mest vanlig og støttes i versjon 1.2. Støtter også weblaunch som gjør at innholdet hentes automatisk fra en annen lokasjon. IMS-Enterprise: pakkeformat for import av kurs og læringsinnhold. Learning Tool Interoperability (LTI): Støtter både consumer og provider. Dette gjør at en kan koble til eksternt læringsinnhold via Single Sign On og alle resultater blir automatisk tilbakeført til Moodle igjen. Se Moodle funksjonsbeskrivelse for mer detaljer. TinCan: Dette er et helt nytt format som gjør at brukeren kan lære mange andre steder enn i selve kurset, og loggingen sendes Funksjonelle krav KS Læring Side 7
til en Learning Record Store (LRS). Resultatene fra LRS logges automatisk i kursportalen. TinCan i Moodle støttes allerede via Rustici Software sin tilleggsmodul, men Moodle jobber med en innebygd løsning. Moodle har flere kursformater som standard og dette har med visningsformatet for det enkelte kurs å gjøre. I tillegg kan efaktor levere en rekke andre formater på bestilling som skreddersyr visningen helt etter kundens behov. Felles for alle kursformatene er at løsningen inneholder en rekke innholdsverktøy, en egen editor med støtte for alle vanligste video, lyd og bildeformater for nett, formeleditor, tabelleditor m.m. Disse ressursene er standard: Bok: Lager en boklignende ressurs hvor innholdsfortegnelsen og navigasjonsknapper genereres automatisk når nye sider legges til. (Bok vil være frakoblet i nett- og klasseromsformat til fordel for Leksjon.) Leksjon: Sidebasert leksjonsvisning med mulighet for spørsmål på sidene, forgreininger til underleksjoner, betingede visninger m.m. Database: Et søkbart verktøy for å sette opp kunnskapsdatabaser, oppslagsverk, datainnsamlinger av forskjellige slag osv. Forum: Alle slags diskusjonsforum. Nettprat: En enkel chat løsning hvor en kan hente ut prateloggene i etterkant. Wiki: Et Wikipedia inspirert verktøy hvor brukerne kan samarbeide om tekstproduksjon. Støtter all multimedia. Innlevering: Alle slags innleveringer hvor lærer kan gi tilbakemelding. Gallup: Enkelt avstemningsverktøy for kjappe målinger av typen: "Hva mener du om." og med ferdige alternativer. Ordbok: Et verktøy for å lage ordbøker som automatisk gir oppslag på definerte ord og uttrykk som forekommer i kursinnholdet. Oppslagsordet vises da med forklaring i en popup. Quiz: Meget avansert testverktøy hvor en kan sette opp quiz for øvingsformål, eksamen osv. Spørsmålene kan organiseres i testbanker på forskjellige nivåer og kombineres som en ønsker. LTI: Learning Tool Interoperability er siste tilskudd på stammen av læringsinnholdsstandarder som lar deg hente kursinnhold fra LTI- støttede plattformer via SSO. Resultatene fra kurset blir automatisk overført egen kursportal. Workshop: Avansert verktøy for å sette opp en workshop hvor brukerne kan vurdere medstudenters arbeider ("peer review"). Dette kan kombineres med lærervurdering og sluttvurderingen vektes slik at brukernes ferdigheter i å vurdere andres oppgaver blir en del av endelig "karakter". Undersøkelse: Et sett av ferdig definerte undersøkelser med meget gode rapporter på brukeres egenrefleksjon over kursene Funksjonelle krav KS Læring Side 8
de tar. Kursbevis: Et fleksibelt verktøy for å sette opp automatisk tildeling av kursbevis basert på betingelser en angir. Kan tilpasses med farger, logo, tekst osv. slik at kursbevisutstedelsen automatiseres helt. Fil: Et verktøy for å publisere en fil (alle formater) i kurset. Støtter også at en laster opp en hel filstruktur (f.eks. et webområde) og angir en hovedfil Funksjonelle krav KS Læring Side 9