- medlem av Den Uavhængige norske Storloge av Odd Fellow Ordenen ( I.O.O.F.) RETNINGSLINJER FOR NEVNDER Vennskap Kjærlighet Sannhet Å utbre vennskapets kjærlighetens og sannhetens grunnprinsipper blant menneskene, å undervise dem i kjærlighet til Gud og deres neste, og lære dem at ord ikke er nok, men at disse lærdommer må omsettes i handling for at hver enkelt etter beste evne kan bidra til menneskenes forbedring og fullkommengjørelse er Odd Fellow Ordenens formål.
Innholdsfortegnelse : side Generell informasjon 3 1. Nevnd for logens styrkelse og ekspansjon 5 2. Nominasjonsnevnd 7 3. Finansnevnd 10 4. Nevnd for etterlatte 12 5. Nevnd for hjelp og støtte 14 6. Revisjonsnevnd 16 7. Nevnd for utadvendt arbeid 18 8. Nevnd for omsorg 20 9. Nevnd for anskaffelser 21 10. Undersøkelsesnevnder 23 11. Privatnevnd 24 12. Gradspillnevnd 25 13. Gradnevnd 27 Behandlet og vedtatt i embedskollegiemøte 23.01.13. ( - sist justert 15.04.13 ) 2
GENERELL INFORMASJON Snarest mulig etter at medlemmene av de ulike nevndene er valgt eller utnevnt, skal nevndene avholde et konstituerende møte. Den som står øverst på lista fra Nominasjonsnevnda eller den som er utnevnt som leder av OM, har ansvaret for at nevnden snarest mulig sammenkalles til et konstituerende møte. Resultatet av konstitueringen, med oversikt over leder, sekretær og øvrige nevndmedlemmer, føres straks inn i protokollen. Skriftlig rapport om konstitueringen leses opp i logen av et av medlemmene, fortrinnsvis leder, ved første anledning og overleveres OM. Alle medlemmer som er valgt eller utnevnt til nevnder, plikter å sette seg inn i Lov for Loger. Spesielt må hver enkelt sette seg inn kap. 10 og 11 som omhandler valgte og utnevnte nevnder. For øvrig vises det til Nummererte sirkulærer nr. 12, nr. 29 og nr. 33. Det er 10-1, 10-2, 10-3, 10-4, 10-5 og 10-6 i Kap. 10 i Lov for Loger som hjemler virksomheten i logens valgte nevnder : Om nevnder Logen har følgende valgte nevnder : a) Nevnd for logens Styrkelse og Ekspansjon b) Nominasjonsnevnd c) Finansnevnd d) Nevnd for etterlatte e) Nevnd for hjelp og støtte f) Revisjonsnevnd Nominasjon og valg av medlemmer til Nevnd for etterlatte finner kun sted i de loger som har et fond for etterlatte jf. Lov for Loger 10-4. Medlemmer av valgte nevnder nomineres i de to første møtene etter at embedsmennene for ny valgtermin er installert. Valg foretas i det siste av disse møter. Forslag fra andre enn Nominasjonsnevnden kan kun fremsettes under annen gangs nominasjon, men ingen kan foreslås uten å være forespurt. Ethvert forslag må støttes av minst to godstående medlemmer. Ved benkeforslag hvor det kreves spesielle lovfestede Ordenskvalifikasjoner, må den foreslåtte minst ha de kvalifikasjoner loven krever jf. Lov for Loger 10-7. Nominerte og valgte medlemmer av valgte nevnder skal ha hatt Den Høye Sannhets Grad i minst seks måneder. Hver nevnd konstituerer seg straks, velger leder og sekretær og meddeler resultatet til logen jf. Lov for Loger 10-8. Aktuelle nevnder forelegger for logen i møte i Den Høye Sannhets Grad forslag til utbetalinger. Disse avgjøres av logen ved simpelt flertall. Utbetaling skjer ved Skattmester etter påtegning av OM. Nevndene fører kortfattet protokoll over sine forhandlinger. Ved død eller annen avgang fra logen, holdes suppleringsvalg. I slike tilfeller trer Nominasjonsnevnden i funksjon jf. Lov for Loger 10-9. 3
Foruten de valgte nevnder som omtales i kap. 10, har hver loge i følge kap. 11 i Lov for Loger følgende utnevnte nevnder : 11-1 Nevnd for utadvendt arbeid 11-4 Undersøkelsesnevnder 11-2 Nevnd for omsorg 11-5 Privatnevnd 11-3 Nevnd for anskaffelser I tillegg hjemler 11-6 Andre nevnder i Lov for Loger et utvidet antall nevnder dersom det er ønskelig : Om logen bestemmer det, kan en nevnd velges av logen eller utnevnes av OM til å ivareta spesielle oppgaver i logens tjeneste eller dens utadvendte arbeid. Logen kan fastsette retningslinjer for slike nevnders virksomhet. Det er 7 i Særloven for vår loge som fastsetter retningslinjene for virksomheten i disse nevndene : Logen har valgt å opprette en Gradspillnevnd i tillegg til de lovpålagte nevndene. Lov for Loger omtaler til slutt i 11-7 Gradnevnden : Forfremmelser til grader kan kun skje etter anbefaling fra Gradnevnden. Gradnevnden består av logens embedskollegium. OM leder nevndens forhandlinger og har bare stemme ved stemmelikhet. Nevnden er beslutningsdyktig når minst fire medlemmer og forhandlingslederen er til stede. Embedskollegiet i loge nr. 24 Gregorius Dagssønn vil presisere følgende i forbindelse med virksomhet og aktivitet i de ulike nevndene : påse at intensjonen i loven blir fulgt og at den er godt forankret blant medlemmene av nevnden. leder av den enkelte nevnd har et spesielt ansvar for å følge opp intensjonene, på samme måte som årsrapport og eventuelle tilbakemeldinger til logen blir ivaretatt på en god måte og til rett tid. leder av den enkelte nevnd skal påse at protokoll for nevnden blir forelagt Storrepresentanten ved enhver installasjon dette med tanke på at alt utlevert materiell / eiendeler er ivaretatt og kvalitetssikret i egen loge. Protokollen skal så leveres logens sekretær til oppbevaring inntil nye nevnder er valgt og konstituert. sekretæren i nevnden har ansvar for å føre et fyldig referat og legge frem årsrapporten for logen hvert år i januar måned. Nevnd for omsorg, Finansnevnd og Revisjonsnevnd har halvårsrapportering i tillegg. øvrige medlemmer deltar aktivt i nevndens ulike gjøremål. I det etterfølgende finnes utdrag fra Lov for Loger og Nummererte sirkulærer for hver enkelt nevnd i nummerert rekkefølge. Dessuten foreligger instrukser og retningslinjer som vil være til hjelp for hver enkelt nevnd i utførelsen av sine plikter. 4
1. Nevnd for logens Styrkelse og Ekspansjon Lovpålagte bestemmelser Nevnden skal føre protokoll over alle sine møter/forhandlinger. Kopi av alle protokoller skal sendes til DSS. Nevnden skal lage en årsrapport med nødvendig informasjon om nevndens arbeid. Rapporten leses opp av en av nevndens medlemmer og overrekkes OM i det lovbestemte møtet med Rapport fra nevnder i januar hvert år. Årsrapporten skal inn i nevndens protokoll. Årsrapporten skal også sendes til DSS innen 31. januar. Når det gjelder Nevnd for logens Styrkelse og Ekspansjon er virksomheten hjemlet i 10-1 i Lov for Loger : Nevnd for logens Styrkelse og Ekspansjon skal bestå av logens Storrepresentant, samt tre valgte medlemmer og ett varamedlem. Minst ett av de valgte medlemmer og varamedlemmet skal være kvalifiserte Eks OM, og ett medlem fungerende eller Eks valgt embedsmann.storrepresentanten er nevndens leder. Ved utløpet av hvert kalenderår skal nevnden utarbeide detaljert rapport over sin virksomhet som OM sender DSS innen 31. januar. ( NB! Sak 13/09 i Distriktsråd nr. 5 presiserer : DSS mottar nå en årsrapport fra logenes Nevnd for Styrkelse og Ekspansjon. Fremover ønsker han også å få tilsendt kopi av nevndenes møteprotokoller fra de avholdte møter gjennom året. Dette for å snappe opp mulige gode ideer. ) Ansvar Nevndens leder har ansvar for at : intensjonen i loven blir fulgt og at den er godt forankret blant de øvrige medlemmene av nevnden. intensjonen blir fulgt opp, på samme måte som årsrapport og eventuelle tilbakemeldinger til logen blir ivaretatt på en god måte og til rett tid. det jevnlig blir oppfordret i logen om forslag til potensielle medlemmer eller personer som er interessert i informasjon om Ordenen og logen. det holdes informasjonsmøter minst en gang pr. vår- eller høsttermin. nevndens protokoll blir forelagt Storrepresentanten ved enhver installasjon. Dette gjelder med tanke på at alt utlevert materiell / eiendeler er ivaretatt og kvalitetssikret i egen loge. protokollen leveres logens sekretær til oppbevaring inntil nye nevnder er valgt og konstituert. Nevndens sekretær har ansvar for at : alle møteinnkallinger, rapporter og referater blir ført inn i nevndens protokoll. 5
det til alle møter/forhandlinger sendes ut skriftlig innkalling med saksliste til samtlige medlemmer. Varamedlem og OM skal også innkalles og bør møte hvis mulig. møtereferat sendes til alle som er innkalt og med kopi til DSS. det føres oversikt over brødre under utvikling ifølge utviklingsprogrammet. Gradnevnden får tilbakemelding om brødre under utvikling i god tid før gradtildelinger. at det blir lagt fram årsrapport for logen hvert år. Ellers vises det til Forskrift for Nevnd for Styrkelse og Ekspansjon av 29. januar 2013. Spesielt for vår loge I henhold til Statutter for Loge nr. 24 Gregorius Dagssønn`s Spesielle Fond jf. Særloven - mottar nevnden forslag til bruk av kontoen Fond for mottatte gaver innen utgangen av februar hvert år. Nevnden forelegger så en prioritert forslagsliste for logens embedskollegium. Deres prioriterte anbefaling fremlegges for logen til avstemming på det andre møtet i høstterminen hvert år. 6
2. Nominasjonsnevnd Lovpålagte bestemmelser Nevnden skal føre protokoll over alle sine møter/forhandlinger. I protokollen skal datoer for de møter som er avholdt og navnene på de medlemmer som er til stede, føres inn. Videre skal kun den endelige liste over forslag på valgembedsmenn føres inn, også ved behov på Storrepresentant, og den endelige liste over forslag på medlemmer til de nevnder som skal velges - altså etter bekreftelse mottatt fra de forespurte. Nevnden skal lage en årsrapport med en kort oversikt over sitt virke, som leses opp av en av nevndens medlemmer og overrekkes OM i det lovbestemte møtet med Rapport fra nevnder i januar hvert år. Årsrapporten skal også inn i nevndens protokoll. Når det gjelder Nominasjonsnevnd, er virksomheten hjemlet i 10-2 i Lov for Loger : Nominasjonsnevnden skal bestå av fem medlemmer og ett varamedlem som alle må ha hatt Den Høye Sannhets Grad i minst to år. Minst to av medlemmene og varamedlemmet skal være Eks OM. Nevndens leder skal være Eks OM. I god tid før nominasjonsmøte til valg av embedsmenn og nevnder mottar OM fra Nominasjonsnevndens leder forslag og refererer dette i møte i Den Høye Sannhets Grad. Hovedregelen er at nevnden foreslår èn kandidat til hvert embede. Er det innen nevnden dissens, tre mot to stemmer, fordelt på to kandidater, kan nevnden foreslå begge til samme embede. Den kandidat som har det høyeste stemmetallet innen nevnden, skal nevnes først, men begge foreslås samtidig. Det er ikke tillatt å begrunne forslagene. Nominasjonsnevnden foreslår medlemmer til de valgte nevnder og utarbeider forslag til OM over embedsmenn som skal utnevnes. Nominasjonsnevnden skal foreslå en kvalifisert Eks OM til Storrepresentant. Et medlem av Nominasjonsnevnden kan ikke fremsette forslag utenom nevnden. Nevndens forhandlinger og beslutninger for øvrig skal være hemmelige. 7
Ansvar Nevndens leder har ansvar for at : intensjonen i loven blir fulgt og at den er godt forankret blant de øvrige medlemmene av nevnden. intensjonen blir fulgt opp, på samme måte som årsrapport og eventuelle tilbakemeldinger til logen blir ivaretatt på en god måte og til rett tid. nevndens protokoll blir forelagt Storrepresentanten ved enhver installasjon. Dette med tanke på at alt utlevert materiell / eiendeler er ivaretatt og kvalitetssikret i egen loge. protokollen leveres logens sekretær til oppbevaring inntil nye nevnder er valgt og konstituert. Nevndens sekretær har ansvar for at: alle møteinnkallinger, rapporter og referater blir ført inn i nevndens protokoll. det til alle møter/forhandlinger sendes ut skriftlig innkalling med saksliste til samtlige medlemmer. det blir lagt fram årsrapport for logen hvert år. Fra nummerert sirkulære nr. 12 siteres følgende : Av hensyn til den store betydningen nominasjons- og valgprosessene har i våre enheter, presiserer vi nedenfor visse retningslinjer og bestemmelser vedrørende de aktuelle prosedyrer, også for å avhjelpe eventuell tvil og usikkerhet. Nominasjonsnevndens hovedoppgave er å sette opp forslag til de i lovverket nevnte valgembedsmenn, nevnder og Storrepresentanter, samt varamedlemmer der dette kreves. I tillegg skal Nominasjonsnevnden sette opp forslag på de embedsmenn som i henhold til lovverket skal utnevnes. Det må meget sterkt presiseres at nevndens forhandlinger og beslutninger skal være hemmelige. Med andre ord at nevndens medlemmer har taushetsplikt! De henvendelser nevnden nødvendigvis må foreta for å få vite om en kandidat vil/kan påta seg et valgembede, må bare gjøres av den som nevnden selv beslutter skal foreta henvendelsen, som selvsagt må foregå diskrèt og i full fortrolighet. Overfor de valgaktuelle som forespørres, må det da sterkt presiseres at henvendelsen er konfidensiell og ikke skal snakkes om til andre medlemmer. 8
Når det gjelder forslag til utnevnte embedsmenn, må nevnden ikke under noen omstendighet henvende seg til dem den vil foreslå, idet disse forslag skal være konfidensielle. OM er suveren når det gjelder disse utnevnelser. Nominasjonsnevndens virke begynner når nevnden er valgt! Hele valgterminen skal nevndens medlemmer observere og vurdere kandidater til de embeder det skal stilles forslag på. Nevnden må forvisse seg om at kandidatens kvalifikasjoner og skikkethet er best mulige for de aktuelle embeder eksempelvis at en Sekretær har IT-kunnskaper og at en Skattmester har et rimelig godt kjennskap til regnskapsførsel og IT. Det må aldri fortelles eller snakkes om eventuelle forslag før Nominasjonsnevndens resultater er presentert i logen. Fra tidligere bestemmelser siteres følgende : I denne nevndens protokoll skal datoer for de møter som er avholdt, og navnene på de medlemmer som er til stede, føres inn. Videre skal kun innføres den endelige liste over forslag på valgembedsmenn, også ved behov på Storrepresentant, og den endelige liste over forslag på medlemmer til de nevnder som skal velges - altså etter bekreftelse mottatt fra de forespurte. Nominasjonsnevnden skal også sette opp og levere til OM en egen liste over utnevnte embedsmenn, men disse embedsmenn skal ikke forespørres av nevnden. OM står helt fritt vedrørende utnevnelse av embedsmenn. Nevndens forslag til de utnevnte embedsmenn føres ikke inn i protokollen! Det er altså kun nevndens endelige valgforslag som skal protokolleres. Valgresultatene og OMs/UMs endelige utnevnelser føres i logens forhandlingsprotokoll av Sekretær. Nevndens forhandlinger og beslutninger er konfidensielle - jf. Sirk nr. 12. Ellers vises det til Forskrift om nominasjon og valg av 29. januar 2013. 9
3. Finansnevnd Lovpålagte bestemmelser Nevnden skal føre protokoll over alle sine møter/forhandlinger. Nevnden skal ved utgangen av hvert halvår lage en skriftlig beretning om sin virksomhet og sin vurdering av logens økonomiske stilling. Beretningen leses opp av en av nevndens medlemmer og overrekkes OM. Beretningen skal også føres inn i nevndens protokoll. Når det gjelder Finansnevnd er virksomheten hjemlet i 10-3 i Lov for Loger og 7-1 i Særloven for loge nr. 24 Gregorius Dagssønn : 10-3 i Lov for Loger Finansnevnden som skal bestå av tre medlemmer og ett varamedlem. Nevnden skal gi logen forslag om plassering av ledig kapital. Finansnevnden skal føre tilsyn med at Skattmester forvalter logens midler i henhold til de vedtak som er fattet, og påse at Skattmester og hver av de aktuelle nevnder utarbeider budsjett. Ved utgangen av hvert halvår skal Finansnevnden, i møe i Den Høye Sannhets Grad, gi logen en skriftlig vurdering av logens økonomiske stilling, basert på de forelagte budsjetter og oppstillinger nevnden mottar fra Skattmester. 7-1 i Særloven Nevnden skal i tillegg til de oppgaver som er nevnt i 10-3 i Lov for Loger, også oversende alle forslag som påfører brødrene ekstra kostnader. Nevndens anbefalinger skal refereres av nevndens leder eller sekretær før forslaget tas opp til avstemming i Den Høye Sannhets Grad. Ansvar Nevndens leder har ansvar for at : intensjonen i loven blir fulgt og at den er godt forankret blant de øvrige medlemmene av nevnden. intensjonen blir fulgt opp, på samme måte som årsrapport og eventuelle tilbakemeldinger til logen blir ivaretatt på en god måte og til rett tid. nevndens protokoll blir forelagt Storrepresentanten ved enhver installasjon. Dette med tanke på at alt utlevert materiell / eiendeler er ivaretatt og kvalitetssikret i egen loge. protokollen leveres logens sekretær til oppbevaring inntil nye nevnder er valgt og konstituert. 10
Nevndens sekretær har ansvar for at : alle møteinnkallinger, rapporter og referater blir ført inn i nevndens protokoll. det til alle møter/forhandlinger sendes ut skriftlig innkalling med saksliste til samtlige medlemmer. at det blir lagt fram en beretning for logen hvert halvår. Fra tidligere bestemmelser siteres følgende : Ved utgangen av hvert halvår skal Finansnevnden gi logen en skriftlig beretning om sin virksomhet, og beretningen skal være innført i nevndens protokoll. 11
4. Nevnd for etterlatte Lovpålagte bestemmelser Nevnden skal føre protokoll over alle sine møter/forhandlinger. Nevnden skal lage en årsrapport med en kort oversikt over sitt virke, som leses opp av en av nevndens medlemmer og overrekkes OM i det lovbestemte møtet med Rapport fra nevnder i januar hvert år. Årsrapporten skal også inn i nevndens protokoll. Når det gjelder Nevnd for etterlatte, er virksomheten hjemlet i 10-4 i Lov for Loger og 7-2 i Særloven for loge nr. 24 Gregorius Dagssønn : 10-4 i Lov for Loger Nominasjon og valg av medlemmer til Nevnd for etterlatte finner kun sted i de loger som har et fond for etterlatte. Nevnd for etterlatte skal bestå av fem medlemmer. Nevnden plikter å hjelpe etterlatte etter avdøde medlemmer i den grad det er nødvendig og ønskelig. Bidrag som ytes, bør ta sikte på å være hjelp til selvhjelp. Nevnden gir ved hvert årsskifte beretning til logen om sin virksomhet. Skattmester forvalter Etterlattefondets midler etter vedtak i logen og fører fondets regnskap. 7-2 i Særloven Nevnden skal i tillegg til de oppgaver som er nevnt i 10-4 i Lov for Loger, forvalte og bestyre delvis Fond for hjelp og støtte. I tillegg skal nevnden organisere den årlige utdelingen av blomster til enkene etter våre avdøde brødre. Utdelingen skal foregå så nær opp til jul som mulig. Ansvar Nevndens leder har ansvar for at : intensjonen i loven blir fulgt og at den er godt forankret blant de øvrige medlemmene av nevnden. intensjonen blir fulgt opp, på samme måte som årsrapport og eventuelle tilbakemeldinger til logen blir ivaretatt på en god måte og til rett tid. nevndens protokoll blir forelagt Storrepresentanten ved enhver installasjon. Dette med tanke på at alt utlevert materiell / eiendeler er ivaretatt og kvalitetssikret i egen loge. protokollen leveres logens sekretær til oppbevaring inntil nye nevnder er valgt og konstituert. Nevndens sekretær har ansvar for at : alle møteinnkallinger, rapporter og referater blir ført inn i nevndens protokoll. det til alle møter/forhandlinger sendes ut skriftlig innkalling med saksliste til samtlige medlemmer. det blir lagt fram årsrapport for logen hvert år. 12
Fra tidligere bestemmelser siteres følgende : I henhold til Lov for Loger 10-4 skal nevnden ved hvert årsskifte avgi beretning til logen om sin virksomhet, og beretningen skal være innført i nevndens protokoll. 13
5. Nevnd for hjelp og støtte Lovpålagte bestemmelser Nevnden skal føre protokoll over alle sine møter/forhandlinger. I protokollen innføres kort det som nevnden eventuelt beslutter og foretar, og i dens arkiv oppbevares alle innsamlede opplysninger som kan lette dens arbeide. Protokollen forsynes med register over sakene den behandler. Navnet på den som mottar hjelp, skal ikke inn i protokollen. Nevndens medlemmer har taushetsplikt. Nevnden skal lage en årsrapport, og med det en kort oversikt over sitt virke som leses opp av en av nevndens medlemmer og overrekkes OM i det lovbestemte møtet med Rapport fra nevnder i januar hvert år. Årsrapporten skal også inn i nevndens protokoll. Når det gjelder Nevnd for hjelp og støtte er virksomheten hjemlet i 10-5 i Lov for Loger og 7-3 i Særloven for loge nr. 24 Gregorius Dagssønn : 10-5 i Lov for Loger Nevnd for hjelp og støtte skal bestå av fem medlemmer. Nevnden skal til enhver tid holde seg underrettet om tilfeller av sykdom blant logens medlemmer. Ved sykdom og vanskeligheter kan ethvert medlem henvende seg til nevnden eller en av nevndens medlemmer, forklare situasjonen og anmode om hjelp. 7-3 i Særloven Nevnden skal i tillegg til de oppgaver som er nevnt i 10-5 i Lov for Loger, forvalte og bestyre logens Broderfond og delvis Fond for hjelp og støtte. Alle forslag til utbetalinger fra disse konti skal oversendes nevnden til uttalelse, og nevndens innstilling skal forelegges logen før avstemming. Ingen utbetalinger kan gjøres fra denne kontoen uten at grunnlaget for utbetalingen er påtegnet av nevndens leder. For øvrig vises til vedtekter for Konto for hjelp og støtte. Ansvar Nevndens leder har ansvar for at : intensjonen i loven blir fulgt og at den er godt forankret blant de øvrige medlemmene av nevnden. intensjonen blir fulgt opp, på samme måte som årsrapport og eventuelle tilbakemeldinger til logen blir ivaretatt på en god måte og til rett tid. nevndens protokoll blir forelagt Storrepresentanten ved enhver installasjon. Dette med tanke på at alt utlevert materiell / eiendeler er ivaretatt og kvalitetssikret i egen loge. protokollen leveres logens sekretær til oppbevaring inntil nye nevnder er valgt og konstituert. 14
Nevndens sekretær har ansvar for at : alle møteinnkallinger, rapporter og referater blir ført inn i nevndens protokoll. det til alle møter/forhandlinger sendes ut skriftlig innkalling med saksliste til samtlige medlemmer. det blir lagt fram årsrapport for logen hvert år. Fra tidligere bestemmelser siteres følgende : I protokollen innføres ganske kort det som nevnden bestemmer og foretar, og i dens arkiv oppbevares alle innsamlede opplysninger som kan lette dens arbeide. Protokollen forsynes med register over sakene den behandler. Navnet på den som mottar hjelp, skal ikke nevnes i protokollen. Nevndens medlemmer har taushetsplikt. Ellers vises det til Forskrift for Nevnd for hjelp og støtte av 28. oktober 2012. 15
6. Revisjonsnevnd Lovpålagte bestemmelser Nevnden skal føre protokoll over alle sine møter/forhandlinger. Etter hver halvårige regnskapsavslutning skal Revisjonsnevndens beretning føres inn i dens protokoll, og den skal leses opp i logen av en av nevndens medlemmer straks etter at regnskapet er referert. Beretning og protokoll skal dateres og underskrives. Når det gjelder Revisjonsnevnd, er virksomheten hjemlet i 10-6 i Lov for Loger : Revisjonsnevnden skal bestå av tre medlemmer. Nevnden trer i funksjon ved årsskiftet etter valget og etter at fjorårets regnskap er revidert. Den skal minst hvert halvår gjennomgå alle logens regnskaper, kontrollere at alle bilag er til stede og korrekt anvist. Kassebeholdninger, verdipapirer og bankkonti kontrolleres. For samtlige regnskaper gis revisjonsberetning som refereres for logen i tilknytning til regnskapet. Valgembedsmenn, medlemmer av Finansnevnden eller logens fond kan ikke være medlem av Revisjonsnevnden. Ansvar Nevndens leder har ansvar for at : intensjonen i loven blir fulgt og at den er godt forankret blant de øvrige medlemmene av nevnden. intensjonen blir fulgt opp, på samme måte som årsrapport og eventuelle tilbakemeldinger til logen blir ivaretatt på en god måte og til rett tid. nevndens protokoll blir forelagt Storrepresentanten ved enhver installasjon. Dette med tanke på at alt utlevert materiell / eiendeler er ivaretatt og kvalitetssikret i egen loge. protokollen leveres logens sekretær til oppbevaring inntil nye nevnder er valgt og konstituert. Nevndens sekretær har ansvar for at : alle møteinnkallinger, rapporter og referater blir ført inn i nevndens protokoll. det til alle møter/forhandlinger sendes ut skriftlig innkalling med saksliste til samtlige medlemmer. det blir lagt fram en revisjonsrapport for logen hvert halvår. 16
Fra tidligere bestemmelser siteres følgende : Etter hver regnskapsavslutning skal Revisjonsnevndens beretning føres inn i dens protokoll, og den skal leses opp i logen av en av nevndens medlemmer straks etter at regnskapet er referert. Beretning og protokoll skal dateres og underskrives. Ellers vises det til Forskrift for Revisjonsnevnd av 29. januar 2013. 17
7. Nevnd for utadvendt arbeid. Lovpålagte bestemmelser Nevnden er ansvarlig for gjennomføringen av alt utadvendt sosialt arbeid som vedtas av logen. Nevnden skal selv utarbeide og komme med forslag til sosiale tiltak og finansiering av disse. Aktivitetsplan og budsjett bør utarbeides. Nevnden skal føre protokoll over alle sine møter/forhandlinger. Nevnden skal lage en årsrapport med en kort oversikt over sitt virke, som leses opp av ett av nevndens medlemmer og overrekkes OM i det lovbestemte møtet med Rapport fra nevnder i januar hvert år. Årsrapporten skal også inn i nevndens protokoll. Når det gjelder Nevnd for utadvendt arbeid er virksomheten hjemlet i 11-1 i Lov for Loger : Utnevnes av OM for hver valgperiode og skal bestå av minst fem medlemmer. OM utnevner blant disse en leder. Nevndens formål er å skaffe inntekt til logens utadvendte arbeid og fremsette forslag til hvilke formål midlene skal anvendes. Nevnden er også hjemlet i 7-4 i Særloven for loge nr. 24 Gregorius Dagssønn og har fått følgende ordlyd i tillegg til overnevnte : Nevnden erstatter logens tidligere Sosialnevnd og konstituerer seg med leder og sekretær. Det føres protokoll over nevndens møter og beslutninger. Nevnden er også ansvarlig for gjennomføringen av alt utadvent sosialt arbeid som vedtas av logen. Videre skal nevnden selv utarbeide og komme med forslag til sosiale tiltak som kan utføres eller støttes økonomisk av logen. Nevnden forvalter logens Fond for udadvendt og sosialt arbeid, og alle forslag til utbetalinger fra denne kontoen skal oversendes nevnden til uttalelse. Nevndens innstilling skal forelegges logen til avstemning. Ingen utbetalinger kan gjøres fra denne kontoen uten at grunnlaget for utbetalingen er påtegnet av nevndens formann. For øvrig vises til vedtekter for Fond for utadvendt sosialt arbeid. ( NB! Embedskollegiet har foretatt følgende vedtak ang. virksomheten i Sosialnevnd : 13.05.09 : Embedskollegiet i loge nr. 24 Gregorius Dagssønn velger å legge 17. mai-arrangementet og barnejuletrefesten til logens Sosialnevnd. Det medfører at vår loge får ansvaret for disse 2 arrangementene hvert 4 år første gang i 2013. 10.11.10 : Sosialnevnda betaler mellomlegget i forhold til innsamlede midler på Julekonserten i Gimsøy kirke og maks. beløpet tilsvarende kr. 10.000,-. 07.03.12 : Sosialnevnda betaler reisen til de som reiser til Litauen med innsamlede gjenstander, og nevnda overlates ansvaret for den totale drifta av prosjektet fra og med høst-terminen 2012. Disse vedtakene vil nå Nevnd for utadvendt arbeid overta i sin helhet når ny nevndstruktur er på plass.) 18
Ansvar Nevndens leder har ansvar for at : intensjonen i loven blir fulgt og at den er godt forankret blant medlemmene av nevnden. intensjonen blir fulgt opp, på samme måte som årsrapport og eventuelle tilbakemeldinger til logen blir ivaretatt på en god måte og til rett tid. nevndens protokoll blir forelagt Storrepresentanten ved enhver installasjon. Dette med tanke på at alt utlevert materiell / eiendeler er ivaretatt og kvalitetssikret i egen loge. protokollen leveres logens sekretær til oppbevaring inntil nye nevnder er valgt og konstituert. Nevndens sekretær har ansvar for at : alle møteinnkallinger, rapporter og referater blir ført inn i nevndens protokoll. det til alle møter/forhandlinger sendes ut skriftlig innkalling med saksliste til samtlige medlemmer. det blir lagt fram årsrapport for logen hvert år. 19
8. Nevnd for omsorg Lovpålagte bestemmelser Nevnden fører protokoll over sine forhandlinger - eksempelvis konstituering. Hvert halvår skal en av nevndens medlemmer lese opp i logen en rapport over nevndens virksomhet og levere til OM. Alle rapporter skal inn i nevndens protokoll. Når det gjelder Nevnd for omsorg er virksomheten hjemlet i 11-2 i Lov for Loger : Utnevnes av OM for hver valgperiode og skal bestå av minst fem medlemmer. OM utnevner blant disse en leder. Nevnden skal sørge for at alle medlemmer som trenger det, blir besøkt så ofte som behovet tilsier. Nevnden skal, før den besøker vedkommende, undersøke om besøk eller direkte henvendelse er ønsket. Nevnden skal vurdere hva den kan gjøre for vedkommende. Nevnden skal orientere OM om henvendelsen, og OM avgjør om logen skal informeres. Dersom det er behov for økonomisk støtte, legger OM saken snarest frem for Nevnd for hjelp og støtte. Nevnd for omsorg skal minst en gang i halvåret, i møte i Troskapsgraden, redegjøre for nevndens utførte oppgaver. Ansvar Nevndens leder har ansvar for at : intensjonen i loven blir fulgt og at den er godt forankret blant medlemmene av nevnden. intensjonen blir fulgt opp, på samme måte som årsrapport og eventuelle tilbakemeldinger til logen blir ivaretatt på en god måte og til rett tid. nevndens protokoll blir forelagt Storrepresentanten ved enhver installasjon. Dette med tanke på at alt utlevert materiell / eiendeler er ivaretatt og kvalitetssikret i egen loge. protokollen leveres logens sekretær til oppbevaring inntil nye nevnder er valgt og konstituert. Nevndens sekretær har ansvar for at : alle møteinnkallinger, rapporter og referater blir ført inn i nevndens protokoll. det til alle møter/forhandlinger sendes ut skriftlig innkalling med saksliste til samtlige medlemmer. det hvert halvår blir lagt fram en rapport for logen. Ellers vises det til Forskrift for Nevnd for omsorg av 28. oktober 2012. 20
9. Nevnd for anskaffelser Lovpålagte bestemmelser Nevnden skal føre protokoll over alle sine møter/forhandlinger. Nevnden skal lage en årsrapport med en kort oversikt over sitt virke, som leses opp av en av nevndens medlemmer og overrekkes OM i det lovbestemte møtet med Rapport fra nevnder i januar hvert år. Årsrapporten skal også inn i nevndens protokoll. Nevnden skal enhver tid ha ajourført en liste over logens inventar, kapper/drakter og andre eiendeler. Når det gjelder Nevnd for anskaffelser er virksomheten hjemlet i 11-3 i Lov for Loger : Nevnd for anskaffelser består av logens Inspektør som leder og to medlemmer av Den Høye Sannhets Grad som utnevnes av OM. Nevnden skal føre og til enhver tid kontrollere listen over logens inventar, bekledningsgjenstander og andre eiendeler, foreslå nyanskaffelser og forbedringer som krever logens bevilgning og sørge for dette blir anskaffet, samt attestere regninger på dette. Nevnden fører protokoll over sine saker og forslag. Nevnden er også hjemlet i 7-5 i Særloven for loge nr. 24 Gregorius Dagssønn og har fått følgende ordlyd i tillegg til overnevnte : Nevnden skal, i samarbeid med tilsvarende nevnd i de øvrige logene som har tilhold i A/L Landstadsgt. 41, komme med forslag til eller behandle innkomne forslag til fornyelse eller vedlikehold av logesalen. Ansvar Nevndens leder har ansvar for at : intensjonen i loven blir fulgt og at den er godt forankret blant medlemmene av nevnden. intensjonen blir fulgt opp, på samme måte som årsrapport og eventuelle tilbakemeldinger til logen blir ivaretatt på en god måte og til rett tid. nevndens protokoll blir forelagt Storrepresentanten ved enhver installasjon. Dette med tanke på at alt utlevert materiell / eiendeler er ivaretatt og kvalitetssikret i egen loge. protokollen leveres logens sekretær til oppbevaring inntil nye nevnder er valgt og konstituert. 21
Nevndens sekretær har ansvar for at : alle møteinnkallinger, rapporter og referater blir ført inn i nevndens protokoll. det til alle møter/forhandlinger sendes ut skriftlig innkalling med saksliste til samtlige medlemmer. det blir lagt fram årsrapport for logen hvert år. liste over logens inventar, kapper/drakter og andre eiendeler blir ajourført jf. Nummerert sirkulære nr. 29. 22
10. Undersøkelsesnevnder Lovpålagte bestemmelser Fung. Eks OM skal være nevndens leder. Lederen er, sammen med Storrepresentanten, ansvarlig for å utnevne nevndenes medlemmer og informere dem om deres ansvar. Snarest mulig etter at søknad om opptagelse er referert, overlates den til en av Undersøkelsesnevndene. Nevndenes leder sammenkaller nevndenes aktuelle medlemmer for tilrettelegging av undersøkelsen. Undersøkelsen skal foregå i henhold til Instruks for logens Undersøkelsesnevnder som hvert nevndmedlem får et eksemplar av. Når det gjelder Undersøkelsesnevnder er virksomheten hjemlet i 2-3 og 11-4 i Lov for Loger : 2-3 Undersøkelsesnevnd Etter at søknaden er referert, behandles den av logens Undersøkelsesnevnd. Det er ethvert medlems plikt å meddele Undersøkelsesnevndens leder alle pålitelige opplysninger som vedkommende er i besittelse av om en søker, og som ikke er underlagt taushetsplikt. 11-4 Undersøkelsesnevnder Hver loge skal etter behov ha inntil tre Undersøkelsesnevnder som utnevnes av OM i samråd med Storrepresentanten. Nevnden skal i tillegg til leder, bestå av fem medlemmer som har hatt Den Høye Sannhets Grad i minst ett år. Etter at søknaden om opptagelse som medlem er referert, overlates den til en Undersøkelsesnevnd. Nevndens leder er logens fung. Eks OM som sammenkaller nevndens medlemmer for tilrettelegging av undersøkelsen. Ansvar Nevndens leder har ansvar for at : intensjonen i loven blir fulgt og at den er godt forankret blant medlemmene av nevndene. intensjonen blir fulgt opp, på samme måte som årsrapport og eventuelle tilbakemeldinger til logen blir ivaretatt på en god måte og til rett tid. det ved positivt svar fra nevndmedlemmene blir gitt en skriftlig erklæring til OM om at nevnden anbefaler søkeren til opptagelse. dersom det foreligger dissens, blir sendt inn beretning om dette til OM. erklæringer og eventuelle beretninger blir ført inn i nevndens protokoll. nevndens protokoll blir forelagt Storrepresentanten ved enhver installasjon. Dette med tanke på at alt utlevert materiell / eiendeler er ivaretatt og kvalitetssikret i egen loge. protokollen leveres logens sekretær til oppbevaring inntil nye nevnder er valgt og konstituert. Ellers vises det til Forskrift for inntak av nye medlemmer av 08.02.13. 23
11. Privatnevnd Lovpålagte bestemmelser Nevnden skal føre protokoll over alle sine møter/forhandlinger. Nevnden skal lage en årsrapport med det en kort oversikt over sitt virke, som leses opp av en av nevndens medlemmer og overrekkes OM i det lovbestemte møtet med Rapport fra nevnder i januar hvert år. Årsrapporten skal også inn i nevndens protokoll. Nevnden skal føre regnskap over sine økonomiske transaksjoner. Regnskapet skal revideres hvert halvår sammen med logens regnskap. Når det gjelder Privatnevnd, er virksomheten hjemlet 11-5 i Lov for Loger : Antall medlemmer bestemmes av logen og utnevnes av OM. UM er nevndens leder. Privatnevnden skal arbeide for medlemmenes trivsel på ettermøter. Nevnden kan til enhver tid ha et fastsatt beløp av logen til benyttelse. Privatnevndens regnskap inngår i logens regnskap, og alle inntekter og kostnader tas med i regnskapet. Virksomheten i Privatnevnd er også hjemlet i 7-6 i Særloven for loge nr. 24 Gregorius Dagssønn : Nevnden skal i tillegg til Undermester bestå av ett medlem som får et utvidet ansvar og er Undermester spesielt behjelpelig, samt et tilstrekkelig antall medlemmer som blir oppnevnt av Undermester. Nevnden skal ha egen post i logens regnskap. Ansvar Nevndens leder har ansvar for at : intensjonen i loven blir fulgt og at den er godt forankret blant medlemmene av nevnden. intensjonen blir fulgt opp, på samme måte som årsrapport og eventuelle tilbakemeldinger til logen blir ivaretatt på en god måte og til rett tid. nevndens protokoll blir forelagt Storrepresentanten ved enhver installasjon. Dette med tanke på at alt utlevert materiell / eiendeler er ivaretatt og kvalitetssikret i egen loge. protokollen leveres logens sekretær til oppbevaring inntil nye nevnder er valgt og konstituert. det blir ført regnskap over nevndens økonomiske transaksjoner. regnskapet blir revidert hvert halvår sammen med logens øvrige regnskap. Det medlemmet som har fått et utvidet ansvar, sørger for at : alle møteinnkallinger, rapporter og referater blir ført inn i egen protokoll. det blir lagt fram årsrapport for logen hvert år. 24
12. Gradspillnevnd Lovpålagte bestemmelser Nevnden skal føre protokoll over alle sine møter/forhandlinger. Nevnden skal lage en årsrapport med en kort oversikt over sitt virke, som leses opp av en av nevndens medlemmer og overrekkes OM i det lovbestemte møtet med Rapport fra nevnder i januar hvert år. Årsrapporten skal også inn i nevndens protokoll. Når det gjelder Gradspillnevnd er virksomheten hjemlet i 11-6 i Lov for Loger og i 7-7 i Særloven for loge nr. 24 Gregorius Dagssønn : 11-6 i Lov for Loger Om logen bestemmer det kan en nevnd velges av logen eller utnevnes av OM til å ivareta soesielle oppgaver i logens tjeneste eller dens utadvendte arbeid. Logen kan fastsette retningslinjer for slike nevnders virksomhet. 7-7 i Særloven Nevnden skal foruten fungerende Ceremonimester bestå av fire medlemmer hvorav to skal være Eks Overmester, èn skal være Eks Ceremonimester og èn skal være Eks Inspektør. Nevnden oppnevnes av Overmester og har en funksjonstid tilsvarende logens øvrige nevnder. Nevnden skal delta aktivt i utvelgelsen av aktørene til gradspillene og er ansvarlig for at det alltid er minst 2 brødre som kan spille hver rolle i den dramatiske delen. I tillegg skal nevnden også forestå den nødvendige rettledning og opplæring av aktørene. En eller flere av nevndens medlemmer bør være tilstede på logens øvelser for å hjelpe og støtte fungerende Ceremonimester i hans arbeide. For øvrig skal nevnden, hvis Overmester eller Ceremonimester ber om det, bistå med å løse andre problemer som måtte oppstå i forbindelse med logens seremonielle arbeid. Ansvar Nevndens leder har ansvar for at : intensjonen i loven blir fulgt og at den er godt forankret blant medlemmene av nevnden. intensjonen blir fulgt opp, på samme måte som årsrapport og eventuelle tilbakemeldinger til logen blir ivaretatt på en god måte og til rett tid. nevndens protokoll blir forelagt Storrepresentanten ved enhver installasjon. Dette med tanke på at alt utlevert materiell / eiendeler er ivaretatt og kvalitetssikret i egen loge. protokollen leveres logens sekretær til oppbevaring inntil nye nevnder er valgt og konstituert. 25
Nevndens sekretær har ansvar for at : alle møteinnkallinger, rapporter og referater blir ført inn i nevndens protokoll. det til alle møter/forhandlinger sendes ut skriftlig innkalling med saksliste til samtlige medlemmer. det blir lagt fram årsrapport for logen hvert år. alle møteinnkallinger, rapporter og referater blir ført inn i nevndens protokoll. det blir lagt fram årsrapport for logen hvert år. 26
13. Gradnevnd Lovpålagte bestemmelser Nevnden skal føre protokoll over alle sine møter/forhandlinger. Nevnden skal lage en årsrapport med det en kort oversikt over sitt virke, som leses opp av en av nevndens medlemmer og overrekkes OM i det lovbestemte møtet med Rapport fra nevnder i januar hvert år. Årsrapporten skal også inn i nevndens protokoll. Når det gjelder Gradnevnd, er virksomheten hjemlet i 2-7 og 11-7 i Lov for loger og 21-6 i Særloven for loge nr. 24 Gregorius Dagssønn : 2-7 i Lov for Loger Et medlem kan ikke forfremmes til høyere grad før vedkommende har hatt den foregående grad i minst 16 uker, vist et godt fremmøte i denne tid og har gjennomgått utviklingsprogrammet. Forfremmelser til grader kan bare skje etter anbefaling av en fast Gradnevnd. Når betingelsene for forfremmelse er til stede, skal OM ta saken opp til behandling i Gradnevnden. I særlige tilfeller kan 16 ukers fristen forkortes til 12 uker. I så fall skal logen straks sende DSS en skriftlig begrunnet melding om dette. Under forutsetning av at samtykke gis av DSS, kan et medlem : a) Tildeles en grad også før 12 uker fra siste grad er tildelt dersom helt spesielle grunner tilsier dette. b) Tildeles mer enn en grad i samme logemøte. Tildeling etter pkt. b) skjer etter søknad anbefalt av tre godstående medlemmer som har hatt Den Høye Sannhets Grad i minst ett år, og med 2/3 flertall av de fremmøtte og stemmeberettigede medlemmer. 11-7 i Lov for Loger Forfremmelser til grader kan kun skje etter anbefaling fra Gradnevnden. Gradnevnden består av logens embedskollegium. OM leder nevndens forhandlinger og har bare stemme ved stemmelikhet. Nevnden er beslutningsdyktig når minst fire medlemmer og forhandlingslederen er til stede. 21-6 i Særloven Nevnden består av logens embedsmenn. Under sitt arbeide skal nevnden ikke anbefale noen medlem til forfremmelse som ikke har deltatt i minst fem møter siden siste forfremmelse. Ansvar Nevndens leder har ansvar for at : intensjonen i loven blir fulgt og at den er godt forankret blant medlemmene av nevnden. intensjonen blir fulgt opp, på samme måte som årsrapport og eventuelle tilbakemeldinger til logen blir ivaretatt på en god måte og til rett tid. 27
nevndens protokoll blir forelagt Storrepresentanten ved enhver installasjon. Dette med tanke på at alt utlevert materiell / eiendeler er ivaretatt og kvalitetssikret i egen loge. protokollen leveres logens sekretær til oppbevaring inntil nye nevnder er valgt og konstituert. Nevndens sekretær har ansvar for at : alle møteinnkallinger, rapporter og referater blir ført inn i nevndens protokoll. det blir lagt fram årsrapport for logen hvert år. 28
Notater : 29
30