Rælingen Kommune Ombygging helsestasjon og legesenter i Rælingen Rådhus Generell PA-Bok Henrik Stokkebek SWECO
Side 1 av 13 Prosjekt: Ombygging helsestasjon og legesenter i Rælingen Rådhus PROSJEKTADMINISTRATIVE RUTINER FOR BYGGEPERIODEN PA-BOK Rev. Nr. Revisjon gjelder Sign. Dato Sign. Dato 0 1. utgivelse HS 06.05.15 1 2 3 4
Side 2 av 13 INNHOLDSFORTEGNELSE: 0.00 ORIENTERING... 3 1.00 ORGANISASJON... 4 2.00 RUTINER / PROSEDYRER... 7 3.00 ØKONOMI... 9 4.00 ARBEIDSTEGNINGER... 10 5.00 TID... 11 6.00 KVALITETSSIKRING... 12 7.00 AVVIKSBEHANDLING... 12 8.00 FDV... 13 9.00 SVARDOKUMENTER... 13
Side 3 av 13 0.00 ORIENTERING 0.01 GENERELT OM PROSJEKTET, BELIGGENHET OG ATKOMST Bygget ble tatt i bruk 1. april 1989 og består av rådhus, bibliotek og videregående skole. Samlet areal er ca. 16.500 m2, hvorav rådhuset er 7.220 m2. Bygget er tegnet og oppført av arkitekt- og ingeniørfirma Totalprosjekt A/S, Rygge. Bygget har blitt bygd om flere ganger i mellomtiden. Rådhuset har 4 etasjer og kjeller. Ombyggingen er i 1. etasje i fløy A og B. En separat fløy (fase 0) har allerede blitt bygd om tidligere i år. Det er seksjoneringsvegg mellom fløy A og B samt mellom separat fløy og øvrig del av bygning. Ombyggingen har ingen innvirkning på eksisterende bærende konstruksjoner, seksjonering og seksjoneringsvegger. Første etasje i rådhuset inneholder helsestasjon, legesenter og fysioterapi. Det må tas hensyn til parkeringdekket på utsiden av rådhuset ved adkomst med tunge kjøretøy. 0.02 PA-BOK - HENSIKT PA-boken skal dekke de prosjektadministrative forhold ved ombygging av gjeldene prosjekt. Boken er rettet mot byggherrens behov for administrativ styring av prosjektet og det forutsettes at byggherre, prosjekterende, byggeleder og entreprenør/leverandører følger de administrative rutiner. PA-boken administreres av prosjektleder, som har ansvaret for revisjoner og distribusjon. 0.03 PA-BOK - DISTRIBUSJON Boken distribueres til alle aktører i prosjektet. Byggherre Byggeleder Hoved entreprenør Bygg Sideentreprenør rørteknisk, ventilasjonsteknisk og elektro Rådgiver
Side 4 av 13 1.0 ORGANISASJON BYGGHERRE Rælingen kommune kommune Byggherrens representant Prosjektleder Nils Arnold Skogen SHA koordinator (KU) Sweco Norge AS v/ Henrik Stokkebek SHA koordinator (KP) Sweco Norge AS v/ Henrik Stokkebk Byggeleder Sweco Norge AS Henrik Stokkebek/Espen Reitehaug Elektro ÅF infrastruktur RIB ÅF infrastruktur VVS ÅF infrastruktur ÅF infrastrukturark ACK Arkitekter Ribr Brannkonsult AS Hovedbedrift Bygg Underentreprenør Ventilasjon Underentreprenør Maler/gulvlegger Underentreprenør VVS Underentreprenør Elektro
Side 5 av 13 1.01 Organisasjonsplan i prosjekteringsfasen Adresseliste: Navn Firma Rolle e-mail Mobilnr BYGGHERRE Arve Weng Nils Arnold Skogen Brynhild Belsom RÅDGIVERE Rælingen kommune Rælingen kommune Rælingen kommune Byggherre, eiendomssjef Arve.weng@ralingen.kommune.no 481 67 670 Prosjektleder nils.skogen@ralingen.kommune.no 915 19 696 Bruker representant brynhild.belsom@ralingen.kommune.no 913 54 954 Tor Helgesen ÅF Infrastruktur Byggeteknisk Tor.helgesen@afconsult.com 958 37 676 Rolf Selmer ÅF Infrastruktur VVS Rolf.selmer@afconsult.com 906 15 082 Gaute Brunovskis ÅF Infrastruktur VVS gaute.brunovskis@afconsult.com 45 15 01 23 Tor Kenneth Skjønneborg Karl-Kristian Blomvik ÅF Infrastruktur Elektro tor.k.skjonneborg@afconsult.com 400 38 194 ÅF Infrastruktur Elektro Karl-kristian.blomvik@afconsult.com 909 75 731 Arne Østby Brannkonsult AS Brann brannkonsult@gmail.com 905 89 705 ARKITEKT Zuzanna Sulikowska ACK Arkitekter AS ARK Zuzanna@ack.no 23316887 Ane Wierli Nilsen ACK Arkitekter AS iark awn@ack.no 922 31 724 Gisela Nilsen ACK Arkitekter AS ARK gn@ack.no 451 89 240 Beret Aspaas ACK Arkitekter AS ARK beret@ack.no 922 50 270 BYGGELEDELSE Henrik Stokkebek Sweco Norge Byggeleder Henrik.stokkebek@sweco.no 464 48 232 Epsen Reitehaug Sweco Norge Byggeleder Espen.reitehaug@sweco.no 41501239 SAKSBEHANDLER Hans Kristian Utbyggingsservice Saksbehandler hans.kristian.ronning@ralingen.kommune. 638 35 191 Rønning Rælingen no kommune 1.01 ORGANISASJONSPLAN I UTFØRELSESFASEN Adresseliste: Navn Firma Rolle e-mail Mobilnr HOVED BEDRIFT Prosjektleder
Side 6 av 13 Anleggsleder Formann/bas Verneombud VENTILASJON Prosjektleder Formann/bas Verneombud ELEKTRO Prosjektleder Formann/bas RØR Prosjektleder Formann/bas Verneombud
Side 7 av 13 2.00 RUTINER / PROSEDYRER 2.01 KORRESPONDANSE Elektronisk korrespondanse regnes som skriftlig. All korrespondanse skal merkes med heading nr. 1: 1. Prosjekt: 2. Vedr.: Hva saken gjelder i heading nr. 2. 3. Hver henvendelse skal omhandle bare 1 (én) sak og det skal fremgå hva som forventes av mottakeren. 4. All korrespondanse sendes vedkommende forretningsadresse dersom annet ikke er avtalt. 5. All korrespondanse sendes med kopi til byggeleder. 6. Distribusjon av materiale skal klart fremgå fra korrespondansen eller i egen distribusjonsliste. 2.02 REFERATER Det skal skrives referat/oppsummering fra alle møter og befaringer hvor det gjøres avtaler, treffes beslutninger eller innhentes opplysninger med konsekvenser for prosjektet. Den som innkaller, har ansvar for at referat blir utarbeidet og sendt ut normalt senest innen 5 arbeidsdager etter at møte/befaring har funnet sted. Distribusjon av referater til: de tilstedeværende byggherre/prosjektleder byggeleder entreprenører/leverandører prosjekterende rådgiver andre referenten mener saken angår Av referatet skal fremgå: hensikten med møtet/befaringen sted og tid hvem som var til stede pålagte oppgaver (hvem - hva - når) beslutninger/vedtak distribusjon
Side 8 av 13 2.03 MØTER.01 Byggemøter Formålet med byggemøter er å koordinere prosjektering/produksjon, definere problemer som er oppstått på byggeplassen, klarlegge ansvar og registrere fremdrift, SHA/HMS, tidsfrister og økonomiske forhold. Byggeleder innkaller til og utarbeider referat fra byggemøtene. Møtene avholdes etter avtale ved behov..02 Fremdriftsmøter/koordineringsmøter Hensikten med fremdriftsmøter/ koordineringsmøter er å sikre at byggefasen blir gjennomført på en slik måte at: - Byggeprosjektets milepæler og frister blir overholdt - Koordinering av utførelse, klarlegge ansvar, gjennomgå og løse problemstillinger sammen. - At alle utførende i prosjektet holdes orientert. Hoved bedrift innkaller til møter og utarbeider referat til disse møtene. Sideentreprenører plikter til å stille på disse møtene. Tiltakshaver skal inviteres til møtene men plikter ikke til å stille..03 Særmøter / Befaringer Referat skal føres av initiativtaker. Avholdes etter behov. Distribusjon vurderes.
Side 9 av 13 3.00 ØKONOMI 3.01 ØKONOMIRUTINER.01 Generelt Endringsarbeider skal bestilles skriftlig. Muntlige bestillinger skal bekreftes i første byggemøte etter avtale. Før endringsmelding utstedes skal alltid byggherren og byggeleder varsles..02 Endringer Endringer til kontrakten, utarbeides med utgangspunkt i standardskjema for endringsordre. Prosjektleder utarbeider endringsordren som kan bestå av skjemaet, mengdeberegning og korrigerte/nye tegninger. Endringsordrene skal nummereres som følger: Eo-bygg-xx (byggteknikk) Eo-vent-xx (ventilasjon) Eo-rør-xx (rørteknisk) Eo-el-xx (elektro) Hvor xx er løpenummer, f.eks. E-bygg-01, -02, -03, osv. Frist for prissetting påføres skjemaet og settes normalt til 14 dager (dato). De tegninger som er endret, sendes i riktig antall ifølge distribusjonsliste. Hver enkelt leverandør/entrepriseansvarlig skal i samarbeid med byggeleder føre kontinuerlig liste over: dato for utsendt endringer dato for prissetting dato for godkjenning dato for bestilling endringsbeløp Entreprenøren returnerer endringslisten til byggeleder i utfylt stand. Byggeleders bekreftelse iverksetter bestillingen. Endringer skal ha prisnivå iht. kontrakt NS 8406 punkt23,4, såfremt ikke enhetspriser i kontrakten kan benyttes. Endringer er ikke gjenstand for prisregulering. Igangsatte endringer uten bestilling vil ikke bli attestert og honorert. Ved pålegg om tilleggsytelse eller endring gitt til entreprenøren uten at dette skjer ved endringsordre, skal entreprenøren varsle Byggherren om dette ved Endringsmelding. Det er krav om at entreprenøren skal varsle så tidlig som mulig til Byggherren når det blir oppdaget feil i prosjektering eller forutsetninger. Endringsmeldingene skal nummereres som følger: EM-bygg-xx EM-Vent-xx Osv.. Hvor xx er løpenummer, f.eks. EM-bygg-01, -02, -03, osv. Frist for godkjenning/utsendelse av Endringsordre eller avslag settes normalt til 5 virkedager (dato).
Side 10 av 13 3.02 REGULERBARE MENGDER Regulerbare mengder avregnes og medtas i påfølgende A-nota. Entreprenøren er ansvarlig for dette. Byggeleder skal alltid varsles før oppmålinger. 3.03 Avdragnota Komplimenterer når dette er klart. 4.00 ARBEIDSTEGNINGER 4.01 ARBEIDSTEGNINGER.01 Tegningsdistribusjon Tegninger i byggefasen distribueres som følger: Prosjekterende oversender tegninger i pdf-format til entreprenøren, adresseliste avtales nærmere. Entreprenøren sørger selv for tegninger i papirutgave. Entreprenøren distribuerer tegninger til eget og UE sine behov. Om Rælingen kommune ønsker ekstra tegninger til eget- eller sideentreprenørs bruk, bestilles disse av kommunen selv uavhengig av entreprenørens behov..02 Tegningsforsendelser Med alle tegningsforsendelser skal følge distribusjons-/tegningsliste som opplyser: hvilke tegninger som er utarbeidet/revidert utarbeidelses-/revisjonsdato hva som er revidert distribusjon Alle tegningsendringer som har priskonsekvenser, skal sendes entreprenørene som endringer på fastlagt endringsordre. Disse endringene skal forhåndsgodkjennes av byggeleder. Siste endringer skal alltid markeres på tegninger med skyer slik at det er lett å identifisere endringene. Ajourførte tegningslister (og endringsliste) skal alltid medfølge tegningsforsendelsen til byggeleder og entreprenører.
Side 11 av 13 5.00 TID 5.01 FREMDRIFTSPLAN (PRODUKSJONSPLAN) Fremdriftsplan for utførelse av arbeidene utarbeides av bygg entreprenøren, eventuelt i samarbeid med øvrige entreprenører/leverandører. Planen må være klar til oppstartsmøte for utførelse.( Se SHA-plan) Planen gjennomgås med og skal godkjennes av byggherren. Denne planen må måles opp mot fremdriftsplan som er utarbeidet i prosjekteringen. Fremdrift er viktig for å treffe med fase 4 i fellesferien 2016 Bygg entreprenøren utarbeider i tillegg oppdaterte 2 ukers planer (inkludert hva som er utført i siste 2 ukers periode) til hvert byggemøte.
Side 12 av 13 6.00 KVALITETSSIKRING 6.01 KVALITETSSYSTEM Entreprenøren skal fremlegge sitt kvalitetssystem tilpasset byggesaken for godkjenning hos byggeleder før anleggsstart. Systemet skal klart angi praktiske tiltak entreprenøren skal utføre under sitt arbeid, for å dokumentere og kontrollere den kontraktsmessig prosjekterte kvalitet. 6.02 KONTROLL AV PROSJEKTMATERIALET Entreprenøren plikter å kontrollere prosjektmaterialet. Før arbeidene igangsettes skal en oversikt over feil, mangler og merknader som med rimelighet burde fremkomme ved kontrollen, oversendes byggelederen. Dersom en slik oversikt ikke oversendes innen angitt frist, regnes prosjektmaterialet som grundig gjennomgått og akseptert av entreprenøren som arbeidstegninger og arbeidsdokument. 7.00 AVVIKSBEHANDLING 7.01 DEFINISJON AV AVVIK Utført arbeid som ikke er i samsvar med kontraktkrav/ spesifikasjoner/ tegninger (NB! Gjelder også SHA/HMSkrav). 7.02 REGISTRERING AV AVVIK Alle avvik skal registreres og dokumenteres. Avvikene registreres fortløpende og nummereres. Avviksmeldingen skal opplyse om: Hva avviket går ut på. Årsaken til avviket. Konsekvenser av avviket: praktisk, teknisk, tidsmessig, økonomisk. Forslag til videre behandling / tiltak. Kommentarer / godkjennelse. Av praktiske årsaker anbefales at avviksmeldingen gjøres så kort som mulig på skjemaet, helst bare et ark som summerer opp hovedpunktene, med eventuell henvisning til A4-kopi av tegningsutsnitt, eller annen dokumentasjon som kan vedlegges. 7.03 RAPPORTERING / AVVIKSBEHANDLING Avviksmelding kan utarbeides av ansvarlig representant for byggherre, planleggere og entreprenører/leverandører. Avvik skal i utgangspunktet søkes løst gjennom behandling i byggemøter. Behandlingstiden for avviksmeldinger gjøres så kort som mulig.
Side 13 av 13 For å kunne overvåke, registrere, koordinere og vurdere alle avvik og påviste konsekvenser, er det viktig at alle avvik behandles likt. Prosedyren skal følges ved alle avvik. Avvik skal undertegnes av entreprenørens/byggherrens ansvarlige på plassen, som skal ta stilling til avviket, vurdere konsekvenser, og skal foreslå eventuelle korrigerende tiltak før oversendelse til byggherren. For å spare tid sendes alle avviksmeldinger samtidig til andre berørte parter. Avvik er ikke ferdigbehandlet før det foreligger en skriftlig godkjennelse fra byggherren. Ved uenighet om konsekvenser / godkjennelser skal den videre saksgang anføres i avviksmeldingen. Byggeleder holder oppdatert liste over alle avvik som skal angi status til enhver tid. 8.00 FDV 8.01 FDV 9.00 SVARDOKUMENTER Komplimenteres senere. Organisasjonsplan med navn, og CVer for tilbudte nøkkelpersoner (hovedbedrift og UE).