Planlegging og prosjektstyring

Planlegging og prosjektstyring Alt frivillig organisasjonsarbeid krev planlegging. Enkelte køyrer på utan å planlegge, og kan bli straffa for det. Andre planlegg og planlegg og kjem aldri så langt som til sjølve aktiviteten. God planlegging er likevel ofte nøkkelen til godt gjennomførte aktivitetar og prosjekt. Dette emnet egnar seg fint til å jobbe med både gjennom presentasjon og oppgåver. Bakgrunnsstoff, forslag til oppgåver, ark å dele ut og lysark finn du her. Temaet er delt i tre delemne: Arbeidsprogram, budsjett og andre program Prosjektstyring Årshjulet 1

Innhald: Lærarrettleiing: Planlegging og prosjektstyring s. 1 Innhald s. 2 Arbeidsprogram, budsjett og andre program s. 3 Rettleiing s. 3 Bakgrunn s. 3 Lysark/powerpoint s. 5 Til å dele ut s. 5 Oppgåver s. 5 Prosjektstyring s. 6 Rettleiing s. 6 Bakgrunn s. 6 Lysark/powerpoint s. 6 Til å dele ut s. 7 Oppgåver s. 7 Årshjulet s. 8 Rettleiing s. 8 Bakgrunn s. 8 Lysark/powerpoint s. 8 Til å dele ut s. 8 Oppgåver s. 8 Tilleggslitteratur: Rekneskap s. 9 Arbeidsoppgåver til rekneskap s. 13 Til å dele ut: S.W.O.T-analyse s. 18 Tiltaksplan s. 19 Prosjektskisse s. 20 Årshjulet s. 21-22 Lysark / powerpoint: Programpila Kvifor planlegge? Arbeidsprogram S.W.O.T.-analyse Budsjettet inntekter Budsjettet utgifter Kva er eit prosjekt? Prosjektet Prosjektskissa spørsmål Prosjektskisse Årshjulet 2

Arbeidsprogram, budsjett og andre program Rettleiing: Her bør deltakarane få god kjennskap til kva ulike program ein finn i organisasjonar og kva som er føremålet med desse. Bruk programpila aktivt (på lysark). Arbeidsprogrammet er eit av dei viktigaste styringsdokumenta i eit lag. Bruk derfor tid på å gå gjennom korleis arbeidsprogrammet kan byggast opp på ein god måte, gjennom presentasjon, samtale og oppgåver. Treng du tilleggslitteratur finn du dette m.a. i heftet Ledertrening og Kassabok som Norske 4H har utarbeida og i Norges Bygdeungdomslags Organisasjonshandboka. Bakgrunn: Det finst ei rekke ulike program- og plandokument i ein organisasjon. Visjonen og føremålet til ein organisasjon er gjerne evigvarande eller står seg i mange, mange år. Eit prinsipprogram eller verdiprogram kan bli vedtatt med alt frå 5 til 20 års mellomrom, og slår fast kva verdiar organisasjonen står for og kva politisk og menneskeleg grunnsyn organisasjonen har (sjå t.d. prinsipprogrammet til NU under temaet Ungdomslaget ). Lovene/vedtektene og styringsføresegnene slår fast kva reglar som gjeld for t.d. medlemsskap, årsmøteavvikling og styresamansetnad. Desse kan bli endra ved kvart årsmøte. Årsmøtet vedtar gjerne langtidsprogram som fortel kva organisasjonen skal jobbe med over ein lengre periode, t.d. 4-10 år. Arbeidsprogrammet er ofte eitt- eller toårig og listar opp kva konkrete tiltak organisasjonen skal jobbe mot. Ein prosjektplan eller tiltaksplan tar føre seg berre eit enkelt prosjekt, og har oftast eit kort tidsperspektiv. Rekneskapen og budsjettet er òg verktøy eit styre brukar når aktiviteten skal planleggast. Eit lokalt lag har sjeldan så mange ulike program, og ofte er dette heller ikkje nødvendig. Dei vanlegaste programma er lover, arbeidsprogram, rekneskap og budsjett. Men kvifor planlegge? Jo, for å få oversikt over: Mål Målgruppe Tiltak som skal gjennomførast Ansvarsfordeling Tidsperspektiv Kva inntekter og utgifter vi vil få Arbeidsprogrammet bør starte med å slå fast kva som er måla med lagsaktiviteten. Målet/måla skal vere av generell karakter. Driv laget med meir enn ein type aktivitet (dans, teater, husdrift, ungdomsklubb ) kan det kanskje vere greitt å formulere mål for kvar av aktivitetane. Deretter listar ein opp kva tiltak ein vil gjennomføre for å nå måla. Ein kan òg ta med meir konkrete tidsplanar i programmet, og oversikt over kven som har ansvaret (styret, nemndene eller andre). Styret bør bruke tid på å gå gjennom og evaluere arbeidsprogrammet med jamne mellomrom. Måla og tiltakspunkta i programmet bør kommenterast i årsmeldinga. Det er òg viktig å tenke 3

på at arbeidsprogrammet og budsjettet skal samsvare. Kanskje kan kvart tiltak i arbeidsprogrammet ha ein eigen stad i budsjettet? Før styret utarbeider forslag til arbeidsprogram eller prosjektplan kan det vere lurt å gjennomføre ein analyse av korleis situasjonen er i dag. Dette kan ein t.d. gjere ved at styret gjennomfører ein S.W.O.T.-analyse. S.W.O.T. står for Strengths (styrke), Weakness (svakskap), Opportunities (moglegheiter) og Threats (trugsmål). Skildring av metoden under oppgåver nedanfor. Tiltaksplanen er eit godt verktøy i arbeidet med å nå måla i eit arbeidsprogram eller i ein prosjektplan. Her skal det stå kva som skal gjerast, av kven, innan kva tid, kommentarar til oppgåva og eit felt til avmerking når oppgåva er utført. Tiltaksplan ligg vedlagt til slutt. Budsjettet bør, som nemnt, henge nøye saman med arbeidsprogrammet eller prosjektskissa. Mange av dei same postane finst i både årsbudsjettet og i budsjett for enkeltprosjekt. Årsbudsjettet bør settast opp på ein slik måte at det er lett å finne fram til kva inntekts- og utgiftspostar styret ser for seg. Det er fint om postane frå budsjettet og rekneskapen samsvarar. Set gjerne opp fjorårets rekneskap og forslag til nytt budsjett i kollonnar ved sidan av kvarandre, slik at det blir enkelt for styret eller årsmøte å samanlikne dei to programma. Desse postane er dei mest vanlege i årsbudsjettet eller i budsjett for ein aktivitet eller eit prosjekt: Inntekter: Medlemspengar inn Billettinntekter Offentlege tilskot (studiemidlar, Frifond, kommunale tilskot ) Sponsorar Diverse sal Inntekter frå lotteri o.l. Inntekter frå utleige o.l. Andre inntekter Utgifter: Medlemspengar ut Lønskostnader Varekjøp og andre innkjøp Husleige Mat/overnatting/reise Kursavgifter Utgifter til lotteri Utgifter til hus, elektrisitet, forsikring o.l. Informasjon og marknadsføring Andre utgifter I budsjett for enkeltprosjekt bør laget òg ta med dugnadstimar som utgiftspost. Dette er spesielt viktig om budsjettet er del av ein søknad om midlar. Hugs at inntektene og utgiftene skal balansere i prosjektbudsjettet. 4

Å lære seg å føre rekneskap er ikkje gjort i ein fei. Ofte har kasseraren i laget den kunnskapen som skal til, eller kanskje laget kjøper rekneskapstenester eksternt. Om kursdeltakarane likevel ynskjer å setje seg meir inn i dette kan kurslæraren nytte teorien om rekneskap og oppgåvene som er vedlagt som tilleggslitteratur litt lenger bak. Studieorganisasjonen Populus har utvikla eit rekneskapsprogram i Excel som lokale lag kan ta i bruk. Les meir om dette på www.populus.no. Lysark / powerpoint: - Programpila - Kvifor planlegge? - Arbeidsprogram - S.W.O.T.-analyse - Budsjettet inntekter - Budsjettet utgifter Til å dele ut: - S.W.O.T-analyse - Tiltaksplan Oppgåver: SWOT-analyse Del ut arket med SWOT-analyse. Be deltakarane om å fylle inn kva som er laget sin styrke, svakskap, moglegheiter og trugsmål. Gå gjennom i plenum. Tid: 15-20 min. Arbeidsprogrammet Del inn i grupper som skal vere styret i eit lag. Styra lagar eit kort arbeidsprogram og tiltaksplan for 2-3 tiltak. Bruk teori frå presentasjonen. Gruppene skal presentere for kvarandre. Tid: 30-40 min. Budsjettet Del i grupper som med utgangspunkt i arbeidsprogrammet frå førre oppgåve eller eit tenkt arbeidsprogram skal lage eit årsbudsjett for laget. Budsjettet skal presenterast i plenum. Tid: 15-20 min. 5

Prosjektstyring Rettleiing: Ofte er aktiviteten i frivillige lag organisert som prosjekt. Dette emnet vil gje kursdeltakarane innsikt i fordelane ved prosjekt som arbeidsform, og praktiske reiskapar som kan nyttast når dei skal gjennomføre prosjekt. Emnet egnar seg godt både for presentasjon, samtale og til å jobbe praktisk med. Bakgrunn: Å bruke prosjekt som arbeidsmetode er fint fordi det skaper struktur og oversikt, og fordi det tar høgde for at einkvar aktivitet har ein planleggingsfase, ein gjennomføringsfase og ein evalueringsfase. Kva er prosjekt? Eit prosjekt kan vere ein aktivitet, eit kurs, ein revy, plan for opprusting av ungdomshuset, nær sagt kva som helst av aktivitetar i eit lag. Kjenneteiknet på eit prosjekt er at det blir gjennomført innan eit avgrensa tidsrom, det er ei bestemt gruppe som står som ansvarlege og det finst ein del rammer (økonomiske, lokalitetsmessige og personmessige) som avgjer kva omfang prosjektet får. Til grunn for alle prosjekt bør ligge ei prosjektskisse. Prosjektskissa gjer det lettare å planlegge, gjennomføre og evaluere prosjektet og er i tillegg fin å legge ved søknader om støtte. Prosjektskissa bør svare på følgjande spørsmål: Kva skal skje? Kven er ansvarlege (lag og personar)? Kvifor skal det gjennomførast? Korleis skal det gjennomførast? Kor tid? Hugs: T T T Ting Tar Tid! I prosjektskissa tar du med hovudmålet med prosjektet, bakgrunn, mål/delmål, korleis prosjektet er tenkt gjennomført, budsjett, tidsplan og korleis prosjektet vil bli evaluert. Bruk tid på å definere hovudmålet og la delmåla og tiltaka svare på korleis dette målet skal bli nådd. Bruk gjerne tiltaksplanen for å bryte prosjektet ned i enkeltoppgåver. Alle prosjekt bør òg evaluerast etter gjennomføringa. Det kan ofte vere nyttig å skrive ein rapport, slik at ein får dokumentert innsatsen og kan spreie erfaringane til andre. Prosjektgruppa eller kasseraren i laget må kanskje òg lage rekneskap for prosjektet. Sentrale spørsmål i evalueringa er: Kva vart resultatet i høve til målsettinga? Kva gjekk bra? Kva gjekk mindre bra? Eventuelt: Korleis vil prosjektgruppa forbetre prosjektet ein annan gong? Korleis gjekk prosjektet økonomisk? Lysark / powerpoint: - Kva er eit prosjekt? - Prosjektet - Prosjektskissa spørsmål - Prosjektskisse 6

Til å dele ut: - Prosjektskisse Oppgåver: Prosjekt Bruk metoden illustrer eit omgrep (sjå metodedelen). Deltakarane blir delt i grupper som skal illustrere (og skrive) på eit stort ark kva dei assosierer med ordet prosjekt. Resultatet skal presenterast for dei andre. Denne øvinga er fin som ein introduksjon til temaet. Tid: 15-20 min. Prosjektskissa Deltakarane blir delt i grupper og skal saman skrive ei enkel prosjektskisse for ein aktivitet. Hugs å bruke teorien frå gjennomgangen av temaet. Prosjektskissa skal presenterast for dei andre. Tid: 20-30 min. 7

Årshjulet Rettleiing: Årshjulet er eit verktøy som kan vere med å gjere planlegginga av aktiviteten det komande året enklare. Emnet kan godt fungere som inspirasjon til deltakarane rundt det å planlegge året. Presenter hjulet gjennom samtale og la deltakarane øve på å lage sine eigne årshjul. Bakgrunn: Årshjulet er delt i tolv månader og ulike kategoriar, t.d. aktivitet, prosjekt, møte og NU/fylkeslag. Styret har ansvar for å fylle ut årshjulet med tiltak fortløpande og står fritt til å lage sitt eige hjul. Kanskje skal kvar nemnd ha sin kategori? Kanskje skal utleigedatoar i ungdomshuset førast som ein kategori? Målet er å få god oversikt over kva som skal skje framover og kunne planlegge aktivitetar, prosjekt og møte utifrå kva tid andre aktivitetar er tenkt. Det kan vere fint å vite allereie i januar kva som skal skje i november eller desember. Då kjem tankeverksemda i sving tidleg. Årshjulet kan gjere det enklare å sjå kva tid huset der aktivitetane føregår er ledig. Hjulet kan verke inspirerande fordi ein ser kor stor aktiviteten faktisk er i løpet av eit år, og er eit fint utgangspunkt når årsmeldinga skal skrivast. Årshjulet må utformast på ein svær plakat og bør henge ein sentral stad der medlemene møtest. Lysark /powerpoint: - Årshjulet Til å dele ut: - Årshjulet - Årshjulet (svart/kvitt) Oppgåver: Årshjulet Del deltakarane inn i grupper. Kvar gruppe får ein stor plakat der dei skal lage sitt eige årshjul. Kategoriane og tiltaka bestemmer dei sjølve. Kanskje kan denne oppgåva vere ei forlenging av oppgåva om arbeidsprogram (ovanfor)? Resultatet skal presenterast for dei andre. Tid: 40-50 min. 8

Rekneskap Innleiing Rekneskap og rekneskapsforståing er eit fag som ein normalt går på lange kurs for å lære. Dette opplegget tek derfor ikkje sikte på at du skal bli «proff» i løpet av ein time, men at du skal forstå ein del samanhengar, og raskare kunne føre eit enkelt rekneskap for eit ungdomslag eller liknande. Opplegget tek for seg dei enklaste og mest vanlege rekneskapsoppgåvene. Vi kjem ikkje inn på vanskelege transaksjonar i det heile. Lukke til! Eigedom Her skal vi sjå på korleis ein stiller opp eigedomen til eit ungdomslag eller liknande. Ofte vert dette kalla balanse eller status. Ei slik oppstilling viser oppstillinga av eigedomen på eit gitt tidspunkt. Det vanlege er at oppstillinga skjer pr. 31.12. kvart år. Konto Eigedomsoppstillinga, balansen, blir normalt stilt opp i ein konto. Konto for balansen er ei oppstillingsform som har to sider, eller kan forståast som ei vekt som ska1 balansere. På den eine sida brukar ein omgrepa aktiva eller debet, medan den andre sida blir kalla passiva eller kredit. Desse omgrepa skal vi kome attende til seinare. Konto for balanse pr. 31.12. viser: Balanse Aktiva eller debet Passiva eller kredit Denne sida viser kva laget har av verdiar. Denne sida viser korleis laget har verdiane. Sum = Sum Døme: Dersom laget har kr 5.000,- i kassa, og desse er skaffa gjennom lån i banken, vil oppstillinga bli slik: 5000 Lån 5000 Kasse Sum 5000 Sum 5000 9

Konto for balanse inneheld følgjande opplysningar: Aktiva eller debet Kontantar Kasse Bank Post Tilgodehavande Nokon skuldar laget verdiar Verdiar som laget har - også kalla anleggsmidlar Sum kontantar og verdiar som laget har på dette tidspunktet Passiva eller kredit Gjeld Kortsiktig gjeld, t.d. at nokon ikkje har betalt innan tidsfristen Langsiktig gjeld, gjeld til banken Eigenkapital Det laget sjølv har bidrege med Resultat for siste år Sum gjeld òg eigenkapital på det same tidspunktet Driftsrekneskap Vi skal no sjå på korleis vi organiserer og systematiserer inntekter og utgifter gjennom året: Konto Vi skal organisere inntektene og utgiftene gjennom året ved å bruke ulike konti. Vi skil mellom to typar konti: 1. Balansekonti: Desse har vi sett på før. 2. Driftskonti: Her fører vi inntekter og utgifter. Debet/kredit: Ein konto, anten det er ein balansekonto eller driftskonto har to sider - debet og kredit, slik; Debet Kredit Debet/kredit på balanse eller drift: Omgrepa debet og kredit betyr ulike ting alt ettersom det vert brukt på ein balansekonto eller ein driftskonto: Driftskonto: Debet: Utgift Kredit: Inntekt Balansekonto: Debet: Innbetaling Kredit: Utbetaling Debet/kredit kan bety fleire ting i samband med balansekonti, men vi forenklar og brukar desse omgrepa. 10

Kontoplan: Vi bør lage oss ei oversikt over kva balansekonti og driftskonti vi ynskjer å bruke. Kva konti ein brukar vil variere litt alt etter kva slags inntekter og utgifter ein har. Det seier seg sjølv at eit lite lokallaga har ei enklare kontoplan enn t.d. Norsk Hydro. Vi set kontoplanen opp i følgjande rekkjefølgje: Balansekonti Inntektskonti Utgiftskonti Vårt forslag til kontoplan blir då: Balansen Kasse Bank Anleggsmidlar (ungdomshus, lydanlegg osb) Lån (både i post og bank) Eigenkapital Inntekter Medlemspengar inntekter Lotteriinntekter Billettinntekter Andre inntekter Ymse tilskot Utgifter Medlemspengar utgifter Lotteriutgifter Varekjøp Hus/lys/brensel Marknadsføring Mat/overnatting/reise Kursavgifter Andre utgifter Kassadagbok: Vi set følgjande konti inn i ei såkalla kassadagbok. I kassadagboka fører vi alle transaksjonane (inntekter og utgifter) gjennom året. Reglar for føring: Alle føringane ska1 førast på to konti - ein til debet og ein til kredit. Vanlegvis vil alle føringar ha ei side som viser innbetalinga (debet) og inntekta (kredit). Døme: Kasseraren mottar billettinntektene i kontantar frå Knut på kr 500,-. Her har vi ei innbetaling og ei inntekt. Innbetalinga skal til debet (i kassa er og ein balansekonto) Inntekta skal til kredit (billettinntekter er og ein inntektskonto) 11

Oppstilling av resultatet (driftsresultatet) Vi skal så stille opp driftsresultatet for året vi har lagt bak oss. Her skal vi berre stille opp inntektene og utgiftene. Oppstilling av ny balanse Sjå over balansekontoane og finn den nye saldoen for kvar einskild. Nokre konti må sikkert splittast opp. Det nye resultatet (overskotet) skal leggjast til eigenkapitalen. Stemmer både debet og kreditsida - ja, då har du rekna rett. Grunnkurs i organisasjonsarbeid (redigert) 12

Arbeidsoppgåver Balanse Lag ein balanse for UL Fram, ut frå følgjande opplysningar: Ungdomslaget hadde ved nyttår kr 4.000,- i kontantar, eit lån i banken på kr 3.000,- og kredittlån på kr 10.000,-. Laget hadde vidare eit ungdomshus med ein rekneskapsverdi på kr 50.000,- og eit nytt lydanlegg med verdi kr 20.000,- samt andre verdiar til ein verdi av kr 5.000,-. I banken hadde laget kr 21.000,-. Grunnkurs i organisasjonsarbeid (redigert) 13

Før kassadagboka! Før følgjande transaksjonar i kassadagboka: 1. Overført kr 2.000,- frå kasse til bank 2. Betalt ut kr 1.000,- frå kassa til Knut for dekking av reiseutgifter 3. Betalt ut kr 2.000,- frå banken til dekking av Ola sine reiser til kurs i fylkeslaget (kr 1.000,-) og til kursavgift (1.000,-) 4. Betalt kr 3.000,- frå banken som siste avdrag på lånet 5. I januar fekk laget inn medlemskontingent på kr 6.400,- på bankkonto 6. Betalt inn kr 2.300,- til NU for medlemspengar gjennom banken 7. Oppgjeret av det lokale lotteriet viste: Loddinntekt: kr 15.000,- Trykking: kr 500,- Gevinstar: kr 5.000,- Kasseraren mottok kr 9.500,- kontant. 8. Lotterioppgjer vart sett inn i banken 9. Div. innkjøp har blitt gjort: Serviettar kr 150,- Vaskemiddel kr 850,- Betalt frå kassa til Marit 10.Betalt straumrekning kr 4.500,-. Bankgiro vart brukt 11.Studietilskot kom på bankgiro frå Folkekulturforbundet og var på kr 4.000,- 12.Vi fekk kr 2.000,- i tilskot frå kommunen. Pengane kom til bankkontoen vår. Summèr ned kvar konto til slutt. Differansen mellom debet og kredit på kvar einskild konto viser resultatet pr konto. Grunnkurs i organisasjonsarbeid (redigert) 14

Driftsresultat Resultatet frå oppgåva med kassadagboka kan de føre her. INNTEKTER: 1. Eigeninntekter 1.1. Medlemspengar 1.2. Lotteriinntekter 1.3. Billettinntekter 1.4. Andre inntekter Sum eigeninntekter: 2.1. Tilskot frå kommunen 2.2. Tilskot frå Folkekulturforbundet 2.3. Andre tilskot Sum tilskot 1. - 2. SUM INNTEKTER 15

UTGIFTER: 3.1. Medlemspengar 4.1. Lotteriutgifter 5.1. Løn og honorar 6.1. Varekjøp/inventar 7.1. Hus/lys/brensel 8.1. Trykking/reklame 9.1. Mat/overnatting/reise 10.1. Kursavgifter 11.1. Andre utgifter 3. 11. SUM UTGIFTER 12. DRIFTSRESULTAT Sum inntekter Sum utgifter 16

Oppstilling av ny balanse Vi har no lagt bak oss eit nytt år. Sett opp den nye balansen. 17

SWOT-analyse Strengths Weakness Opportunities Threats 18

Tiltaksplan for Kva Kven Tidsfrist Kommentar Gjort 1 2 3 4 5 6 7 8 9 19

Prosjektskisse for prosjektet Mål: (Det viktigaste målet med prosjektet. Målet skal vekkje interesse.) Bakgrunn: (Kvifor set vi i gang prosjektet? Kva har blitt gjort tidlegare? Kven er målgruppa? Kva er spesielt med målgruppa? Her skal gjerne problema luftast.) Mål og delmål: (Ei nærmare spesifisering av kva målet (-a) med prosjektet er. Kva må til for å betre forholda som er lista opp under bakgrunn? Tidsramme. Bruk målbare, konkrete mål!) Gjennomføring / tiltak / virkemiddel: (Korleis skal vi nå måla? Kva må gjerast? Korleis skal vi jobbe? Kor tid og kor lenge? Detaljert skildring.) Budsjett: (Finansiering. Inntekter og utgifter. Denne delen er spesielt viktig når prosjektskissa er vedlegg til søknadar om økonomisk støtte. Er prosjektet realistisk???) Tidsplan, evaluering og rapport (Sett opp ein konkret tidsplan for prosjektet, frå start til slutt. Korleis vil de evaluere måloppnåinga og gjennomføringa av prosjektet? Vil det føreligge ein rapport etter avslutta prosjekt?) 20

Årshjulet 21

Årshjulet 22