INNKJØPSFORUM Nyhetsbrev nr. 31 31. august 2015 hetsbrev nr. 3 Det faglige hjørnet: Terskelverdien ved løpende kontrakter må beregnes enten ved mest mulig forsvarlige anslag eller historiske data. Hva som passer best, avhenger av faktum ved anskaffelsen. En jakt på morgendagens telefoniløsninger i gang. Seks fylkeskommuner, ca. 80 kommuner og nær 27 000 offentlige abonnenter berøres. Gjennom markedsdialog forberedes kravspesifikasjonen. Forum for offentlige anskaffelser Rådhusgt. 9 0151 Oslo Tlf.: 22 41 12 15 Fax: 22 41 12 12 www.foa.no
27 000 offentlige abonnenter jakter morgendagens telefoniløsning Modell: Arkitekt PG Campus Ås/Statsbygg Seks fylkeskommuner, nærmere 80 kommuner og om lag 27 000 abon nenter i det offentlige skal sammen skaffe seg en fremtidsrettet telefonløsning. Ramme avtalen som skal inngås, har en antatt verdi på nær en kvart milliard kroner. Det er morgen dagens telefoni /kommunikasjonsløsning det siktes mot, og for tiden jakter de informasjon Foto: Statsbygg/ i dialog Thomas med Bjørnflaten markedet. Den skal være en del av grunnlaget for kravspesifikasjonen. Tegning: Cowi Arkitekter Fylkeskommunene Møre og Romsdal, Sør-Trøndelag, Nord-Trøndelag, Nordland og Finnmark utgjør Fylke Nord samarbeidet. For tiden arbeider de med en rammeavtale fro telefonitjenester. Avtalen omfatter leveranse av telefonitjenester til fylkeskommunene og ca. 80 kommuner og andre offentlige institusjoner. Etter planen skal avtalen inngås helt mot slutten av året. Avtalen skal omfatte fasttelefoni, IP Telefoni og mobiltelefoni med tilknyttede funksjonaliteter, administrative og merkantile Foto: Marit løsninger. Grøttheim Det er et ønske fra oppdragsgiverne om en fremtidsrettet løsning som tar høyde for morgendagens telefoni- / kommunikasjonsløsninger. Derfor har de samarbeidende fylkeskommuner invitert interesserte leverandører, underleverandører og utviklingsmiljøer til dialogprosess. Denne foregår i august/september. Fremskaffe informasjon Utgangspunktet er at oppdragsgiverne har flere behov, problemstillinger og erfaringer relatert til telefoni som man ikke ser åpenbare løsninger på. Formålet med dialogprosessen er å drøfte disse problemsstillinger med markedsaktørene og fremskaffe informasjon om løsningsmuligheter. Informasjonen fra markedet som kommer i løpet av dialogen, inngår deretter i grunnlaget for utforming av kravspesifikasjoner og kontraktløsning for den etterfølgende åpne anbudskonkurransen. Anskaffelsen gjennomføres med bistand fra Nasjonalt program for leverandørutvikling i regi av KS, NHO og Difi. Konstellasjonen av oppdragsgivere utøver til sammen et meget bredt spekter av offentlige tjenester og har svært mange tjenestesteder med stor geografisk spredning. Hovedområder i tjenesteproduksjon er offentlig administrasjon, grunnskole og videregående skole og helse- og omsorgstjenester. Tjenestene utøves dels fra faste tjenestesteder, men det er også et betydelig innslag av mobil tjenesteutøvelse (f.eks. typisk omsorgstjenestene i kommunene). Avtalevarighet 4 5 år Den nye rammeavtalen ventes å få en løpetid på inntil 4-5 år, og har en antatt verdi på ca. 250 millioner kroner. Det er bl.a. en viktig målsetting at avtalen skal sikre oppdragsgiverne tilgang til de mest kostnadseffektive telefoni-/ kommunikasjonsløsninger løsninger for sin tjenesteproduksjon i hele avtalens løpetid. Leveransen skal både kunne utvikles i takt med de teknologiske mulighetene og kunne «bære» annen teknologi som utvikles for å løse bestemte behov i tjenesteproduksjon (f.eks. velferdsteknologi i helsesektoren). Leveransen må dessuten bidra til å bygge et fundament Foto: Håvard Jørstad/Posten Norge AS for videre utvikling etter avtalens utløp uavhengig av leverandør. Foto: Statens vegvesen
Det faglige hjørnet Løpende kontrakter: Historikk eller anslag gir terskelverdi Forskriften gir regler for hvordan man beregner terskelverdien for så vel tidsbegrensede som tidsubegrensede tjenestekontrakter. Det samme gjelder for vare og tjenetekontrakter for inngås regelmessig. I prinsippet gjelder det enten bruk av historiske data eller mest mulig forsvarlige anslag. Ved inngåelse av rammeavtaler og dynamiske innkjøpsordninger må oppdragsgiveren gjøre et forsvarlig anslag for den høyeste verdien av alle forventede kontrakter i hele avtaleperiodens eller ordningens varighet. I denne spalten tar vi for oss ulike problemstillinger knyttet til gjennomføring av offentlige anskaffelser. Tidligere Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementets (FADs) oppdaterte veiledning ligger til grunn (desember 2013). En stor del av oppdateringen består i at det er innarbeidet ny praksis for EU-domstolen og Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA). Vi tar denne gangen for oss løpende kontrakter. Veiledningen kan studeres/lastes ned her. Tjenestekontrakter For løpende tjenestekontrakter uten fastsatt samlet pris er det i forskriften fastsatt noen regler for hvordan terskelverdiene skal beregnes. Er det fastsatt en samlet pris, legges denne til grunn ved beregningen. Dette kan for eksempel være tilfelle ved løpende advokatbistand, men hvor oppdragsgiveren har satt en øvre økonomisk ramme for bistanden. Foto: Man Diesel & Turbo For tjenestekontrakter som er tidsbegrenset, og som har en varighet på 48 måneder eller mindre, skal beregningsgrunnlaget ta utgangspunkt i det Foto: Statens vegvesen anslåtte beløpet for hele kontraktens varighet. Om avtalen inneholder en tidsbegrensning beror på en tolkning av den konkrete kontrakten. Eksempel En kommune inngår en vedlikeholdsavtale om kopimaskiner for 3 år. Prisen er fastsatt til en fast sum per gang det er behov for vedlikehold. Oppdragsgiveren må da på forsvarlig grunnlag, og ut fra hvor ofte det sannsynligvis vil være behov for vedlikehold, anslå et samlet beløp for hele 3 års-perioden. Hvis avtalen ikke er begrenset i tid eller avtalen gjelder for mer enn 48 måneder, hvor det ikke er fastsatt en samlet pris, er det i forskriften fastsatt at man skal beregne terskelverdiene ut fra en månedlig rate multiplisert med 48. Dette kan for eksempel være tilfelle hvor avtalen i utgangspunktet har en varighet på 2 år, men det fremgår at avtalen kan «forlenges etter nærmere avtale mellom partene, uten at det er satt noen totalramme for avtalelengden. I dette tilfelle vil oppdragsgiver måtte ta utgangspunkt i en månedlig rate og multiplisere dette med 48. Avtaler med ubegrenset avtaleperiode vil kunne være i strid med kravet til konkurranse. Vare og tjeneste kontrakter som inngås regelmessig Ved kjøp av varer og tjenester som oppdragsgiver gjør regelmessig, stiller forskriften krav om at man tar hensyn til andre lignende regelmessige anskaffelser når terskelverdiene beregnes. I mot satt tilfelle ville Foto/ Hardangerbroen: Statens vegvesen Illustrasjonsfoto
oppdragsgiveren kunne omgå regelverkets krav til konkurranse ved stadig å peke på at anskaffelsene er for små i forhold til terskelverdiene. Typiske kontrakter som inngås regelmessig vil være driftsrelaterte anskaffelser, for eksempel av rekvisita. Terskelverdien kan i disse tilfellene beregnes på to måter: enten på grunnlag av den samlede faktiske verdien av påfølgende kontrakter av samme type tildelt i løpet av de siste 12 måneder, eventuelt siste regnskapsår, om mulig justert for endringer som kan forekomme i fremtidige leveranser, eller den samlede anslåtte verdi av de påfølgende kontrakter som tildeles i løpet av 12 måneder fra den første leveransen. Forskjellen på disse to metodene er at første alternativ legger historiske opplysninger til grunn, mens andre alternativ baseres på et anslag av forventet kontraktsverdi. Oppdragsgiveren må vurdere hvilke av disse metodene som passer best ut fra de faktiske forhold ved anskaffelsen, så lenge dette ikke gjøres for å omgå regelverket. Hvis det skal inngås en rammeavtale for disse anskaffelsene, er det fastsatt egne bestemmelser om beregning av terskelverdiene for rammeavtaler og dynamiske innkjøpsordninger. Anskaffelser av «samme type» Forutsetning for at kontraktene skal anses for én anskaffelse, er at de er av «samme type». I utrykket «kontrakter av samme type» ligger, etter Groesmeyer/Steinickes oppfatning, både at kontraktsgjenstandene helt eller delvis skal ligne på hverandre, slik at de tar sikte på å oppfylle de samme behov, og at kontraktenes grunnkarakteristika og vilkår ikke må avvike så mye fra hverandre at de ikke kan anses som lignende kontrakter. For øvrig mener forfatterne det kan argumenteres for at det etter denne bestemmelsen kreves en noe tettere sammenheng mellom kontraktene enn det som ligger i bestemmelsen i direktivet om «ensartede varer». Følgende KOFA saker kan gi en viss veiledning (2011/112, 2011/119, 2011/207): I sakene tok KOFA stilling til hvorvidt kontrakter om juridisk bistand er å anse som «kontrakter av samme type». Når det gjelder kontrakter innenfor samme type rettsområde, uttalte nemnda at disse som et utgangspunkt vil kunne anses som «samme type». I alle sakene gjaldt den juridiske bistanden en rekke til dels svært ulike rettsområder som i tillegg ble levert av over ti forskjellige leverandører. På bakgrunn av dette kom KOFA til at den ikke hadde tilstrekkelige holdepunkter for å fastslå at alle kontraktene som var inngått var av «samme type». Rammeavtale og dynamisk innkjøpsordning Rammeavtaler og dynamiske innkjøpsordninger er ordninger hvor oppdragsgiveren inngår en avtale (uten av alle vilkårene for de endelige
kontraktene trenger å være regulert) med en eller flere leverandører for en bestemt periode, eller lar leverandører bli tatt opp i en innkjøps ordning for en bestemt periode. Felles for både rammeavtaler og dynamiske innkjøpsord ninger er at oppdragsgiveren bruker ordningen som grunnlag for å inngå konkrete kontrakter i løpet av ordningens varighet. Som hovedregel skal varigheten for disse ordningene ikke overstige 4 år. Ved inn gåelse av rammeavtaler og dynamiske innkjøpsordninger må oppdragsgiveren foreta et forsvarlig anslag og legge til grunn den høyeste verdien av alle forventede kontrakter i hele avtaleperiodens eller ordningens varighet. Det er ikke avgjørende om avtalen er forpliktende i den forstand at oppdragsgiveren har en plikt til å foreta alle de relevante innkjøpene gjennom ordningen eller rammeavtalen. Eksempel: Et sykehus inngår en rammeavtale om medisinsk utstyr for tre år, med opsjon for ytterligere ett år. Her må oppdragsgiveren anslå verdien av alle forventede kontrakter innen en fire års periode ved beregning av terskelverdiene. Dersom dette er anskaffelser tidligere som har vært foretatt regelmessig, vil man kunne bruke historiske opplysninger som grunnlag. I slike tilfeller må man eventuelt korrigere for mulige endringer i økt/redusert behov for utstyret i løpet av avtaleperioden.