Budsjett og prognose i Årsavslutning 1. Budsjett 1.1. Foreta innstillinger på oversiktssiden På oversiktssiden oppretter du budsjettene. I fliken Oversikt ser du budsjettene som er opprettet. På oversiktssiden finnes det også en flik for Innstillinger. Det er disse innstillingene som kopieres når du oppretter et nytt budsjett. Når du åpner et budsjett finner du igjen disse innstillingene på en tilsvarende flik hvor du kan tilpasse disse lokalt for det aktuelle budsjettet. Foreta innstillinger på det øverste innstillingsnivået for det foretaket du skal opprette budsjett for. Du kan også gjøre dette når du har startet på et budsjettet, men du må da tilpasse innstillingene hver gang du f.eks oppretter et alternativt budsjett. Se mer om dette under avsnittet om innstillinger nedenfor. 1.2. Opprette budsjett På oversiktsfliken oppretter du budsjettene. Start med å klikke på ny for å opprette et nytt budsjett. I neste steg fremkommer en veiviser hvor du starter med å gi budsjettet et navn. Programmet gir forslag til navn som er Budsjett med et løpenummer som begynner på 1, men dette kan du lett endre på. Angi deretter hvilket år du vil opprette budsjettet for. Dersom året du vil opprette budsjett for ikke finnes i listen kan du registrere året i fliken Innstillinger på oversiktssiden. I neste steg skal du velge hvilke inndata du vil at budsjettet skal ta utgangspunkt i. Det vanligste er å ta utgangspunkt i forrige års regnskap. Dersom du har opprettet et budsjett forrige år kan du også kopiere innstillingene fra dette. Dersom forrige års regnskap ikke er ferdig kan du forsøke å opprette en prognose. Dette kan du lese mer om nedenfor. Deretter kan du benytte denne prognosen for å opprette budsjett for neste år. Dersom du vil lage budsjett for flere år etter hverandre, er det best å ta utgangspunkt i budsjettet fra året før. Velg da i stedet å ta utgangspunkt i Forrige års budsjett.
Du kan også ta kopi av et budsjett eller velge å skrive inn inndata manuelt. Klikk på OK når du har foretatt valgene dine. Budsjettet legges i listen på oversiktssiden. Marker budsjettet og velg åpne for å åpne det. 1.3. Foreta lokale budsjettinnstillinger Når du har åpnet budsjettet kommer du først til fliken for budsjettinnstillinger. For at budsjettet skal bli så nøyaktig som mulig er det viktig at innstillingene er tilpasset budsjettet ditt. De innstillingene som nå vises her er hentet fra innstillingene på oversiktssiden. Dersom disse er riktig er det ikke nødvendig å foreta ytterligere tilpasninger. Se avsnittet om innstillinger senere i denne beskrivelsen. 1.4. Fordel beløpene over året på fliken Inngående balanse På fliken Inngående balanse angir du når beløpene i inngående balanse for postene kundefordringer, leverandørgjeld, merverdiavgift, arbeidsgiveravgift, skattetrekk og betalbar skatt skal betales. Informasjonen har betydning for balanse- likviditets- og kontantstrømbudsjettet. 1.5. Investering Du må også angi om du planlegger større investeringer eller realisasjoner av anleggsmidler i løpet av året. Dette kan ha stor betydning for likviditetsbudsjettet. Dette gjør du på fliken for investeringer. Til denne siden hentes inngående bokførte verdier automatisk fra balansebudsjettet. Du må registrere inn anskaffelsesverdien på disse for at programmet skal kunne beregne avskrivningene korrekt. Du kan også angi merverdiavgift på hver linje og korrigere avskrivningene som er beregnet automatisk på linjen Justering av avskrivninger. 1.6. Finansiering I fliken for finansiering registrerer du inn eventuelle lånebehov og nedbetalinger på eksisterendelån. Du kan også legge inn f.eks nyemisjon. 1.7. Opprette resultatbudsjett Det er her du oppretter budsjettet ditt. Balansebudsjett, likviditetsbudsjett, og kontantstrømsbudsjett opprettes automatisk ut fra resultatbudsjettet og innstillingene.
I fliken resultatbudsjett hentes beløp for lønnskostnader. Budsjettert arbeidsgiveravgift beregnes automatisk. Dersom det ikke er riktig lønnsbeløp som er hentet inn kan det skyldes avvik i kontoplanen i forhold til norsk standard NS4102. Da må du høyreklikke og velge Inndata, Hente kontosaldo for linje. Du markerer deretter hvilke kontoer som skal inngå på linjen. Fortsett deretter å foreta nødvendige endringer i de beløpene du har tatt utgangspunkt i for å få et så nøyaktig budsjett som mulig. Dersom du har opprettet et budsjett uten å ta utgangspunkt i noen tall, må du legge inn disse beløpene manuelt. Du kan endre tallene enten med en viss prosent eller med et fast beløp. Dersom du vil lage et enda mer nøyaktig budsjett enn de linjene som det er klargjort for i resultatbudsjettet kan du legge til egne linjer. Disse blir underlinjer og fungerer som en spesifikasjon av hovedlinjen. Du kan også importere hele kontoplanen på de kontoene som det finnes beløp på. Du kan også koble kontoene til egne linjer. Dersom du vil følge opp budsjettet ved sammenligning mot regnskap (opprette prognose) så må du ha benyttet kontoer som underlinjer eller koblet kontoene til egne linjer. Dersom det er behov for det har du mulighet til å tilpasse merverdiavgift og kredittid på hver enkelt linje. Dette har betydning for hvor korrekt likviditetsbudsjettet skal bli. 1.8. Fordel budsjetterte årsbeløp ut på årets måneder Når du er ferdig med budsjettet ditt på årsbasis skal du fordele dette over regnskapsårets måneder. Du kan gjøre dette manuelt eller automatisk. Hvis du benytter den automatiske fordelingen kan du enten velge mellom å fordele beløpet jevnt over årets måneder eller etter samme fordeling som forrige års regnskapsperioder. Fordelingen gjør du enten med knappen Fordele verdier på måneder eller ved å høyreklikke på en linje. 1.9. Balansebudsjett Dersom du har opprettet budsjettet uten å ta utgangspunkt i virkelige regnskapsdata eller annet budsjett/prognose, må du legge inn disse beløpene selv i balansebudsjettet (utgående balanse forrige år). Balansebudsjettet er opprettet automatisk. Det eneste som gjenstår er å eventuelt justere dersom fordringer eller gjeldsposter endrer seg gjennom året. Feltene som er redigerbare er hvite felt. De endringene du foretar på fordrings-/gjeldsposter påvirker bank, kontanter eller kassekreditt.
1.10. Likviditetsbudsjett Likviditetsbudsjettet opprettes automatisk på samme måte som balansebudsjettet. Helt nederst ser du om det blir et positivt eller negativt kontantstrømsbudsjett og hvordan dette har påvirket bankinnskudd, kontanter og kassekreditt avhengig av innstillingene i budsjettet. 1.11. Kontantstrømbudsjett Kontantstrømbudsjett opprettes helt automatisk og forklarer hvorfor kontantstrømmen reduseres eller øker i forhold til opprettet budsjett. 1.12. Annet Linjen Annen gjeld i balansebudsjettet har kun en kontolinje, B18. Beløpet hentes fra linjeinndelingen for resultatregnskapet og normalt behøver du ikke å gjøre noe siden programmet henter beløpene for de ulike linjene automatisk. Du kan eventuelt endre det programmet har valgt i kontodialogen som vises hvis du høyreklikker på linjen og velger Inndata, Hent kontosaldo for linje. 2. Prognose 2.1. Opprette prognose For å opprette en prognose klikker du på Ny på oversiktssiden. Velg Prognose og klikk deretter på Neste. Prognosen er en kombinasjon av faktiske regnskapsdata for det aktuelle regnskapsåret og budsjettall for den perioden det mangler regnskapsdata for (resterende del av regnskapsåret). Det beste utgangspunktet når du skal lage en prognose er derfor å velge et budsjett for det aktuelle regnskapsåret. Regnskapsdata finnes naturlig nok ikke for seinere år. Du kan også velge Budsjett finnes ikke og må da selv legge til beløp for periodene etter eksisterende regnskapsperioder. I neste dialog skal du velge t.o.m hvilken måned med virkelige regnskapsdata du vil basere prognosen på. Du skal også velge hvilket budsjett du vil hente verdier fra til den resterende delen av regnskapsåret. Programmet henter automatisk verdier fra denne perioden.
2.2. Åpne prognose Når du åpner prognosen vises tilsvarende fliker som i budsjett og i tillegg en tabell der du kan se hvordan foretaket ligger an sammenlignet med budsjett. Du kan se avvik både i Tkr og i prosent for hvordan foretaket ligger an t.o.m. dagens dato og for hele regnskapsåret 2.3. Resultatprognose Resultatprognosen inneholder tilsvarende kolonner som resultatbudsjettet med tillegg for to kolonner først i tabellen, Budsjett og Endring regnskap. Kolonnen Budsjett viser beløp iht. budsjett. Kolonnen Endring regnskap viser avviket mellom budsjetterte beløp for passerte regnskapsperioder sammenlignet med budsjetterte beløp for samme periode Kolonnen Prognose før endr. tilsvarer inndatakolonnen i et budsjett. Du kan på hver linje eller underlinje foreta endring i prosent eller med beløp dersom forutsetningene som lå til grunn for budsjettet er endret når prognosen nå skal lages. De korrigerte beløpene vises i kolonnen Endret prognose og utgjør en prognose eller ditt nye budsjett om du vil. Du kan fordele endringene du har foretatt med knappen Fordele verdier på måneder på tilsvarende måte som for et budsjett. Forskjellen er at du kun fordeler på månedene etter faktisk bokførte perioder. Du kan også endre på hvilke kontoer som skal inngå i en underlinje. Du kan imidlertid ikke legge til nye linjer eller kontoer. Årsaken til dette er at det ville blitt meningsløst ved sammenligning mot budsjett. 2.4. Balanseprognose Balanseprognosen har lik oppstilling som balansebudsjett med forskjellen at det her finnes virkelige regnskapsdata for en eller flere måneder. Inngående balanse for den første måneden etter faktisk regnskapsperiode er den siste regnskapsmåneden så langt i året. Det er dette beløpet som vises i fliken Inngående balanse i innstillinger og som du der skal fordele på de gjenstående månedene etter bokførte regnskapsperioder. Hvis du endrer i linjeinndelingen eller legger til nye transaksjoner slår dette igjennom på regnskap når du klikker på knappen Oppdater fra regnskap. Markering i boksen Bokfør månedens resultat innebærer at resultat i henhold til balanseprognosen legges til egenkapital for å slippe en forskjell mellom eiendeler og gjeld.
2.5. Likviditetsprognose og kontantstrømprognose Flikene Likviditetsprognose og Kontantstrømsprognose opprettes automatisk ut fra resultatprognosen. Likviditetsprognosen kan ikke opprettes i sin helhet for regnskapsmånedene. Kontantstrømsprognosen viser også hva som har påvirket bankinnskudd og kontanter for regnskapsmånedene og kan derfor være bra for å forklare historiske likviditetsendringer. 2.6. Innstillinger Innstillingsfliken fungerer på samme måte som i et budsjett men påvirker bare månedene etter bokførte regnskapsperioder. Fliken Inngående balanse viser kun månedene etter regnskapsperioder og har siste regnskapsmåned som IB. Innstillinger Bruttofortjeneste/Varelager Bruttofortjeneste Her kan du angi en bruttofortjeneste i prosent slik at det automatisk settes en verdi på linjen R3 Varekostnad i fliken til resultatbudsjettet. Hvis du f.eks har en salgsinntekt på linjen R1 på 1 000, og du angir en bruttofortjeneste på 55 %, vil linjen R3 Varekostnad automatisk bli satt til 450 (1000*45 %). Siden verdien settes automatisk vil du heller ikke få lov til å redigere beløpet på linjen R3 i resultatbudsjettet. Dersom du ikke angir noen verdi vil du fritt kunne redigere beløpet på linjen R3 i resultatbudsjettet. Varelagerets omløpshastighet Definisjon Varelagerets omløpshastighet beregnes etter formelen varekostnad dividert med varelager (R3 Varekostnad /B6 Varer). Med omløpshastighet menes i dette tilfellet hvor mange ganger et lager omsettes i løpet av et år. En omløpshastighet på 2 innebærer at varelageret fornyes to ganger per år eller har en gjennomsnittlig lagringstid på seks måneder. Nøkkeltallet kan bl.a. påvirkes av sesongsvariasjoner og tidspunkt for regnskapsavslutning. Nøkkeltallet benyttes først og fremst for handelsforetak, men kan også benyttes for produserende virksomheter med fokus på lager av ferdigvarer, råvarer og varer under tilvirkning. For foretak hvor en stor del av kapitalen er bundet i varelager, kan omløpshastigheten ha stor betydning for å redusere rentekostnader ved å minske kapitalbindingen i varelager og frigjøre kapital.
Den verdien du angir som omløpshastighet på varelageret bestemmer varelagerets verdi (Linjen B6 Varer) i balansebudsjettet. Dersom du ikke endrer verdien manuelt for noen av månedene (balansebudsjettet), vil verdien være lik for alle regnskapsårets måneder. Hvis du endrer verdien for en måned, vil endringen fra måneden før påvirke likviditetsbudsjettet på linjen Endring i varelager. Endringen fører også til at kontanter og bank øker/reduseres ved at kapital frigjøres ved lavere kapitalbinding i varelager. Kredittid Kredittid (kundefordringer, leverandørgjeld) Kredittiden for kundefordringer har betydning for hvor mye kapital som er bundet i kundefordringer. En reduksjon i kredittid for kundefordringer innebærer at det frigjøres mer kapital og en økning at det bindes mer kapital. Hvis kredittiden kan økes for leverandørgjeld kan derfor rentekostnadene bli mindre. Det er derfor viktig å sammenligne med et gjennomsnitt i bransjen for å se om det er rom for å redusere/øke kredittiden slik at mindre kapital er bundet i foretaket. Slik gjør du i programmet I innstillingene for budsjett kan kredittiden angis som en innstilling som gjelder for linjene R1, R2, R3 og R4. Kredittid kundefordringer påvirker linjene R1 Salgsinntekter og R2 Annen driftsinntekt. Kredittid leverandørgjeld påvirker linjene R3 Varekostnad og R4 Annen driftskostnad. I resultatbudsjettet går det også å detaljere dette ytterligere ved å angi kredittiden separat på hver linje. Dette kan gjøres ved å markere linjen og klikke på Innstillinger valgt linje. Kredittid som angis på linjene i resultatbudsjettet påvirker spesifikke linjer i likviditetsbudsjettet og balansebudsjettet: Kredittid på R1 påvirker Salgsinntekter inkl mva. i likviditetsbudsjettet og B7 Kundefordringer i balansebudsjettet Kredittid på R2 påvirker Andre driftsinntekter i likviditetsbudsjettet og B7 Kundefordringer i balansebudsjettet Kredittid på R3 påvirker Varekostnad i likviditetsbudsjettet og B18 Leverandørgjeld i balansebudsjettet Kredittid på R4 påvirker Andre driftsinntekter i likviditetsbudsjettet og B18 Leverandørgjeld i balansebudsjettet Eksempel Hvis f.eks. kredittiden settes til 30 dager vil hele salgsinntekten en viss måned i resultatbudsjettet komme som en innbetaling i måneden etter (inkl mva). I balansebudsjettet vil beløpet bli angitt som kundefordring (inkl. mva.) samme måned som salget er angitt i resultatbudsjettet. Dersom kredittiden settes til 15 dager vil halvparten bli betalt samme måned som i resultatbudsjettet og halvparten måneden etter osv.
Merverdiavgift Intervaller for innrapportering av merverdiavgift I innstillinger for merverdiavgift angir du om foretaket rapporterer merverdiavgift for hver andre måned (6 terminer), hver tredje måned eller helårlig. Innstillingen har betydning for når merverdiavgift skal betales og påvirker derfor linjen Mervdieravgift i likviditetsbudsjettet og linjen Merverdiavgift i balansebudsjettet. Siden innstillingen kun påvirker når merverdiavgiften skal betales blir ingen linjer i resultatbudsjettet eller andre linjer enn merverdiavgift i likviditetsbudsjettet påvirket. Utgående-/inngående merverdiavgift I innstillingene kan det angis satser for utgående og inngående merverdiavgift. Satser kan du også angi på hver enkelt linje i resultatbudsjettet. Satsen som angis på utgående merverdiavgiftgjelder for linjene R1 Salgsinntekter og R2 Annen driftsinntekt. Tilsvarende linjer i likviditetsbudsjettet er Salgsinntekter inkl. mva. og Andre driftsinntekter mm og beregnes og vises inkl merverdiavgift med den prosentsatsen som er angitt. Tilsvarende gjelder for R3 Varekostnad og R4 Annen driftskostnad i resultatbudsjettet som i likviditetsbudsjettet er Varekostnad og Andre driftskostnader. Lønn/sosiale avgifter Arbeidsgiveravgift Prosentsatsen for arbeidsgiveravgift står i utgangspunktet angitt til standard sats i sone 1 (14.1%). Må endres dersom selskapet opererer i annen sone. Se oversikt over soneinndeling I resultatbudsjettet beregnes det arbeidsgiveravgift for hver måned. I likviditetsbudsjettet vil betaling legges til måneden etter hver termin (januar, mars, mai, juli, september og november) på linjen Arbeidsgiveravgift. I balansebudsjettet er det linjen B18 Arbeidsgiveravgift som endres. Sosiale utgifter Sosiale utgifter er kostnader som påløper i tillegg til lønnskostnaden, f.eks pensjonsordning og forsikringer mm.
Beløpet beregnes av totale lønnskostnader og belastes på linjen Sosiale utgifter i resultatbudsjettet. I likviditetsbudsjettet legges beløpet til samme måned som i resultatbudsjettet. Skattetrekk Prosentsatsen du angir for skattetrekk bestemmer hvor mye som hver måned skal trekkes fra lønnskostnaden i resultatbudsjettet. I likviditetsbudsjettet vil linjen Lønn (netto), (lønnskostnad minus skattetrekk) bli utbetalt samme måned som lønnskostnaden i resultatbudsjettet. Skattetrekket vil i likviditetsbudsjettet bli registrert som en utbetaling på linjen Skattetrekk i samme måned. Renter Kassekreditt limit Angitt limit har betydning for hvor stor ubenyttet kassekreditt du har i likviditetsbudsjettet og kontantstrømsbudsjettet. Renter bankinnskudd Renter på bankinnskudd i resultatbudsjettet beregnes gjennomsnittlig av inn- og utgående saldo for måneden. Renten vises i resultatbudsjettet på linjen Renter bankinnskudd (B9). I balansebudsjettet blir saldoen på linjen Bankinnskudd, kontanter og andre kortsiktige investeringer påvirket av endringen. Den vises også i likviditetsbudsjettet og i kontantstrømsbudsjettet på linjen Finansielle inntekter. I likviditetbudsjett vises den også i sammenstillingen nederst. I sammenstillingen vises endringen for måneden på bankinnskudd fordelt på rente og øvrige endringer. Rente langsiktig gjeld Rente langsiktig gjeld beregnes av saldo på langsiktig gjeld (R16) i balansen ved månedens slutt Beløpet vises i resultatoppstillingen på linjen Rente langsiktig gjeld (B16). I balansebudsjettet blir saldoen på linjen Annen langsiktig gjeld påvirket av endringen. I likviditetbudsjettet og kontantstrømsbudsjettet legges beløpet på linjen Finansielle kostnader i samme måned som i resultatbudsjettet.
Rente kassekreditt Rente på benyttet kassekreditt i resultatbudsjettet beregnes gjennomsnitlig av inn- og utgående saldo for måneden. Renten vises i resultatbudsjettet på linjen Rente benyttet kassekreditt. Den vises også i likviditetsbudsjettet i sammenstillingen nederst. I sammenstillingen vises endringen for måneden på ubenyttet kassekreditt, oppdelt i rente og øvrige endringer. Øvrige innstillinger En markering i La kontantstrømmen påvirke ubenyttet kassekreditt (i steden for bankinnskudd og kontanter) innebærer at kontantstrømmen for måneden blir redusert/økt kassekreditt. Dersom den ikke er markert innebærer det at kontantstrømmen påvirker bankinnskudd. Du ser forskjellen i sammenstillingen nederst i likviditetsbudsjettet.