einnsyn Difi Brukarråd 31. mai 2017 Stein Magne Os, prosjektleiar einnsyn Difi

einnsyn Difi Brukarråd 31. mai 2017 Stein Magne Os, prosjektleiar einnsyn Difi

Praktiseringen av arkivering og åpenhet i statlig forvaltning har alvorlige mangler Få andre land har lovfestet en så omfattende offentlighet og rett til innsyn i dokumenter, men det svikter i praktiseringen. Riksrevisor Per Kristian Foss, mai 2017

www.oep.no

Status OEP 2016 121 19 leverar journal millionar postar 250 000 årlege innsynskrav 3,5 mill. nye dok. årleg

Dagens OEP Manuelle rutinar, Saker og journalpostar - ikkje dokument 120 verksemder lastar opp off.journal Behandlar innsynskrav Krav om innsyn Innbyggar / media

Brukarane om OEP Innbyggarar Det går for lang tid å få dokumenter tilsendt Arkivmedarbeidarar Ønsker meir effektiv behandling av innsynskrav Leiarar i verksemdene Treng eit system for å publisere dokument

Kva gjer kommunane Nesten samtlige publiserer postjournal Publisering av postjournal har bidrege til auka innsyn Omlag halvparten publiserer dokument i fulltekst Tal innsynskrav redusert 50-80%

- Norge vil innføre det som blir verdens mest gjennomsiktige system for borgere og journalister til å sjekke hva som skjer i forvaltningen av en stat Statsråd Jan Tore Sanner, desember 2015

Mål for einnsyn Automatisert overføring av data Kvalitetskontroll og kvalitetsheving av data Betre og meir effektive funksjonar for innsyn Publisering av dokument i fulltekst Fokus på sikkerheit i alle ledd

Samarbeid stat og kommune

- For demokratiet er det viktig at man enkelt kan kikke offentlig sektor i korta. - Jeg er veldig stolt av at Oslo kommune har innledet dette samarbeidet med staten Raymond Johansen, byrådsleder Oslo

Referansegruppe presse og media - Jeg ber heller om innsyn i et dokument for mye, enn et dokument for lite VG, NRK, Bergens Tidende, Dagens Næringsliv, Dagbladet Norsk Presseforbund, TV 2, Norsk Redaktørforening

Referansegruppe innhaldsleverandørar Finansdepartementet, Nærings- og fiskeridepartementet, Kunnskapsdepartementet, Kommunal- og Moderniserings departementet, Fylkesmennene, Arbeidstilsynet, Mattilsynet, KS, Oslo Kommune Referansegruppe kvalitetssikring DSS, Barne - og likestillingsdepartementet, Riksarkivet, NVE, Riksantikvaren, Difi, Fylkesmannen i Sogn og Fjordane, Bærum kommune,

Jus og personvern Generelt Kontinuerlig dialog med Lovavdelingen i Justisdepartementet Ikkje behov for endring i regelverk for å realisere løysinga Drøftingane har i det vesentlige dreia seg om «førehandsklassifisering» og behovet for gode arbeidsprosessar/kvalitetssikringsrutiner Personvern Samarbeid med Datatilsynet workshopar Personvernkonsekvensanalyse og innebygd personvern Samarbeidsavtaler/bruksvilkår Under utarbeiding Vil i stor grad kunne gjenbruke eksisterande samarbeidsavtale for OEP

Brukaren i sentrum Betre søkefunksjonalitet Søk i heile offentleg sektor, stat, kommune og fylkeskommune Fulltekstpublisering finna svar umiddelbart Brukskvalitet - mobiltilpasning Muleg å abonnera på søk

Mulighet for publisering av dokument Offentlegforskrifta 7 Organ som er omfatta av offentleglova, kan gjere dokument tilgjengelege for ålmenta på Internett. einnsyn legg til rette for fulltekstpublisering Gir innhaldsleverandørane mulegheit til å benytte seg av retten dei har til å publisere dokument i fulltekst I samsvar med anbefaling i Difi-rapporten om fulltekstpublisering, utarbeida i 2012 på oppdrag av FAD

Mulighet for publisering av dokument Innhaldsleverandørane Verksemda eig og oppbevarar dokumenta overfører varig url til einnsyn Treng ikkje offentlegvurdere heile sin dokumentfangst Avgjer sjølve kva som eventuelt skal fulltekstpubliserast ift behov og gevinstpotensiale Anbefaling Stegvis utvikling der ein starter i det små og enkle Vurder å prioritere det som erfaringsmessig utløyser mest innsynskrav

Utvikling og utrulling 2016-2017 Utvikling Mai 2017 03.2016 PoC 04.2016 Plattform 29.6.2016 Samarbeid Oslo 08.2016 Vising 12.2016 Beta 04.2017 Basis 05.2017 Nye ten. 06.2017 Utv slutt Utrulling 03.2017 Start utrulling i test 08.2017 121 kopla opp i test 11.2017 121 kopla opp i drift 1.2018 einnsyn i drift

Plan for utrulling av einnsyn Månad Mars august Aktivitet Utrulling til innhaldsleverandørar, i testmiljø September - November Januar 2018 Utrulling til 121 innhaldsleverandørar i produksjonsmiljø Full produksjon einnsyn for 121 statlege verksemder. Konvertering av innhald i dagens OEP over til einnsyn.

Tilkobling og overføring av data til einnsyn ALTERNATIV 0 ALTERNATIV 0+ ALTERNATIV 1 Midlertidig minimumsløysing for alle ved oppstart januar 2018 Føreset enkel installasjon av komponentar frå Difi Inneber ikkje endringar i sak/arkiv systema Midlertidig løysing med overføring av url for publisering i fulltekst Systemleverandørane må leggja til eit nytt felt i uttrekket til dagens OEP Det må definerast kvar hos verksemda dokumenta skal «bu», med varig url-adresse Endelig løysing Full implementering mellom sak/arkiv system og einnsyn Kvalitetssikre og ekspedere data til einnsyn som del av arbeidsflyt Implementert funksjonalitet for publisering i fulltekst

Tilkobling til einnsyn - alternativ 1 eformidling

Samarbeid sakarkivsystemleverandørar Jamnleg dialog gjennom utviklingsløpet Dialogworkshop/webinar med dei tre store og kundane deira Oppfølgingsmøter Verksemdene er bestiller og kunde

Start førebuing til einnsyn i god tid Oppstart einnsyn 1. januar 2018 Organiser innføringen som et prosjekt på tvers av fag og IT Planlegg tid og ressursbruk for utrulling og implementering Vurder alternativ for tilkobling Inngå dialog med leverandør av sak- og arkivsystem Start internt forankringsarbeid Vurder opplæringsbehov

«Kokebok» for innføring Stegvis tilnærming til implementering av einnsyn i virksomheten. Sjekklister som veileder deg i når du bør gjøre hva. Enkle verktøy for arbeid med forankring, implementering og gevinstrealisering. Bedre rustet til å implementere 1 2 3 4 Hjelp til å håndtere endringen ved hjelp av enkle verktøy «Kokeboka» tilgjengeleg på https://samarbeid.difi.no/einnsyn i slutten av juni

- vi utviklar offentlig sektor https://samarbeid.difi.no/einnsyn

Brukaren i sentrum For innhaldsleverandørane Betre og meir effektiv funksjonalitet for publisering og behandling av innsynskrav Tilrettelegging for publisering av dokument Avhengig av utvikling og tilrettelegging frå sak- arkivleverandørane For sluttbrukarane Betre søkefunksjonalitet Søk i heile offentleg sektor, stat, kommune og fylkeskommune Fulltekstpublisering finna svar umiddelbart Fokus på brukskvalitet - mobiltilpasning Muleg å abonnera på søk

Brukaren i sentrum