Referat Styringsgruppa for kommunereformen i og kommuner Møtedato: fredag 23.10.15 kl 12.00 15.00 Sted: Kommunestyresalen, rådhus Møteleder: ordfører Kjell B Hanssen, Tilstede: se vedlagte oversikt. Saker: 1. Godkjenning av referat fra forrige møte, 03.09.15 2. Informasjon om utredningsarbeidet og styringsgruppas rolle og mandat 3. Presentasjon av de fire utredningene spørsmål og kommentarer Lokaldemokrati Samfunnsutvikling Tjenesteyting Myndighetsutøvelse 4. Presentasjon av forslag revidert framdriftsplan 5. Eventuelt Referat Innkalling og saksliste ble godkjent. 1. Godkjenning av referat fra forrige møte. Vedtak: Referatet fra møtet 03.09.15 ble godkjent. 2. Informasjon om utredningsarbeidet og styringsgruppas rolle og mandat Kjell B Hansen informerte om organisering, nye medlemmer i styringsgruppa etter konstituering og nasjonal framdriftsplan. Vedtak: Styringsgruppa tar informasjonen til orientering. 3. Presentasjon av de fire utredningene spørsmål og kommentarer De fire utredningene samfunnsutvikling, tjenesteyting, myndighetsutøvelse og lokaldemokrati ble presentert og etterfulgt av spørsmål, kommentarer og svar fra representantene fra arbeidsgruppene.
Vedtak: Styringsgruppa tar rapportene til orientering. 4. Presentasjon av forslag revidert framdriftsplan Kjell B Hansen informerte om revidert framdriftsplan. Vedtak: Styringsgruppa tar revidert framdriftsplan til etterretning. Revidert framdriftsplan, datert 23.10.15 vedlegges referatet. 5. Eventuelt Kjell B Hansen informerte om arbeidet i Hole kommune. Hilde Grefsrud presenterte hjemmesida for utredningsarbeidet. Materiell blir fortløpende publisert. Hun oppfordret styringsgruppa til å bruke nettsida. Hønefoss, 23.10.15 Arild S Stana
Utredning av kommunereformen i og Framdriftsplan - Revidert: 23.10.15 etter behandling i styringsgruppa Tid Sted Aktivitet Ansvar for framdrift og gjennomføring 2015 Mars - september Arbeidsgruppene utreder sine tema og leverer Arbeidsgruppene rapport til styringsgruppa v/adm. prosjektgruppe. Mars Stortingsmelding om nye oppgaver til kommunene. Ferdig i ST Mai Lokal og regional vurdering av Stortingsmeldingens Gjennomført muligheter og konsekvenser for oss. Juni 8. Juni Adm. prosjektgruppe følger opp framdriften i Adm. prosjektgruppe arbeidsgruppene 12. juni kl. 0900-1200 Statusmøte i styringsgruppa August 21. 8. kl. 0900-1100 Møte - Adm. Prosjektgruppe, setter bl.a.opp Adm. prosjektgruppe forslag til agenda for neste styringsgruppemøte 21. 8. kl. 1100-1200 Møte AU Adm. prosjektgruppe September 3.9. kl. 1200-1500 Statusmøte i styringsgruppa tema «Nærhetsprinsippet» 13.-14. 9. Kommunevalg 15.september Arbeidsgruppene leverer sine delrapporter til Arbeidsgruppene styringsgruppa v/administrativ prosjektgruppe 21. 9. kl. 0900-1000 Møte - Adm. Prosjektgruppe, status etter valget. Adm. prosjektgruppe Behandling av delrapportene. 21. 9. kl 1000-1200 Møte AU - status etter valget Adm. prosjektgruppe Behandling av delrapportene. Oktober 14.10. kl. 0900-1100 Møte - Adm. Prosjektgruppe, setter bl.a. opp Adm. prosjektgruppe forslag til agenda for neste styringsgruppemøte 14.10. kl. 1100-1200 Møte AU Adm. prosjektgruppe 23.10 kl. 1200-1500 Styringsgruppa møtes. Eventuell ny konstituering ved endret representasjon etter valget. Historikk. Presentasjon av rapportene fra utredningsgruppene. Innspill til endelig rapport. 15. september - 27. november Utarbeide samlet saksunderlag/rapport basert på arbeidsgruppenes rapporter. Første utkast ferdig 20. november. Endelig dokument ferdig 27. november (sendes styringsgruppa) Administrativ prosjektgruppe/ks Konsulent November Innen 10.11. Utarbeide grunnlag for spørreundersøkelse. Adm. prosjektgruppe 25. 11. kl. 1200-1400 Møte - Adm. Prosjektgruppe. Rapport fra KS- Adm. prosjektgruppe Konsulent 25. 11. kl. 1400-1500 Møte AU. Rapport fra KS-Konsulent, forberede Adm. prosjektgruppe møtet 03.12. Desember 03.12. kl 17.00-19.00 Klækken Felles informasjon til begge kommunestyrene om Ordførerne kommunereformen, rapport og videre framdrift. 03.12. kl. 19.00-20.00 Klækken Statusmøte i styringsgruppa
Desember Informasjon/kommunikasjon/dialog Adm. prosjektgruppe 2016 Januar Januar Informasjon/kommunikasjon/dialog Adm. prosjektgruppe Medio januar Sak til kommunestyrene: behandling av utredningen vedtak om videre arbeid, organisering av arbeidet og framdriftsplan Rådmennene Januar Januar - mars Medvirkning ved spørreundersøkelse blant innbyggerne. Utarbeide dokument (en plattform) som grunnlag for innbyggerhøring (eventuelt som folkeavstemning) Adm.prosjektgruppe med bistand fra informasjonsgruppen. Et utvalg folkevalgte med administrativ støtte 20.1. kl. 0900-1100 Møte - Adm. Prosjektgruppe Adm. prosjektgruppe 20.1. kl 1100-1200 Møte AU Adm. prosjektgruppe Februar 4.2. kl. 1200 Statusmøte i styringsgruppa Innspill til arbeidet med plattform (dokument) Mars Mars Slutten av mars/begynnelsen av april Styringsgruppa behandler utkast til felles plattform. Styringsgruppe oppsummering av innbyggerundersøkelsen. Kommunestyrene behandler forslag til felles plattform Rådmennene April Mars/april Utarbeide informasjonsmateriell Adm. prosjektgruppe Mai April medio mai Informasjon/kommunikasjon/dialog Adm. prosjektgruppe Juni 30.06. Frist for svar til fylkesmannen Rådmennene September Medio september Aktuelt tidspunkt for innbyggerhøring; eventuell folkeavstemning Adm. prosjektgruppe Oktober Medio oktober Behandling og endelig vedtak i kommunestyrene Sak fremmes av rådmennene November Fra november 2017 Juni Oppfølging av kommunestyrenes vedtak. Eventuelt å starte planlegging for etablering av en ny kommune. Stortingsbehandling Ny kommunestruktur Lovproposisjon om nye oppgaver Rådmennene
Frammøteliste i styringsgruppemøte 23.10. 2015 Navn Funksjon Kommune Møtt Forfall Mrk Morten Lafton Gruppeleder Ap Are Granheim Gruppeleder Frp Geir Olsen Gruppeleder H Miriam Tessem Strøm Gruppeleder MDG Harald Antonsen Gruppeleder SP Gikk kl. 1425 Bård Brørby Gruppeleder SV Lars Magnussen Ordfører Trine Lise Olson Varaordfører Kjell B. Hansen Ordfører Dag Henaug Varaordfører Helge Stiksrud Gruppeleder V Kirsten Orebråten Gruppeleder Ap Christine Granlund Gruppeleder Frp Runar Johansen Gruppeleder H Arnfinn Holten Gruppeleder Krf Knut Arild Melbøe Gruppeleder MDG Nanna Kristoffersen Gruppeleder SOL Hans Petter Aasen Gruppeleder SP Ael Sjøberg Gruppeleder SV Alf Meier Tidl. gruppeleder AP Bjørn Andreassen HTV Magnus Langstrand HTV May-Britt Nordli Rådmann Roar Hammerstad Prosjektkoordinator Hilde Grefsrud Kommunikasjonsrådgiver Tore Isaksen Rådmann Evi Mathilassi Lien Prosjektkoordinator Mats Øieren Kommunikasjonsrådgiver