Veiledning D. Medlemsoppdatering og fremmøteregistrering på den norske medlemsdatabasen. www.rotary.no Informasjonen du legger inn i medlemsdatabasen danner grunnlaget for den månedlige medlems- og fremmøtestatistikken i klubbene og klubb- og medlemsinformasjonen i Norsk Rotary Årbok Utarbeidet av Øystein Myklestul, Lørenskog RK Mars 2009 tillegg om rapporter v/eugen Landeide, Lillestrøm RK Siste revisjon 25. mars 2009 Side 0
Hvordan klubbsekretæren vedlikeholder medlemsdatabasen og legger inn fremmøteregistrering på Rotary Medlemsnett. 1. Gå til www.rotary.no Klikk ordet Medlemsnett øverst til høyre i bilde. Du kommer til siden Rotary Medlemsnett hvor du skal logge deg inn med klubbens brukernavn og passord, se pkt 2. 2. Her taster du inn klubbens brukernavn som er lik RK + klubbens 5sifrede medlemsnummer hos Rotary International, eksempelvis RK12880. Du finner klubbens medlemsnummer i matrikkelen. Deretter taster du inn passordet som du har fått, enten av forrige sekretær eller DICO. Når du trykker på Logg inn, kommer du til klubbens side på medlemsnettet. Vær spesielt oppmerksom på at det er forskjell på store og små bokstaver i passordet, at tallet 0 (null) og bokstaven stor O kan forveksles og at bokstavene STOR I som i Ivar og liten l som i alle kan forveksles. Siste revisjon 25. mars 2009 Side 1
Siste revisjon 25. mars 2009 Side 2
Vedlikehold av medlemsopplysninger i databasen 3. Hvis du skal vedlikeholde medlemsopplysninger, legge til nytt medlem, eller stryke et utmeldt medlem, legger du musepekeren på MEDLEMMER i kolonnen til venstre. Da kommer det opp en ny dialogboks til høyre med to valg. Vil du bare se en oversikt over medlemmene, eller endre opplysninger for et medlem, trykker du på Medlemmer og velger det medlemmet du vil endre opplysninger om. Endre de opplysningene du skal og avslutt med å trykke på Lagre forandringer. 4. Skal du stryke et medlem, gjør du det ved å trykke på Slett til høyre for medlemmets navn i navnelisten. Da vil du få noen valg å besvare. Deretter trykker du på Lagre forandringer. 5. Skal du registrere et nytt medlem, trykker du på valget Legg til medlem. Da kommer følgende skjema fram: Siste revisjon 25. mars 2009 Side 3
Her fyller du inn alle opplysninger om det nye medlemmet og avslutter med å trykke på Lagre forandringer. Når du senere går tilbake til medlemslisten, vil du se at det nye medlemmet ligger der. Guvernøren ber spesielt om at du legger inn medlemsnummeret på alle medlemmene. Dette finner du på klubbens side på www.rotary.org eller på SAR-rapporten klubben får tilsendt to ganger pr år. Be foregående sekretær om en kopi av denne. Registrering av fremmøte 6. Når du skal registrere fremmøte på medlemsnettet, logger du deg inn slik som beskrevet ovenfor. I kolonnen til venstre velger du FREMMØTESTAT. Når du trykker på denne, kommer en side opp der du velger det året du skal registrere fremmøteopplysninger om. Du trykker på årstallet og får frem følgende bilde: Siste revisjon 25. mars 2009 Side 4
Medlemstallet i klubben, slik det fremkommer i fremmøtelisten, oppdateres automatisk den 1. i påfølgende måned på grunnlag av de opplysningene som ligger i medlemslisten. Du skriver inn fremmøteprosent og antall møter og avslutter med å trykke på Oppdater. Merk at fristen for å registrere fremmøteopplysningene er den 5. i påfølgende måned. Distriktssekretæren har da noen dager på seg til å kvalitetssikre opplysningene før de sendes til RI i Zürich i midten av måneden. Siste revisjon 25. mars 2009 Side 5
Dersom du vil rette opp feil i registreringen for foregående måned, må du gjøre dette før den 1. i neste måned. Da låses feltet for redigering. Dersom du skal endre registreringstall lenger tilbake, må du sende disse opplysningene til distriktssekretæren. Bare hun eller han har tilgang til å kunne gjøre dette. Slik legger du inn opplysninger om neste års president, sekretær, kasserer. Fristen for å gjøre dette er 30.11. 7. Logg deg inn på medlemsnettet på www.rotary.no med brukernavn og passord. Når du kommer inn på klubbens side, trykker du på KLUBBPROFIL i venstre marg. Da kommer følgende bilde opp: I kolonnen til høyre velger du president, sekretær og kasserer for neste rotaryår. Dersom klubben din ikke oppnevner ansvarlig for ungdomsutveksling, setter du inn navnet på den i klubben som er ansvarlig for distriktsprogrammer. Husk å lagre de nye opplysningene ved å trykke på lagre forandringer under bildet til venstre. Samtidig må du passe på at e-postadressene til dem som er valgt for neste år, er oppdatert. Dette gjør du slik: Gå inn på MEDLEMMER og klikk på navnene til dem du har lagt inn og påse at e-post/internettadresse er utfylt. Hvis ikke, gjør du det. Til slutt må du huske å lagre de nye opplysningene ved å trykke på lagre forandringer til venstre under bildet. Dette må du gjøre for hver enkelt du legger inn e-postadresse for. Siste revisjon 25. mars 2009 Side 6
Slik tar du ut rapporter. 8. Klikk Rapporter i venstre menyfelt: Øverst i skjermbildet kan du begrense rapportinnholdet til å gjelde medlemmer med valgte tillitsverv. Lenger nede på siden har du en del andre begrensninger som er selvforklarende, for eksempel aldersgruppe, samt hvilken sortering du ønsker. Du kan også velge å få skrevet ut antall medlemmer og gjennomsnittsalder for de valgte kategorier medlemmer. Du kan også få utskrift over medlemmer som har sluttet. Data over medlemmer som har sluttet før medio 2007 er imidlertid ikke tilgjengelig. Under Rapport felter krysser du av for de feltene du ønsker i rapporten. Nederst på siden klikke du på Skjerm for utskrift av rapporten på skermen. Klikker du Excel blir du bedt om å velge katalog på din egen PC der du ønsker å lagre Excel-filen. ------------------------- Siste revisjon 25. mars 2009 Side 7