Referat medlemsmøte Tromsø Ryttersportklubb Dato og tid 20.04.2017 Sted Kafeen Saksliste o Styret informerer o Nytt fra komiteene o Arbeid med fullføring av klubbhåndboken o Gjennomgang av prosess for veiviserklubb (NRYF) Orientering fra styret Styreleder gave en kort orientering for styrets arbeider første måneden i sitt virke. Økonomi Regnskapet per første kvartal 2017 viser et underskudd på rundt 200.000,- I tillegg er likviditeten fortsatt meget anstrengt. Årsaken ligger i stor grad i høye lønnskostnader, høye kostnader til innkjøp av varer, samt kostnader som er påløpt i denne perioden men som normalt ville vært periodisert over en større periode. Styret har nedsatt et utvalg som skal gjennomgå alle påvirkbare kostnader, og se om det kan være mulig å forhandle bedre betingelser på innkjøp av varer og tjenester. I tillegg vil økonomien generelt gjennomgås grundig. Styret vil også iverksette arbeid med å sikre inntekter både gjennom økt aktivitet sportslig, samt prøve å skaffe flere sponsorer, eller samarbeidspartnere som enten kan redusere våre kostnader eller øke inntektene. Det ble videre informert om at klubbens medlemmer til sammen skylder nær 600.000 til klubben. Dette er ubetalte stallregninger og regninger for kursdeltakelse, samt grovfor/kraftfor. Styreleder henstilte alle til å betale sine regninger i tide slik at klubben ikke får unødvendig dårlig likviditet. Administrasjon vil sende ut kontoutdrag til alle som skylder penger slik at dette kan gjennomgås. Det ble også informert om at styret har vedtatt å innføre purregebyr, samt morarenter etter 1. juni 2017 på utbetalte fakturaer. Stallplasser Det ble orientert om at vi klubben har fire eller fem ledige stallplasser, og disse er annonsert. Frist for å søke er 1. mai, og det er per i dag kommet inn seks søkere. Klubben tildeler plasser snarlig etter 1. mai.
Arbeid med utviklings- og handlingsprogram Klubbens styre har de siste to styremøtene diskutert hvilke prioriterte oppgaver klubben bør jobbe med. Resultatet av dette arbeidet er at styret har utarbeidet fem fokusområder det skal jobbes med. Disse arbeidene er strukturert, og roller og ansvar er definert. De ulike gruppene som skal videre knytte til seg andre medlemmer eller andre eksterne ressurser for gjennomføring av arbeidene. Det skal settes frister for gjennomføring og arbeidene følges opp av styret. Milepæler skal også defineres. Områdene der skal jobbes med og som ble presentert er disse: Prosjekt/fokusområde Kort beskrivelse Deltakere fra styret Utvikle tydelig stallreglement Ferdigstille klubbhåndbok Kommunikasjon Marked, samarbeidspartnere, Økonomi, Budsjett Klubbutvikling Styret ser behov for å etablere et tydelig stallreglement, og som skal kommuniseres ut i alle "kanaler". Klubben har utviklet et utkast til klubbhåndbok, men dette arbeidet er ikke ferdigstilt. Styret ser behovet for å ferdigstille håndboken, og gi den virkning. Definere klare kommunikasjonsstrategier for intern og ekstern kommunikasjon Sikre en positiv resultatutvikling, bedre likviditet gjennom fokus på reduksjon av kostnader og økte inntekter. Bedre innkjøp og mer effektiv drift Gjennomføre Klubbutviklingsprogram, "Veiviserklubb" Tonje, Veronica, Sofie, Cecilie Rune, Harald, Sofie, Anja Catharina, Veronica, Cecilie Rune, Anja, Catharina Harald, Cecilie, Øyvind, Sofie Anlegg, dugnad, vedlikehold Sikre gode prosesser for å gjennomføre vedlikehold og utvikling av klubbens anlegg. Rune, Catharina, Tonje, Veronica Det kom opp spørsmål fra møtet i sammenheng med styrets gjennomgang av sitt arbeid fremover hvordan styret vil jobbe med vedtak fra årsmøtet knyttet til klubbens organisering. Styrets leder svarte at arbeidene med oppfølging av årsmøtevedtak vil innarbeides i styrets arbeid fremover, og at dette også vil være en del av arbeidene med å godkjennes som veiviserklubb. Klubbsatsningsprogram prosess for godkjenning som «veiviserklubb». Tromsø Ryttersportklubb har ved tidligere styre (2015/2016) søkt NRYF om å tas opp i klubbsatsningsprogrammet til forbundet. Dette er et solid rammeverk for videre utvikling av klubben, og det er allerede gjort en del forberedelser som styret nå vil bygge videre på.
Arbeidene det tidligere styret iverksatte ble satt på vent i september 2016. Styret ser nå behovet for å iverksette denne prosessen og har i samarbeid med NRYF besluttet å starte prosessen med å gjennomføre programmet som skal gjøre TRSO til «veiviserklubb». Harald Steen vil være styrets representant til å lede dette arbeidet sammen med Cecilie, Øyvind og Sofie. Harald gikk gjennom NRYFs generelle presentasjon av klubbsatsningsprogrammet, og oppsummert er dette hva som er presentert: (Finnes også på NRFY.NO i fullversjon, sammen med mye annen informasjon.)
Orientering om arbeid i de ulike komiteene i klubben Dugnadskomiteen Dugnadskomiteen orienterte om den store vår-dugnaden 14. Mai. Det ble foreslått å ha en reservedato i fall dårlig vær. Komiteen ser likevel at det er mange prosjekter som kan
gjennomføres uavhengig av været, men vil komme nærere tilbake til dette dersom dugnaden ikke kan avvikles. Forrige fellesdugnad trakk over 70 deltakere, og det ble gjort en fantastisk innsats. Det vil i løpet av kort tid komme informasjon om de oppgaver som skal gjøres, og det henstilles til alle å se gjennom hva man kunne tenke seg å bidra med ut i fra listene som kommer. Det ble også oppfordret til å spille inn dugnadsprosjekter som er mulige å løse gjennom en slik fellesdugnad. Det ble også oppfordret til at de andre komiteene markedsfører dugnaden, og de som måtte ha mulighet til å ta med utstyr og verktøy oppfordres også til dette. Sportskomiteen Sportskomiteen har hatt et konstituerende møte hvor man har planlagt arbeidene fremover. Hovedfokus er satt på høstens terminliste og sikre trenere til interne kurs. Komiteen skal i løpet av nær fremtid også ha møte med sprang- og dressurkomiteen, samt rideskolekomiteen. Sprangkomiteen Sprangkomiteen jobber primært med stevneplanlegging for tiden. Det oppleves at man ikke klarer å fylle opp alle funksjoner under stevner med klubbmedlemmer, og det skal tas kontakt med Rideskolekomiteen for å prøve å trekke flere av medlemmene inn i stevnearrangementene. I denne sammenheng ønskes det at Sportskomiteen jobber med å tilrettelegge for kurs for teknisk personell slik kompetansen kan økes og flere av klubbens medlemmer kan være med å bidra. Kursene skal senke terskelen til å stille seg til disposisjon. Dette gjelder for alle klubbens medlemmer. I dag løser man stevnegjennomføringen med god hjelp fra andre klubber som stiller velvillig opp. Komiteen har også jobbet med og sikret sponsoravtaler knyttet til stevnene. Rideskolekomiteen Det har ikke vært nylige møter i komiteen. Det ble gitt innspill på møte om å finne måter å knytte rideskolemiljøet tettere sammen med klubbens øvrige medlemmer, f.eks. gjennom klubbklær, utarbeide klubbkalender for salg, aktiviteter og økt felleskapsbygging. Innspillene tas med i det videre arbeid! Ungdomskomiteen Ungdomskomiteen fortalte om deres arbeid og de prøver å engasjere klubbens unge medlemmer gjennom aktiviteter som er GØY. De skal ha det morsomt gjennom sosiale tiltak og aktiviteter. Komiteen arrangerer allerede 21.april temakveld med ressurser fra egne rekker (Anja Dønnem) som vil ha foredrag og også demonstrere treningsmetoder med egen hest.
Styreleder informerte om NRYFs aktiviteter for ungdomskomiteer i ulike former og anbefaler at TRSO kobler «seg på» disse. Det å møte andre ungdommer fra andre klubber vil skape stor motivasjon. Arbeid med å ferdigstille klubbhåndboken Det ble informert om prosessen med å ferdigstiller klubbhåndboken, og det ble presisert her at det av det forrige styret er nedlagt en formidabel jobb med å sette sammen forslaget slik det foreligger i dag. Grunnlaget for håndboken er utarbeidet av Sverre Dæhli, og innspill er kommer fra både komiteer og medlemmer. Disse er bearbeidet til det et forslag som ble tilgjengelig for klubbens medlemmer i mars 2016. Styret nedsetter nå en gruppe som skal ta en ny, siste runde for å sikre alle innspill, samt revidere innhold som er utdatert per i dag. Det vil også etableres rutiner for jevnlig revisjon av klubbhåndboken og den vil bli behandlet som et «levende dokument». Styret tar sikte på å legge frem endelig forslag til klubbhåndbok på neste medlemsmøte. Henstilling fra oppstallører i «gammelstall» Det ble fra medlemmer i gammelstallen informert om at det oppstår fare for liv og helse til både mennesker og dyr dersom ikke høynett som kastes fra høyloftet blir fjernet straks de er kastet på stallgangen. Det ble fortalt om en episode hvor høynett hadde ligget lenge etter at de var kastet ned, og hvor det oppstod en farlig situasjon da hesten «snublet» i et høynett, og høynettet satt fast i foten på hesten. Det vises for øvrig til klubbes stallregler. Neste møte Styreleder opplyste om at det neste medlemsmøte er fastsatt til 15. juni. Styret ber alle som har saker om å sende disse inn til post@trso.no Innkalling med saksliste kommer nærmere møtedato. Styret.