Byrådssak 181/16 Melding om statlige systemtilsyn med sosialtjenesten i 2015 MADH ESARK-0221-201609442-6 Hva saken gjelder: Byrådet legger frem melding om statlige systemtilsyn med sosialtjenesten i 2015. Meldingen informerer om hva som er tema for tilsynene, forbedringsområder og oppfølging av tilsynene. Meldingen er avgrenset til systemtilsyn. Fylkesmannen utfører også et individ- eller punktbasert tilsyn. Meldingen omfatter ikke slike tilsyn, da disse tilsynene også behandler personopplysninger (jfr. den lovpålagte taushetsplikten). Meldingen omfatter kun sosialtjenesten da det ikke har vært gjennomført statlige systemtilsyn med andre enheter under byrådsavdelingen for sosial, bolig og inkludering sitt ansvarsområde. Fylkesmannen forhåndsvarsler systemtilsynene slik at kommunene har anledning til å kvalitetssikre egen praksis i forkant av tilsynene. Byrådsavdeling for sosial, bolig og inkludering har en egen retningslinje under utarbeidelse for fylkesmannens systemtilsyn. Retningslinjen skal sikre og beskrive dagens praksis hvor tjenestene og byrådsavdelingen forbereder tilsynene best mulig, lærer av egne forberedelser, sørge for at lovkrav oppfylles og dersom mulig, korrigere evt. avvik umiddelbart og før tilsynene finner sted. Fylkesmannen gjennomførte 3 systemtilsyn i 2015. Dette gjelder systemtilsyn med sosialtjenesten i Årstad bydel Økonomisk stønad og opplysning råd og veiledning til personer mellom 17 og 23 år og sosialtjenesten i Arna med samme tema Økonomisk stønad og opplysning råd og veiledning til personer mellom 17 og 23 år. Det ble gjennomført tilsyn med sosialtjenesten i Ytrebygda bydel (påbegynt i 2014) - Hvordan Bergen kommune ivaretar sin plikt til å tildele midlertidig bolig til personer som står uten bolig, etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen 9. Resultatet av systemtilsynene ble at det ikke ble avdekket avvik til krav iht. lovgivningen i en av tjenestene, mens to tjenester fikk avdekket avvik under tilsynet. Formålet med fylkesmannens tilsyn er å fremme rettsikkerhet og kvalitet i sosialtjenestene. Tilsynene er derfor svært nyttige for kommunenes kvalitetsarbeid. Det medfører en grundig gjennomgang av virksomhetenes styring og praksis på områdene som er gjenstand for tilsynene. De bidrar også med god læring for ansatte og ledelse som er direkte involvert i tilsynene, og som regel munner det ut i kvalitetssikring på temaene ved alle sosialtjenestene i Bergen. Byrådsavdelingen for sosial, bolig og inkludering gjennomfører også et årlig møte med fylkesmannens avdeling som har ansvaret for sosialtjenesteområdet, for å kvalitetssikre tjenestenes forvaltningspraksis og gi tilbakemeldinger på fylkesmannens klagesaksbehandling og tilsyn med tjenestene. Byrådet vil understreke viktigheten av arbeidet med systemtilsyn med høy kvalitet, slik at risiko for avvik ved tilsyn reduseres, tilsynene medfører læring for alle de involverte og at tilsynene fortsetter å være et nyttig virkemiddel i tjenestenes kontinuerlige kvalitetsarbeid. 1
Byrådet vil samtidig understreke at enhetene, etatene og staben i Byrådsavdeling for sosial, bolig og inkludering uavhengig av tilsynene, kontinuerlig har fokus på arbeidet med kvalitet og oppfyllelse av lovkrav og faglige standarder i sine tjenester. Begrunnelse for fremleggelse for bystyret: Meldingen legges frem for bystyret med hjemmel i byrådets fullmakter 2.7 pkt. a) og c): Byrådet skal jevnlig informere og rapportere til bystyrets organer om: a) sitt arbeid innenfor de områder hvor byrådet er delegert beslutningsmyndighet og c) oppnådde resultater og avvik på mål, strategier og tjenesteproduksjon. Byrådet innstiller til bystyret å fatte følgende vedtak: Bystyret tar Melding om statlige systemtilsyn med sosialtjenesten til orientering. Dato: 10. mai 2016 Dette dokumentet er godkjent elektronisk. Harald Schjelderup byrådsleder Erlend Horn byråd for sosial, bolig og inkludering Vedlegg: Oversikt over Fylkesmannens systemtilsyn ved BSBI (5) 2
Saksutredning: Generelt om gjennomføring av systemtilsyn Saken gjelder melding til bystyret om det statlige systemtilsynet med sosialtjenestene i 2015. Meldingen er avgrenset til systemtilsyn. Fylkesmannen utfører også et individ- eller punkttilsyn. Meldingen omfatter ikke slike tilsyn, da disse tilsynene også behandler person-opplysninger (jfr. den lovpålagte taushetsplikten). Når det gjelder systemtilsynene, har Byrådsavdeling for sosial, bolig og inkludering god og lang praksis på håndtering av tilsyn, og jobber nå med å utarbeide en retningslinje som viser hvordan slike tilsyn skal håndteres, hvilke oppgave og ansvarsfordeling som skal gjelde. Kommunen forhåndsvarsles om alle systemtilsyn minst 6-8 uker før et slikt tilsyn finner sted. Varslet gir dato for tilsynet, ber virksomheten om å sende inn dokumentasjon som er relevant for tilsynet, samt en oversikt over organisasjon og ansatte. På bakgrunn av denne informasjonen, velger fylkesmannen ut ansatte og ledere som skal intervjues i forbindelse med tilsynet, og ber tjenesten gjøre klar aktuelle klientjournaler. Dagene for selve tilsynet starter med et åpningsmøte hvor fylkesmannen gjennomgår formålet med og tema for tilsynet. I tillegg intervjues intervjuobjektene, og klientmapper og journaler gjennomgås med henblikk på formålet med tilsynet. Tilsynet avsluttes ved at fylkesmannen inviterer alle involverte i tilsynet til et sluttmøte, der man muntlig redegjør for sine funn, og ber om evt. umiddelbare kommentarer på disse. Etter noe tid mottar kommunen fylkesmannens utkast til rapport fra tilsynet, med mulighet til å kommentere innholdet. Dersom fylkesmannen ikke avdekker avvik, avsluttes tilsynet med denne (endelige) rapporten. I de tilfellene hvor fylkesmannen avdekker avvik, får virksomhetene en tidsfrist på å dokumentere hvordan avvikene skal lukkes. Dersom fylkesmannen er tilfreds med virksomhetens svar avsluttes tilsynet. I motsatt fall etterspør fylkesmannen ytterligere forbedringstiltak og dokumentasjon på dette før de avslutter tilsynet. Fylkesmannen gjennomførte 3 systemtilsyn med sosialtjenestene i 2015 i Bergen kommune. 1 av disse ble gjennomført uten avvik iht. krav i lovgivningen, mens 2 av tjenestene fikk avdekket avvik fra lovgivningen. Tilsyn med sosialtjenesten i Ytrebygda bydel Fylkesmannen gjennomførte systemtilsyn ved Ytrebygda bydel 06.11.2014. Tilsynet omfattet : hvordan Bergen kommune ivaretar sin plikt til å tildele midlertidig bolig til personer som står uten bolig, etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen 9. Tilsynet omfattet: - Tildeling av midlertidig bolig: hvordan adgang til å søke om midlertidig bolig gjøres kjent, sikring av forsvarlig saksbehandling og at det skaffes plass i slik bolig. - At tilbudet har forsvarlig standard: boligen skal fylle kravene til hva som skal forstås som midlertidig bolig mht. innhold i tilbud og organisering. - Overgang fra midlertidig til varig bolig: at kommunen bistår med anskaffelse av varig botilbud Fylkesmannen avdekket ett avvik: Bergen kommune ved NAV Ytrebygda kan ikke alltid tilby midlertidig bolig tilpasset individuelle behov. Dette er avvik fra Sosialtjenesteloven 27, jamfør 5 i samme lov, samt internkontrollforskriften 4 g og h. Avviket bygger på: -Bergen kommune inngår avtaler og legger alle rammene for kapasitet og kvalitet på de midlertidige botilbudene som NAV Ytrebygda benytter. Kapasiteten er generelt knapp. Det oppstår jevnlig situasjoner 3
hvor de ikke kan tilby egnet bosted, og klient må finne sted selv. Noen får penger i stedet for bosted. Dette gjelder ungdommer som ikke har et kjent rusmisbruk og personer med behov for bo-oppfølgning. Kommunen svarte på rapporten fra fylkesmannen i brev med redegjørelse for kommunens plan for etablering av nye boliger til vanskeligstilte gjennom et boligprogram med etablering av 400 nye boliger til vanskeligstilte, 269 boliger var tatt i bruk ved årsskiftet. Konkret ble det redegjort for etableringen av 14 leiligheter i Merkurveien og ytterligere 11 boliger snart innflytningsklare i Merkurveien. Dette for målgruppen rusmiddelavhengige som er klar for rehabilitering. Det ble videre etablert en egen resultatenhet Sosiale botjenester i 2014 med primæroppgave å følge opp vanskeligstilte i kommunale boliganlegg. Kommunen fremhevet også at BSBI påbegynte i 2015 en gjennomgang av alle avtaler med private leverandører av botilbud med og uten døgntilsyn, samt en gjennomgang av behov og ressursbruk på området. Målet med gjennomgangen er å fremskaffe flere differensierte botilbud gjennom utlysning og inngåelse av avtaler med aktuelle leverandører. Fylkesmannen aksepterte tiltakene og ba om en ny status i januar 2016. I denne statusen ble det gjort rede for at det var en nedgang i 2015 i bruk av midlertidige botilbud og tilstrekkelig kapasitet i forhold til behovet. Dette ble vurdert som en naturlig følge av at det etableres flere kommunale boliger til vanskeligstilte og satses ressurser på booppfølging for å sikre at den enkelte beholder sin bolig. Videre ble det informert om at det i 2016 vil etableres botilbud på Grunnane for rusavhengige kvinner og i Merkurveien for rusavhengige som kommer ut fra institusjon. I Nyhavnsvei etableres booppfølgingsressurser knyttet til boliger til vanskeligstilte. I f t utlysning og inngåelse av avtaler med aktuelle leverandører av botilbud er planlagt gjennomført før eller etter sommeren 2016. På bakgrunn av den siste statusen som kommunen sendte inn, lukket fylkesmannen avvikene og avsluttet tilsynet i februar 2016. Tilsyn med sosialtjenesten i Arna bydel Fylkesmannen gjennomførte systemtilsyn ved sosialtjenesten i Arna 27. og 29. oktober 2015. Tema med tilsynet var knyttet til tjenestene økonomisk stønad og opplysning råd og veiledning til personer mellom 17 og 23 år. Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltninger 9. Det ble særlig lagt vekt på om kommunen sikrer brukermedvirkning, at tjenestene er tilgjengelige og at søknader om økonomisk stønad blir behandlet i samsvar med lovens krav (under dette krav til individuell vurdering). Under tilsynet ble det avdekket ett avvik som fremkommer i rapport nov 2015: Bergen kommune ved Nav Arna sosialtjeneste har ikke felles, omforent praksis for kartlegging ved søknader om økonomisk stønad og opplysning, råd og veiledning fra personer mellom 17 og 23 år. Det er heller ikke avklart på hvilken måte dette skal dokumenteres. Fylkesmannen pekte på at det manglet føringer for hva praksis skal være ved kartlegging og journalføring. Enkelte saksbehandlere bruker verktøy for kartlegging, men disse er ikke gjort kjent for alle. Videre ble det sett på at opplæring av nyansatte var mangelfull når det gjelder kartlegging. Av intervjuene fremkom det at det ble gjennomført samtaler med klientene, men at det ikke kom klart frem hvilken informasjon som skal innhentes foruten økonomiske forhold. Ved stikkprøver i journaler og saker under tilsynet viser at med få unntak, er det ikke dokumentert at bruker sin helhetlige situasjon er kartlagt og saksbehandlers vurderinger er i liten grad dokumentert. 4
Fylkesmannen påpekte at det ikke har vært vurdert nødvendige tiltak for å sikre kartlegging av sakene i situasjonen med høyt sykefravær ved kontoret. Det var heller ikke fastsatt praksis for melding og håndtering av avvik. Det var ikke klart for alle saksbehandlere hva som er avvik. Selv om leder ved kontoret hadde avdekket mangelfull kartlegging av sakene, var det foreløpig ikke satt inn tiltak for å rette. I kommunens svar februar 2016 fremkommer at Bergen kommune ved NAV Arna har utarbeidet en tiltaksplan. Planen omfattet iverksatte tiltak, løpende tiltak og planlagte tiltak. Kontoret har arbeidet systematisk med å utarbeide strategien for det videre arbeidet og med iverksettelsen av flere av tiltakene. Fra tiltaksplan fremgår det at Bergen kommune ved NAV Arna innfører en fast ordning med at kontoret gjennomfører halvårlige interne revisjoner. Revisjonene vil omfatte flere tjenester og målgrupper enn temaet for tilsynet. Første systematiske revisjon er planlagt våren 2016. Avviket er ikke lukket, men pågående da fylkesmannen i sitt svar til tiltakene ønsker tilbakemelding med rapport om resultat av ledelsen sin gjennomgang 1.juni 2016. Fylkesmannen vil da vurdere om tilsynet kan avsluttes. Tilsyn med sosialtjenesten i Årstad bydel Fylkesmannen gjennomførte systemtilsyn ved sosialtjenesten i Årstad 17. og 19. november 2015. Tema med tilsynet var knyttet til tjenestene økonomisk stønad og opplysning råd og veiledning til personer mellom 17 og 23 år. Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltninger 9. Det ble særlig lagt vekt på at kommunen sikrer brukermedvirkning, at tjenestene er tilgjengelige og at søknader blir behandlet i samsvar med lovens krav, under dette krav til individuell vurdering og krav til samarbeid med andre tjenester. Det ble ikke funnet avvik under tilsynet. Sammenfatning/vurdering Fylkesmannens systemtilsyn med Bergen kommune i 2015 omfatter altså ett tilsyn overført fra 2014 og to nye tilsyn i 2015. Resultatet viser at kommunen jobber aktivt med å lukke avvik. Det fremkommer av tilsyn ved sosialtjenesten i Arna og Årstad at samme tema blir ført tilsyn med, men en får ikke avvik ved det siste gjennomførte tilsynet ved Årstad som er en mye større tjeneste i f t antall klienter og ansatte enn i Arna. Formålet med fylkesmannens tilsyn er å fremme rettssikkerhet og kvalitet i sosialtjenestene. Tilsynene er derfor svært nyttige for kommunens kvalitetsutviklingsarbeid. Det medfører en grundig gjennomgang av virksomhetenes styring og praksis på områdene som er gjenstand for tilsynene. De bidrar også med god opplæring for ansatte og ledelse som er direkte involvert i tilsynene, eller i tilgrensende enheter og etater. Oppfølging av kvalitetsarbeidet innen sosialtjenestene i Bergen pågår kontinuerlig og systematisk og det gjennomføres møter med fylkesmannens stab med ansvar for sosialtjenestene. Også her har en fokus på arbeidet med kvalitet og oppfyllelse av lovkrav og faglige standarder i sine tjenester (jfr. egne kvalitetsutvalg på alle nivåer i organisasjonen). 5