STRATEGI FOR TILSYN BYGGESAK 2015-2019, rev. 2016 Innhold: 1 Overordnede mål 2 Varighet 3 Organisering, rutiner og samarbeid 4 Finansiering 5 Definisjoner 6 Innsatsområder 7 Prioritering av byggesaker for tilsyn 8 Ulovligheter 9 Beskrivelse av forskjellige former for tilsyn 9.1 Dokumenttilsyn 9.2 Tidsavgrensede krav om tilsyn 9.3 Varslede tilsyn 9.4 Aksjonstilsyn 9.5 Tematilsyn 10 Rapportering og evaluering 11 Referanser 12 Dokumenthistorikk 1 Overordnede mål Tilsyn er en kommunal oppgave og en kommunal plikt. Tilsyn er kommunens virkemiddel for å følge opp byggesaker med hensyn til lovlighet, kvalitet, prosess og foretakene. Målet med tilsyn er å sikre god kvalitet på byggetiltak i Røyken kommune, og bidra til at aktørene er kjent med og følger regelverket, samt forebygge og redusere byggefeil. Kommunens plikt til å avholde tilsyn følger av plan- og bygningslovens kapittel 25 og SAK10 kapittel 15. Ny revidert plan- og bygningslov setter større fokus på tilsyn. Målet er å gjennomføre tilsyn i ca 40 % av sakene som er belagt med ansvar. Dette medfører at vi skal/bør avholde 40-50 tilsyn per år. [Skriv inn tekst] 26.05.2017 1
2 Varighet Strategi for tilsyn gjelder for 4 år om gangen. Dette dokumentet gjelder fra 1.4.2015 til 1.4.2019. Strategien skal revideres minst en gang pr år. 3 Organisering, rutiner og samarbeid Strategien gjelder ved behandlingen av byggesaker i Røyken kommune. Bygningssjefen sørger for at alle medarbeiderne på byggesak gjøres kjent med dokumentet. Byggesaksbehandlere har ansvar for å bidra til disse tilsynsaktivitetene. De ansatte ved Vestfjorden byggtilsyn skal planlegge og gjennomføre tilsyn for Røyken kommune i henhold til denne strategien innefor kontraksperioden. Vestfjorden byggtilsyn er ett interkommunalt samarbeid. Kommuner tilsluttet samarbeidet i tillegg til Røyken er per 1.1.2016: Bærum, Hurum, Lier og Sande. Lier har sagt opp sin avtale, og avslutter samarbeidet med Vestfjorden byggtilsyn i løpet av 2016. I løpet av vår/sommer vil det foretas en konkret vurdering når det gjelder nytte og kostnader ved ordningen med vestfjorden byggtilsyn. Dette vil komme som en egen sak til Planutvalg og bygningsråd. Røyken kommune skal øke sin kompetanse på tilsyn i kommende 4- årsperioden. 4 Finansiering Tilsyn finansieres gjennom de ordinære byggesaksgebyrene som administrative felleskostnader, såkalte overhead-kostnader. Det er også åpnet for at merarbeid i forbindelse med tilsyn kan belastes etter medgått tid. 5 Definisjoner (NS-EN ISO 9000-Serien) tilsyn all form for ressursbruk på tjenestestedet ut over ordinær byggesaksbehandling (i søknadspliktige og fritatte saker). Arbeid med ulovligheter vil generelt ikke inngå i tilsyn slik det er definert her, men dette vil likevel kunne være noe overlappende i enkeltsaker. avvik mangel på oppfyllelse av krav funn resultater fra bedømmelsen av innsamlede bevis mot kriterier for tilsyn [Skriv inn tekst] 26.05.2017 2
bevis registreringer, angivelse av faktiske forhold eller annen informasjon som er relevant for kriteriene for tilsynet, og som kan verifiseres kriterier for tilsyn samling av krav som vanligvis er plan- og bygningslovgivningen, kommunale krav og krav i byggesakene som tilsynet omfatter observasjon funn som ikke er regelbrudd, men det anbefales å gjennomføre tiltak for forbedring 6 Innsatsområder For hvert år skal det velges ut særskilte innsatsområder. Tilsyn med bygg som får mange brukere skal prioriteres. Det skal alltid føres tilsyn med skoler, barnehager, kontorbygg, sykehjem, større boligprosjekter og salgslokaler før ferdigattest. Utover dette vil tilsyn alltid bli vurdert i saker hvor saksbehandler/leder anser det som nødvendig. 7 Prioritering av byggesaker for tilsyn Tilsynsresurser skal i hovedsak benyttes der det gir størst avkastning i forhold til overordnede mål. Følgende byggesaker skal prioriteres for tilsyn i 2016: Større prosjekter Tilsyn før brukstillatelse/ferdigattest Fyllinger Særlig mangelfulle søknader Der feil kan få store konsekvenser Tidligere erfaring med aktører 8 Ulovlighet Arbeid med ulovligheter vil skje i samarbeid med tilsyn, der det er naturlig. Kommunen er pliktig til å følge opp ulovligheter med unntak av ulovligheter av mindre betydning, jfr. plan- og bygningslovens 32-1. Det er utarbeidet et eget dokument for prioritering og oppfølging av ulovligheter. [Skriv inn tekst] 26.05.2017 3
Når ulovlighet er konstatert sendes det ut ett varsel om pålegg og varsel om tvangsmulkt. I tillegg til dette og helt uavhengig av gangen til pålegget og tvangsmulkten, kan det gis overtredelsesgebyr. 9 Beskrivelse av forskjellige former for tilsyn Tilsyn kan gjennomføres under hele prosessen i byggeprosjekter. Ved tidlig tilsyn etableres dialog med foretak, gjerne med grunnlag i gjennomføringsplanen. Flere tilsyn kan gjennomføres senere i prosjektperioden. Det skal informeres om tilsyn i forhåndskonferanse og i vedtak. Alle tilsyn skal være sporbare/registreres i e-sak. 9.1 Dokumenttilsyn Ved gjennomgang av søknaden er det mulighet til å gjennomføre dokumenttilsyn. Dette er en tilsynsform hvor dokumentene innsendt i søknaden kan kontrolleres. Dersom det avdekkes avvik vil mangelbrevsmalen benyttes. I denne malen er det laget eget avsnitt for avvik ved dokumenttilsyn. 9.2 Tidsavgrensede krav om tilsyn I følge SAK 10 15-3: Kommunen skal i en periode på 2 år fra 01.januar 2016, la følgende inngå i kommunens prioriterte tilsynsområder, jf. 15-1 første ledd bokstav c: at krav til kvalifikasjoner er oppfylt i tiltaket, jf. tredje del Godkjenning og ansvar. at krav til produktdokumentasjon av byggevarer er oppfylt, jf. forskrift om dokumentasjon av byggevarer. 9.3 Varslede tilsyn Dette er i hovedsak er tilsyn utført i samarbeid med Vestfjorden byggtilsyn. Dette er ett varslet tilsyn som gjennomføres hos kommunen med den innkallede parten. Eget skjema for innmelding av tilsyn benyttes. Disse sakene prioriteres: Store byggesaker Ny og ukjent ansvarlig søker Ved gjentagende mangelfulle søknader fra ett og samme foretak [Skriv inn tekst] 26.05.2017 4
Ved disse tilsynene sjekkes styringssystemet i tiltaket. Sjekklister og avvikshåndtering kontrolleres. Underskrifter, datoer, sporbarhet og rutiner sjekkes. 9.4 Aksjonstilsyn Uvarslede tilsyn på byggeplass. Aksjonstilsyn kan foretas i en enkel byggesak eller i flere saker over en kortere periode. Ved en utvalgt byggesak: Aksjonstilsyn kan foretas i en utvalgt byggesak enten på bakgrunn av ett tips om mulig ulovlig byggevirksomhet eller fordi kommunen har valgt ett tema som må sjekkes (se tematilsyn). Ved flere saker over en kortere periode: Aksjonstilsyn kan foretas systematisk inn i utvalgte innsatsområder over kortere tid. Våren og høsten 2016 vil det, i en valgt uke, gjennomføres aksjonstilsyn på følgende type saker: Alle saker hvor det er søkt midlertidig brukstillatelse eller ferdigattest. Søknader om nye boliger som har fått igangsettingstillatelse. Tema under disse aksjonstilsynsukene vil være tidsavgrensende krav om tilsyn (se punkt 9.2) og sjekk av byggeplasspermen. Hensikten med aksjonstilsyn er å se forholdene på byggeplassen og være synlige. Kommunen viser at de er ute og har tilsyn. Dette har effekt. 9.5 Tematilsyn Ved behov skal det gjennomføres tilsyn med spesielt tema. Da benyttes den tilsynsformen som passer best for det valgte temaet. 10 Rapportering og evaluering Ved varslede tilsyn skal tilsynskontoret, i samarbeid med saksbehandlere, utarbeide rapport etter gjennomførte tilsyn. Øvrige tilsyn skal rapporteres i byggesaken i ESA. Tilsynskontoret gir grunnleggende opplysninger til kommunen for utarbeiding av årsrapport for gjennomførte tilsyn. Byggesaksbehandlerne bidrar med opplysninger om tilsyn som de har gjennomført uten tilsynskontoret gjennom rutiner for rapportering av all tilsynsvirksomhet i ESA. Det er laget årsrapport for avholdte tilsyn i 2015. Kommunens planlegging, gjennomføring og sluttrapportering av tilsyn kan så vidt mulig gjøres kjent for media og fagpresse, befolkning og brukere. Kommunens nettsider benyttes til dette. [Skriv inn tekst] 26.05.2017 5
11 Referanser Plan- og bygningslovens kapittel 25. Byggesaksforskriften (SAK10) kapittel 15 med veiledning. Styringssystem for Vestfjorden byggtilsyn datert 26.09.2011. 12 Dokumenthistorikk Versjon 1-24.02.2015 Versjon 2 28.04.2016 [Skriv inn tekst] 26.05.2017 6