Konkurransegrunnlag for kjøp av RENHOLDSTJENESTER Åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi (forskriftens del III) Saksnummer: 2017/26395
Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 3 1.3 Deltilbud... 3 1.4 Viktige datoer... 4 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD. 4 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 4 2.2 Krav til lønns- og arbeidsvilkår... 4 2.3 Offentlighet og taushetsplikt... 4 2.4 Vedståelsesfrist... 5 2.5 Konkurransegrunnlagets oppbygging... 5 2.6 Om vedlegg 2 - tilbudsmappen... 5 2.7 Oppdatering av konkurransegrunnlaget... 5 2.8 Tilleggsopplysninger... 6 2.9 Forbehold og avvik... 6 2.10 Befaring... 6 2.11 Tilbyders kostnader ved utarbeidelse av tilbud... 7 3 KVALIFIKASJONSKRAVENE... 7 4 TILDELINGSKRITERIER OG EVALUERING... 7 5 UTFORMING OG INNLEVERING AV TILBUD... 7 5.1 Innlevering av tilbud... 7 5.2 Utforming av tilbudet... 8 5.3 Tilbakekalling eller endring av tilbud... 8 Konkurransegrunnlag Kjøp av renholdstjenester Side 2 av 8
1 INNLEDNING 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Arbeidstilsynet (heretter også benevnt Arbeidstilsynet, Oppdragsgiver eller Kunden). Arbeidstilsynet er en statlig etat med i underkant av 650 ansatte, underlagt Arbeidsdepartementet. Etatens hovedoppgave er å føre tilsyn med at virksomhetene følger arbeidsmiljølovens krav. Arbeidstilsynet har også andre oppgaver ut i fra enkelte andre lover, se mer om dette på www.arbeidstilsynet.no Arbeidstilsynet er organisert med et direktorat og syv regioner med tilsynskontor spredd over hele landet. For nærmere informasjon om Arbeidstilsynets organisering og virksomhet, viser vi til vår internettside: www.arbeidstilsynet.no Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Trond Erlend Rotabakk e-post: Trond.erlend.rotabakk@arbeidstilsynet.no Telefon: +47 903 65 860 I forbindelse med anbudskonkurransen skal det ikke være kontakt/kommunikasjon med andre enn nevnte kontaktperson hos Oppdragsgiver. Eventuelle spørsmål til konkurransegrunnlaget skal rettes til kontaktpersonen gjennom oppdragsgivers portal: https://anskaffelsesportal.arbeidstilsynet.no. Registrering i anskaffelsesportalen er nødvendig for å få tilsendt eventuelt oppdatert informasjon/ konkurransegrunnlag og levert tilbud se nedenfor. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Oppdragsgiver skal inngå avtale om renholdstjenester med én leverandør. Oppdraget omfatter renhold av Arbeidstilsynets lokaler med adresse: Kongens gate 60, 7012 Trondheim. Det er totalt et areal på om lag 1200 kvm som regelmessig skal renholdes. Avtalen vil i utgangspunktet ha en varighet på to år. Etter utløpet av toårsperioden går avtalen automatisk over til å bli løpende. Avtalen har en antatt verdi på ca. NOK 1,6 mill. over de fire første år. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at antatt verdi ikke er bindende for kunden, bare ment som rettledende. For ytterligere informasjon om anskaffelsens omfang og innhold vises det til kravspesifikasjonen samt kontrakten. 1.3 Deltilbud Da Oppdragsgiver vurderer leveransen som en helhet, er det ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. Konkurransegrunnlag Kjøp av renholdstjenester Side 3 av 8
1.4 Viktige datoer For anskaffelsen er det lagt opp til følgende framdriftsplan. Aktivitet Dato Kunngjøring i Doffin 01.06.2017 Påmeldingsfrist befaring (to dager før befaringen) 08.08.2017 kl. 12:00 Befaring 10.08.2017 kl. 10:00 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 14.08.2017 kl. 12:00 Tilbudsfrist 18.08.2017 kl. 12:00 Tilbudsåpning 18.08.2017 kl. 13:00 Kontraktstildeling 01.09.2017 Karensperiode 10 dager Kontraktsignering 11.09.2017 Vedståelsesfrist (tre måneder etter tilbudsfrist) 18.11.2017 kl. 12:00 Vi gjør oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er foreløpige. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) FOR 2016-08-12-974. del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 13-1(1). I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Tilbyder må derfor gi sitt beste tilbud innen tilbudsfristen. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder vesentlige avvik fra anskaffelsesdokumentene skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser 24-8(1) b. Oppdragsgiver kan avvise tilbud som inneholder avvik fra anskaffelsesdokumentene, uklarheter eller lignende som ikke må anses ubetydelige, jfr. forskriftens 24-8(2) a. Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter til kontaktpersonen gjennom vår anskaffelsesportal. 2.2 Krav til lønns- og arbeidsvilkår Kontrakten vil inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår av 8. februar 2008 nr. 112. Valgte leverandør forplikter seg til å avgi en rapport om hvordan virksomheten ivaretar kontraktens krav på dette området samt bistår ifm påseplikten ihht kontraktens vilkår. 2.3 Offentlighet og taushetsplikt Offentleglova gjelder for allmennhetens innsyn i tilbud, anskaffelsesprotokoll og øvrige saksdokumenter, jf. anskaffelsesforskriftens 7-3. Tilbud og anskaffelsesprotokoll er unntatt offentlighet inntil valg av leverandør er bestemt, jf. offentleglova 23. Konkurransegrunnlag Kjøp av renholdstjenester Side 4 av 8
Offentleglovas bestemmelser om unntaksrett og unntaksplikt for innsyn gjelder. Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. anskaffelsesforskriften 7-4, jf. forvaltningsloven 13. På denne bakgrunnen ber vi derfor tilbyderne om i tillegg å sende inn en versjon av det komplette tilbudet der alle opplysninger som Tilbyder anser som forretningshemmeligheter er sladdet. På denne måten blir Oppdragsgiver raskere og bedre i stand til å ta stilling til hva som skal anses som forretningshemmeligheter ved en eventuell innsynsbegjæring. De aktuelle opplysninger skal sladdes tydelig slik at opplysningene ikke er lesbare. Opplysninger som ikke er foreslått unntatt vil bli ansett akseptert av leverandøren som offentlige. Dersom det ikke vedlegges noen slik offentlig (sladdet) versjon anses leverandøren å ha akseptert at det ved en begjæring av innsyn kan gis tilgang til tilbudet i sin helhet. Se også vedlagte veileder for sladding. Oppdragsgiver har uansett plikt til å foreta en selvstendig vurdering av om sladdete opplysninger ihht regelverket utgjør forretningshemmeligheter. Enhetspriser anses vanligvis som forretningshemmeligheter, men normalt ikke delsummer og totalsummer. 2.4 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.4 ovenfor. 2.5 Konkurransegrunnlagets oppbygging Konkurransegrunnlaget er bygd opp slik at det i størst mulig utstrekning kan benyttes som deler av den endelige kontrakten mellom Oppdragsgiver og Leverandør. Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter: Konkurransegrunnlaget (dette dokumentet) med følgende vedlegg: Vedlegg 1. Kontrakt med bilag Vedlegg 2. Tilbudsmappe Vedlegg 3. Veiledning sladding Vedlegg 4. ESPD-fil i XML-format 2.6 Om vedlegg 2 - tilbudsmappen Vedlegg 2 Tilbudsmappen skal fylles ut og signeres av tilbyder. Dokumentet er ment å gi en oversiktlig framstilling over all dokumentasjon og informasjon som må være inkludert i tilbudet. Det er uansett tilbyders ansvar å sørge for at tilbudet inneholder dokumentasjonen og informasjonen som er nødvendig for at Oppdragsgiver skal kunne evaluere kvalifikasjonskravene og tildelingskriteriene. Les og besvar derfor alle konkurransegrunnlagets dokumenter nøye. 2.7 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen i anskaffelsesportalen https://anskaffelsesportal.arbeidstilsynet.no. Konkurransegrunnlag Kjøp av renholdstjenester Side 5 av 8
2.8 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver gjennom Oppdragsgivers anskaffelsesportal. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til Oppdragsgiver gjennom Oppdragsgivers anskaffelsesportal. 2.9 Forbehold og avvik Eventuelle forbehold og avvik skal angis presist og entydig slik at oppdragsgiver kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med tilbyderen. Forbehold og avvik skal på en klar og utvetydig måte referere til relevante vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget og skal beskrives/prissettes i tilbudsmappen (punkt 5 vedlegg 2). Leverandøren skal tydelig angi hvilke konsekvenser eventuelle forbehold og avvik har for ytelsen, prisen og/eller andre forhold ved tilbudet. Tilbyderens henvisning til vedlagte standardiserte leveringsvilkår eller lignende i tilbudet vil bli betraktet som forbehold eller avvik dersom de avviker fra konkurransegrunnlagets konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. Slike avvik skal også på en klar og utvetydig måte referere til relevante vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget og beskrives/ prissettes i tilbudsmappen (punkt 5 vedlegg 2) for å være gyldig. Vesentlige forbehold og avvik, samt forbehold, avvik eller uklarheter som kan medføre tvil om hvorledes tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige, vil føre til at tilbudet avvises. På generelt grunnlag anbefales det at Tilbyderen stiller Oppdragsgiver spørsmål om forståelsen av konkurransegrunnlaget, i stedet for å legge forbehold inn i tilbudet. På samme måte anbefales det at Tilbyderen prissetter tilbudet i henhold til risikoen i kontraktsbetingelsene i stedet for å legge inn forbehold/avvik. 2.10 Befaring Det vil bli avholdt befaring i lokalene som skal renholdes. Oppmøtetid og -sted er som følger: Tid: tirsdag 10.08.2017 kl. 10:00 Sted: Kongens gate 60, 7012 Trondheim Kontaktperson: Anita Wenseth Telefonnummer: +47 951 32 935 Kontaktnummeret over skal kun benyttes for henvendelser vedrørende befaringen. All annen kommunikasjon skal gå via oppdragsgivers kontaktperson. Hver leverandør kan stille med maksimalt 2 personer på befaringen. De tilbydere som ønsker å stille på denne befaringen bes sende påmelding til følgende e- post: midt-norge@arbeidstilsynet.no Påmelding til befaring bes sendt snarest og senest 48 timer før befaringstidspunktet. Konkurransegrunnlag Kjøp av renholdstjenester Side 6 av 8
2.11 Tilbyders kostnader ved utarbeidelse av tilbud Tilbyderen bærer selv alle kostnader relatert til tilbudet og deltakelse i konkurransen. Dette gjelder også kostnader tilbyderen pådrar seg i forbindelse med tilbudsbefaringen, herunder også reiseutgifter. 3 KVALIFIKASJONSKRAVENE For å være kvalifisert for videre deltakelse i konkurransen må Leverandøren oppfylle samtlige kvalifikasjonskrav oppgitt i tilbudsmappen (konkurransegrunnlagets vedlegg 2). Det er kun kvalifiserte leverandører som vil få sine tilbud evaluert. I henhold til nye regler skal kvalifikasjonskravene fra 2017 i første omgang dokumenteres gjennom vedlagte ESPD egenerklæringsskjema. Leverandøren som vinner konkurransen skal sende inn dokumentasjonsbevisene innen to virkedager etter at Oppdragsgiver har bedt om dem. 4 TILDELINGSKRITERIER OG EVALUERING Kontrakten tildeles den leverandøren som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på tildelingskriteriene oppgitt i tilbudsmappen, se punkt 3 vedlegg 2. Leverandøren har selvstendig ansvar for å levere tilstrekkelig dokumentasjon i forhold til tildelingskriteriene. 5 UTFORMING OG INNLEVERING AV TILBUD 5.1 Innlevering av tilbud Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at påmelding til konkurransen skjer via vår anskaffelsesportal, se https://anskaffelsesportal.arbeidstilsynet.no. Dette innebærer at deltakelse i konkurransen skjer elektronisk. Deltakelse foretas ved å laste opp all etterspurt dokumentasjon innen oppgitt frist via anskaffelsesportalen. Nærmere beskrivelse av gjennomføringen av konkurransen fremgår av anskaffelsesportalen, se https://anskaffelsesportal.arbeidstilsynet.no. Legg merke til at det er påkrevet at man logger seg inn i anskaffelsesportalen og registrerer ønske om å delta for å kunne laste opp dokumenter og for å få tilgang til endringer/ tilleggsopplysninger. Nye brukere For nye brukere av denne portalen, vennligst gå til https://anskaffelsesportal.arbeidstilsynet.no/pages/authenticateuserorinterestedparty.as px for å angi et passord for din brukerkonto. Benytt e-postadresse som ditt brukernavn. Du kan også gå til «Logg inn» og opprette brukerkonto fra denne siden. Mistet/glemt passord Hvis man har brukt denne portalen tidligere men har glemt innloggingsinformasjon, gå til https://anskaffelsesportal.arbeidstilsynet.no/pages/lostpassword.aspx for å sette et nytt passord. Bruk tidligere registrert e-postadresse som brukernavn. Det er tilbyders ansvar at komplett tilbud er oppdragsgiver i hende, på innleveringsstedet (anskaffelsesportalen), innen tilbudsfristens utløp. Konkurransegrunnlag Kjøp av renholdstjenester Side 7 av 8
5.2 Utforming av tilbudet Tilbudet bygges opp slik at det i størst mulig utstrekning kan benyttes som deler av den endelige kontrakten mellom Oppdragsgiver og Leverandør. Tilbudet skal utformes elektronisk i henhold til disposisjonen og innholdet som beskrevet i tilbudsmappen, vedlegg 2. 5.3 Tilbakekalling eller endring av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling eller endring skal skje i anskaffelsesportalen https://anskaffelsesportal.arbeidstilsynet.no. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og må tilfredsstille samtlige formalkrav og være komplett. Konkurransegrunnlag Kjøp av renholdstjenester Side 8 av 8