Sakspapirer til fylkesårsmøte i Akershus 25. mars 2017 kl 10:00 til 12:30

Sakspapirer til fylkesårsmøte i Akershus 25. mars 2017 kl 10:00 til 12:30

Sak 1: Godkjenning av innkalling og saksliste v/ styreleder Kaja Lorentzen Sak 2: Åpning og konstituering. Valg av a) Dirigent Fylkesstyrets innstilling: Bernt Hagtvedt b) Referent Fylkesstyrets innstilling: Sigurd Lund c) Underskrivere av referatet Fylkesstyrets innstilling: Evy Gran og Anders Lingaas Sak 3: Akershus fylkeslags årsmelding for 2016. v/ styremedlem Thale Schaanning Fylkesstyrets innstilling: Årsmelding tatt til orientering Sak 4: Årsberetning og regnskap 2016. v/ økonomiansvarlig Per Bratterud Fylkesstyrets innstilling: Årsberetning og regnskap 2016 ble godkjent. Sak 5: Orienteringssaker a) Orientering om budsjett 2017 v/ økonomiansvarlig Per Bratterud Fylkesstyrets innstilling: Budsjett 2017 tatt til orientering b) Orientering om HEFs økonomi v/ økonomiansvarlig Per Bratterud Fylkesstyrets innstilling: HEFs økonomi tatt til orientering

Sak 6: Innkomne saker a) Fordeling av deltakeravgift og medlemsrabatt. v/ Bærum lokallag Bærum lokallag: Hovedorganisasjonen bør kompensere lokallagene for medlemsrabatt på deltakeravgift for de seremonier lokallagene arrangerer og har ansvaret for. Det kronebeløp som tilfaller lokallagene til dekning av utgifter til gjennomføring, blir dermed uavhengig av den enkelte deltakers medlemsstatus. Se vedlegg for begrunnelse. Fylkesstyrets innstilling: Forslaget fra Bærum lokallag om ny ordning for fordeling av deltakeravgifter konfirmasjon avvises. Se vedlegg for begrunnelse Sak 7: Valg a) Fastsettelse delegatnøkkel fylkesårsmøtet 2018 Fylkesstyrets innstilling: Lokallagene velger delegater på sine årsmøter, og hvert lokallag har to delegater til fylkesårsmøtet, pluss én delegat ekstra for hvert 1000. medlem b) Fylkesstyre Valgkomitéens innstilling: Funksjon Navn Lokallag Status Leder Kaja Lorentzen Nedre Romerike Ikke på valg Nestleder På valg Økonomi Per Bratterud Ås/Vestby Ikke på valg Styremedlem 1 Thale Heiberg Schaanning Nedre Romerike Ikke på valg Styremedlem 2 Rina Birgitte Grønlund Ullensaker/Nannestad På valg Styremedlem 3 Gisle Mølmen Sellevik Eidsvoll/Hurdal Ikke på valg Styremedlem 4 Mette Høiland Frogn På valg Styremedlem 5 Stein Eriksen Bærum På valg Varamedlem 1 Rikke Øen Frogn På valg Varamedlem 2 Charlotte Eriksen Nes Ikke på valg Varamedlem 3 May-Gunn Riis Asker På valg c) Valgkomité Fylkesstyrets innstilling: Bernt Eiken og Kai Mjaanes. Fylkesstyret får årsmøtets tillit til å finne inntil to ekstra medlemmer til valgkomiteen.

d) Revisor Fylkesstyrets innstilling: Hovedstyret fremmer sak til landsmøtet 2017 om at HEF skal ha felles revisor/revisjon for den sentrale delen av organisasjonen, alle HEFs fylkeslag og alle lokallag med mer enn 1 mill kroner i brutto årlig omsetning. I påvente av at HEF sentraliserer sine revisortjenester velges Rita Torsvik, Davita, som revisor. e) Delegater til HEFs landsmøte 2017 (fra 09.-11. juni) Fylkesstyrets innstilling til delegater på landsmøtet 2017 Thon Hotell Arena i Lillestrøm Fredag 9. juni kl 1800 - søndag 11. juni kl 1600 Delegater 1 Per Bratterud Fylkesstyret 2 Thale Heiberg Schaanning Fylkesstyret 3 Rina Birgitte Grønlund Fylkesstyret 4 Gisle Mølmen Sellevik Fylkesstyret 5 Mette Høiland Fylkesstyret 6 Stein Eriksen Fylkesstyret 7 Rikke Øen Fylkesstyret 8 Charlotte Eriksen Fylkesstyret 9 May-Gunn Riis Fylkesstyret 10 Gro Andresen Bærum 11 Sten Helleland Frogn og Nesodden Varadelegater 1 Arne Bodin Ski 2 Frank Sandø Ski 3 Brynhild Hovde Oppegård 4 Nicholas Wilkinson Oppegård 5 Kai Mjaanes Bærum 6 Anders Lingaas Asker 7 Bente Nysveen Eiken Asker 8 Gerd Maageng Olsen Ullensaker og Nannestad 9 Monica Kahn Ullensaker og Nannestad 10 Britt Mari Nymoen Nes 11 Thor Barkvoll Nes 12 Annett Hillestad Nedre Romerike 13 Morten Andre Robertsen Nedre Romerike 14 Harald Mortensen Ski 15 Husse Keshvari Ski 16 Bernt Hagtvedt Oppegård

17 Eva Petterson Oppegård 18 Anne Aasmoe Bærum 19 Susanne Levin Bærum 20 Bernt Eiken Asker 21 Ragnhild Indset Asker 22 Vivi Lindholm Ullensaker og Nannestad 23 Reidar Huuse Ullensaker og Nannestad 24 Cindy Sire Nes 25 Carina Ottesen Nes 26 Kaja Brant Nedre Romerike 27 Per Ivar Løkken Nedre Romerike 28 Vibeke Eiret Ski 29 Unni Venke Holm Bærum 30 Aril Hovelsrud Bærum 31 Anne Britt Øvrebø Asker 32 Hans Marius Christensen Asker 33 Marianne Moltke-Hansen Ullensaker og Nannestad 34 Stine Emeli Markussen Ullensaker og Nannestad 35 Tina Nymoen Knutsen Nes 36 Svein Lindal Nes 37 Cynthia Smith Nedre Romerike 38 Nina Bergheim Nedre Romerike Sak 8: Signaturrett Fylkesstyrets innstilling: Tidligere tildelte fullmakter i form av signaturrett og prokura oppheves. Ny signatur tildeles styreleder og nestleder i fellesskap.

VEDLEGG Vedlegg sak 6 a) Innsendt forslag fra Bærum lokallag Forslag til nyordning ved fordeling av deltakeravgift. Kompensasjon for medlemsrabatt Hovedorganisasjonen bør kompensere lokallagene for medlemsrabatt på deltakeravgift for de seremonier lokallagene arrangerer og har ansvaret for. Det kronebeløp som tilfaller lokallagene til dekning av utgifter til gjennomføring, blir dermed uavhengig av den enkelte deltakers medlemsstatus. Begrunnelse Dagens ordning medfører at lokallagene bærer hele byrden av at det innrømmes medlemsrabatt. Lokallagene har på sin side ingen direkte økonomisk fordel av at en deltaker også er medlem av forbundet. Hele denne fordelen, i form av kontingent, statlige- og kommunale tilskudd, disponeres i utgangspunktet av hovedorganisasjonen. Satt på spissen innebærer dagens ordning at det er mest «lønnsomt» for lokallaget isolert sett - å ha færrest mulig medlemmer. Et talleksempel: Deltakeravgift for konfirmasjon kveldskurs i Bærum er i 2017 satt til kr. 3500. Medlemmer betaler kr. 2400, og får dermed kr. 1100 i rabatt. Hovedorganisasjon og fylkeslag tar ytterligere kr. 1150. Lokallaget får gjenstående kr. 1250, nok til å dekke enten kurs eller seremoni, men ikke begge deler. Alternativt kunne problemet løses dersom gjenstående deltakeravgift etter medlemsrabatt hadde gått uavkortet til lokallaget. Begrunnelsen ville da være at medlemmets bidrag (kontingent + offentlig støtte for et år) mer enn veier opp for det beløp som ellers ville blitt holdt tilbake av de sentrale organisasjonsledd. I vårt talleksempel ville lokallaget da ha medlemsdeltakerens innbetalte beløp kr. 2400 til disposisjon. De to betraktningsmåter gir her omtrent samme resultat. Men det skyldes at tilbakeholdt andel, kr. 1150, er av samme størrelsesorden som medlemsrabatten. Vi mener det mest ryddige er at disse størrelser holdes uavhengig av hverandre, og at det spesifikt er medlemsrabatten som kompenseres. En slik løsning vil gi lokallaget best mulig forutsigbarhet i planleggingsfasen for neste års seremonier, noe vi savner i dag. Når neste års konfirmasjon om få måneder legges ut, har vi i Bærum grunn til å tro at vi får ca. 350 påmeldinger. Men vi aner ikke hvor mange av disse vil kunne påberope seg medlemsrabatt. Denne usikkerheten alene kan totalt utgjøre et hvilket som helst beløp, fra kr. 0 til kr. 385 000. Fasit får vi først når påmeldingen er avsluttet, og kan da fastslå hvorvidt vi har et budsjett i balanse eller imøteser ruin. Dagens ordning, medlemsrabatt uten kompensasjon, utgjør en litt for stor kanon til fortsatt å gå løs på dekk.

Vedlegg sak 6 a) Innstilling fra Akershus fylkesstyre Forslag til nyordning ved fordeling av deltakeravgift. Kompensasjon for medlemsrabatt. Bærum lokallag har oversendt følgende forslag til årsmøtet: Hovedorganisasjonen bør kompensere lokallagene for medlemsrabatt på deltakeravgift for de seremonier lokallagene arrangerer og har ansvaret for. Det kronebeløp som tilfaller lokallagene til dekning av utgifter til gjennomføring, blir dermed uavhengig av den enkelte deltakers medlemsstatus. Forslaget er gitt følgende begrunnelse: Etter dagens ordning bærer lokallagene hele «byrden» av at det innrømmes medlemsrabatt. Alle inntekter (kontingent og tilskudd) disponeres av hovedorganisasjonen. Kompensasjon for medlemsrabatten vil gi lokallagene best mulig forutsigbarhet i planlegging av neste års seremonier. Fakta i saken Dagens ordning med fordeling av deltakeravgiften Dagens ordning med fordeling av deltakeravgiften innen konfirmasjon er vedtatt av Hovedstyret. Fylkesårsmøtet kan ikke vedta endringer i dagens ordning, kun oversende saken videre til overordnet organ. Konfirmasjonstilbudet i HEF har i mange år vært underfinansiert. Det vil si at medlemskontingent, og stat- og kommunetilskudd har vært med på finansieringen. Hovedstyret har derfor vært pådriver for å få opp deltageravgiften så konfirmasjonstilbudet skal gå i balanse. Deltakeravgiften for ikke-medlemmer er høyere enn for medlemmer. Dette for å kompensere for at HEF ikke får stat- og kommunetilskudd fra minst én av konfirmantforeldrene. Hovedstyret og Landsstyret har ansvar for at organisasjonens samlede inntekter bidrar til å sikre et mest mulig helhetlig og likeverdig tilbud i HEF. Alle ledd i organisasjonen har ansvar for oppgaver som bidrar til at HEF kan arrangere humanistisk konfirmasjon. Inntektene fordeles slik at utgifter i alle ledd kan dekkes. Dagens ordning innebærer at hovedkontoret beholder kr. 400 av deltakeravgiften pr konfirmant til dekning av de oppgaver som løses sentralt, samt arbeidsverktøy som seremonibasen. Fylkeslagene utbetaler deltakeravgiften til lokallagene fratrukket kr. 750 som skal dekke de oppgaver fylkeslaget har ansvar for (Tenk på det, program, adgangsbevis, opplæring av kursledere, konfirmasjonsansvarlige og estetikkurs). Ordningen bidrar til å sikre et mest mulig enhetlig tilbud i hele fylket. Forutsigbarhet i budsjettprosessen Antallet konfirmanter, være seg medlemmer eller ikkemedlemmer, varierer litt fra år til år. I 2016 fikk alle lag tilsendt nøyaktig hvor mye deltakeravgift lokallagene ville sitte igjen med (dvs netto) rett etter påmeldingsfristen 1. oktober. Lokallagene hadde så en måned til å justere sine budsjetter for 2017 på bakgrunn av disse tallene.

Fordelingen av deltakere på ikke-medlemmer og medlemmer er svært stabil. Medlem Ikke-medlem Total %medlemmer av total 2013 395 1360 1755 22,5 2014 406 1349 1755 23,1 2015 426 1396 1822 23,3 2016 388 1368 1756 22 2017 379 1345 1724 21,9 Noen år vil svingningene eller de avtalene man har måtte gjort tidlig (som eksempelvis leie av seremonilokale) gjøre at lokallaget går i underskudd. Dette er årsaken til at fylkesstyret ønsker at alle lokallag skal ha en egenkapital på 20% av egen omsetning, samt ordningen med tilskudd til lokallagene fra fylkeslaget. Fylkesstyrets vurdering Etter fylkesstyrets vurdering bidrar dagens ordning til å sikre et mest mulig helthetlig tilbud for alle konfirmanter i fylket. Konfirmasjonstilbudet finansieres med grunnlag i organisasjonens totale inntekter. Deltakeravgiften er en del av finansieringen. At ikke-medlemmer betaler høyere avgift er naturlig i og med at de ikke betaler medlemskontingent. Slik sett er det ikke riktig å bruke begrepet «medlemsrabatt» når deltakeravgiften for medlemmer er lavere enn for ikke- medlemmer. Fylkesstyrets vurdering er videre at det med dagens ordninger og erfaringstall er mulig for lokallagene å utarbeide et budsjett med rimelig grad av forutsigbarhet når det gjelder utgifter til konfirmasjon. Fylkesstyret innstilling Forslaget fra Bærum lokallag om ny ordning for fordeling av deltakeravgifter konfirmasjon avvises.