Forespørsel fra Festspillene i Bergen (FiB), heretter kalt oppdragsgiver, på kjøp av sjåførutleietjenester.
1. Innledning 1.1. Om oppdragsgiver Festspillene i Bergen er blant Nordens viktigste musikk- og teaterfestivaler. Hvert år avvikles over 150 arrangementer innen alle kunstformer. I administrasjonen er det 13 personer som arbeider med planleggingen og gjennomføringen av Festspillene. 1.2. Anskaffelsens formål og omfang Festspillene i Bergen ønsker å leie inn et firma til å ta seg av planlegging og gjennomføring av artisttransport i forbindelse med årets festival. 1.3. Oppdraget Tilbyder blir ansvarlig for planlegging, praktisk tilrettelegging og gjennomføring av all interntransport av artist og personell under festivalen, herunder instrumenter artistene selv frakter med seg. Tilbyder må kunne håndtere kostbart musikkutstyr på en sikker og forsvarlig måte. Festspillene disponerer tre Hyundai i40 for hele perioden, og det er disse som vil bli brukt for å gjennomføre oppdraget. Bilene tilhører Auto 23. Tilbyder skal stille med kvalifisert personell til å bemanne kjøretøyene. Festspillene i Bergen 2012 finner sted 23.mai til 6.juni. I dette tilbudet legges det til grunn at det vil foregå persontransport 1 dag i forkant og 1 dag i etterkant av festivalen. Tidsrommet for kjøring som skal legges til grunn blir dermed 22.mai til 7.juni 2012. I tillegg til festivalkjøringen kommer forarbeidet knyttet til planlegging, og startdato for oppdraget blir derfor satt til 14.mai 2012. I tilbudet legges det til grunn inntil 12 timer kjøring per bil per dag, totalt 36 timer kjøring fordelt fritt på de tre bilene daglig i hele perioden. Timeforbruk ut over dette faktureres i etterkant av oppdraget, og utbetales etter at kjøreliste med oversikt over timeforbruk er forevist og godkjent av FiB. Tilbyder er ansvarlig for at gjeldende arbeidstidsbestemmelser og lover blir overholdt, samt koordinering av transporten. FiB står ansvarlig for eventuelle skader på bilene som brukes til oppdraget, så lenge skaden ikke skyldes grov uaktsomhet eller uforsiktighet av sjåføren. I så fall vil dette avgjøres av FiB og oppdragstaker i fellesskap, der eventuelle tvister/uenigheter vil bli avgjort av bileiers forsikringsselskap. Tilbyder skal dekke driftsutgifter for bilen, herunder renhold, drivstoff og bomavgift med mer. Dette bes om at tas med i tilbudsprisen. FiB dekker forsikring gjennom bileier Auto 23. Eventuelle parkeringsbøter som ikke blir ilagt i forbindelse med av/påstigning dekkes av tilbyder. Tilbyder står ansvarlig for å innhente nødvendig dispensasjon for parkering utenfor FiB sine kontorer og på Flesland. Eventuelle bøter som kommer grunnet at dette ikke er på plass dekkes av tilbyder. Sjåfører som brukes til oppdraget skal være pent kledd og ellers fremstå representativ. Sjåførene skal være serviceinnstilt og imøtekommende, og må kunne kommunisere godt på norsk og engelsk. 1.4. Presiseringer/forutsetninger/avgrensninger Det forutsettes at alle sjåfører innehar gyldig sertifikat for klasse B, og er skikket for denne type oppdrag.
Sjåførene må være innforstått med at de har taushetsplikt vedrørende samtaler eller lignende knyttet til oppdraget. Festspillene i Bergen er ikke fradragsberettiget. Alle priser som oppgis skal derfor uten unntak være inkludert merverdiavgift. 1.5. Kontakt Festspillenes kontaktperson for oppdraget er Mads Hundvin, som kan nåes på telefon 926 55 667 eller epost mads@fib.no. 2. Gjennomføring av konkurransen 2.1. Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. 2.2. Konkurranseform Denne anskaffelsen skal gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser og tilhørende forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del I 2.3. Offentlighet Allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, se lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet (offentligloven) 23 tredje avsnitt, jf. forskrift av 7. april 2006 nr 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentligloven 11. I tilbudet må det klart fremgå hvilke opplysninger som leverandøren mener er underlagt taushetsplikt etter FOA 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt fra innsyn. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at informasjon fra leverandør bare er veiledende, da oppdragsgiver er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskravet opp mot lovverket, jf. offentligloven. 3. Krav til tilbudet 3.1. Tilbudsdokumentet Tilbud skal organiseres som følger: 1. Tilbudsbrev 2. HMS erklæring 3. Skatteattest for mva og skatteattest for skatt (2 stk totalt), ikke eldre enn 6 måneder fra innleveringsfrist for tilbudet. 3.2. Frist Tilbudet må være oss i hende senest 08.03.2012 kl. 12:00. For sent innkommende tilbud vil ikke bli åpnet. Tilbyder er ansvarlig for at tilbudet er FiB i hende innen fristen.
3.3. Gyldighet Tilbudet må ha en vedståelsesfrist på minimum 1 måned. 3.4. Innsendelse Tilbudet må sendes eller leveres til: Festspillene i Bergen Postboks 183 Sentrum NO-5804 Bergen Tilbudet kan ikke sendes på epost. OBS: Tilbud må merkes tydelig: ʺSjåførtjenester - Mads Hundvinʺ. Konvolutten må være umerket. Innsendelsen vil ikke bli åpnet før fristen er utløpt. 4. Avgjørelsen 4.1. Tildelingskriterier TILDELINGSKRITERIER: KRAV TIL DOKUMENTASJON: VEKT: Pris Tilbyder bes å oppgi sin pris for oppdraget. Kvalitet Nøkkelpersonell Referanser Prisen skal inkludere alle utgifter, og være inklusiv mva. Tilbyder bes om å oppgi sin totalpris for tjenester, samt timepris for arbeid utover det som kommer frem av konkurransegrunnlaget. Tilbyder bes presentere personen som vil få hovedansvaret planlegging og gjennomføring av oppdraget, samt legge ved CV. Tilbyder bes om å oppgi referanser fra tidligere oppdrag av lignende karakter. FiB må kunne kontakte dem direkte uten å varsle tilbyder om dette på forhånd. 50 70 % 30 50 % 4.2. Kontrakt Kontrakt utarbeides av oppdragsgiver. 4.3. Videre arbeid Etter tilbudsfristens utløp vil tilbudene bli vurdert, og tilbakemelding blir gitt til alle tilbydere. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forhandle med de tilbyderne som syntes mest aktuelle. Antall tilbydere som er aktuell for oppdraget vil bli fortløpende redusert. Oppdragsgiver vil antakelig, basert på de enkelte tilbud, lage en sammenlignbar prismodell for oppdraget. De mest aktuelle tilbydere vil få anledning til å gi revidert pris i modellen.
4.4. Protokoll Oppdragsgiver fører løpende protokoll for anskaffelsen, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 3-2. 5. Vedlegg Vedlegg 1: HMS-erklæring.
HMS-egenerklæring Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land* Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato: * The following applies for foreign contractors: We hereby confirm, by preparing this offer, that we have taken into consideration the requirements that follow from The Regulation relating to systematic Health, Environmental and Safety Work in the company (the Internal Control Regulation), laid down by Order in Council of 6 December 1995 no. 62. We hereby accept that, if requested, the Purchaser will be given the right to control and verify the Bidder s system for taking care of the work of health, environment and safety. Binding signature: Manager Date: (Signature)