Konkurransegrunnlag for anskaffelse under EØSterskelverdi TOC-Instrument til laboratorium Anskaffelsesnummer: 23/2017 Oslo kommune v/vann- og avløpsetaten
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGET... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 3 1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen... 3 1.4 Kontrakt... 4 1.4.1 Kontraktsperiode... 4 1.4.2 Kontraktsbestemmelser... 4 1.4.3 Returordning (gjelder for vareanskaffelser)... 4 1.4.4 Brudd på skatte- og avgiftsforpliktelser... 4 1.4.5 Brudd på konkurranselovgivningen... 5 1.5 Konkurranseutsettelse... 5 1.6 Tilleggsopplysninger... 5 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget... 5 2 Konkurransegjennomføring... 6 2.1 Regelverk... 6 2.2 Valg av konkurranseform... 6 2.3 Tilbudsfrist... 6 2.4 Innlevering av tilbud... 6 2.5 Ønsket presentasjonsform... 7 2.6 Vedståelsesfrist... 7 2.7 Deltilbud... 7 2.8 Alternative tilbud... 7 2.9 Tilbudsbefaring... 7 2.10 Opplysningsplikt... 7 2.11 Taushetsplikt... 8 2.12 Avvik... 8 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE... 8 Generelt om kvalifikasjonskrav... 8 3.1 Skatteattest... 8 3.2 Krav knyttet til leverandørens registrering, autorisasjoner mv.... 9 3.3 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet... 9 3.4 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner... 9 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TIlBUDENE... 10 4.1 Tildelingskriteriene... 10 4.2 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og frist for klage... 11 5 Avvisning... 11 VEDLEGG... 12 Konkurransegrunnlag anskaffelse under EØS-terskelverdi (25.11.2016) 2
1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oslo kommune v/vann og avløpsetaten (VAV) inviterer til konkurranse i forbindelse med anskaffelse av TOC-instrument til laboratorium, anskaffelse 23/2017. Vann- og avløpsetaten (VAV) forsyner hovedstaden med drikkevann og håndterer avløpsvannet. Virksomheten finansieres gjennom vann- og avløpsgebyrer. Etaten har ansvar for drift, vedlikehold og fornyelse av byens renseanlegg samt ledningsnett og pumpestasjoner for både drikkevann og avløpsvann. Etaten fører også tilsyn med Bekkelaget renseanlegg, som drives privat, og dekker Oslos andel av utgiftene til det interkommunale Vestfjorden Avløpsselskap (VEAS). Andre sentrale oppgaver er forvaltning av vannkildeområder, vassdragstilsyn med vassdragene i byen, veiledning og informasjon til kunder, abonnenter og samfunnet for øvrig. Virksomheten er regulert av en rekke lover og forskrifter, spesiell betydning har lov om kommunale vass- og kloakkavgifter, forurensningsloven og forskrift om vannforsyning og drikkevann. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Åse Rieber-Mohn E-postadresse : postmottak@vav.oslo.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Vann- og avløpsetaten (VAV) skal anskaffe automatisk utstyr for bestemmelse av TOC (Total Organic Carbon) i prøver av drikkevann og avløpsvann. Det er behov for 1 instrument, som kan erstatte utstyret som er i bruk per i dag. Det vil i tillegg til anskaffelse av instrumentet, inngås en serviceavtale med valgt leverandør, for 5 år med opsjon på ytterligere 5 år. For en mer detaljert beskrivelse av behovet, se vedlegg 1 Kravspesifikasjon. 1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Planlagt uke Uke 12 Uke 13 Uke 15 Uke 15/16 Uke 16 Aktivitet Konkurranseutsettelse Evt. befaring Tilbudsfrist Tilbudsevaluering Eventuelle forhandlinger Konkurransegrunnlag anskaffelse under EØS-terskelverdi (25.11.2016) 3
Uke 17 Uke 18 Uke 18 Uke 19 Valg av tilbud Klagefrist Kontraktsinngåelse Oppstart av kontrakt Ovenstående fremdriftsplanen er tentativ. 1.4 Kontrakt 1.4.1 Kontraktsperiode Leveringstidspunkt for leveransen er etter kontraktsinngåelse, etter avtale med oppdragsgiver. Serviceavtalen løper fra kontraktsinngåelse og 5 år frem i tid. Oppdragsgiver har opsjon på ytterligere 5 år på uendrede vilkår. Oppdragsgiver har en ensidig rett til å si opp avtalen etter 3 måneders skriftlig varsel. 1.4.2 Kontraktsbestemmelser Kontraktsforholdet vil reguleres av vedlagte kontraktsformular og Oslo kommunes standardvilkår for kjøp av varer. 1.4.3 Returordning (gjelder for vareanskaffelser) Hvis norsk leverandør (produsent eller importør) benytter emballasje, skal det senest ved kontraktsinngåelse fremlegges dokumentasjon for at leverandøren er medlem i en returordning eller oppfyller forpliktelsen gjennom egen returordning med egen ordning for sluttbehandling hvor emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte (Grønt Punkt Norge AS eller tilsvarende returordning). 1.4.4 Brudd på skatte- og avgiftsforpliktelser Leverandøren og eventuelle underleverandører skal til enhver tid oppfylle sine forpliktelser til å betale skatter og/eller avgifter. Oppdragsgiver kan til enhver tid foreta kontroll av leverandøren og eventuelle underleverandørers oppfyllelse av forpliktelser til å betale skatter og/eller avgifter. Dersom leverandøren i ikke uvesentlig grad misligholder sine forpliktelser til å betale skatter og/eller avgifter, kan oppdragsgiver, etter at leverandøren er gitt en frist til å rette, heve kontrakten. Dersom leverandøren vesentlig misligholder sine forpliktelser til å betale skatter og/eller avgifter kan oppdragsgiver heve kontrakten uten at leverandøren er gitt en frist til å rette. Retten til å heve gjelder ikke dersom kravet formelt er bestridt overfor kompetent myndighet og leverandøren overfor oppdragsgiver kan sannsynliggjøre at kravet ikke er berettiget. Dersom leverandørens underleverandører i ikke uvesentlig grad misligholder sine forpliktelser til å betale skatter og/eller avgifter, kan oppdragsgiver, etter at underleverandøren er gitt en frist til å rette, kreve at leverandøren snarest mulig skifter ut sin underleverandør, uten kostnad for oppdragsgiver. Retten til å kreve utskifting gjelder ikke dersom kravet er formelt bestridt overfor kompetent myndighet, og leverandøren overfor oppdragsgiver kan sannsynliggjøre at kravet mot underleverandøren ikke er berettiget. Dersom leverandøren ikke Konkurransegrunnlag anskaffelse under EØS-terskelverdi (25.11.2016) 4
skifter ut underleverandørsom den er forpliktet til å skifte ut, kan oppdragsgiver heve avtalen 1.4.5 Brudd på konkurranselovgivningen Dersom det er klar sannsynlighetsovervekt for at leverandøren har brutt konkurranselovens 10 eller 11 eller tilsvarende bestemmelser, kan oppdragsgiver heve kontrakten dersom dette etter en konkret vurdering anses for å være forholdsmessig. Dersom det er klar sannsynlighetsovervekt for at leverandørens underleverandør har brutt konkurranselovens 10 eller 11 eller tilsvarende bestemmelser kan oppdragsgiver kreve at leverandøren snarest mulig skifter ut sin underleverandør, uten kostnad for oppdragsgiver. Retten til å kreve utskifting gjelder ikke dersom kravet er formelt bestridt overfor kompetent myndighet, og leverandøren overfor oppdragsgiver kan sannsynliggjøre at kravet mot underleverandøren ikke er berettiget. Dersom leverandøren ikke skifter ut underleverandør som den er forpliktet til å skifte ut, kan oppdragsgiver heve avtalen. Før heving etter første ledd og før krav om utskiftning av underleverandør i annet ledd skal oppdragiver vurdere den tid som er gått siden bruddet på konkurranselovens 10 eller 11 ble begått, hvilke selfcleaningtiltak som er iverksatt fra leverandøren eller underleverandørens side og eventuelt andre momenter som kan ha betydning for vurderingen av om hevingen eller utskiftningen er forholdsmessig. Dersom bruddet på konkurranselovgivningen direkte har rammet eller berørt Oslo kommune, vil heving alltid anses å være forholdsmessig. 1.5 Konkurranseutsettelse Konkurransen er kunngjort i DOFFIN, se www.doffin.no. 1.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes «Tilleggsopplysning i konkurranse «TOC-instrument til laboratorium, anskaffelse 23/2017»», og sendes til oppdragsgivers kontaktperson. Det oppfordres om at spørsmål til konkurransegrunnlaget rettes til oppdragsgivers kontaktperson senest 6 dager før utløpet av tilbudsfristen. 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Frem til signering av kontrakt har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer vil bli publisert på Doffin. Konkurransegrunnlag anskaffelse under EØS-terskelverdi (25.11.2016) 5
2 KONKURRANSEGJENNOMFØRING 2.1 Regelverk Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 17. juni 2016 nr. 73 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene (FFO) FOR 2016-08-12-975 del I, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. 2.2 Valg av konkurranseform I utgangspunktet vil konkurransen avgjøres på grunnlag av de innleverte tilbudene. Oppdragsgiver forbeholder seg likevel retten til å gjennomføre forhandlinger. Dersom det gjennomføres forhandlinger vil samtlige tilbydere bli invitert og få anledning til å inngi revidert tilbud. Det presiseres at ingen av leverandørene kan forvente å få forhandle om sitt tilbud og derfor må levere sitt beste tilbud. 2.3 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er Mandag 10.04.2017 kl. 12:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.4 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Det anmodes om at tilbudet merkes: «Tilbud TOC-instrument til laboratorium, anskaffelse 23/2017» VAV anmoder leverandørene om å levere signert tilbudsbrev i papirformat og øvrige tilbudsdokumenter i elektronisk format, f.eks. via minnepinne. Elektroniske dokumenter skal leveres i arkivformatet Adobe PDF/A. Tilbudet skal være på norsk og det er ønskelig at det også blir levert en utgave av tilbudet (elektronisk) hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Tilbudet kan leveres ved personlig oppmøte eller ved postsending. Ved oppmøte skal tilbudet innleveres til: Navn: Oslo kommune v/ Vann- og avløpsetaten Adresse: Herslebs gate 5 v/resepsjonen 1.etg. 0561 Oslo Åpningstid for resepsjonen er mandag til fredag kl. 08:00-15:35. Ved postsending: Navn: Oslo kommune v/ Vann- og avløpsetaten Adresse: Pb. 4704 Sofienberg Konkurransegrunnlag anskaffelse under EØS-terskelverdi (25.11.2016) 6
0506 Oslo 2.5 Ønsket presentasjonsform Det bes om at tilbudet utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet skal leveres i henhold til punkt 2.4 med inndeling som beskrevet nedenfor Dokumentasjon Jf. pkt. Format Signert tilbudsbrev. Papir Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) Egenerklæringsskjema for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav Jf. pkt. 3 Elektronisk Leverandørens besvarelse på kravspesifikasjonen, vedlegg 1 Elektronisk Dokumentasjon ift. tildelingskriteriene jf. punkt Elektronisk 4.1 Fullstendig utfylt pris- og informasjonsskjema i henhold til Elektronisk vedlegg 3 Sladdet utgave av tilbudet Elektronisk Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. Vinnende tilbyder blir bedt om å levere dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav før tildeling finner sted. 2.6 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til 01.06.2017 kl. 12:00. 2.7 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.8 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 2.9 Tilbudsbefaring VAV ønsker å ha muligheten til å få befart/få en demonstrasjon av instrumentene som tilbys, i leverandørenes lokaler. Leverandørene skal i pris og informasjonsskjema (vedlegg 3) angi om det er mulig å befare instrumentene. Befaring vil kun gjennomføres dersom samtlige leverandører kan tilby denne muligheten. 2.10 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, eller konkurransen avlyses. Konkurransegrunnlag anskaffelse under EØS-terskelverdi (25.11.2016) 7
2.11 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven 13. 2.12 Avvik Det er ikke anledning til å ha vesentlige avvik (forbehold) fra anskaffelsesdokumentene. Tilbud som (evt etter dialog) inneholder slike vesentlige avvik vil bli avvist. Avvik som ikke betegnes som vesentlige kan føre til avvisning. Andre avvik (eller forbehold) skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse. Avvik skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet avviket er inntatt (sidetall og punktnummer). Avvisning kan skje på et hvert tidspunkt av konkurransen. Leverandørens henvisning til andre kontraktsvilkår enn de som fremgår av konkurransegrunnlaget vil bli betraktet som avvik. 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra egenerklæringsskjema og eventuell senere oppdatert dokumentasjonsbevis. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. Dette betyr at leverandør kun behøver å fylle ut og legge ved egenerklæringsskjemaet (Vedlegg 5) for oppfyllelse av nedenstående pkt. 3.1.- 3.3., i sitt tilbud. Oppdragsgiver vil før tildeling av kontrakt innhente dokumentasjonen fra valgt leverandør. Dersom oppdragsgiver velger å benytte seg av egenerklæring for oppfyllelse, kan han likevel på ethvert tidspunkt i konkurransen be leverandørene levere alle eller deler av dokumentasjonsbevisene 3.1 Skatteattest Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling. Dokumentasjonskrav Attest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gammel. Attesten bestilles og hentes ut i Altinn. Hvis dette ikke er mulig kan den bestilles hos skatteoppkrever eller Skatteetaten Utenlandske leverandører skal fremlegge attest fra tilsvarende myndigheter som de norske. Konkurransegrunnlag anskaffelse under EØS-terskelverdi (25.11.2016) 8
3.2 Krav knyttet til leverandørens registrering, autorisasjoner mv. Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Foretakets siste årsregnskap inklusive noter, styrets årsberetning og revisjonsberetning, samt nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall. og Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 3 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Dersom leverandøren av gyldige grunner, for eksempel nystartet selskap, ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.4 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Leverandør skal ha et system for sporbarhet i leverandørkjeden Dokumentasjonskrav Det skal vedlegges en beskrivelse av leverandørkjeden der de forskjellige leddene i leverandørkjeden er beskrevet. Beskrivelsen skal vise hvor mange ledd det er mellom produsent som ferdigstiller produktene og tilbyder. Leverandørkjedekartet skal omfatte følgende opplysninger: Rolle (for eksempel tilbyder, agent/ importør/grossist, produsent, andre roller) Firmanavn Adresse Land Konkurransegrunnlag anskaffelse under EØS-terskelverdi (25.11.2016) 9
4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Tildelingskriteriene Valg av tilbud vil skje på grunnlag av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjon Kvalitet Instrumentets tekniske 60 % Besvarelse på kravspesifikasjonen, vedlegg 1 spesifikasjoner og - Oppfyllelse av ønskelige krav egenskaper - Beskrivelse av egenskaper ved instrument som oppfyller funksjonskrav Oppgivelse av referanser fra tidligere leveringer, angi kontaktinformasjon. VAV forbeholder seg retten til å få en demonstrasjon av instrumentet i leverandørens lokaler for å vurdere instrumentets egenskaper, dersom dette viser seg formålstjenelelig. Leverandørene skal angi i eget skjema om befaring vil være mulig og evt. hvor demonstrasjonen kan skje, se vedlegg 3. Pris Fastpris på varen, inkl. sideforpliktelsene installasjon og idriftsettelse, retur av emballasje og opplæring av Oppdragsgivers personell i Oppdragsgivers lokaler: Pris på service per år. Prisen på serviceavtale indeksreguleres hvert år etter gjeldende KPI. Det skal medregnes oppgradering, deler og programvare som er en del av nødvendig rutinemessig kontroll 30 % Ferdig utfylt prisskjema, vedlegg 3 Konkurransegrunnlag anskaffelse under EØS-terskelverdi (25.11.2016) 10
Kriterium Vekt Dokumentasjon Timepris på oppdrag utenfor nødvendig rutinemessig kontroll Service og oppfølging 10 % Leverandørene skal dokumentere meroppfyllelse av minimumskrav til service som fremgår av kravspesifikasjonen, f.eks. ved å legge ved et forslag til serviceavtale. 4.2 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og frist for klage Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt få opplyst lengden på klagefrist før kontraktinngåelse. 5 AVVISNING Oppdragsgiver vil avvise en leverandør a) som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene b) når det foreligger inhabilitet som oppdragsgiver ikke kan avhjelpe med mindre inngripende tiltak c) som har deltatt i forberedelsen av konkurransen og med dette oppnådd en urimelig konkurransefordel som ikke kan avhjelpes med mindre inngripende tiltak. Før leverandøren avvises kan oppdragsgiver gi ham en mulighet til å sannsynliggjøre at deltakelsen i forberedelsen ikke vil medføre konkurransevridning Oppdragsgiveren vil avvise et tilbud som a) Er levert etter tilbudsfristens utløp b) Er levert i strid med kravene til kommunikasjonsmiddel c) ikke kan anses bindende d) inneholder vesentlige avvik fra anskaffelsesdokumentene e) er unormalt lavt i forhold til ytelsen, fordi det ikke oppfyller bestemmelser om miljø, arbeidsforhold og sosiale forhold som følger av nasjonale regler, EØS-regler, tariffavtaler eller internasjonale avtaler som angitt i vedlegg 6 i forsyningsforskriften. Oppdragsgiver har for øvrig en skjønnsmessig adgang til å avvise leverandør eller tilbud på andre grunnlag enn de ovennevnt. For en ikke-uttømmende liste over ulike avvisningsgrunner, se FFO kap. 20 * * * Konkurransegrunnlag anskaffelse under EØS-terskelverdi (25.11.2016) 11
Dokumentet er godkjent elektronisk VEDLEGG Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Vedlegg 2: Kontraktsbestemmelser Vedlegg 3: Pris- og informasjonsskjema Vedlegg 4: Standard kontraktsvilkår for varer Vedlegg 5 Egenerklæringsskjema Konkurransegrunnlag anskaffelse under EØS-terskelverdi (25.11.2016) 12