Statusrapport MUSIT Ny IT-arkitektur Pilot NØKKELINFORMASJON Rapporteringstidspunkt 07. september 2016 Rapporteringsperiode August 2016 Prosjektleder Line Arild Sjo Prosjekteier Leder MUSIT styre Prosjektnummer Dokumentreferanse
Skrevet av: Line Arild Sjo Dato:07.09.16 Rapporteringsperiode: August 2016 Side 2 av 13 Innhold 1. Overordnet prosjektstatus... 3 2. Fremdrift... 4 2.1 Milepælsplan... 4 2.2 Hovedaktiviteter... 5 2.3 Tiltak... 6 3. Økonomi... 7 4. Ressurser...10 5. Usikkerhet...11 6. Avvik og endringer...13
Skrevet av: Line Arild Sjo Dato: 07.09.2016 Rapporteringsperiode: August 2016 Side 3 av 13 1. Overordnet prosjektstatus Område Vurdering Korrigerende tiltak Forrige periode Denne periode TID TID Full gjennomgang og reestimering viser at det gjenstår mer arbeid enn antatt ved forrige rapportering. Oppdatert fremdriftsplan basert på nye estimater KOST KOST Planlagt ferdigstillelse av pilot ytterligere en måned forsinket Noe mer jobbing i august enn planlagt OMFANG OMFANG Fått til mer fokus på ferdigstillelse av funksjonsområder Implementering av tilsynelatende enkle oppgaver tar fortsatt mye tid USIKKERHET USIKKERHET Må fortsatt jobbe med endring av arbeidsmetodikken og tankesettet Tettere oppfølging av estimater, all forsinkelse må begrunnes av den enkelte. Flere tiltak iverksatt for å få opp produktiviteten Reestimering/replanlegging Reestimering/replanlegging Følge med på Refakturering av hendelsestjenesten Fortsette å jobbe med måten oppgaver løses/tankesettet RESSURSER RESSURSER Tilgang på interaksjonsdesigner uavklart, men veldig positive signaler fra USIT Avtale med systemarkitekt sagt opp En av utviklerne sykemeldt 50% Møte med seksjonssjef ved webseksjonen USIT Oppgaver overtatt av ny ekstern utvikler Dialog med personalansvarlig
Skrevet av: Line Arild Sjo Dato: 07.09.2016 Rapporteringsperiode: August 2016 Side 4 av 13 2. Fremdrift 2.1 Milepælsplan Milepæl Beskrivelse Opprinnelig dato Siste godkjent dato Antatt ferdig dato Status MP1 Oppstart av pilot 29.03.2016 Ferdig MP2 Utviklingsmiljø etablert 20.04.2016 22.08.2016 30.08.2016 Miljø etablert, men mangler database MP3 Testmiljø etablert 20.04.2016 22.08.2016 20.10.2016 Avventer MP4 Magasinmodul ferdig implementert 10.06.2016 21.09.2016 04.11.2016 Forsinket MP5 Brukertest ferdig 10.06.2016 05.10.2016 09.11.2016 Forsinket MP6 Akseptansetest godkjent 24.06.2016 20.10.2016 09.11.2016 Forsinket MP7 Magasinmodul i produksjon 23.06.2016 27.10.2016 15.11.2016 Forsinket MP8 Pilot avsluttet 29.06.2016 31.10.2016 16.11.2016 Forsinket MP2-MP3: Avventer ny registry løsning samt endret policy for bruk av registry og containere ved USIT før etablering av testmiljø. Merk at det vil foregå iterasjoner av utviklings- og testmiljø også etter at disse er etablert. MP4-MP8: Reestimering/replanlegging viser at det gjenstår mer arbeid enn antatt ved forrige rapportering, spesielt på backend (mye som ikke er synlig er blitt utsatt, som validering, feilhåndtering, autorisasjon, logging m.m.). Fremdrift på frontend begynner å bli bra, utviklerne mer selvstendig med tanke på å finne løsninger, trenger bare litt veiledning innimellom. Mye bedre på å overholde estimater/estimere riktig. Implementering av backend går fortsatt veldig tregt. Skyldes delvis kompleks/uforståelig kodebase, delvis fortsatt manglende vilje eller evne til å droppe unødvendige diskusjoner og fokusere på oppgaven som skal løses. Refakturering/sammenslåing/forenkling av hendelsestjenesten pågår fortsatt.
Skrevet av: Line Arild Sjo Dato: 07.09.2016 Rapporteringsperiode: August 2016 Side 5 av 13 2.2 Hovedaktiviteter Hovedaktiviteter gjennomført denne periode Hovedaktiviteter kommende periode Docker satt opp slik at frontend og backend fungerer sammen i utv-miljø, samt fått til persistert lagring (postgres) Hendelsene observasjon og kontroll (backend) ferdigstilt GUI for registrering av nye observasjoner og kontroller, samt visning av eksisterende observasjoner og kontroller ferdigstilt Frontend og backend for observasjon og kontroll knyttet sammen Listebilde for visning av kontroller og observasjoner ferdigstilt Refakturering/sammenslåing/forenkling av hendelsestjenesten godt i gang Full gjennomgang av gjenstående arbeid med tanke på reestimering og replanlegging av piloten Ferdigstille flyttehendelse (backend) Implementere flytting av magasinnoder (frontend) Ferdigstille implementasjon av listebilder for visning av magasinnoder og objekter, samt navigering i magasinet Ferdigstille opprett, endre og slette magasinnoder (backend og frontend) Ferdigstille refakturering/sammenslåing/forenkling av hendelsestjenesten Bestille og sette opp Oracle database i UTV-miljø Kommentarer Fortsatt noe unødvendige filosoferinger og diskusjoner som er forstyrrende og tar bort fokus fra oppgavene som skal løses. Se 2.3
Skrevet av: Line Arild Sjo Dato: 07.09.2016 Rapporteringsperiode: August 2016 Side 6 av 13 2.3 Tiltak Følgende tiltak er iverksatt for å bedre fremdriften i piloten: # Beskrivelse av tiltak Status 1. Forenkling av arkitekturen/refakturering: Omskrivning pågår, forventes ferdig tidlig i neste periode, To av mikrotjenestene slås sammen (skaper mindre usikkerhet, kompliserte oppgaver kan løses mye enklere). men endringen har avdekket mulighet for forenkling av datamodell m.m. Mikrotjeneste for hendelser spesifikk for magasin (ikke generell for alt mulig, koden blir enklere å forstå og forvalte). 2. Elastic Search utsettes (ikke behov i piloten). Ekstra tabeller/felter for å lette uthenting av data implementert. 3. Oppgaver defineres annerledes, mer fokus på helheten, bruk av storyboards. Storyboard tatt i bruk, mest mulig hensiktsmessig inndeling av oppgaver vurderes i hvert tilfelle. 4. Fokus på mer/bedre dialog mellom frontend- og backendutviklerne. Har blitt mye bedre, men må ha kontinuerlig oppfølging av at det blir gjort. 5. Fokus på tydelig kommunikasjon, være sikker på at motpart har forstått. Har blitt mye bedre, men fortsatt behov for å jobbe med dette i teamet. 6. Bli flinkere til å be om litt hjelp for å komme på rett spor i Har blitt mye bedre, men behov for jevnlige påminnelser problemløsning, trenger ikke finne ut av alt på egenhånd. 7. Unngå unødvendig generalisering og teoretisk tilnærming. Fortsatt en utfordring for enkelte, må jobbe mer med dette. 8. Sjekklister og strengere håndheving i kodegjennomgang for å Ikke igangsatt, avventer punkt 1. ivareta god kodeskikk, testdekning, mm. 9. Strengere oppfølging av at estimater overholdes. Har blitt bedre, men store forskjeller. Må fortsatt jobbes med.
Skrevet av: Line Arild Sjo Dato: 07.09.2016 Rapporteringsperiode: August 2016 Side 7 av 13 3. Økonomi Opprinnelig budsjett (fra styringsdokument) Mars April Mai Juni Totalt Kjøp av tjenester USIT (eks. mva) 3 075 50 520 44 205 50 520 148 320 Kjøp av tjenester DS USIT *) (eks. mva) 38 880 252 720 343 035 405 405 1 040 040 Kjøp av eksterne konsulenter (ink. mva) 42 700 561 200 587 125 671 000 1 862 025 Maskinvarekost, 3 mnd **) (eks. mva) 10 162 10 162 10 162 30 486 Totalt for piloten 84 655 874 602 984 527 1 137 087 3 080 871 *) Kjøp av tjenester DS USIT belastes MUSITs driftsbudsjett **) 121.943,- pr. år. Øvrige driftskostnader i piloten vil være timeforbruk og inngår i Kjøp av tjenester USIT. Revidert budsjett Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Totalt Kjøp av tjenester USIT (eks. mva) 4 050 45 360 51 030 58 320 25 920 12 960 25 920 25 920 25 920 275 400 Kjøp av tjenester DS USIT *) (eks. mva) 38 880 252 720 278 438 405 405 184 275 405 405 426 465 426 465 426 465 2 844 518 Kjøp av eksterne konsulenter (ink. mva) 42 700 553 600 694 260 793 440 235 820 807 540 907 440 785 440 785 440 5 605 680 Maskinvarekost, 3 mnd **) (eks. mva) 10 162 10 162 10 162 10 162 10 162 10 162 10 162 10 162 81 296 Totalt for piloten 85 630 861 842 1 033 889 1 267 327 456 177 1 236 067 1 369 987 1 247 987 1 247 987 8 806 893 *) Kjøp av tjenester DS USIT belastes MUSITs driftsbudsjett **) 121.943,- pr. år. Øvrige driftskostnader i piloten vil være timeforbruk og inngår i Kjøp av tjenester USIT. Budsjett justert på bakgrunn av følgende momenter: Stor forsinkelse, pilot utvidet med fire måneder Systemarkitekt oppsagt f.o.m. oktober Interaksjonsdesigner ute av piloten f.o.m. juli
Skrevet av: Line Arild Sjo Dato: 07.09.2016 Rapporteringsperiode: August 2016 Side 8 av 13 Tabell 1: Tabellen viser budsjett/forbruk og planlagt utbetalt/virkelig utbetalt for siste måned. Rapporterings måned Budsjett Forbrukt Budsjett vs. Forbruk Planlagt utbetalt Utbetalt Diff. Utbetalt aug.16 Interne ressurser 418 365 514 755 (96 390) 210 195-210 195 Eksterne konsulenter 807 540 878 031 (70 491) 793 440-793 440 Reise- og kursutgifter - - - - - - Hardware og Software 10 162-10 162 10 162-10 162 Husleieberegning - - - - - - Diverse driftskostnader - - - - - - Kostnad 2 - - - - - - Kostnad 3 - - - - - - Total 1 236 067 1 392 786 (156 719) 1 013 797-1 013 797 Overforbruk skyldes noe ekstra jobbing for å få etablert utviklingsmiljø, samt at DS har brukt mindre tid på drift enn planlagt. Tabell 2: Tabellen viser totalt budsjett, forbruk, utbetalt og prognose for hele prosjektet. Hele prosjektet Budsjett Forbrukt Utbetalt Prognose Budsjett vs. Prognose Interne ressurser 3 119 918 2 014 673-3 371 828-251 910 Eksterne konsulenter 5 605 680 2 922 289-5 400 609 205 071 Reise- og kursutgifter - - - - - Hardware og Software 81 295 - - 30 486 50 810 - - - - - - Diverse driftskostnader - - - - - Tilleggsbevilgning - - - - - Kostnad 3 - - - - - Total 8 806 893 4 936 962-8 802 922 3 971 Mangler fortsatt informasjon om utbetalinger, må få disse fra Susan etter hvert.
Skrevet av: Line Arild Sjo Dato: 07.09.2016 Rapporteringsperiode: August 2016 Side 9 av 13 Merk at tildelingen gjelder for opprinnelig budsjett.
Skrevet av: Line Arild Sjo Dato: 07.09.2016 Rapporteringsperiode: August 2016 Side 10 av 13 4. Ressurser Avtale om innleie av systemarkitekt sagt opp. Oppsigelsen skyldes problemer med å kommunisere med resten av utviklingsteamet og manglende oppfølging av implementeringen. En av utviklerne sykemeldt 50%. Foreløpig ikke iverksatt noen tiltak, vil bli vurdert etter dialog med personalansvarlig ved USIT. Avklaring om tilgang på interaksjonsdesigner utsatt i på grunn av replanlegging av piloten. Avklaring i løpet av neste periode.
Skrevet av: Line Arild Sjo Dato: 07.09.2016 Rapporteringsperiode: August 2016 Side 11 av 13 5. Usikkerhet Usikkerhetsmatrisen gjelder for rapporteringsperioden. For utvikling i usikkerhetene, se figur under matrisen. # Usikkerhet Beskrivelse av konsekvens Risikoreduserende tiltak S K S*K Usikkerhetseier Tiltaksansvarlig Frist 1a Manglende kompetanse på ny teknologi i teamet. 1b Manglende kompetanse på arbeidsmetodikk i teamet. 2. Veldig mye nytt å sette seg inn i for utviklere ved DS-gruppa. 3. Vanskelig og tidkrevende å komme til enighet om tekniske diskusjoner på grunn av stor avstand i tankesett og tilnærming. 4. KUnødvendig kompleks oarkitektur, uklare detaljer Utviklingen tar lenger tid enn planlagt, behov for støtte og opplæring. Utviklingen tar lenger tid enn planlagt, behov for støtte og opplæring. Kan følges tungt og gå ut over motivasjonen Tidkrevende, uproduktive og utmattende diskusjoner, noe som gir negativ stemning og sliter på teamet. Vanskelig å se helheten, usikkerhet i implementeringen, utvikling tar lang tid 3 3 9 Prosjektet og USIT 4 4 16 Prosjektet og USIT 1 3 3 Prosjektet og DS Forenkling av arkitekturen. Fokus på helheten (fullstack) i oppgavene. Gjennomgang og justering av arbeidsprosessen, kontinuerlig oppfølging. Dialog med ledelsen ved USIT (DS) for håndtering av sykemelding 1 4 4 Prosjektet Prosjektleder (og ev. scrummaster) deltar i diskusjonene som buffer/tilrettelegger. Kontrakt med systemarkitekt sagt opp, bedre kommunikasjon med ny ekstern utvikler. 3 5 15 Prosjektet Forenkling av arkitekturen, lite designmøte pr. oppgave (frontend og backend), fokus på helheten. Prosjektleder Prosjektleder Prosjektleder Prosjektleder Prosjektleder Pågår Pågår Pågår Pågår
Sannsynlighet Statusrapport for MUSIT Ny IT-arkitektur, Pilot Skrevet av: Line Arild Sjo Dato: 07.09.2016 Rapporteringsperiode: August 2016 Side 12 av 13 5 4 1b 1 4 3 1a 4 2 3 1 2 3 1 2 3 4 5 Konsekvens Viser utviklingen av usikkerheten i forhold til foregående rapporteringsperiode. 2
Skrevet av: Line Arild Sjo Dato: 07.09.2016 Rapporteringsperiode: August 2016 Side 13 av 13 6. Avvik og endringer Ingen avvik eller endringer utover det som fremgår av øvrige kapitler.