Referat fra informasjonsmøte ved Fakultet for helsefag 26. april 2012 Til stede: Nina Waaler Kristin Nordseth Claudia Steidl Talgo Simen Nørstebø Agnes Myklebostad Stefan Andre Johnsen Ewelyn Jordal Ingunn Haavardsholm Asta Bye Liv Ingunn Bråten Erik Dahlgren Hilde Lund Kordahl Vivi Volden Vigdis Holmberg Dekan Administrasjonen - fakultetsdirektør Administrasjonen - seksjonssjef SA Administrasjonen seksjonssjef ØK Seksjon for økonomi Seksjon for økonomi Administrasjonen - referent Norsk sykepleierforbund NTL Parat/YS FF NFF (Norges fysioterapeutforbund) NITO Ergoterapeutene Dagsorden IDF-sak 14/2012 Godkjenning av innkalling og dagsorden IDF-sak 15/2012 Informasjon fra tjenestemannsorganisasjonene IDF-sak 16/2012 Informasjon til tjenestemannsorganisasjonene IDF-sak 17/2011 Informasjon om saker til fakultetsstyremøtet 8. mai 2012 FSHF-sak 13/2012 Meldinger til fakultetsstyret Referatsaker: a) Referat fra Studieutvalget av 29.02.12 Orienteringssaker: b) Dekanfullmakt vedr. oppnevning av medlemmer til HFs opptakskomiteer c) Orientering om den økonomiske situasjonen d) Orientering om organisering av studieadministrasjonen e) Orientering om arbeidet med arbeidsplaner FSHF-sak 14/2012 Godkjenning av møtebok fra fakultetsstyremøtet 27.03.12 FSHF-sak 16/2012 Mandat sykepleieutdanning Pilestredet og Kjeller - FSHF-sak 18/2012 Orientering i møtet Strategiplanarbeidet IDF-sak 14/2012 Godkjenning av innkalling og dagsorden Det var ingen merknader til innkalling og dagsorden. Det var ingen saker til eventuelt.
IDF-sak 15/2012 Informasjon fra tjenestemannsorganisasjonene NSF: Er opptatt av arbeidsplaner og synes at tildelingen av administrativ ressurs er lav. Vi lurer på hvordan den videre prosessen kommer til å være på institutt og fakultet. Vi har diskutert saken om tildeling av FoU-tid. Den nye fagplanen for bachelor i sykepleie ved Institutt for sykepleie er organisert etter emner og hver emnegruppe har sin emneansvarlige. Det diskuteres hva en emneansvarlig skal gjøre, hva skal ligge i ansvaret til vedkommende, hvor mange andre tilsatte skal være i gruppen, hvor mye tid skal tildeles mm. FF: Vi er opptatt av arbeidsplansaken. Timesatser er utdatert, det kommer mange henvendelser på at det gjenspeiler ikke det arbeidet som faktisk går med, for eksempel til å forberede forelesninger. Man trenger mye tid for å være oppdatert. Opptatt av saken om tildeling av FoU-tid NFF: Arbeidsplansaken. Opptatt av prosessen framover og lokale tilpasninger. Vi har vikariater som går ut 31. juli og lurer på når det avklares av om hvorvidt de skal fortsette. Fakultetsdirektør opplyste at det er et styrende prinsipp om at årets budsjettramme for instituttet skal holdes. Dersom det er mulig for instituttleder å tjene inn disse midlene på annen måte så kan vikariatene forlenges. I dag har vi fått vite at det er et slikt økonomisk grunnlag for forlengelse. Vi mener det bør utredes om det bør være studieledernivå også på Institutt for fysioterapi instituttet. Hva slags prosess vil det medføre? Dekanen viste til at instituttlederne fikk ansvar for å organisere instituttene etter fusjonen. Spørsmålet om studieleder er en avveining mellom arbeidsbelastning og økonomi. Vi er jo også oppe i en prosess nå hvor vi ser på hvordan vi kan gi bedre administrativ støtte til instituttene. Vi tar saken opp med instituttleder for å diskutere den videre. Det brukes mye tid på lærermøter og ledermøter og har diskutert hvilken funksjon de skal ha. Dekan understreker at ledermøtet er for å gi råd til ledelsen, det er ikke et vedtaksorgan. Heller ikke lærermøter er det. Det samme gjelder utvalgene på fakultetet, med noen unntak bl.a. tildeling av reisestipend. Instituttene må selv bestemme omfanget av møtevirksomheten innenfor sine rammer. Det er et elendig arbeidsmarked for fysioterapeuter nå og vi må tenke på det etiske i å ta opp mange studenter som vi med stor grad av sikkerhet vet ikke får jobb. Fakultetsdirektør viste også til at samhandlingsreformen derimot legger opp til økt behov for fysioterapeuter og vi bør følge opp med diskusjoner på dette. NITO: Arbeidsplaner og faktorer også diskutert hos oss. Økonomisaken opptar oss, en prognose på 23 millioner i underskudd i år har gjort inntrykk. 2
Ergoterapeutene: Opptatt av økonomisk situasjonen og organisering av studieadministrasjonen. Arbeidsplaner opptatt av dette med planleggingstid i forhold til vår pedagogikk. Tildeling av reisestipend i år, men alle våre fikk avslag fordi det ikke var en forskningskonferanse de søkte til. Det er også andre typer konferanse som bidrar til fagoppbygging og nettverksbygging som bør støttes. Kriterier forelå ikke da vi søkte. Dekan mente at datoer for kriterier og søknadsfrister kan ha gått noe om hverandre i prosessen i år, men viser til at det er gitt klare begrunnelser for avslagene. Nå er det imidlertid også satt av midler til utdanningskonferanser. Vi er opptatt av medbestemmelse underveis i prosesser, for eksempel i omorganisering av studieadministrasjonen. NTL: Støtter de andre her, er opptatt av tildeling av FOU-tid og arbeidsplaner. PARAT: Parat har fokus på kompetanseheving blant sine tillitsvalgte. To av Parats styremedlemmer har gjennomført grunnopplæringen for tillitsvalgte i høst og kurs i forhandlingsteknikk nå i vår. En av de tillitsvalgte har gjennomført første emne i årsenhet for tillitsvalgte. Parat planlegger årsmøte i juni. Er opptatt av prinsippet om stillingsstopp og hva det egentlig innebærer. Det er uklart hvilke stillinger det skal gjelde og hvorvidt vakanser blir fylt. Vi er bekymret for at det kan bli økte oppgaver på administrasjonen/overflyttet til oss fordi noen andre enheter ikke besetter stillinger og det blir fort slitasje på personalet. Fakultetsdirektør viste til at stillingsstopp knytter seg til faste stillinger og vi må ha det til vi har budsjettkontroll. Når vi har kontroll, kan vi lage en stillingsplan å styre etter i neste fase. Dekan påpekte også at det pågår en diskusjon om hvordan den økonomiske situasjonen skal berøre administrasjonen, og hver enkelt sak vurderes for seg. IDF-sak 16/2012 Informasjon til tjenestemannsorganisasjonene Flyttingen til Andrea Arntzens hus, P32, går sin gang. Det er ennå ikke bestemt hva som blir etterbruken av lokalene i P50. Arbeidsdeling i forhold til servicesentre. Vi er på 9 forskjellige bygg og det er mye service som ikke ivaretas av servicesentrene, for eksempel postombæring. Vi setter fokus på dette. Vi må også se på fordeling av oppgaver og ansvar mellom hhv førstelinje ut mot studenter og ansatte og de bakenforliggende funksjoner. Ergoterapeutene ba om at det ble tatt hensyn til internservicen, rekvisita med mer overfor de ansatte. Parat mente at fordeling av kontorer også må ivareta ny organisering som kommer om kort tid. 3
IDF-sak 17/2012 Informasjon om saker til fakultetsstyremøtet 8. mai 2012 FSHF-sak 13/2012 Meldinger til fakultetsstyret Referatsaker: a) Referat fra Studieutvalget av 29.02.12 Orienteringssaker: b) Dekanfullmakt vedr. oppnevning av medlemmer til HFs opptakskomiteer c) Orientering om den økonomiske situasjonen d) Orientering om organisering av studieadministrasjonen e) Orientering om arbeidet med arbeidsplaner FSHF-sak 14/2012 Godkjenning av møtebok fra fakultetsstyremøtet 27.03.12 FSHF-sak 16/2012 Mandat sykepleieutdanning Pilestredet og Kjeller - Orientering i møtet FSHF-sak 18/2012 Strategiplanarbeidet Orienteringssak FSHF-sak 13/2012b Dekanfullmakt vedr. oppnevning av medlemmer til HFs opptakskomiteer På spørsmål om hvem som kommer til å bli de TA-ansatte i komiteene, ble det opplyst at det blir gjort kjent i morgen, fredag 27. april. Orienteringssak FSHF-13/2012c Orientering om den økonomiske situasjonen Det ble utdelt i møtet et notat som kan ses på som utkast til regnskapsrapport pr 31.3.2012 for Institutt for farmasi og bioingeniørfag, Institutt for ergoterapi og ortopediingeniørfag, Institutt for fysioterapi og Institutt for radiografi og tannteknikk. Det ble vist til at det er et overforbruk på 1,7 mill hittil i år på de fire instituttene. De første tre månedene er imidlertid ikke et bilde på hvordan resten av året vil bli. Det er en del utgifter i januar som tilhørte 2011, men det gjøres periodisering på det som lar seg flytte. Bilag som er forsinket kommer på 2012, men variabel lønn føres tilbake. Variabel lønn legges ut over alle 12 måneder, men er høyere i januar, juli og desember. Det er også under diskusjon hvordan andelen av underskuddet skal innspares i administrative enheter. På spørsmål fra Ergoterapeutene om hva det betyr at lønnskostnadene er på 102 % av rammen for tidligere HF, så ble det opplyst at det er de faktiske forhold og skyldes fire år med konsekvent overforbruk. Den tildelte rammen har vært ut fra et underskuddsbudsjett. Noen av årene var det oppsparte midler som reddet inn deler av underskuddet. Lønnsmidler ligger høyt på de andre instituttene også, men prosenten varierer. Vi har store felleskostnader, for eksempel husleie og 90-95% lønnskostnader er kjente prosentstørrelser. NSF stilte spørsmål om det er rimelig at 95% avsettes til lønn, slik at det kun er 5% til drift, spesielt med henblikk på at det vil måtte være behov for midler til bl.a. utstyr til enkelte av instituttene. Gamle HF vil trenge mer på drift enn mange andre institutter og bør nok ha lavere lønnsprosent. Minimale midler til drift vanskeliggjør både undervisning og forskning. NFF spurte hvorvidt det er mye utgifter spesielt i januar eller er om det er justert. Det ble svart at det er kommet inn en noen utgifter som det ikke er budsjettert for, bl.a. noen B-tillegg fra i fjor. 4
NITO viste til at prognosen nå er på 23 millioner i underskudd for 2012 og ser ikke hvordan det kan komme til å gå i balanse i framtiden. Fakultetsdirektør viste til at det er valgt å rapportere tre ganger i året og den første er svært viktig i prognosen for hvor vi ender på slutten av året. Prognosearbeidet vil gi oss svar på om det er lønn til faste, vikarer, timelønnede, sensur, reiser, bokinnkjøp osv. som genererer underskuddet. Om en måned kommer regnskapsrapporten til direktør. NSF støttet betydningen av prognoser, også mhp at gjennomstrømmingen må vurderes rett også, slik at også inntektssiden blir så korrekt vurdert som mulig. Institutt SP har vært gjennom en omstilling og understreket at det må fremdeles være instituttvise budsjett slik at SP får beholde sitt overskudd og kan tilsette folk. Vi må også få vite disse prognosene når de foreligger. Orienteringssak FSHF-13/2012d Organisering av studieadministrasjonen Fakultetsdirektør viste til at det ble satt i gang en diskusjon høsten 2011 om tjenestenivå i administrasjonen og det ble tatt opp på ledermøte i februar. Seksjon HR er omorganisert for å møte overføringen av tilsettingssaker til fakultet. Økonomiseksjonen er samordnet. Når det gjelder studieseksjonen, så har vi hatt møter med og innspill fra lederne og ansatte på seksjonen. Vi får også føringer fra sentralt hold om hvordan vi skal organisere oss. En føring er lederspennet på 15-25 medarbeidere. En annen føring er at vi ikke skal ha nytt ledernivå under seksjonssjef. Vi er enige om at vi ikke kan ha seksjonssjef med 50 medarbeidere. Vi arbeider nå opp mot sentralt direktørnivå for å fastlegge hvilke frihetsgrader vi har og vi møter med gruppelederne for å få dem med videre i planleggingsprosessen. Det kommer også en styresak på arbeidsdelingen skal være mellom nivåene i organisasjon. Dekan viste til at fakultetene er ulike og det gir utfordringer når vi har samme rammer for alle fakultetene. Samtidig får vi signaler på at vi ikke må opprettholde de fire gamle avdelingene som inngikk i det nye fakultetet. Parat var enige i at dette er føringer som ikke lar seg forene. Det ble også vist til at der er forsinkelser i gjennomføringen av medarbeidersamtaler/lønnssamtaler. NSF viste til at man vel i utgangspunktet så at det ville bli et problem med gruppeleder som prinsipp. Den som har fått lederposisjon må få personalansvar og medfølgende lønn. NSF spurte også hvorvidt det var gjort analyser av forholdet mellom fellesadministrasjon og fakultetsadministrasjon, hvem som gjør hva og hva som er behovene, for å påse at administrasjonen ikke eser ut. Seksjonssjef for studieadministrasjon viste til at det har gått og går mange forskjellige prosesser. Fellesadministrasjonen er underlagt et prosjekt som ser på ulike tjenester og det er sterkt fokus på samarbeid med fakultetene. Fusjon gir generelt ikke stordriftsfordeler, det er også fastslått i styrepapirene i forbindelse med fusjonen. Vi har som målsetning at vår studieadministrasjon ikke skal ese ut og er opptatt av oppgavefordelingen mellom fag og administrasjon. På spørsmål fra Parat om når prosessen er i mål, så var det ikke mulig å gi et konkret svar på dette. Orienteringssak FSHF-13/2012e Orientering om arbeidet med arbeidsplaner Det har blitt utarbeidet sentrale retningslinjer for arbeidsplaner og vi venter på brev fra sentralt hold om hvordan vi skal ta prosessen videre. Lederne på fakulteter og institutter har 5
hatt merknader til prosessen og fellesadministrasjonen har beklaget hvordan prosessen har vært så langt. Dekanene har gitt klar tilbakemelding på at det må ryddes opp. Fakultetsdirektør viste til at vi må få mer informasjon om hva som er sentrale føringer og hva som kan legges opp lokalt. Dekan viste til at retningslinjene skal rettes på og at det blir feil å diskutere detaljene nå. NSF mente at det må bli tilpasninger på det enkelte institutt, mens NFF mente at det måtte være likt innenfor fakultetet. Dekan understreket at eventuelle ulikheter i praktiseringen må begrunnes godt. FSHF-sak 14/2012 Godkjenning av møtebok fra fakultetsstyremøtet 27.03.12 Det var ingen merknader til denne. FSHF-sak 16/2012 Mandat sykepleieutdanning Pilestredet og Kjeller Det ble gitt orientering i møtet. Institutt for sykepleie og Institutt for helse, ernæring og ledelse tilbyr begge bachelorprogrammer i sykepleie og tre av de samme videreutdanningene. Det skal utredes hva som bør gjøres med dette. Arbeidet blir prosjektsatt og dekan skal være prosjektleder. Det skal også utnevnes en styringsgruppe. FSHF-sak 18/2012 Strategiplanarbeidet Felles ledersamling på HiOA i går arbeidet med strategiplanene knyttet til de fire virksomhetsmålene. Fakultetet har frist i morgen kl 12 med å sende inn et nytt utkast til strategiplan for fakultetet. Utkastet er basert på de innspill som har kommet fra instituttene, ledergruppen og FoU-utvalgene på det forrige utkastet. Alle på fakultetet får tilsendt det som går inn til sentralt hold i morgen. Fakultetet skal sende et nytt utkast i begynnelsen av juni og det er bl.a. viktig å spisse strategiplanen fram mot det utkastet. NSF mente at det hadde vært en god prosess i saken, den hadde vært tatt opp på instituttene og det er kommet mange innspill. Fakultet for helsefag, 27.04.12 Kristin Nordseth Ewelyn Jordal 6