Tiltaksplan for rekruttering til studieprogram ved Helsefak «Redegjørelse for tiltak og ansvar for rekrutteringsarbeidet ved Helsefak»
Hvorfor en tiltaksplan for rekruttering? «I konkurranse med andre studiesteder som tilbyr utdanninger innenfor helse og omsorg er det viktig at vi arbeider systematisk med rekruttering slik at vi tiltrekker oss de beste studentene, fra inn og utland til våre utdanninger.» Ressursgruppen for rekruttering ble opprettet høsten 2011 for å samordne rekrutteringsaktiviteten på fakultetet, samt for å lage en beskrivelse av tilgjengelige rekrutteringstiltak. Ressursgruppen for rekruttering er en rådgivende gruppe for prodekan utdanning og instituttene i forhold til studentrekruttering. Ressursgruppen sende tiltaksplanen på høring desember 2014 Tiltaksplanen skal nå implementeres Tiltaksplanen skal årlig revideres
Målgruppe for tiltaksplanen Tiltaksplanen er ikke altomfattende Målgruppen for tiltaksplanen er i hovedsak de studieadministrativt ansatte Tiltaksplanen skal brukes som en sjekkliste i arbeidet med forvaltning av studieprogram i forhold til rekruttering. Vi håper også at dokumentet kan benyttes som et strategisk verktøy i institutt - og programledelse ved utarbeidelse av rekrutteringstiltak som skal inn i budsjetter og årsplaner. Instituttene/programledelsen bør i større grad ta ansvar i forhold til rekruttering og markedsføring av egne programmer. Gjerne på bakgrunn av analyser av tallmateriale og gjennomføringsgrad på egne studieprogram.
Ansvarsfordeling og ansvarskart Nivå 1 Nivå 2 Avdeling for kommunikasjon og samfunnskontakt (KSA) har et overordnet ansvar for rekruttering til bachelorstudier, integrerte masterstudier og profesjonsstudier med en målgruppe på ungdom 18-24 år i tidsperioden januar 15. april hvert år. På Det helsevitenskapelig fakultet er det seksjon for utdanningstjenester som koordinerer arbeidet med rekruttering og prodekan utdanning som har det overordnede faglige ansvaret. Seksjon for formidlingstjenester kan bidra med kompetanse innenfor sitt nedslagsfelt. Nivå 3 Vi foreslår at det praktiske arbeidet med tiltak knyttet til rekruttering fortsatt ligger hos studieadministrasjonen ved instituttene. Instituttene vet selv best vet hvor en skal sette inn- og hvilke tiltak som vil egne seg for utdanningen(e) de administrerer.
REKRUTTERINGSAKTIVITET ANSVARLIG FOR AKTIVITETEN KOORDINERES AV KAN KONTAKTES Reiser (skolebesøk/messer) SUT/ Studieprogrammene/instituttene SUT/KSA KSA Åpen dag ved fakultetet SUT/Instituttene KSA SUT/KSA Utdanningsmessa i Tromsø SUT KSA SUT/KSA Skolebesøk ved Helsefak (skoleklasser kommer på besøk) SUT/SFF SUT/SFF Leder SUT/Leder SFF Impuls utstillingen (skolebesøk + presentasjon av studietilbud) SFF Øke tilgjengelighet for potensielle søkere Studieprogrammene/instituttene Ressursgruppa for rekruttering på Helsefak SUT SUT Leder ved SUT Analyse av årets søkertall (legges frem for FS) SUT Sende mail til førsteprioritetssøkere (mal laget av SUT: vedlegg 1) Studieprogrammene/instituttene SUT Leder SUT Emneevalueringer/sluttevalueringer/midtveisevalueringer/ Studieprogrammene/instituttene programevalueringer Hovedopptak Studieprogrammene/instituttene UTA UTA Overbooking (bør skje tidlig i hovedopptaket) Studieprogrammene/instituttene UTA Planlegge semesterstart SUT/Studieprogrammene/instituttene SUT Leder SUT Suppleringsopptak Studieprogrammene/instituttene UTA UTA Semesterstart (arrangement i Lysgården) SUT SUT Sørvistorg SUT/SFF/Instituttene SUT Synlighet og tilgjengelighet for de nye studentene Studieprogrammene/instituttene/Infotorget Forskningsdagene SFF 1.september: frist for registrering studentweb UTA/studieprogrammene UTA UTA Registrere årsakene til hvorfor studenter slutter/ikke møtt Studieprogrammene/instituttene Endring av tekst til studiekatalogen (den trykte versjonen) Studieprogrammene/instituttene SUT/KSA KSA Emne på nett SUT/Institutt og studieprogram UTA UTA Korrekturlesing av studiekatalogen Studieprogrammene/instituttene SUT/KSA KSA Oppdatere nettsider Ansvarlig enhet SFF SFF Oppdatere studiekatalogen på nett Studieprogrammene/instituttene UTA KSA/SFF Støtte til web arbeid SFF SFF SFF/KSA Støtte til rekrutteringstiltak/rådgivning SUT/SFF Utforming og printing av plakater, informasjonsmateriell ol. SFF Bruk av bilder/bildedatabase SFF SFF KSA/SFF Publisering på UiT Helsefak sin Facebook side SUT/SFF SUT/SFF SUT/SFF Twitter/Helsefak sin blogg SFF SFF SFF
Årshjul for aktiviteter tilknyttet rekrutteringsarbeidet Måned Januar Februar Mars April Mai Juni Juli Aktivitet Skolebesøk/messer Åpen dag ved fakultetet Utdanningsmessa i Tromsø (2 dager) Helsefak tar imot skolebesøk Helsefak reiser på skolebesøk/messer Helsefak tar imot skolebesøk SO åpner søknadsportalen Lokalt opptak 1.februar: frist for oppretting/nedlegging og vesentlige endringer av emner som skal gå påfølgende høst Helsefak reiser på skolebesøk/messer Helsefak tar imot skolebesøk Øke tilgjengelighet for potensielle søkere (telefon, epost) (førstelinjetjeneste) Møte i ressursgruppa for rekruttering på Helsefak Frist 1.mars for lokalt opptak 1.mars: emnekatalogen for neste studieår publiseres Helsefak tar imot skolebesøk Øke tilgjengelighet for potensielle søkere (telefon, epost) Søknadsfrist 15. april (SO) Boken «Muligheter» som deles ut til alle videregående elever i Nord-Norge i undervisning om yrkesvalg Analyse av årets søkertall (legges frem for FS) Sende mail til førsteprioritetssøkere (mal laget av seksjon for utdanningstjenester) Emneevalueringer/sluttevalueringer/programevalueringer Frist 1.juni for enkeltemner (høsten) Hovedopptak Overbooking bør skje tidlig/i hovedopptaket Planlegge semesterstart
Årshjul for aktiviteter tilknyttet rekrutteringsarbeidet August September Oktober November Desember Suppleringsopptak Semesterstart (arrangement i Lysgården) Sørvistorg Synlighet og tilgjengelighet for de nye studentene Formidlingstjenester kan bidra med språkvask og tekstformulering til studiekatalogen (både nettversjonen og den trykte) Forskningsdagene 1.september: frist for registrering Registrere i merknadsbilde i student fellesbilde årsakene til hvorfor studenter slutter/ikke møtt (ta gjerne en telefon, eller send en epost) Endring av tekst til studiekatalogen (både den trykte versjonen og nettversjonen) Frist for emne på nett 1.september: frist for oppretting/nedlegging av studieprogram/studieretninger. 1.september: frist for oppretting/nedlegging/ vesentlige endring av emner som skal gå påfølgende vår. Korrekturlesing av studiekatalogen (både den trykte versjonen og nettversjonen) EpN for redigering av emner for påfølgende studieåret stenger Koordinering av Helsefak sin deltakelse på messer og skolebesøk Oppstart av skolebesøk/messer Møte i ressursgruppa for rekruttering på Helsefak Emneevalueringer/midtveisevalueringer Frist 1.desember for opptak til enkeltemner som går til våren
Rekrutteringstiltak rettet mot søkere og eksisterende studenter ved Helsefak. «Syklus for arbeid med rekruttering» a) Potensielle søkere (frem til 15. april) b) Generelle søkere (Mellom 15. april og 1.juli) c) Førstevalgs søkere (Mellom 15. april og 1.juli) d) Søkere som har fått studietilbud (Mellom ca. 20 juli og semesterstart) e) Søkere som har takket ja til studietilbud (Mellom ca. 20 juli og semesterstart) f) Nye studenter (mellom semesterstart og 1.september) g) Registrerte studenter (Fra 1. september og resten av studiet) h) Hindre frafall (Fra 1. september og resten av studiet)
Videre arbeid og implementering Under oppbygging: www.uit.no/helsefak/rekruttering