Rammeavtalen versjon 2015 160-BYM-2016. Rammeavtale for anskaffelse av konsulentbistand for Rusken 2017-2019
Innhold: Bilag 1: Overordnet beskrivelse av de ytelser rammeavtalen gjelder og oversikt over de oppdragsgivere som kan tildele kontrakter under rammeavtalen... 3 Kravspesifikasjon... 3 innledende... 3 1. Kunden... 3 2. Arbeidssted og arbeidsomfang... 4 Bilag 3: Avtalevilkår for kontrakter som kan tildeles innenfor rammeavtalen med utfylte bilag... 8 Bilag 4: Administrative bestemmelser...10 Bilag 5: Pris og prisbestemmelser...11
Bilag 1: Overordnet beskrivelse av de ytelser rammeavtalen gjelder og oversikt over de oppdragsgivere som kan tildele kontrakter under rammeavtalen Bilag 1 fylles ut av Kunden. Avtalens punkt 1.1 Formål og omfang En overordnet beskrivelse av de tjenester som skal anskaffes under rammeavtalen skal fremkomme her. For en detaljert beskrivelse av avtalens omfang, vises det til bilag 3 (vedlagte avtalevilkår med utfylte bilag). Kravspesifikasjon innledende Oslo kommune v/ Ruskensekretariatet i Bymiljøetaten, heretter kalt Kunden, inviterer til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med anskaffelse av 160-BYM-2016. Rammeavtale for anskaffelse av konsulentbistand for Rusken 2017-2019. Det skal inngås rammeavtale med en Leverandør, som i samarbeid med Kunden, skal videreutvikle, produsere og koordinere ulike aktiviteter og tjenester for Rusken i arbeidet for en ren og trivelig by. Kundens aktiviteter og tjenester favner svært bredt, og det er av den grunn behov for en Leverandør som kan tilby et sammensatt fagmiljø innen kommunikasjonsbransjen eller lignende bransjeområde. 1. Kunden Rusken ble etablert i 1976 og har siden vært Oslo kommunes satsing på en ren og trivelig by sammen med Oslos befolkning. Rusken er et ubyråkratisk tiltak som bygger på dugnadsånden og frivillig arbeid hos enkeltmennesker, borettslag, barnehager, skoler, organisasjoner, næringslivet mv. Rusken jobber for å skape forståelse for at et godt bymiljø er en felles oppgave for hele bysamfunnet. Per i dag har Rusken 10 faste aksjoner i tillegg til en rekke ulike tiltak og prosjekter. Eksempler på ulike dugnadsaksjoner er: Skolerusken, Barnehagerusken, Vårrusken, Baderusken og Hunderusken. I tillegg har Rusken etablert viktige tiltak med en sterk sosial profil: Gjennom samarbeid med Kirkens Bymisjon tilbys mennesker med rusrelaterte problemer lønnet arbeid i Gaterusken, og i samarbeid med bydelene og NAV tilbyr Bydelsrusken lavterskel jobber og arbeids- og kvalifiseringstiltak til mennesker som har falt utenfor det ordinære lønnsarbeidslivet. Bydelsrusken er etablert i 10 bydeler, og arbeider blant annet med vedlikehold og renhold i nærmiljøets parker og fellesrom samt med verksted for gjenbruk/ombruk av møbler. Rusken legger vekt på forebyggende arbeid, synlighet og tilstedeværelse i byen så vel som deltagelse i media og digitale kanaler. Gjennom Ruskens ulike aktiviteter kan alle byens innbyggere bidra til et miljøvennlig Oslo. Rusken eies av Oslo kommune og administreres av Ruskensekretariatet, som tar seg av all aktivitet fra planlegging og praktisk tilrettelegging til strategisk arbeid. Sekretariatet er administrativt plassert i Bymiljøetaten og ledes av Ruskengeneralen. For ytterligere informasjon om Rusken, gå inn på følgende nettside: www.rusken.no Se for øvrig punkt 2.2.1.1 for oversikt over Ruskens ulike plattformer. SIDE 3 AV 12
2. Arbeidssted og arbeidsomfang 2.1 Arbeidssted Arbeidssted skal være i Oslo og blir av en slik art at Leverandør må kunne benytte sine egne kontorfasiliteter. Det må påregnes en del møtevirksomhet med Kunden. 2.2 Arbeidsomfang Arbeidsomfanget vil være varierende gjennom kalenderåret og blant annet avhenge av aktiviteter knyttet til sesongrelaterte aksjoner og arrangement, valg av ulike kampanjer samt behov for ulike satsninger gjennom året (se for øvrig punkt 2.2.1, 2.2.1.1, 2.2.1.2 og 2.2.1.3). Ruskens aktiviteter styres årlig av politiske prioriteringer, og all aktivitet forutsetter budsjettmessig dekning. 2.2.1 Arbeidsoppgavene Arbeidsoppgavene skal dekke behovet for å bistå Ruskensekretariatet med oppbygging, videreutvikling og administrasjon av ulike digitale prosjekter og kommunikasjons-løsninger. I tillegg gjelder oppgavene markedsføring og merkevarebygging av Rusken-konseptet, samt produksjon, utvikling og koordinering av ulike typer kampanjer og arrangement. Ruskens aktiviteter og tjenester favner svært bredt. For å tydeliggjøre arbeidsområder og gjøremål, er aktivitetene i det følgende delt opp i 3 kulepunkt. Det er likevel slik at alle aktivitetene innen hvert av de underliggende punktene kan ha en glidende overgang til hverandre: Digitale prosjekter og kommunikasjonsløsninger: Oppbygging, videreutvikling og administrasjon av Ruskens ulike digitale prosjekter og kommunikasjons-løsninger. Herunder utvikle og vedlikeholde eksisterende løsninger for nettbaserte applikasjoner, nettsider og sosiale medier. Arrangementer, kampanjer, informasjon: Planlegge, gjennomføre, koordinere ulike typer arrangement/events og kampanjer og Ruskenaktiviteter. Herunder å produsere og utvikle ulike typer informasjons- og kampanjemateriell. Markedsføring og merkevarebygging: Markedsføring av Ruskens arbeid og aktiviteter og merkevarebygging av Rusken-konseptet. I det følgende gis det ytterligere informasjon om de oven nevnte kulepunkt: 2.2.1.1 Digitale prosjekter og kommunikasjonsløsninger Ruskensekretariatet har behov for å kommunisere og samhandle med byens borgere i forhold til sine aktiviteter og tjenester i arbeid for en ren og trivelig by. Vi ønsker en Leverandør som kan bidra til å bygge opp, videreutvikle og administrere Ruskens ulike digitale prosjekter og kommunikasjons-løsninger, og som finner gode løsninger for å videreutvikle og vedlikeholde eksisterende løsninger for nettbaserte applikasjoner og nettsider som Rusken har bygget opp: Leverandør skal: Videreutvikle, drifte og vedlikeholde Ruskens eksisterende nettbaserte løsninger; nettsider, sosiale medier og applikasjoner. SIDE 4 AV 12
Utvikle nye digitale løsninger, og være oppdatert på ny teknologi innen medier og kommunikasjon. Oppfylle retningslinjer for Universell utforming av nettsider, minimum retningslinjer for tilgjengelig innhold på nett, WCAG 2.0. Ruskens ulike plattformer: Nettside: Ruskenappen: Miljøboka: Facebook: Instagram: Twitter: Vimeo: Youtube: Ruskens årsrapport 2016: www.rusken.no http://rusken.no/#app http://xn--miljboka-84a.no/ www.facebook.com/oslorusken https://www.facebook.com/oslorusken/app/267091300008193/ https://twitter.com/ruskenoslo https://vimeo.com/rusken https://www.youtube.com/user/ruskenoslo http://arsrapport2016.rusken.no/ 2.2.1.2. Arrangementer, kampanjer, informasjon Som en del av det forebyggende arbeidet mot forsøpling, arrangerer Kunden gjennom året forskjellige typer arrangement/events og kampanjer. Kunden ønsker en Leverandør som aktivt kan bidra inn i en prosess for å vurdere hvilke typer arrangement/events som vil ha størst virkning mot ulike målgrupper for å bevisstgjøre holdninger om forsøpling. Rusken gjennomfører ulike dugnadsaksjoner flere ganger per år. Under aksjonene ryddes det i nærmiljøene og på ulike felles områder. Aksjonene igangsettes av Ruskensekretariatet i samarbeid med organisasjoner, idrettslag og næringsliv. I forkant av aksjonene rekrutterer Rusken frivillige gjennom for eksempel idrettslag og foreninger, i tillegg til annonseringer i media. I hver aksjon vil det derfor være behov for å kommunisere med byens borgere gjennom ulike medier i forkant og under aksjonen. I enkelte aksjoner er det behov for bistand med planlegging og profilering av arrangementer, både med arbeidsutstyr og reklamemateriell. For alle aksjonene vil det være behov for å videreutvikle aktiviteter som kan skape oppmerksomhet rundt de negative effektene av forsøpling i byen, og hvordan byens innbyggere kan bidra positivt med å holde byen ren og trivelig. I tilknytning til Rusken er mange av aktivitetene knyttet opp til informasjons- og holdningskampanjer. Dette innebærer for eksempel å være til stede i sosiale medier, utarbeidelse og produksjon av ulike typer informasjonsmateriell, nettbaserte løsninger, utforming av brev til samarbeidspartnere eller andre aktuelle mottakere, utforming av tekst til bruk i rapporter, faglige presentasjoner eller som pedagogisk undervisningsmateriell til bruk for barnehager eller skoler mv. Det kan også være bruk av sosiale medier samt for eksempel produksjon av kortere filmsnutter til bruk for informasjon, kampanjer, konkurranser mv. Det stilles krav til at Leverandør har god erfaring med informasjonsarbeid og kan jobbe selvstendig med tekstutforming. All bruk av bilder, tekst og logo skal være godkjent av Kunden før publisering. Leverandør skal: Planlegge, tilrettelegge og gjennomføre ulike reklamekampanjer. Bidra med planlegging, koordinering, informasjon, teknisk og praktisk tilrettelegging for gjennomføring av ulike typer arrangement/events (små og store). Produsere og utvikle informasjons- og kampanjemateriell. SIDE 5 AV 12
Sikre høy faglig og pedagogisk kvalitet på alt av materiell, tekst, foto, video mm som publiseres for Rusken. Se Ruskens nettsider for informasjon om de ulike aksjonene: http://rusken.no/aksjoner/ Se for øvrig punkt 2.2.1.1 for oversikt over Ruskens ulike plattformer. 2.2.1.3 Markedsføring og merkevarebygging Kunden har behov for å markedsføre ulike arrangementer og kampanjer gjennom f.eks. ulike typer konkurranser, annonseringer på trykte og digitale flater. Leverandør skal: Markedsføre Ruskens ulike aktiviteter og tjenester og bidra til merkevarebygging av Ruskenkonseptet. Ha oppdatert kunnskap om annonseringsstrategi. 2.3. Rutiner All ferdig produksjon skal godkjennes av Kunden før det publiseres, trykkes eller sendes ut mv. Rett logo skal godkjennes av Kunden før publisering. SIDE 6 AV 12
Bilag 2: Prosedyrer for tildeling av kontrakter innenfor rammeavtalen Kunden skal i bilag 2 beskrive hvilke(n) prosedyre(r) som skal gjelde for tildeling av kontrakter (avrop) i avtaleperioden. Avtalens punkt 2.1 Tildeling av kontrakter (prosedyre for avrop) Rammeavtalen er inngått med én leverandør. Tildeling av kontrakt under rammeavtale med én leverandør, tildeles på bakgrunn av kontraktsvilkårene i rammeavtalen og relevant tildelingskontrakt, SSA-B enkel, samt eventuelt supplert med vilkår som fastsatt ved utfylling av tilbudet (i medhold av bestemmelsen(e) i forskrift om offentlige anskaffelser om rammeavtale med én leverandør). Ved tildeling av kontrakt kan Kunden kontakte leverandøren skriftlig eller i et møte, og om nødvendig be ham om å utfylle tilbudet. Eventuelt skriftlig forespørsel samt utfylt tilbud vil inngå som tillegg til avtaleteksten. Kunden skal ved bestilling av tjenester ha tilsendt en ordrebekreftelse med betalingsplan/budsjett som Kunden skal godkjenne. SIDE 7 AV 12
Bilag 3: Avtalevilkår for kontrakter som kan tildeles innenfor rammeavtalen med utfylte bilag Den enkle bistandsavtalen, SSA-B enkel, avtale om bistand fra konsulent med spesifisering integrert i avtaleteksten, vil bli benyttet ved tildeling av kontrakter innenfor rammeavtalen. Ved avrop på rammeavtalen vil følgende kontraktskrav tas inn som tillegg til avtaleteksten: Krav om lærlingordning Kontraktsbestemmelse:«Det er et krav at leverandøren er tilknyttet en lærlingordning. Leverandør skal sørge for at det i hele kontraktsperioden benyttes minst 1 lærling ved utførelse av arbeid knyttet til den aktuelle avropskontrakten. Kravet gjelder for avropskontrakter over kr. 1,5 millioner og med varighet over 3 måneder. Leverandør skal dokumentere at kravet er oppfylt ved oppstart av arbeidet, og ellers på Kundens anmodning. Kravet til lærlinger gjelder også for eventuelle underleverandører. Utenlandske leverandør kan ved utførelsen av oppdraget oppfylle lærlingekravet ved å benytte personer hvis arbeid inngår som ledd i aktuell fagutdanning i annet EU/EØS- land. Dersom leverandøren kan dokumentere at det er gjennomført hensiktsmessige tiltak for å fremskaffe lærlinger som ikke har ført frem, kan leverandøren anmode oppdragsgiver om bistand til å fremskaffe lærlinger. Dersom oppdragsgiver ikke kan bistå, bortfaller lærlingekravet.» Brudd på skatte- og avgiftsforpliktelser Kontraktsbestemmelse: «Leverandøren og eventuelle underleverandører skal til enhver tid oppfylle sine forpliktelser til å betale skatter og/eller avgifter. Oppdragsgiver kan til enhver tid foreta kontroll av Leverandøren og eventuelle underleverandørers oppfyllelse av forpliktelser til å betale skatter og/eller avgifter. Dersom Leverandøren i ikke uvesentlig grad misligholder sine forpliktelser til å betale skatter og/eller avgifter, kan Oppdragsgiver, etter at Leverandøren er gitt en frist til å rette, heve kontrakten. Dersom Leverandøren vesentlig misligholder sine forpliktelser til å betale skatter og/eller avgifter kan Oppdragsgiver heve kontrakten uten at Leverandøren er gitt en frist til å rette. Retten til å heve gjelder ikke dersom kravet formelt er bestridt overfor kompetent myndighet og Leverandøren overfor Oppdragsgiver kan sannsynliggjøre at kravet ikke er berettiget. Dersom Leverandørens underleverandører i ikke uvesentlig grad misligholder sine forpliktelser til å betale skatter og/eller avgifter, kan Oppdragsgiver, etter at underleverandøren er gitt en frist til å rette, kreve at Leverandøren snarest mulig skifter ut sin underleverandør, uten kostnad for Oppdragsgiver. Retten til å kreve utskifting gjelder ikke dersom kravet er formelt bestridt overfor kompetent myndighet, og Leverandøren overfor Oppdragsgiver kan sannsynliggjøre at kravet mot underleverandøren ikke er berettiget. Dersom Leverandøren ikke skifter ut underleverandørsom den er forpliktet til å skifte ut, kan Oppdragsgiver heve avtalen.» Brudd på konkurranselovgivningen Kontraktsbestemmelse: SIDE 8 AV 12
«Dersom det er klar sannsynlighetsovervekt for at Leverandøren har brutt konkurranselovens 10 eller 11 eller tilsvarende bestemmelser, kan Oppdragsgiver heve kontrakten dersom dette etter en konkret vurdering anses for å være forholdsmessig. Dersom det er klar sannsynlighetsovervekt for at Leverandørens underleverandør har brutt konkurranselovens 10 eller 11 eller tilsvarende bestemmelser kan Oppdragsgiver kreve at Leverandøren snarest mulig skifter ut sin underleverandør, uten kostnad for Oppdragsgiver. Retten til å kreve utskifting gjelder ikke dersom kravet er formelt bestridt overfor kompetent myndighet, og Leverandøren overfor Oppdragsgiver kan sannsynliggjøre at kravet mot underleverandøren ikke er berettiget. Dersom Leverandøren ikke skifter ut underleverandør som den er forpliktet til å skifte ut, kan Oppdragsgiver heve avtalen. Før heving etter første ledd og før krav om utskiftning av underleverandør i annet ledd skal oppdragiver vurdere den tid som er gått siden bruddet på konkurranselovens 10 eller 11 ble begått, hvilke selfcleaningstiltak som er iverksatt fra Leverandøren eller underleverandørens side og eventuelt andre momenter som kan ha betydning for vurderingen av om hevingen eller utskiftningen er forholdsmessig. Dersom bruddet på konkurranselovgivningen direkte har rammet eller berørt Oslo kommune, vil heving alltid anses å være forholdsmessig.» Avtalens punkt 2.2 Avtalevilkår for de enkelte tildelte kontrakter Spesifisering vil bli gitt i avtaledokumentet ved hvert avrop. SIDE 9 AV 12
Bilag 4: Administrative bestemmelser Bilag 4 fylles ut av Kunden og av Leverandøren. Avtalens punkt 1.3 Varighet og oppsigelse opsjon på forlengelse Dersom rammeavtalens varighet avviker fra perioden som er beskrevet i avtalens punkt 1.3, skal Kunden angi dette her (og oppgi en begrunnelse for avviket i anskaffelsesprotokollen). Dersom det er avtalt at øvrige frister (forlengelse/oppsigelse) skal avvike fra fristene i avtalens punkt 1.3, skal dette oppgis her. Oppdragsgiver har mulighet til ensidig å si opp avtalen med 3 måneders oppsigelsesfrist dersom det foreligger saklig grunn for dette. Avtalens punkt 1.4 Partenes representanter Bemyndiget representant for partene og prosedyrer og varslingsfrister for eventuell utskiftning av disse, spesifiseres nærmere her. Kundens kontaktperson: Navn : Fagansvarlig Marit E. Aune E-postadresse : maritelise.aune@bym.oslo.kommune.no Leverandørens kontaktperson: Navn : E-postadresse : Avtalens punkt 3.1 Plikt til å svare på henvendelser Dersom det er avtalt konkrete frister vedrørende Leverandørens plikt til å besvare Kundens henvendelser, skal dette fremkomme her. Avtalens punkt 5.1 Samarbeid Dersom det er avtalt øvrige bestemmelser om partenes samarbeid, skal dette fremkomme her. Leverandør skal delta på faste prosjektmøter med Kunden. Dato og tidspunkt for møtene avtales på oppstartsmøtet for avropskontrakten. Kunden vil også innkalle til møter etter behov. SIDE 10 AV 12
Bilag 5: Pris og prisbestemmelser Avtalens punkt 6.1 Priser Alle priser og nærmere betalingsbetingelser for Leverandørens ytelser skal fremkomme her eller i den enkelte tildelingskontrakt med bilag (ref. bilag 3). Dersom det er avtalt avvik fra avtalens utgangspunkt om at beløp oppgis i norske kroner, og at prisene oppgis eksklusiv merverdiavgift, men inkludert toll og eventuelle andre avgifter, skal det fremkomme her. Prising av tjenesten: Pristabellen under inneholder en oversikt over «Aktivitet/ Rolle» som skal prises per time. Alle aktiviteter/roller i tabellen skal prises og alle priser skal oppgis eks. mva. Pristabellen er ment å fungere som grunnlag for evaluering: I pristabellen er det estimert et årlig timeforbruk på til sammen 1800 timer per år. Timeforbruket er relativt likt fordelt på de ulike aktivitetene/rollene. Denne timefordelingen er kun et estimat til bruk for en evalueringssum. Estimatet kan ikke anses forpliktende for Kunden, og det faktiske timeomfanget kan variere. Pristabellens totalsum er derfor en evalueringssum og tilsvarer ikke fakturasummen. For kolonnen «Aktivitet/ Rolle» skal det oppgis en fast timepris som inkluderer alle utgifter knyttet til gjennomføringen av oppdraget, herunder for eksempel: Informasjonsarbeid, kampanje-/arrangementsarbeid, arbeid med digitale løsninger og prosjekter, samt ulike typer møter herunder reisetid og reiseutgifter. Følgende aktivitet/rolle/stillingsbenevnelser skal prises i tabellen under: - Seniorrådgiver: Ressursperson med mer enn 5 års arbeidserfaring. Herunder aktivitet tilsvarende kvalitetskontroll, prosjektledelse, koordinering og oppfølging av prosjekt/oppdrag og budsjett. - Rådgiver: Ressursperson med mindre enn 5 års arbeidserfaring. Herunder aktivitet tilsvarende prosjektledelse, koordinering og oppfølging av prosjekt/oppdrag og budsjett. - Konsulent/Kreatør: Herunder tilsvarende arbeidsoppgaver som ide-/ konseptutvikling, Art Director, Tekstforfatter, Designer, grafisk designer, foto, video mv. Pristabell for Leverandørens timepriser: Aktivitet/Rolle Sett inn pris på følgende aktivitet/rolle/stillingsbenevnelser Seniorrådgiver Ressursperson med mer enn 5 års arbeidserfaring Rådgiver Ressursperson med mindre enn 5 års arbeidserfaring Timepris eks. mva. Estimert antall timer per år 400 600 Konsulent/Kreatør 800 Totalpris eks. mva. Totalsum/Evalueringssum 1800 timer Det gjøres oppmerksom på at prisskjema skal være fullstendig utfylt og at manglende utfylling kan SIDE 11 AV 12
føre til avvisning. Fakturering: Alle oppdrag skal bestilles og godkjennes av Kunden. Kunden skal ved bestilling av tjenester ha tilsendt en ordrebekreftelse med betalingsplan/budsjett som Kunden skal godkjenne. Alle oppdrag skal faktureres pr inngått avtale, og etter en betalingsplan/budsjett. Alle oppdrag skal faktureres med et innkjøpsordrenummer, som vil bli tilsendt fra Kunden. Fakturering i elektronisk handels format (EHF): Oslo kommune er lovpålagt å kreve fakturaer i elektronisk handels format (EHF) fra alle sine leverandører: For oppstart og informasjon om EHF faktura, gå inn på følgende nettside: https://www.oslo.kommune.no/politikk-og-administrasjon/for-leverandorer-til-oslokommune/faktura-til-oslo-kommune/ Elektronisk faktura sendes til Oslo kommune Bymiljøetaten, organisasjonsnummer 996 922 766. Faktura skal merkes med et innkjøpsordrenummer i feltet «Ordrenummer». Feltet skal kun inneholde 9 sifre og ingen tekst. Innkjøpsordrenummeret vil bli tilsend ved godkjenning av bestilling/ordre. Avtalens punkt 6.2 Prisendringer Indeksregulering: Dersom det er avtalt annen prisreguleringsindeks enn Statistisk sentralbyrås konsumprisindeks (hovedindeksen), skal dette fremkomme her. Øvrige prisendringsbetingelser: Dersom prisene for øvrig kan endres i avtaleperioden, skal dette fremkomme her. SIDE 12 AV 12