Konverteringer som BIBSYS utfører veiledning for bibliotekene Versjon 3.0 2003-03-25 Gunvald Strømme INNLEDNING.... 2 1. PLANLEGGING... 3 2. UTFØRELSE... 4 2.1. Komplekse konverteringer... 4 3. HVA SKJER VED EN KONVERTERINGSJOBB?... 6 4. SPESIFIKASJON OG BESTILLING AV KONVERTERINGER... 7 VEDLEGG 1... 8 OVERSIKT OVER VIKTIGE FELT PÅ DOKUMENTPOSTER.... 8 VEDLEGG 2... 9 EKSEMPEL PÅ SKJEMATISK SPESIFIKASJON I TABELLFORM... 9 1
Innledning. Fra tid til annen vil bibliotekene ha behov for å gjøre endringer i et utvalg av sine dokumentposter. Dersom disse endringene omfatter en betydelig mengde dokumenter og samtidig kan beskrives systematisk, kan BIBSYS utføre dette maskinelt. Vi snakker da om en konvertering. En slik konvertering kan det være hensiktsmessig å dele inn i mindre konverteringsjobber. Konverteringsjobben vil være realisert ved et spesialdesignet konverteringsprogram som kjøres separat og kun tar hensyn til dataene slik de forefinnes i basen der og da. Utviklingen av et slikt konverteringsprogram, samt påfølgende testing og avsluttende kjøring, vil selvsagt kreve ressurser. Ressursforbruket vil avhenge mest av hvor kompleks konverteringen er, antall poster som berøres er av mindre betydning. Dersom ressurbruken ved maskinell behandling er av samme størrelse som (eller større enn) tilsvarende manuell behandling av de samme postene, vil maskinell konvertering være uaktuelt. På bakgrunn av dette, har vi satt 500 poster som en generell nedre grense for maskinell konvertering. Noen konverteringer, for eksempel endring av avdelingskode og/eller samlingskode, er relativt enkle å beskrive. Slike konverteringer kan bestilles ved bruk av BIBSYS meldingssystem som er tilgjengelig via menyen Andre tjenester Meldingssystemet på våre nettsider og beskrives ikke nærmere her. Dette dokumentet er ment å være en standard veiledning for bibliotek som planlegger å gjennomføre en mer omfattende konvertering enn det som er mulig å bestille via web. Det er viktig at biblioteket setter seg inn i arbeidsgangen, slik at det kan sette inn nødvendige ressurser, overholde tidsfrister og ha en løpende kommunikasjon med BIBSYS mens arbeidet pågår. 2
1. Planlegging Etter at biblioteket har bestemt seg for å foreta en eller flere konverteringer, må det utarbeides en plan. I denne planen må følgende inngå: 1. Kriteriene for konverteringen må utarbeides og systematiseres så godt som mulig. 2. Tidsrammen for konverteringen må bestemmes. Når kan arbeidet starte og når må arbeidet være ferdig. 3. Dersom det dreier seg om flere konverteringer, må det utarbeides en prioriteringsliste der det framgår hvilke konverteringer som er kritiske m.h.p. tidspunkt m.m. og hvilke som ikke er det. 4. Nødvendig personell (ansvarshavende, kontaktpersoner m.m.) må være oppnevnt før arbeidet starter. Utvalgskriterier og angitte feltendringer må være helt korrekt angitt. Dersom det kan være snakk om flere varianter av et feltinnhold, må alle disse oppgis nøyaktig slik de forekommer. Med nøyaktig menes for eksempel at en tar hensyn til forekomsten av små og store bokstaver, mellomrom i teksten, punktum bak en forkortelse, etc. For eksempel, dersom en har angitt at alle forekomster av teksten Dep. skal endres til Plassering:, vil ikke Dep, dep., dep m.m. bli behandlet. Når planen er ferdig, presenteres den for BIBSYS. Det er viktig at dette skjer på et så tidlig tidspunkt som mulig, slik at BIBSYS har mulighet til å vurdere hvor lang tid som trengs til utviklingsarbeidet og når dette kan starte. Så snart dette er avklart, tar BIBSYS i samråd med biblioteket en endelig avgjørelse for tidsrammen for konverteringen (startdato og sluttdato). 3
2. Utførelse Dette kapittelet tar for seg gangen i en konvertering av kompleks type. Enklere konverteringsjobber kan som regel utføres uten at biblioteket trekkes inn i uttestingen. Ved enkle konverteringsjobber, vil det kun være behov for å avtale tidspunkt for konverteringen. Grensen for hva som er en kompleks konvertering og hva som ikke er det kan være flytende, men det er opp til BIBSYS å bestemme dette i hvert enkelt tilfelle. 2.1. Komplekse konverteringer På avtalt tidspunkt starter BIBSYS arbeidet med å utvikle ett eller flere konverteringsprogram etter de spesifikasjonene som biblioteket har levert. Under dette arbeidet kan det være behov for konsultasjoner med biblioteket, så det er viktig at den/de personene som har fått ansvaret for konverteringen er tilgjengelige og kan gi tilbakemeldinger raskt. Når programmeringen er ferdig, kjøres en test mot basen. Ved denne testen genereres det lister over hvilke endringer som vil bli utført, men det foretas ingen endringer i basen. Listen viser innholdet i aktuelle felt for de konverterte dokumentpostene før og etter konverteringen, for eksempel slik: --DOKID-- -AVDELING- -SAMLING-- -------------HYLLESIGNATUR-------------- 95a010242 F ARK/MATBIB m 125 B66s 95a010242 E TEK 125 B66s 92a023384 F TEK q72(092) K78j 92a023384 E ARK/ARKBIB q72(092) K78j 92a023389 F TEK q75(481) T33p 92a023389 E ARK/ARKBIB q75(481) T33p 89a005050 F ARK/MATBIB 519.2 C39p 89a005050 E TEK 519.2 C39p 85a018041 F ARK/MATBIB t 51(072) Ak1p/1985:1 85a018041 E TEK t 51(072) Ak1p/1985:1 89a005055 F ARK/MATBIB 519.218.5 H14i 89a005055 E TEK 519.218.5 H14i Fig. 2.1. Eksempel på utskrift fra et konverteringsprogram. F står for innholdet i feltene før og E innholdet i de samme feltene etter konverteringen. I utgangspunktet er listene usortert og i rent tekstformat. BIBSYS kan også levere listene hensiktsmessig sortert og i et annet format (for eksempel som Excel-regneark), men er ikke forpliktet til å gjøre dette. Store lister som sendes som vedlegg til epost vil bli komprimert til zip-format. Det forutsettes at mottakeren kan behandle slike. Biblioteket kontrollerer disse listene og kommer om nødvendig med korreksjoner, som BIBSYS tar til følge og en ny testkjøring foretas. Dette gjentas inntil biblioteket, ut fra listenes innhold, godkjenner endringene som vil 4
bli utført. På dette stadiet er det derfor viktig at biblioteket klarer å kontrollere listene uten at tidsrammen sprekker. Dersom biblioteket, på bakgrunn av listene, finner ut at noe er blitt uteglemt eller ønsker å tilføye tilleggskriterier ut over de kriteriene som opprinnelig var med i planen, kan BIBSYS ta hensyn til dette. Vilkåret er imidlertid at dette ikke fører til forsinkelse ut over angitt tidsramme. Når alt er klart, avtales dato for konvertering. Her må en både ta hensyn til bibliotekets ønsker og når BIBSYS, teknisk sett, har mulighet for å kjøre konverteringen. BIBSYS tar stikkprøver både under og etter at konverteringen er kjørt for å kontrollere at alt er gått som det skal, men gjør ingen videre etterkontroll ut over dette. Biblioteket selv avgjør om det vil foreta en nøyere kontroll etter konverteringen. Dersom det oppdages feil eller mangler, må biblioteket sende BIBSYS en detaljert beskrivelse av disse så snart det er mulig. I tilfelle det er mulig å korrigere for ev. feil/mangler innenfor tidsrammen, kan BIBSYS gjøre det, og i tilfelle blir korrigeringen å betrakte som en ekstra konverteringsjobb som inngår i den avtalte konverteringen. Er feilene oppstått som følge av mangelfull- og/eller feil i bibliotekets kravspesifikasjon, holdes biblioteket selv ansvarlig. På samme måte holdes biblioteket ansvarlig dersom feilen kunne vært påpekt på forhånd ut fra korrekturlesning av lister før selve konverteringen. Dersom det forekommer slike feil som biblioteket selv er ansvarlige for og disse ikke kan rettes opp innen tidsrammen, kan ikke biblioteket regne med at tidsrammen uten videre kan forlenges og/eller at BIBSYS kan prioritere arbeidet med å rette opp feilene. 5
3. Hva skjer ved en konverteringsjobb? Dersom de spesifiserte endringene omfatter bibkoder og/eller avdelingskoder og/eller samlingskoder og/eller endring av status til/fra kass eller til/fra intern, vil de berørte postene merkes for avlevering til Samkatalogen. Ved endring av status, vil også dato (dato for statusendring) oppdateres. For alle konverteringsjobbene vil generelt endringshistorikken bli oppdatert i samsvar med de utførte endringene. Endringene loggføres på en fil som vil inneholde samme informasjon som den fila biblioteket har hatt til gjennomsyn for korrektur. I tillegg genereres også en liste med OBJEKTID til de konverterte dokumentpostenes objektposter. Denne blir senere brukt til å reindeksere søkefiler. Reindekseringen vil normalt være ferdig innen et par dager etter selve konverteringen og først da vil alle de konverterte postene være fullt ut søkbare med sine ev. nye avdelingskoder, samlingskoder, etc. 6
4. Spesifikasjon og bestilling av konverteringer Som tidligere nevnt vil vi ha en systematisk og oversiktlig spesifikasjon av konverteringen. Hvis det er mulig, foretrekker vi en slik spesifikasjon gitt skjematisk i tabellform. Et eksempel på en slik tabell er vist i vedlegg 2. Det er også veldig viktig at det ikke oppstår misforståelser når det gjelder å navngi hvilke felter som blir berørt. I vedlegg 1 har vi angitt de mest aktuelle feltene som kan inngå i en konvertering. Feltene er angitt med feltnavn (slik de er brukt i basen), ev. tilhørende marcid og antall tegn. 7
Vedlegg 1 Oversikt over viktige felt på dokumentposter. Feltnavn Marc Ant. tegn Kommentar DOKID 9 Konverteres normalt ikke, men kan benyttes for å spesifisere utvalg av poster. BIBKODE 2 Konverteres normalt ikke, men kan benyttes for å spesifisere utvalg av poster. STATUS 7 Konverteres normalt ikke, men kan benyttes for å spesifisere utvalg av poster. DATO 10 Oppdateres dersom status konverteres. AVDELING 096 $a 10 (max.) SAMLING 096 $b 10 (max.) HYLLESIGN 096 $c 40 (max.) Konverteres normalt ikke, men kan benyttes for å spesifisere utvalg av poster. DEPOSIT 096 $d 50 (max.) EKSEMPLAR 096 $e 3 (max.) ANMERKNING 096 $f 253 (max.) BEHOLDNING 096 $g 253 (max.) UTLAANSKATEGORI 096 $h 1 Utlånstype (<blank>, d, i, k, m) TILLEGGSPLASSERING- 096 $u 78 (max.) PERIODIKA BEMBIB 012 $f 253 (max.) Åpen bemerkning BEMBIB-LUK 012 $g 253 (max.) Lukket bemerkning 8
Vedlegg 2 Eksempel på skjematisk spesifikasjon i tabellform 096 $a = MINAVD 096 $b = MINSAMLING 096 $b MINSAMLING 008 $b = t 008 $b t Er lenket (har 491) Ikke lenket (har ikke 491) 1 2 1 3 4 4 5 Konverteringsregler 1. 096 $b MINSAMLING endres til 096 $b DINSAMLING 2. Innledende q i 096 $c (hyllesignatur) slettes. 3. Innholdet i 096 $c (hyllesignatur) endres til Oppstilt alfabetisk uansett tidligere innhold. 4. Dersom 096 $b inneholder x, erstattes x med x-saml. 5. Utlånskode (096 $h) settes til i, uansett tidligere innhold. Forklaring: Konverteringsregel 1 gjelder for alle dokumentposter med avdelingskode (096 $a) MINAVD og samlingskode (096 $b) MINSAMLING. Konverteringsregel 2 gjelder for alle dokumentposter med avdelingskode (096 $a) MINAVD, samlingskode (096 $b) MINSAMLING og som er periodika (har 008 $bt). Konverteringsregel 3 gjelder for alle dokumentposter med avdelingskode (096 $a) MINAVD, samlingskode (096 $b) MINSAMLING og som ikke er periodika (har ikke 008 $bt). Konverteringsregel 4 gjelder for alle dokumentposter med avdelingskode (096 $a) MINAVD og samlingskode (096 $b) ulik MINSAMLING. Konverteringsregel 5 gjelder for alle dokumentposter med avdelingskode (096 $a) MINAVD, samlingskode (096 $b) ulik MINSAMLING og som ikke er lenket (har ikke 491). 9