UNIVERSITETET I BERGEN Universitetsmuseet i Bergen Arkivkode: Styresak: 25/2015 Sak nr.: 15/13328 Møte: Mandag 14. desember Budsjettfordeling 2016 Grunnbevilgningen (GB) Universitetsmuseet sendte inn budsjettforslag i september til UiB sentralt. Forslaget ble utarbeidet på bakgrunn av innspill fra enhetene, der det ble gjort rede for de utfordringer museet står overfor i 2016. Universitetsstyret vedtok i møte 28.10.2015 (sak 102/15) budsjettrammer for fakultetene og avdelingene. Museet har enda ikke mottatt tildelingsbrevet for 2016 da Økonomiavdelingen avventer Tilleggsproposisjon til Statsbudsjettet. Vårt budsjettforslag fremlegges derfor med forbehold om endringer i stortingsvedtaket. Denne budsjettsaken er utarbeidet på grunnlag av budsjettramme for Universitetsmuseet i 2016 slik det fremgår av sak til Universitetsstyret. Det viser kr. 123 963 000,- til lønn, drift og husleie (inkl. øremerkede tiltak og instituttinntekter) (2015: 122 383 000). Prinsippene i Kunnskapsdepartementets finansieringsmodell synliggjøres i museets budsjettramme: en basiskomponent og en forskningskomponent, hvor deler er basert på resultater (RBO) og deler er basert på øremerkede midler. I tillegg til disse inntektene utgjør i 2016 inntekter fra bidrags- og oppdragsvirksomheten (BOA) museets budsjettramme. Museet er i 2016, som i fjor, ikke tilført noen avskrivningsinntekter, mens det er påregnet instituttinntekter for museet (museumsbutikk). Disse viser imidlertid et altfor høyt tall noe det vil bli tatt høyde for ved fordeling. Budsjettet for bidrags- og oppdragsprosjekt (BOA) er satt til kr. 29,8 mill kroner (2015: 39,9 mill) i samsvar med budsjettforslaget for 2016 fremlagt av museet i september. Direktørens kommentar til administrasjonens forslag til budsjettfordeling 2016 Som forventet blir budsjettet for 2016 svært stramt. Det skyldes ikke bare effektiviseringskutt og realvekst i internhusleien, men også at UM måtte ta helt nødvendige grep, dels ved å stoppe den nedadgående utviklingen innen vitenskapelige stillinger, dels for å få på plass en rekke administrative og faglig/administrative nøkkelstillinger i den nye organisasjonsstrukturen som ble vedtatt av UiBstyret 24.09.2014. Tilsetting i disse stillingene har tatt tid og er ennå ikke helt avsluttet, men lønnskostnadene vil bære preg av dette i 2016 og i årene fremover. Det vil også bli en belastning på økonomien at vi må ha på plass en prosjektorganisasjon for de nye utstillingene i MP3. Samlet sett har vi nå knapt noe handlingsrom overhodet, når vi har regnet fra lønn, husleie og øremerkinger. Den eneste øremerking som direktøren kan gjøre noe med er hans fremforhandlede midler. De foreslås kuttet med 2/3. Lønnsutviklingen kan illustreres med tall for henholdsvis 2014, 2015 og det som er anslått i budsjettet for 2016: Budsjett lønn 2014 Budsjett lønn 2015 Budsjett lønn 2016 50,1 mill kr 54,8 mill kr 57,3 mill kr En forskningsinstitusjon kan ikke over tid bruke vitenskapelige stillinger som salderingspost. Dessuten har de administrative nøkkelstillingene vært helt nødvendige å få på plass. Ikke desto mindre skal det ikke nektes at siden UMs disponible midler, dvs. drift, nå ligger på rundt 4 % av budsjettet, innebærer det en begrensning av UMs strategiske handlingsrom. En har likevel ikke sett noen utvei i så måte, stillingene har vært og er nødvendige. UMs budsjett for 2016, basert på tildelingsbrevet, går i balanse, men flere vesentlige stillinger har det ikke vært mulig å lyse ut. Vi er nødt til å ha nok til grunnleggende drift i løpet av året. Avdelingenes 1
annua er samlet holdt på omtrent samme nivå som opprinnelig i 2015. I tillegg kommer det naturhistoriske utstillingsprosjektet i Museplassen 3. Her skal det på plass en prosjektorganisasjon, og dette må til dels skje med midler til de mest nødvendige engasjementene fra UiB sentralt. Like fullt vil det utvilsomt også medføre nokså mye arbeid for museets ansatte innen avdelingene for naturhistorie og formidling, samt for museets sentraladministrasjon. Som kjent må UM ut av Parkvn. 9 ved årsskiftet 2016/17. Det blir vesentlig å vurdere rimeligere arealer. I januar vil UiBs kabal i så måte bli lagt frem. Det synes på det rene at prosjektorganisasjonen i forbindelse med nye utstillinger i MP3 vil bli plassert i Nygårdsgt. 5-11, nær EIA. Det er noen forhold som især er egnet til bekymring: Det ser ut som om det i 2016 ikke blir mulig å gå til ansettelse av andre enn avdelingslederstillingen på natur, seksjonslederne for henholdsvis konservering og hagene. Dette er nøkkelstillinger i omstillingen. Alle stillingsstopp rammer helt tilfeldig og har uheldige følger for institusjonens strategier. Fortsatt underbemanning av Formidlingsavdelingen, både mht driftsmidler knyttet til ulike formidlingsformater, og når det gjelder en stilling med ansvar for museet på nett og i sosiale medier. Samlingsforvaltningen på kultur er klart underfinansiert. Det arbeides på å bedre situasjonen for Fornminneseksjonen, dvs. den lovpålagte utgravningsvirksomheten, og få den ytterligere integrert i Avdeling for kultur. Vi har bruk for mer kapasitet til den virksomheten som vanskelig lar seg fakturere eksternt, og for anledning til å kunne utnytte de ansattes kompetanse og erfaring bedre forskningsmessig gjennom frikjøp. Spritmagasinet må flyttes fra Midttun og få bedre forhold, og vi håper at bruk av den fjellhallen som har vært drøftet kan bli en realitet. Foreløpig har arbeidet med dette stoppet litt opp. Håkon Sheteligs plass 10 er i ganske dårlig forfatning, særlig oppover i etasjene og i kjelleren. En gjennomgripende renovering av bygget er Museumsprosjektets fase 3, men signaler fra sentralt hold tilsier at dette må skje engang etter 2020. Det betyr at vi må flytte deler av magasiner og dermed redusere antallet tilgjengelige arealer, og samtidig se hvordan byggets 4. etasje kan utnyttes bedre enn i dag. UM kan i ytterst begrenset omfang redusere sine kostnader nevneverdig. Det betyr at museet i særlig grad må fokusere på inntekter: Eksternt finansiert prosjektvirksomhet, større inntekter fra utgravningsvirksomheten og bedre organisering av den, og flere eksterne oppdrag der det er mulig. Dessuten vil vi ved forbedret produsentkompetanse kunne få formidlingsprosjekter som blir rimeligere og der budsjettkontrollen er større. En mulig gevinst ligger ikke minst i å få en bedre uttelling for den innsatsen som legges ned i undervisning ved fakultetene. Disse midler går i hovedsak til avdelingene, men her må også noe inn til UM sentralt som belastes med lønnskostnadene. I forslaget til fordeling 2016 er det lagt inn 213.000 kr. som inntekt fra undervisningen til UM sentralt. Endelig vil UM i de kommende årene måtte nedlegge et betydelig engasjement for å dra i land mest mulig ekstern finansiering av de nye naturhistoriske utstillingene. Dette vil i særlig grad falle på direktøren. Budsjettfordeling 2016 UM revidert jfr. kommentarer fra styremøte 14.12.15 Prinsipper for fordeling av budsjett ved Universitetsmuseet for 2016: 1) Driftsmidler (eksklusiv lønn) fordeles til de 4 enhetene (kultur, natur, formidling, dir.stab). Lønn holdes sentralt. Det er opptil enhetene å viderefordele til seksjonene. 2) Det forventes at hver avdeling setter av midler til HMS og inkludering/likestilling. 3) Overføring av resultat 2015 skal godkjennes av UiB styret i første møte etter at regnskap for 2015 er avsluttet. Forslag til fordeling av eventuelle godkjente overføringer vurderes i dialog med den aktuelle enhet før vedtak i UM styret. 4) UM dekker fortsatt fra sentralt hold eksternt finansierte forskningsprosjekters husleie. Dette sees som en strategisk innsats for å støttet fremtidig prosjektvirksomhet. 5) Museets RBO inngår som en del av GB. Ikke fordelt andel RBO fra 2015 fordeles forholdsmessig til avdelingene i forbindelse med fordeling av overføringene (ref punkt 3). 2
Videre omhandler denne saken fordeling av grunnbevilgningen (GB) (prosjekt 000000). Budsjettrammen for 2016 er kuttet med følgende: - strategikutt på 0,5 % og effektiviseringskutt på 0,5 % utgjør til sammen:1,141 mill kr. -museet må selv kutte inntektsgrunnlaget fra museumsbutikk. Det er satt opp med 1 mill, men vil ikke bli nevneverdig større enn for 2015, derav redusert til 0,2 mill. - RBO redusert med 1,431 mill kr. grunnet redusert uttelling i resultatmodellen (1,183 mill kr i 2016 mot 2,614 mill kr i 2015) Budsjettrammen for 2016 er økt med følgende: - generell lønns- og priskompensasjon 2,724 mill kr.(2,6 %) - basisrammen er økt med 1,5 mill kr. fra KD til UM over Statsbudsjettet for 2016, generell styrking av universitetsmuseene. En del av midlene (0,7 mill) finansierer lønnsmidler til prosjektorganisasjonen for nye utstillinger Naturhistorisk museum 2016-2019. - styrke Botanisk hage 0,3 mill kr Øremerkede midler i 2015 lagt i rammen fra 2016. - midlertidig tilskudd 1,7 mill til forhøyet husleie i forbindelse med økning i areal (Parkveien 9 og økning i Joachim Frielesgate 1) Øremerkede midler: - Nasjonalt museumsprosjekt (MUSIT) videreføres med 3,802 mill.kr. - fornyelse av IT-løsningen MUSIT videreføres med 1,2 mill.kr i 2016. - Stipendiatstillinger: Museet tilføres midler til 8 rekrutteringsstillinger med kr 6,892 mill. (mellomsats). - Flytteprosjekt avsluttes ved utgangen av 2015. -Muséprosjekt fase 1 og utflytting av Museplassen 3 er avsluttet i 2015. Tilskudd til finansiering av prosjektorganisasjonen for nye naturhistoriske utstillinger kommer gjennom ekstra bevilgning på 0,7 mill. kroner 2016-2019 som nevnt over. Utgangspunktet blir derfor en budsjettramme på 123 164 000,- (kr. 121 438 000,-) inkl. øremerkede tiltak (MUSIT og rekruttering stipendiater) - eksklusiv bidrags- og oppdragsmidler - fordelt slik: Basis (prosjekt 000000) Resultatmidler forskning, RBO Instituttinntekter 2016 2015 kr. 109 587 000 kr. 1 183 000 kr. 200 000 kr. 105 077 000 kr. 2 614 000 kr. 200 000 Øremerkede midler: Rekruttering stipendiater1, 8 stillinger Forprosjekt, naturhistoriske utstillinger MP3 Lønn (deler) prosjektorganisasjon nye utstillinger MP3 Prosjektering Utviding Botanisk hage Milde MUSIT 2 SUM kr. 6 892 000 kr. 0 kr (i basis) kr 300 000 kr. 5 002 000 kr. 123.164.000 kr. 6 690 000 kr. 2 000 000 (i basis) kr. 5 004 000 kr. 121 438 000 Tabell 1 viser forslag til budsjettfordeling av grunnbevilgningen (prosjekt 000000) basert på; basistildeling UiB har gitt museet i styremøte 28.10.15, RBO, og i tillegg inntekter fra øremerkede midler til stipendiatene (note 1), MUSIT (note 2), inntekter fra BOA og andre inntekter (butikk/billetter/undervisning). I tillegg viser tabellen hva som er øremerkede utgifter. I det videre gis det kommentarer til ulike kategorier/enkeltposter i fotnotene. 3
Tabell 1 Forslag til fordeling av grunnbevilgningen (prosjekt 000000) for 2016: Finansiering Kostnad 2015 korrigert + overført 2015 budsjettsak Basis bevilgning (p. 000000) -109 587 000-105 077 000 Resultatmidler forskning (RBO) -1 183 000-2 467 000 Museumsbutikken/billetter 1-200 000-200 000 Intern inntekt Stipendiater 2 : -drift -husleie -indirekte kostnader 8 årsverk -494 400-505 600-422 400 8,5 årsverk -507 578-516 078-430 270 Undervisning (Ny; HF, MN) MUSIT 3 : -frikjøp -213 000-700 000-650 000 BOA -husleie Fornminne -632 000-667 865 Lønn 4 57 382 000 56 914 232 Husleie intern 5 50 739 000 47 345 988 Direktørens disposisjon 6 200 000 600 000 320 000 Flytteprosjekt 0 2 099 692 Små driftsmidler 7 300 000 300 000 Formidlingsavdelingen 900 000 1 016 000 511 000 Avdeling for Kulturhistorie 589 000 1 089 000 589 000 Utviding Botanisk hage Milde 300 000 800 000 (ikke i basis) Avdeling for Naturhistorie 1 600 000 2 220 000 1 900 000 Sentraladministrasjon 427 400 793 700 535 879 KD tilskudd (i basis) Lønn prosjektorganisasjon MP3 700 000 Tilskudd til samlingsforvaltning 800 000 Total 113 937 400 113 937 400 110 515 791 Kommentarer til de ulike postene markert med fotnote: 1 Museumsbutikken/Billetter Inntekter fra billetter og butikk ved museumsvirksomheten ble redusert i 2015 som følge av stengingen av Naturhistorisk museum. 2 Stipendiater Stipendiattildelingen for 2016 er satt til 8 årsverk. Disse er fordelt med 5 stipendiater ved avdeling for Naturhistorie og 3 ved avdeling for Kulturhistorie. Stipendiatkalkyle 2016 (øremerka midler) Inntekt (Annum) Utgift pr år Utgift pr mnd Inntekt pr stilling Mellomsats 86 150 6 892 000 Lønn gj.snitt ltr 53 Drift Husleie Indirekte kostnader UiB sentrale felleskostnader 615 900 61 800 63 200 52 800 67 800 51 325 5 150 5 267 4 400 5 650 6 892 000 861 500 71 792 4
Midler til drift, husleie og indirekte kostnader pr. stipendiat fordeles etter følgende nøkkel (jfr. UM styresak 29/12; fordeling av eksternt finansierte prosjekt) Drift Går direkte til enheten som innehar stipendiaten Husleie Dekkes av direktørens stab Indirekte kostnader 65 % går til enheten som innehar stipendiaten 15% går til Formidlingsavdelingen 20% går til direktørens stab Disse postene inngår i den enkelte enhets tildeling (tabell 1). 3 MUSIT MUSIT 2016 (øremerka midler) Inntekt (annum) Utgift Tildeling 3 802 000 1 200 000 Kontingent Lønn 100% stilling P.D. Frikjøp fast tilsatte Reiser, drift MUSIT utstyr, forbedring ITløsning 2 326 000 608 800 700 000 167 200 1 200 000 5 002 000 5 002 000 4 Lønn Lønnsposten dekker lønn til alle ansatte på annummidler ekskl. stipendiater samt en 100 % stilling til MUSIT. Det er satt av midler til sommerhjelper. I tillegg er det beregnet en sum til lønnsøkninger inkludert sentralt og lokalt lønnsoppgjør pr 1.5.2016. 5 Husleie internt Kostnadene til husleie vedtas av UiB sentralt med en gjennomsnittlig vekst på 5,8 % pr kvm. Gjennomsnittlig lønns- og priskompensasjon til museét generelt er i år 2,6 %. Dvs at museét dekker mellomlegget på 3,2 %. Museét er imidlertid tildelt 1,7 mill. kroner som til forhøyet husleie knyttet til midlertidige arealendringer (som følge av flytteprosessen). 6 Direktørens disposisjon Etter avtale med UiB ble rammen i 2013 utvidet med 600.000 kr. avsatt til direktørens disposisjon. Direktøren finner at også dette beløpet må reduseres i lys av budsjettsituasjonen i 2016. 7 Små driftsmidler Små driftsmidler videreføres i 2016 på samme måte som for 2015; 70 % på fellesdrift som utløses ved 30% på enhet/forsker. 8 Flytteprosjekt Flytteprosjektet er ikke videreført i 2016. Museplass 3 er tømt og klar for Statsbyggs arbeider ved utgangen av 2015. Andre kommentarer Museet er av KD tildelt 1,5 mill. kroner til generell oppfølging av St.meld. nr. 15 Tingenes tale. I flg. tildelingsbrev er dette nå fra UiBs side en utvidelse av rammen, idet «Det forutsettes at midlene brukes inn mot nye utstillinger i de naturhistoriske samlinger de 3 første årene». 5
Overføringer til 2016 I styresak 84/12 ble det vedtatt at overføringer ved fakulteter/enheter som er mer enn 2 % av grunnbevilgningen må godkjennes av UiB styret. Denne satsen ble sak i 10/15 endret fra 2 % til 3 % for overføringer fra 2015. Det er i senere tid fremhevet viktigheten av langsiktig planlegging og tilhørende budsjettering fra UiBs sentralt. Generell begrunnelse i at 2016 blir stram budsjettmessig situasjon. Overføringer og fordeling av disse blir sak i neste UM styremøte i februar. Pr 31.10.2015 forventes samlet sett overført ca. 1,1 mill. kroner inkludert er øremerket. Forslag til vedtak: Styret vedtok enstemmig å fordele grunnbevilgning (prosjekt 000000) for 2016, i samsvar med saksframlegg i sak 25/2015, med de endringer som ble påpekt i styret vedr. KD midlene og noen generelle kommentarer. Direktøren fordeler 800.000 av KD midlene for 2016 slik at de stryker samlingsforvaltningen. 6