Vedlegg A1 Arbeidsflyt etter kontrahering Innledning Hensikten med dette dokumentet er sammen med vedlegg A2 Flytskjema, å gi en oversikt over de operative og administrative arbeidsprosessene som skal foregå etter kontraktsinngåelse. Videre gir dokumentet en oversikt over de ytelser som leverandøren skal stå for ut over selve utstyrsleveransen, med prising i henhold til prisformatet kap. B1. Ansvaret for de ulike delprosessene er angitt i flytskjemaet, og er gjentatt i forklarende tekster senere i dette dokumentet. Dette ansvaret er retningsgivende for prissettingene i konkurransen, men kan bli endret etter kontraktsinngåelse hvis det etter felles oppfatning, finnes hensiktsmessig. Endring av ansvaret vil gi grunnlag for justering av kontraktsummen. Generelt om ansvar Leverandøren har ansvaret for at uttaksramme, ventilasjon og belysning blir en funksjonell installasjon som passer i de rommene det skal monteres og til den bruken som er beskrevet. Herunder skal leverandøren aktivt følge opp sine grensesnitt mot andre leverandører og entreprenører. Han skal ta aktiv del i detaljering og prosjekteringen av rommene, og han skal følge opp sine egne og tilgrensende byggearbeider på en måte som sikrer en smidig og vellykket installasjon med god funksjonalitet. Leverandøren av uttaksrammen har ansvar for å koordinere prosjektering og installasjon av bygningsmessige detaljer for operasjonslampene. I tillegg har leverandøren ansvar for koordinering av eventuelle operasjonsbordsoklers plassering. Operasjonsbord og operasjonslamper skal inngå i tegningsunderlaget pr stue, se pkt 1.1. Tilleggskostnader forbundet med koordineringsansvaret, godtgjøres som anført i prisformatet kap. B1. Aktiviteter 0.1 Kontrahering. Ansvar: Helsebygg Midt-Norge (HBMN) Kontrahering gjennomføres i henhold til Avtaledokumentet. 0.2 Rolleavklaring. Ansvar: Leverandøren (Lev) / Helsebygg Midt-Norge (HBMN) Hensikten med denne aktiviteten er at partene skal bli kjent med organiseringen og klarlegge de praktiske rutinene for kommunikasjon og samarbeid. Det må påregnes møter med Helsebyggs prosjektledelse, planleggere, rådgivere og entreprenører i sakens anledning. 1.0 Detaljering Aktivitetene som faller inn under denne grenen, omfatter arbeidet med å komme fram til en endelig design / bestillingsunderlag pr. enhet. Side 1 av 7
Leverandøren har ansvaret for å koordinere designet pr stue med øvrig prosjekteringsarbeide, jfr. pkt. 2.3. Leverandøren skal sikre at mulige varianter (alternative utforminger av rammen, stykkpris på uttak og tilleggsutstyr) finnes priset på egne lister i tilbudsbesvarelsen / kontraktens kapittel B1. Leverandøren skal gjennom prosessen holde styring på endringene i spesifikasjoner og kostnader i forhold til kontraktens innhold. Helsebygg kan godkjenne eller avvise forslag til endringer. Endringer i utførelse av utstyret som bryter med prosjekteringsforutsetninger for bygg og / eller teknikk, skal behandles gjennom Helsebyggs formelle endringsprosedyre. 1.1 Brukermøter. Ansvar: Lev Leverandøren skal ivareta behov for individuell utforming og bestykning på det enkelte rom gjennom en organisert ansattemedvirkning. Plassering og utforming av rammen, antall og plassering av uttak, antall og utforming av opphengsløsninger mv. skal gjennomgås med, og visualiseres for de ansatte gjennom en møteserie. Leverandøren skal med utgangspunkt i arkitektens tegninger utarbeide plantegninger som viser utstyrsinstallasjonene på alle aktuelle rom. I tillegg skal det utarbeides det nødvendige antall snittegninger for å gi et bilde av installasjonene. I forkant av møteserien skal Helsebygg og leverandøren møtes og klarlegge forutsetningene for arbeidet. Leverandøren skal lage opplegget til, lede og referere møtene. Helsebygg bistår med å kalle inn og arrangere møtene. 1.2 Pilot / prøvemontasje. Ansvar: Lev / HBMN Det er i sammenheng med detaljering og prosjektering aktuelt å gjennomføre en prøvemontasje av en komplett leveranse for ett rom. Leveransen skal omfatte bestykket ramme, belysning og ventilasjon for klasse 1 OP-rom (LAF-tak), jfr. definisjonene av ventilasjon i Bilag E. Prøvemontasjen må påregnes gjennomført i bygningsmasse som i utgangspunktet ikke er beregnet på denne typen installasjoner, og den vil framdriftsmessig bli gjennomført som en egen installasjon. Bygningsmessige tilpasninger i forbindelse med dette vil bli utført av Helsebygg med bistand fra leverandøren. Leverandøren skal bekoste og forestå levering og montering / demontering av eget utstyr. Prøvemontasjen kan gi opphav til endringer av spesifikasjonene pr rom. Side 2 av 7
Leverandørene skal i tilbudet redegjøre for omstendighetene omkring prøveopphenget; Krav til provisorisk bygningsmasse, gjennomføring av installasjonen, muligheter og begrensninger for gjenbruk av prøveopphenget i den ordinære leveransen. Prøvemontasjen godtgjøres i henhold til opsjonspris gitt i bilag B1. 1.3 Ferdig bestillingsunderlag. Ansvar: Lev / HBMN På grunnlag av arbeidet i pkt 1.1 og 1.2, skal leverandøren utarbeide et ferdig bestillingsunderlag pr rom. Bestillingsunderlaget skal godkjennes av Helsebygg. 1.4 Bestilling. Ansvar: HBMN Formell bestilling utføres av Helsebygg, jfr. Kontraktsbestemmelsene og Bilag D Administrative bestemmelser. 1.5 Levering / mottak. Ansvar: Lev / HBMN For levering og mottak henvises det til Kontraktsbestemmelsene og Bilag D Administrative bestemmelser. 2.0 Prosjektering Aktivitetene under denne grenen skal sikre at bygg / teknikk og utstyr er gjensidig tilpasset hverandre på en best mulig måte ved installasjonstidspunktet. 2.1 Overlevering teknisk underlag. Ansvar: Lev Leverandøren skal så snart som mulig og senest 30 dager etter kontraktsinngåelse overlevere teknisk underlag for sine leveranser, jfr. Bilag C Leveranseplan. Dokumentet skal danne grunnlag for den videre prosjekteringen av bygg og infrastruktur knyttet til utstyret. Dokumentet skal være kortfattet og konkret i forhold til type og modell utstyr, og det skal overleveres som ett sammenhengende dokument på elektronisk format. Flere dokumenter samlet i en e-post aksepteres ikke. Språket skal generelt være på norsk. Skisser o.l. kan ha engelsk tekst. Alle relevante tekniske opplysninger som er nødvendig for den videre prosjekteringen skal omtales, og dokumentet skal sortere de tekniske opplysningene innenfor fagfeltene bygg, elektro, VVS og IKT. Det aksepteres ikke at samme tekniske underlag omhandler installasjonsdetaljer for flere utstyrsmodeller, med mindre det kan gjøres helt entydig hva som er gjeldende prosjekteringsforutsetninger for den enkelte modell. Leverandøren kan bli gjort økonomisk ansvarlig for feil i prosjektering og bygging som følge av feil eller mangler i det overleverte prosjekteringsunderlaget. Milepælen overlevering teknisk underlag vil bli dagmulktsbelagt. Dokumentet skal Side 3 av 7
godkjennes av Helsebygg før det anses som overlevert. 2.2 Etablere grensesnittsmatrise. Ansvar: Lev / HBMN Så fort som mulig etter kontrahering, skal leverandøren ta initiativ til å gjennomføre en prosess i samarbeid med HBMN hvor leveransens fysiske og framdriftsmessige grensesnitt belyses. Prosessen starter med et felles oppstartmøte hvor de aktuelle partene er representert; leverandør, entreprenører, rådgivere, andre leverandører m.v. Arbeidet skal ta utgangspunkt i Helsebyggs GSP grensesnittsmatrise for kontrollområde operasjon, se vedlegg A3. Produktet fra prosessen skal være et omforent dokument som opplister alle fysiske grensesnitt for leveransen og hvordan de løses. Dokumentet skal være på tabellform og skal minst inneholde følgende informasjon: - Identifikasjon av grensesnittet - Teknisk (rørdimensjoner, utførelse på termineringer m.v.) - Gjennomføringsansvar (prosjektering, bygging/montering) - Framdriftsmessige avhengigheter ( gassanlegget må være trykktestet og renblåst før utstyr tilknyttes.. ) - Ansvarsforhold knyttet til sluttester og dokumentasjon Leverandøren skal ha ansvaret for å utarbeide og vedlikeholde dokumentet. Dokumentet skal versjoneres, og det skal ha endringslogg. 2.3 Felles prosjektering bygg / teknikk / utstyr. Ansvar: Lev / HBMN Ut over å prosjektere egne leveranser, må leverandøren påregne og delta i felles prosjektering sammen med rådgivere og entreprenører. Dette vil innebære tilstedeværelse på arbeidsmøter i Trondheim. Utformingen av uttaksramme, ventilasjon og belysning må gjensidig tilpasses utformingen på stålkonstruksjonene i taket over operasjonsstuene. Ansvaret for initiativ til og ledelse av den felles prosjekteringen ligger på byggets rådgivere som Helsebyggs representanter. Leverandøren har likevel meldeplikt ovenfor Helsebygg hvis det etter hans oppfatning er nødvendig å iverksette felles prosjektering. 3.0 Bygging Aktivitetene på byggeplass reguleres generelt av vedlegg E4 KON C21 HMS-krav Utstyrsleveranser Byggefase 2 og vedlegg E9 Kravspesifikasjon Rent Tørt Bygg Side 4 av 7
3.1 Utsjekk av byggeplass inkl grensesnitt. Ansvar: Lev Leverandøren skal i forkant av et installasjonsarbeid sjekke ut alle forhold på byggeplassen som kan påvirke dette installasjonsarbeidet. Utsjekkingen av byggeplassen skal være systematisk og dokumentert. Avvik som kan ha kostnads- og/eller framdriftskonsekvens, skal meldes på Helsebygg Mal F02, Melding om avvik. 3.2 Egne arbeider. Ansvar: Lev Leverandøren skal gjennomføre egne arbeider i henhold til kontrakt og avtalte endringer til denne. Utførelse og opptreden på byggeplass skal følge Kontraktsbestemmelsene og Bilag D Administrative bestemmelser, herunder KON C21 HMS-krav Utstyrsleveranser Byggefase 2. 3.3 Bestilling og koordinering av arbeider fra andre entr. / lev. Ansvar: Lev Alle fysiske arbeider på bygget eller de tekniske installasjonene (f.eks. boring i betong) skal utføres av eller etter godkjenning fra byggets entreprenører. Ved arbeider i grensesnittet mellom bygg/teknikk og utstyr kan det være hensiktsmessig at leverandøren bestiller og koordinerer entreprenørenes arbeider. Dette bør eventuelt komme som et resultat av prosessen med gjennomgang av grensesnitt, jfr. pkt. 2.2. Påslag for administrative omkostninger godtgjøres i henhold til prisformatet kap. B1. 3.4 Etterkontroll egne og bestilte arbeider. Ansvar: Lev Leverandøren har ansvar for, på en systematisk måte, å kontrollere og sjekke ut alle sine monteringsarbeider innenfor leveransen, jfr. punkt om kontrollplan i Bilag D Administrative bestemmelser for varekjøp. 4.0 Ferdigstillelse Aktiviteter knyttet til ferdigstillelse reguleres generelt av vedlegg E8 Spesifikasjon for ferdigstillelse, funksjonsprøving, prøveperiode og overtakelse med vedlegg 4.1 Leverandørens egenkontroll. Ansvar: Lev Leverandøren skal etter ferdig montasje funksjonsteste sine installasjoner for å forsikre seg om at utstyret oppfyller kravene som er gitt i kravspesifikasjonen, jfr. punkt om kontrollplan i Bilag D Administrative bestemmelser for varekjøp. Uklarheter i ansvarsforhold omkring testing og dokumentasjon, f.eks. ansvar for utsjekk av elektrotekniske installasjoner i uttaksrammen, skal omtales i grensesnittsmatrisen, jfr. pkt 2.2. Denne leveransen kan også på andre måter bli berørt, fysisk eller framdriftsmessig, av andre leverandørers / entreprenørers egenkontroller eller verifikasjonstester. Dette skal komme fram Side 5 av 7
gjennom grensesnittsmatrisen, jfr. pkt 2.2. 4.2 Verifikasjonstesting. Ansvar: HBMN Helsebygg og driftsorganisasjonene vil utføre ulike verifikasjonstester for å sjekke ut samvirket mellom bygg og utstyr. Aktuelle tester er Integrerte funksjonstester, Totaltest og Verdikjedetester. Helsebygg har ansvaret for å gjennomføre denne typen tester, men det er aktuelt å be leverandøren om bistand til å definere og gjennomføre testene. 4.3 Lukking av avvik. Ansvar: Lev Avvik avdekket gjennom pkt 4.1 og 4.2, som direkte eller indirekte er en manglende ytelse fra utstyret eller leveransen for øvrig, skal utbedres vederlagsfritt av leverandøren. Arbeid med avvik som er utenfor kontraktens omfang, men som krever bistand fra leverandøren, kompenseres etter medgått tid og andre faktiske kostnader. 5.0 Framdrift Framdrift og rapportering reguleres generelt gjennom kontraktens Bilag C Leveranseplan og Bilag D Administrative bestemmelser. For denne innkjøpspakken gjelder en rekke presiseringer, jfr. pkt 5.1, 5.2, 5.3 og 5.4. 5.1 Prinsipiell framdriftsplan. Ansvar: Lev Leverandøren skal så fort som mulig og senest 30 dager etter kontraktsinngåelse, oversende en prinsipiell framdriftsplan for sine leveranser. Planen skal minimum vise oppdeling av leveransen og tidsforbruk pr aktivitet. I tillegg skal den vise eventuelle avhengigheter mot andre entreprenører og leverandører. 5.2 Kopling mot bygge- / ferdigstillelsesplan. Ansvar: Lev / HBMN Leverandørens prinsipielle framdriftsplan skal samkjøres med Helsebyggs planer for bygging og ferdigstillelse. Hensikten er å få et felles planverk for framdriftsstyring av bygg og utstyr som tar hensyn til de avhengigheter som grensesnittsmatrisen beskriver, jfr. pkt 2.2. Arbeidet skal gjøres i samarbeid mellom leverandøren og Helsebyggs planleggere. Det må påregnes arbeidsmøter i Trondheim. 5.3 Oppdatering av planer. Ansvar: Lev / HBMN Felles framdriftsplan oppdateres av Helsebyggs planleggere. Status framdrift innrapporteres månedlig i henhold til Bilag D Administrative bestemmelser. Planverket revideres to ganger pr år. Side 6 av 7
Leverandøren skal på eget initiativ sørge for å holde seg kontinuerlig oppdatert med hensyn til framdrift. 5.4 Operativ framdriftsstyring. Ansvar: Lev / HBMN Leverandøren skal rapportere på egne aktiviteter, jfr. Bilag D Administrative bestemmelser for varekjøp. I og i forkant av faser med installasjonsaktivitet på byggeplassen må leverandøren påregne å delta på byggemøter for å koordinere sine aktiviteter mot andre leverandører og entreprenører. Helsebygg vil dedikere en person Byggeleder utstyr, til å følge opp kontrakten på operativt nivå. Korrespondanse som berører koordinering mot bygg / teknikk skal gå til, via eller med kopi, til denne personen. Side 7 av 7