FDVU krav og sluttdokumentasjon

FDVU krav og sluttdokumentasjon Vedlegg Del II II.3 Generelle beskrivelser og krav fra byggherre til de prosjekterende og utførende i et hvert prosjekt ved byggherrens eiendommer. Beregnet som en del av byggherrens Oppdragsbeskrivelse / 0-bok Generelle beskrivelser. Gjeldende så langt annet ikke er skriftlig avtalt. Utskriftsdato: 6. juli 2016 Side 1 av 11

1. Hensikt... 3 2. Definisjoner... 3 3. Fremdriftsplan fra entreprenøren... 4 3.1. Fremdrift... 4 4. Språk... 5 5. Disposisjonsrett/ opphavsrett... 5 6. Organisering... 5 6.1. FDVU-ansvarlig hos entreprenør og ARK/ RI... 5 6.2. Krav til kontroll og godkjenning... 5 7. FDVU-dokumentasjonen... 6 7.1. Prosjektering... 6 7.2. Arkitekt og Rådgiver... 6 7.3. Entreprenør... 6 7.4. FDVU-database drofus/tida... 6 7.4.1. Generelt... 6 7.4.2. Opplæring... 7 7.4.3. Firmainformasjon... 7 7.4.4. Generell utstyrsinformasjon... 7 7.4.5. Tekniske data... 7 7.4.6. Reservedelsinformasjon... 8 7.5. Tekstdokumentasjon... 8 7.5.1. Tekstdokumentasjon generelt... 8 7.5.2. FDVU-instrukser generelt... 8 7.5.3. Funksjonsbeskrivelser... 9 8. Brukerveiledning og Systeminformasjon... 9 9. Tverrfaglig merkesystem TFM og kontrakter... 9 9.1 Generelt:... 10 9.2 Spesielt:... 10 9.3 Prinsipp for ID merking... 10 9.4 Bygningskoder/Lokalisering... 11 10 Kontaktinformasjon, vedlegg og referanser... 11 10.1 Kontaktinformasjon... 11 10.2 Vedlegg og referanser... 11 Utskriftsdato: 6. juli 2016 Side 2 av 11

1. Hensikt Hensikten med FDVU- dokumentasjonen er å sikre at det blir utarbeidet og levert en hensiktsmessig og tilstrekkelig spesifikasjon for brukerens forvaltning, drift, vedlikehold og videre utvikling av de leveranser som prosjektet omfatter. Utarbeidet dokumentasjon skal gi retningslinjer for hvordan de ulike bygningsdelene og tekniske anleggene skal driftes, vedlikeholdes og utvikles. ARK/RI har ansvar for at prosjekteringen blir utført på en måte som gir gunstige drifts- og vedlikeholdsbetingelser for byggherren. Hensikten med denne spesifikasjonen er å gi krav til innhold, struktur og format av sluttdokumentasjon. 2. Definisjoner Forvaltning (F) Drift (D) Vedlikehold (V) Utvikling (U) Enhetlig Tverrfaglig merkesystem FDVU dokumentasjon Som bygget (As built) Sluttdokumentasjon Objekt Oppgaver knyttet til brukers ansvar for skatter og avgifter, ansvar for forsikringsavtaler, ansvar for lover og forskrifter, økonomisk forvaltning (budsjett, regnskap, nøkkeltall, årskostnader, analyser), administrativt ansvar, arealdisponering og HMS. Oppgaver knyttet til det at bygninger med tekniske installasjoner skal fungere som planlagt både funksjonelt, teknisk og økonomisk, og omfatter bl.a. drift og ettersyn, renhold, energi og renovasjon. Oppgaver knyttet til det å opprettholde bygningen og tekniske installasjoner på et fastsatt kvalitetsnivå for å kunne bruke bygget til tenkt formål. Utskiftninger av bygningsdeler med kortere levetid enn resten av bygningen defineres som vedlikehold. Tilstrekkelig informasjon for videreutvikling av bygget, teknisk ombygning, arealdisponering og endrede tekniske og praktiske behov. Et ID nr. system hvor det etterstrebes at alle karakterer har en enhetlig tverrfaglig oppbygging og dermed kan leses av driftspersonell som ett språk uansett faglig tilhørighet. Omfatter samlet teknisk dokumentasjon som er nødvendig for sluttbrukers forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling. Teknisk dokumentasjon (tegninger og beskrivelser) av bygningens oppbygging og kvalitet fullt oppdatert for eventuelle endringer under bygging, installasjon og uttesting. Omfatter FDVU- og «som bygget»- dokumentasjon. System, anlegg, utstyr eller annen bygningsmessig installasjon identifisert ved et unikt eller typeunikt id-nummer. Utskriftsdato: 6. juli 2016 Side 3 av 11

3. Fremdriftsplan fra entreprenøren Planlegging og utførelse av sluttdokumentasjon er å anse som en del av kontraktsarbeidene på linje med resten av leveransen. I Entreprenørens fremdriftsplan skal følgende milepæler for FDVU arbeidet angis: Fremlegge dokumentplan senest fire uker etter kontraktsinngåelse. Fremlegge opplæringsplan senest fire uker etter kontraktsinngåelse. Fremlegge kontrollplan og prosedyre for egen kontroll av FDVU-dokumentasjon senest fire uker etter kontraktsinngåelse. 3.1. Fremdrift Straks etter at RI/ARK har utarbeidet grunnlagsdata, skal entreprenøren starte innlegging av opplysninger og opplasting av dokumenter i takt med byggeprosessen. Entreprenøren skal utarbeide en prøve på FDVU-dokumentasjonen (ca.10 %) til ARK/RI senest 60 dager etter kontraktsinngåelse. Når prøven er utført gis det melding til ARK/RI. Dersom prøven ikke utføres iht. oppsatt frist, gir dette byggherren rett til å holde tilbake et beløp som utgjør omfanget av relevant kostnad, samt de kostnader som påføres byggherren ved at dokumentasjonen ikke er levert rettidig. Innlegging av ytterligere data og dokumenter skal foregå kontinuerlig i byggeperioden i takt med fremdrift. Fremdriftskontroll og sjekkpunkter planlegges av byggeledelsen. Utkast for godkjenning skal være innlagt i innsamlingsverktøyet 60 dager før ferdigstillelse. Når dette er utført gis det melding til ARK/RI. Dersom utkast til godkjenning ikke er utført ihht. oppsatt frist, gir dette byggherren rett til å holde tilbake et beløp som utgjør omfanget av relevant kostnad, samt de kostnader som påføres byggherren ved at dokumentasjonen ikke er levert til rett tid. Utkastet skal omfatte 100 % av materiell/utstyr som er levert på byggeplassen ved dette tidspunkt. Materiell/utstyr som bestilles etter dette tidspunkt legges inn i FDVdokumentasjonen fortløpende. Det samme gjelder testdokumentasjon og innreguleringsprotokoller som blir ferdige etter dette tidspunktet. Ved overtakelse skal all ovennevnte dokumentasjon være innlagt. Sluttoppgjør utbetales ikke før FDVUdokumentasjon er komplett. For kontrakter hvor driftsansvar overføres til Byggherren før overlevering av kontraktarbeidene. Her skal godkjent FDV-dokumentasjon overleveres før driftsansvar overføres. Dersom utkast til godkjenning ikke er levert ved ferdigbefaring, regnes dette som en vesentlig mangel i forhold til kontrakten. Byggherren kan nekte overtakelse/start av prøvedrift dersom FDV-dokumentasjonen ikke er komplett og innlevert på riktig tidspunkt. FDV-dokumentasjonen skal gjennomgås og benyttes i opplæring av driftspersonalet/bruker. Se kontraktsdokumentene for angivelse av dagmulktsbelagte frister for FDVU dokumentasjon. Utskriftsdato: 6. juli 2016 Side 4 av 11

4. Språk All dokumentasjon skal i utgangspunktet være på norsk. Teknisk dokumentasjon kan være på engelsk, men dette må avtales i hvert enkelt tilfelle/ kontrakt. Brukerdokumentasjon/ veiledninger / prosedyrer må være på norsk. Dersom dokumentasjon oversettes til norsk fra et annet språk, har Byggherren rett til å få overlevert også ett komplett sett dokumentasjon på originalspråket uten ekstra kostnad. 5. Disposisjonsrett/ opphavsrett Byggherren har rett til å få utlevert all dokumentasjon som blir utarbeidet i forbindelse med prosjektet. Retten inkluderer også materiale som er gjenstand for opphavsrett. Byggherren forbeholder seg retten til å endre i dokumentasjonen i ettertid, for eksempel i forbindelse med ombygginger, rehabiliteringen, modifikasjoner, uten forutgående godkjennelse fra entreprenør eller RI/ARK. 6. Organisering 6.1. FDVU-ansvarlig hos entreprenør og ARK/ RI Entreprenør og ARK/RI skal hver seg oppnevne en FDVU ansvarlig for den enkelte entreprise og dokumentere at denne personen har nødvendig datakompetanse og erfaring innen fagområdet. ARK/RI skal fortløpende kontrollere kvalitet på innkommet FDVU-dokumentasjon og informere prosjektledelsen ved eventuelle mangler. Entreprenøren skal i tillegg til å levere FDVU og «som bygget» dokumentasjon, delta på FDVU møter med byggherren, dens driftsorganisasjon eller annen 3.part som entreprenøren har grensesnitt til. I driftsfasen skal (om mulig) all dokumentasjon og utveksling av informasjon foregå digitalt. Det betyr at all dokumentasjon som entreprenøren produserer, skal foreligge på digitale formater som muliggjør hensiktsmessig bruk av digital dokumentasjon i byggherrens systemer. 6.2. Krav til kontroll og godkjenning Entreprenøren skal innarbeide rutiner for planlegging, produksjon og kvalitetssikring av FDVUdokumentasjon i egen organisasjon. Dokumentasjon som oversendes byggherre for kontroll og godkjenning skal ha gjennomgått dokumentert egenkontroll og være kvalitetssikret av entreprenøren. Eventuell kontroll og godkjenningsrunder som skyldes entreprenørens manglende egenkontroll, belastes entreprenøren. Ved avtalte milepæler for FDVU-dokumentasjon skal komplett dokumentasjon oversendes. Utskriftsdato: 6. juli 2016 Side 5 av 11

7. FDVU-dokumentasjonen 7.1. Prosjektering ARK/RI skal benytte Statsbyggs PA0802 TFM 2011 oppdatert versjon mot NS3451:2009. Det skal etterstrebes et enhetlig, tverrfaglig merke- og ID-nummer system for identifisering av alle produkter (dører, vinduer, overflater, tekniske installasjoner, utstyr, rør, kanaler, ledninger/kabler, uttak osv.). ID -merking skal finnes på alle bygg- og anleggstegninger og i all annen dokumentasjon som ARK/RI produserer. PA0802 (tverrfaglig merkesystem) omfatter også en del generelle bestemmelser som skal benyttes (bl.a. skiltutforming, omfang av fysisk merking osv.). 7.2. Arkitekt og Rådgiver Arkitekt og rådgivere skal fylle inn i drofus/tida de mengdebærende postene fra sin beskrivelse, eller såkalte grunnlagsdata, følgende: ID nr. og systemoppbygging etter TFM, system og komponentnavn, beskrivelse(overordnet) evt. lokalisering. Systemoppbygging med komponenter tilpasset formål for arbeidene med FDVU. Dokumentasjonen skal være beskrevet på produktnivå, oppbygging og struktur skal være i henhold til denne beskrivelse. RI/ARK er ansvarlig for at endringer i prosjekterte grunnlagsdata er i henhold til entreprenørens leveranser, kfr. endringsordrer. Ved prosjekterte systemendringer, utføres disse av ARK/RI i database hvis ikke annet er avtalt. ARK/RI skal i utarbeidelsen av kontraktsgrunnlaget bestemme dagmulktsbelagte milepæler for utarbeidelse av FDVU dokumentasjonen. 7.3. Entreprenør Alle varer og tjenester som er tilført bygget skal dokumenteres. Dokumentasjonen skal innleveres strukturert i datainnsamlingssystem for drifts- og vedlikeholdsinformasjon, system drofus/tida teknisk Informasjonsdatabase. Entreprenøren skal overlevere en komplett, sammenstilt og enhetlig «som bygget» FDVUdokumentasjon inklusiv slik dokumentasjon fra eventuelle underleverandører eller under- /administrerte sideentrepriser. Dokumentasjonen skal omfatte all relevant dokumentasjon fra byggesaken som er nødvendig for å gi forvaltningsorganisasjonen tilstrekkelig informasjon om bygget og tekniske installasjoner. Entreprenør skal justere antall poster i database etter de faktiske leveranser, komplettere opplysninger om alle tilførte produkter, komplettere ID-merking, samle og systematisere system- og produktinformasjon. Dette skal deretter kontrolleres og godkjennes av fagrådgiver. En må her påregne seg flere gjennomganger av materiellet før en har funnet den endelige form som tilfredsstiller byggherrens krav. 7.4. FDVU-database drofus/tida 7.4.1. Generelt Den tekniske informasjonsdatabasen, drofus/tida, brukes som en felles database for informasjonsutveksling av tekniske data i hele prosjektet. Mer informasjon om databasen finnes på: http://www.drofus.no og http://www.tanumfdvu.no Utskriftsdato: 6. juli 2016 Side 6 av 11

Byggherren vil etablere drofus/tida som et elektronisk databasebasert innsamlingsverktøy (teknisk database) for innsamling av FDVU-data i form av anleggs- og utstyrsinformasjon. Innsamlingsverktøyet vil bli gjort tilgjengelig ved personlig tilgang for Byggeledelsen, ARK/RI og Entreprenør, som via web skal registrere FDVU-data inn i databasen. 7.4.2. Opplæring Byggherren vil innkalle til et informasjonsmøte hvor det vil bli gitt nærmere orientering om innsamlingssystemet. Det vil etter behov bli holdt opplæring/kurs i praktisk bruk for de forskjellige faggrupper og for det aktuelle prosjekt. Byggherren bekoster ett kurs for RI/ARK og ett kurs for entreprenører. Kursets varighet er normalt 6 timer. Timeforbruket til deltagelse på kurs dekkes av respektive RI/ ARK/ entreprenør. Trenger kontraktspartnere assistanse utover ovennevnte, må dette bekostes av de respektive firma. Databasen er også tenkt brukt som en felles database for informasjonsutveksling av tekniske Som bygget data i hele prosjektet. Anleggs- og utstyrsinformasjon omfatter firmainformasjon, generell utstyrsinformasjon, tekniske data, og reservedelsinformasjon. All informasjon skal knyttes til objekter definert som system, anlegg, utstyr eller installasjoner, og nummerert i henhold til tverrfaglig merkesystem, TFM, basert på Statsbyggs PA 0802 v.2011. 7.4.3. Firmainformasjon Firmainformasjon omfatter leverandør og produsentregister med tilhørende navn, adresse og kontaktinformasjon og annen relevant firmainformasjon. 7.4.4. Generell utstyrsinformasjon Generell utstyrsinformasjon omfatter generell innkjøps- og leverandørinformasjon med angivelse av produktbetegnelse, leverandør, produsent, garantiinformasjon etc for hvert enkelt objekt. Leverandør er den som det er aktuelt å henvende seg til for og igjen anskaffe utstyret. Aktuelle leverandører for reservedeler/forbruksmateriell skal også registreres. Som produsent skal benyttes den som produserer /sammenstiller et utstyr. For sammensatte komponenter, f.eks. vifte og motor, angis delprodusentene som produsent av reservedel. 7.4.5. Tekniske data Tekniske data omfatter teknisk informasjon som knyttes til objekter, enten anlegg, utstyr eller installasjoner nummerert i henhold til tverrfaglig merkesystem, TFM, basert på Statsbyggs PA 0802. Følgende punkter legges til grunn for tekniske data: Tilstrekkelig med tekniske data for gjenanskaffelse av tilsvarende utstyr, og/eller reservedeler. Tilstrekkelig med tekniske data for nødvendig drifts- og vedlikeholdsforståelse. Typiske data vil være: type, typebetegnelse, kapasitet, ytelse, forbruksdata, dimensjon, tilkoplingstype, mål, vekt og el.data. Utskriftsdato: 6. juli 2016 Side 7 av 11

7.4.6. Reservedelsinformasjon Entreprenøren skal angi aktuelle deler/forbruksartikler som må påregnes utskiftet på grunn av forventet normal slitasje eller havari. Det skal angis tilstrekkelig informasjon for bestilling av reservedeler. Alle reservedeler registreres og kobles mot tilhørende objekt i henhold til tverrfaglig merkesystem, TFM, basert på Statsbyggs PA 0802. 7.5. Tekstdokumentasjon 7.5.1. Tekstdokumentasjon generelt Omfanget av tekstdokumentasjon begrenses til den dokumentasjon som er relevant for forvaltning, drift og vedlikehold, samt utvikling av anleggene. Brosjyremateriell skal kun omfatte installerte installasjoner. Tekstdokumenter skal inndeles i hensiktsmessige dokumentstørrelser mht antall sider og filstørrelser. Alle filer skal ha korte og lett selvforklarende navn. Eksempler på tekstdokumentasjon er: FDV-håndbok FDV-instruks Måle og prøveprotokoller Innreguleringsprotokoller Produktdatablader Produktsertifikater Statiske beregninger Funksjonsbeskrivelser System- og flytskjema Tegninger produsert av entreprenør Mengdeoversikter Nødprosedyrer Brukerveiledning HMS Garantier 7.5.2. FDVU-instrukser generelt Entreprenøren skal utarbeide FDV-instrukser som på en oversiktlig måte gir tilstrekkelig informasjon til at drifts- og vedlikeholdspersonell kan betjene og vedlikehold anlegg, utstyr og installasjoner på en sikker, økonomisk og funksjonsmessig riktig måte i alle faser fra leveranser eller driftsansvar overtas. FDV-instrukser og håndbøker skal utarbeides med struktur og innhold i henhold til NS 5820 Tillegg A Oppbygging av brukerhåndbok. Dette gir følgende hoveddisposisjoner til FDV-instrukser: Innledning Hoveddata Teknisk beskrivelse Utskriftsdato: 6. juli 2016 Side 8 av 11

Klargjøring Driftsinstruks Vedlikeholdsinstruks 7.5.3. Funksjonsbeskrivelser Det skal utarbeides funksjonsbeskrivelser som inneholder en overordnet beskrivelse av systemets funksjon og oppbygging. Det skal lages en beskrivelse for hvert system. Funksjonsbeskrivelsene skal utarbeides som egne tekstdokumenter med eventuelle henvisninger til flytskjema etc. og skal som minimum inneholde: Beskrivelse av systemets funksjon i driftsfasen med angivelse av hvilke områder/arealer det betjener Beskrivelse av systemets oppbygging og tilknytning til andre systemer Beregningsforutsetninger, materialkvaliteter etc Kapasitetsutnyttelse og eventuell rest kapasitet Mulige på- og utbyggingsmuligheter i systemet Krav til overlevering av FDV-dokumentasjon 8. Brukerveiledning og Systeminformasjon Det skal utarbeides en brukerveiledning og systeminformasjon for brukerne av byggene. Veiledningen skal gi en kortfattet og enkel beskrivelse om bygningen og de tekniske anleggs funksjon, bruk og betjening. Dette kan være informasjon som kort beskrivelse av tekniske anleggs funksjon, betjening av termostater, lys, ovner, persienner/ solavskjerming, brannalarm, innbruddsalarm, data, telefon etc. Systeminformasjonen skal være en overordnet og kortfattet oversikt over hva den aktuelle entreprisen har innbefattet. Brukerveiledning og Systeminformasjon skal være egne dokumenter og tilhøre den øvrige FDVUdokumentasjonen. 9. Tverrfaglig merkesystem TFM og kontrakter Statsbyggs PA0802 TFM 2011 oppdatert versjon mot NS3451:2009 skal benyttes under prosjektering, og fysisk ID merking av systemer og komponenter ved byggherres prosjekter. Teknisk database og innsamlingsverktøy for FDVU dokumentasjon drofus/tida anvender fire karakterer/løpenummer på systemkode og fire løpenummer på komponentkode. Komponentnummerering forøvrig beskrevet i Statsbyggs PA0802 TFM 2011 skal benyttes. Parallellidentifikasjon på typeunike komponenter angis etter behov i innsamlingsverktøyet for FDVU dokumentasjon (TIDA). Utskriftsdato: 6. juli 2016 Side 9 av 11

9.1 Generelt: 401-499 Komponenter i tur eller tilluft. 501-599 Komponenter i retur eller avtrekk. 601-899 Komponenter plassert slik at de representerer rommet. 901-999 Komponenter plassert slik at de representerer friluft (uteluft). 9.2 Spesielt: -RT004 og RT005 Temperaturfølere for energimåler (-OE) -RT400 og RT500 Hoved temperaturføler -QT480 Overopphetningstermostat i el. batteri -QT490 Branntermostat i el. batteri -RT550 Temperaturføler (frostvakt) plassert i retur varmebatteri. (og/eller -QT55) -RT560 Temperaturføler plassert i retur kjølebatteri. 9.3 Prinsipp for ID merking SYSTEMKODE + LOKALISERINGSKODE = SYSTEM. SYSTEMNR KOMPONENTKODE +AA=NNN.nnn BBnnn Lokalisering, byggkoder, eiendomsnr., bygning. System: Statsbyggs PA0802 TFM 2011 Etasjeangivelse: angis ved behov Systemnr: eksisterende eller nye. Fortløpende el. «intelligent» Bokstavkode: for type komponent Statsbyggs PA0802 TFM 2011 Løpenummer: for komponent Fortløpende el. «intelligent» Utskriftsdato: 6. juli 2016 Side 10 av 11

9.4 Bygningskoder/Lokalisering 10 Kontaktinformasjon, vedlegg og referanser 10.1 Kontaktinformasjon Tanum FDVU-rådgivning AS Steinar Tanum TLF 905 81 507 E-post: steinar@tanumfdvu.no 10.2 Vedlegg og referanser Referanse: Statsbyggs PA0802 TFM 2011 www.statsbygg.no Referanse: NS 3451: 2009 Bygningsdelstabellen Vedlegg ved behov: Bruk av status Vedlegg ved behov: Veiledning til detaljvindu Vedlegg ved behov: Ansvarsmatrise FDVU Vedlegg ved behov: Veiledning for byggeledelsen Utskriftsdato: 6. juli 2016 Side 11 av 11