Opptak som nasjonal forvaltningsoppgave Hovedutfordringer ved utviklingen av Samordna opptak Einar Løvdal USIT, Universitetet i Oslo Einar.Lovdal@usit.uio.no 1 Disposisjon - temaer Bakgrunn og hovedidéer for Samordna opptak Den norske opptakstradisjonen desentrale opptak Vendepunktet Bjørn Pedersenutvalget Hovedmål og grunnidéer for det samordnede opptaket Oppgavefordeling teknisk infrastruktur Milepæler i utviklingen av det nasjonale opptaket Tekniske hovedutfordringer Fleksibilitet i saksbehandlertildeling Koding av opptaksregelverk - delautomatisering av saksbehandling Koding og automatisert beregning og kontroll av elektroniske vitnemål fra videregående skole Hvor står vi veien videre Måloppfyllelse Visjonen om papirløst, fullautomatisert og løpende opptak, sikker autentisering 2 Page 1 1
Norsk opptakstradisjon fram til 1990 Desentral opptakstradisjon fram til 1990 Opptak etter søknad til hver utdanningsinstitusjon Opptak til fakultet (cand mag-løp) ved universitetene, ingen samordning av regelverk og opptaksprosedyrer Høgskoleopptakene - profesjonsutdanninger - enkeltkurs Unntak: Opptakssentral for allmennlærer-, førskole-, vernepleier- og sosialarbeiderutdanningene Stor motstand mot sentralisert opptak tross store svakheter og problemer med desentral opptaksmodell Separate Hernes-utvalgets opptak ved hver oppsummering skole har flere av svakheter: svakhetene ved desentraliserte opptak i NoU 1988- - Det påfører 28 Med studentene viten og vilje: kostnader i tid og penger fordi de må sende den samme søknad flere steder, og fordi informasjon om eventuelt opptak forsinkes. - Det påfører administrasjonen ved den enkelte skole stort arbeidspress. Presset fører til behandlingsfeil slik at studenter i enkelte tilfelle kommer inn på galt grunnlag og må begynne på forkurs eller slutte. - Mange studenter søker og tar i mot opptak ved flere skoler på en gang. Derved binder de opp ledige studieplasser, som først kan tilbys studenter på venteliste når semesteret er igang. Dette er uheldig for søkerne og påfører skolene et stort merarbeid. - Ordningen favoriserer de flinkeste studentene, som tillates å legge beslag på mange plasser i første omgang, mens kvalifiserte studenter, som vil få plass, først kommer på venteliste på grunn av at opptakene ikke er samordnet. - Siden ventelistene settes opp ved den enkelte skole, fører systemet til at kvalifiserte studenter ikke henvises til ledige plasser ved andre skoler. Studieplasser som det ville være søkere til, kan derved bli stående tomme. 3 Vendepunktet - idéen om samordnet opptak Store køer og uoversiktlig opptakssituasjon sommeren 1990 var direkte foranledning til oppnevning av Bjørn Pedersen-utvalget Etter forslag fra utvalget ble SO opprettet som prosjekt ved UiO i januar 1991, i første rekke med mål om å opprette et informasjonssystem for opptaket til høyere utdanning Starten på et tiår med omfattende omlegging og reform av opptaket i Norge. BP-utvalget formulerte idéen om en samordnet opptaksmodell for norsk høyere utdanning : Samordnet opptaksmodell oppfattes som en desentralisert opptaksmodell, men der det i ulike faser av opptaket er iverksatt koordinerende tiltak Målet med en samordnet opptaksmodell er å kombinere fordelene ved et mest mulig desentralisert opptaksarbeid med den oversikt og effektivitet som ligger i en sentralisert opptaksmodell Radikale nye idéer om forenkling og standardisering Ett felles søknadsskjema for alle opptak der søkeren angir alle sine studieønsker i prioritert rekkefølge ( nasjonal prioriteringsliste ) En saksbehandling ved at søknaden med alle studieønskene bare behandles av søkerens høyest prioriterte lærested ( saksbehandling for hverandre ) Bare ett tilbud - på høyest prioriterte studieønske der søkeren når opp 4 Page 2 2
Skrittvis utvikling av et nasjonalt samordnet opptak En samordnet opptaksmodell det mest krevende valget Krever en gjennomgripende harmonisering av opptaksregelverk for alle utdanninger Er forutsetning for saksbehandling for hverandre Krever sterk sentral koordinering og organisering Gode sentrale tjenester for søkerinformasjon, søknadsregistrering og opptak som støtter desentral saksbehandling og veiledning Krever omfattende opptaksfaglig samarbeid mellom institusjonene innen høyere utdanning Konsistent tolkning og felles forståelse av regelverk på tvers av alle lærestedene Store krav til en distribuert teknisk infrastruktur Kompliserte saksbehandlersystemer basert på felles datamodell og kravspesifikasjon Effektivt samspill over datanett som ivaretar konsistens av opptaksdata på tvers av lokale og sentrale systemer Første distribuerte, nasjonale forvaltningstjeneste i Norge basert på Internet! Forslag om Nasjonal opptaksmodell (NOM) lagt fram av SO styringsgruppe mai 1994 En konkretisering og videreutvikling av idéene fra BP-utvalget foreslo samordning i alle faser av opptaket, samt opplegg for mer fleksibel saksbehandlertildeling Vedtatt av departementet som grunnlag for det norske opptaket til høyere utdanning høsten 1994 5 De viktigste milepælene (1) 1991 - Samordna opptak-prosjektet ble opprettet Mål: Et informasjonssystem for kartlegging av søkningen til høyere utdanning Etablering av felles søknadsfrist og felles frister for tilbud og svar 1992-1994 Pilotprosjekter etter BP-modellen Sektoropptak for sykepleierutdanning og for ingeniørutdanning, med SO som ansvarlig for koordinering og sentrale tjenester I H-sektor ny rangeringsforskrift erstatter 17 gamle! Høyskolereformen i 1994, der 120 høyskoler reduseres til 26 regionale høyskoler nye knutepunkt i Norgesnettet med ansvar opptak 1995 -> Gjennomføring av nasjonalt samordnede opptak (NOM) Basert på en revidert, mer fleksibel utgave av BP-utvalgets modell, og med SO som koordinator og sentral tjenesteleverandør I 1995 bare statlige og private høgskoler, ikke universitetene Fra 1996 også inkludert universitetssektoren, men uten saksbehandling for hverandre der pga manglende samordning av regelverk 6 Page 3 3
De viktigste milepælene (2) 1995 Fellesloven for universiteter og høyskoler Generell studiekompetanse som grunnlag for opptak til høyere utdanning Departementet kan fastsette forskrift for samordning av opptak Departementet kan fastsette spesielle opptakskrav og rangering Men felles rangeringsforskrift for både U- og H-sektor kom ikke før 2000! Full saksbehandling for hverandre på tvers av U- og H-sektor først fra 2000! Førte til halvering av antall saksbehandlinger ved UiO, fra ca 22000 i 1999 til ca 11300 i 2000! 2000 første år med søknads- og svarregistrering på nett ( søkerveven ) 2001 kompetansereformen Opptak på grunnlag av realkompetanse integrert i NOM Dessuten automatisert saksbehandling på grunnlag av elektroniske vitnemål 2002 SO overtar drift- og vedlikehold av Nasjonal vitnemålsdatabase Nytt automatisert innsamlings- og distribusjonssystem 2003 kvalitetsreformen Antall studieprogram øker fra ca 800 til ca 1100 7 Roller og arbeidsfordeling SO-prosjektet utfører de sentrale støttetjenestene Søkerhåndbok, søknadsskjema samt ulike typer standardbrev utarbeides av SO og lærestedene i fellesskap i forkant av opptaket SO har ansvaret for registrering det felles søknadsskjema med personopplysninger og studieønsker. Registrerer også søkernes omprioriteringer, adresseendringer, samt svarkort. SO organiserer masseutsendingene av brev, hovedsakelig omslagsark (dvs kvittering etter registrert søknad) og opptaksbrev SO har ansvar for den sentrale tekniske infrastrukturen, inklusive optisk registreringssystem, sentral database med applikasjoner, elektroniske informasjonssystemer, interaktive webtjenester Lærestedene har hovedansvaret for opptaket Utfører saksbehandlingen, har faglig veiledning av søkerne Avgjør opptak for søkere som vurderes individuelt (utlendinger, Steinerskole, handicap). SO gjør her forberedende saksbehandling. Setter alle parametere for de sentrale opptakskjøringene 8 Page 4 4
Den norske opptaksmodellen teknisk infrastruktur Omfatter saksbehandlingssystemer ved lærestedene, SO-basen, registreringsbasen Lokalt opptaks System (FS) SO sentraldatabase, Registreringsdatabasen, Nasjonal vitnemålsdatabase okalt opptaks System (FS) UNINETT Universitetet i Oslo Lokalt opptaks System (MSTAS) 9 Tekniske hovedutfordringer ny datamodell Etablering av kravspesifikasjon og felles datamodell. Obligatorisk både for saksbehandlersystemene ved lærestedene og SO sentralsystem Utviklet i en kreativ og hektisk analyse- og modelleringsprosess 1995-96 i samarbeid mellom SO, FS og MSTAS Modell for kompetanseregelverk Kodifisering av generell studiekompetanse Kodifisering av alternative veier til studiekompetanse av søkergrunnlag, basert på kravelementer som angir spesielle opptakskrav Kodifisering av utregningsreglene for studiekompetanse Modell for rangeringsregelverk Kodifisering av kvotebestemmelser kvotespørsmål Kodifisering av alle typer poeng poengklasser og poengvarianter Kodifisering av generiske formler for utregning av konkurransepoeng for de ulike kvotene Kodifisering av hvilke poeng som kan gjenbrukes i hvilke rangeringsregelverk poengekvivalens Ny opptaksalgoritme Stable match algorithm, etter hvert tatt i bruk i lokal opptak også i MSTAS og FS 10 Page 5 5
Gevinstene ved ny datamodell Sterk rasjonalisering og standardisering av saksbehandling Saksbehandler tar stilling til kravelementer, enkeltpoeng og kvotespørsmål, ser i liten grad de enkelte studieønskene. Systemet (automatikken) beregner alle kompetanse- og resultatpoeng automatisk, og bruker dette på korrekt måte i forhold til søkerens studieønsker og de kompetansekrav, kvote- og rangeringsbestemmelser som gjelder for disse. Hovedkrav for saksbehandling på tvers av saksbehandlersystemene som Store fordeler at alle beregningselementer og alle utregningsregler er lagt ut i tabeller Ingen hardkoding av opptaksregelverk, endringer i regelverk eller nye regelverk realiseres ved oppdateringer i regelverkstabellene SO og opptakssystemene på lærestedene har samme basisregelverk, og oppfører seg likt! Ansvaret for vedlikehold og endringer av regelverkstabellene er lagt til SO I starten av hvert opptak eksporterer SO årets versjon av tabellene til lærestedene Deretter fungerer både SO sentralsystem og de lokale opptakssystemene i forhold til årets opptaksregelverk! Virkemåten kan også endres i løpet av opptaket ved oppdateringer fra SO Departementet bestemte ett år å endre utregningsregelen for tilleggspoeng i juni etter at nesten all saksbehandling var ferdig! 11 Implementering av ny datamodell Fullskala bruk av ny opptaksmodell i 1997 Høyskolesektoren godt forberedt gjennom erfaringer med saksbehandling for hverandre i forhold til nytt regelverk i 1995 og 1996 Smertefull igangkjøring i U-sektoren, der Felles Studentsystem (FS) ble tatt i bruk som studieadministrativt system og opptakssystem for første gang Problematisk at regelverket for U-sektoren ikke var harmonisert Alle gamle og sprikende regelverk måtte kodifiseres i henhold til ny modell demonstrasjon av modellens styrke og fleksibilitet Ingen saksbehandling for hverandre verken mellom lærestedene eller på tvers av U- og H-sektror Datamodellen har vist seg robust og politikersikker og har bare undergått mindre endringer siden 1997 Viktig revisjon i 2001 da realkompetansebehandling ble integrert i modellen Ingen saksbehandling for hverandre av realkompetansesøknader, må skje etter individuell vurdering på hvert lærested etter lærestedets egne kriteri 12 Page 6 6
Tekniske hovedutfordringer elektroniske vitnemål En nasjonal database for elektroniske avgangsvitnemål fra videregående skole (NVB) alt foreslått av BP-utvalget Et første forsøk strandet i 1995 Bl.a. av mangel på et operativt nasjonalt kodeverk for kurs og fag i videregående skole Nytt forsøk (Solberg-utvalget) resulterte i en første innsamling av elektroniske vitnemål fra tre prøvefylker i 1999 Grunnlag for koding av elektroniske vitnemål gjennom det nasjonale fagkoderegisteret vedlikeholdt av SUE - Eksamenskontoret (videreført i det nåværende Utdanningsdirektoratet) Føringsregler omfattende dokumentert av samme instans Fakta om vitnemål: Svært kompliserte regler for føring av vitnemål Behandling av vitnemål er svært ressurs- og kompetansekrevende både for videregående skole og opptaksorganene innen høyere utdanning!! Mye feilføring av vitnemål - også for lett å forfalske Mye feilbehandling av vitnemål innen opptaket til høyere utdanning Visjonen: Et system som omfatter alle vesentlige regler for vitnemålsføring Et system som gir forståelig og grei tilbakemelding dersom det er rusk i vitnemålsføringen - før vitnemålet utstedes Et system som hindrer tragediene som oppstår både for skolene og elevene når det utstedes ugyldige vitnemål Et system som muliggjør automatisk beregning av studiekompetanse og opptakspoeng ved opptaket til høyere utdanning 13 Gir likebehandling og riktige beregninger - ikke overlatt vekslende kompetanse Elektroniske vitnemål kontroll og beregning Mål: Gi melding om alle vesentlige feil og mangler ved et vitnemål - forkaster ugyldige vitnemål Skal kunne brukes i vitnemålsføringen ved enhver videregående skole - også i rådgivingen slik at en elev får med seg nødvendige fag Skal kunne brukes på fylkesnivå for å sikre at bare gyldige vitnemål kommer inn i NVB-basen Skal også kunne utvides til å håndtere årskursbevis og delkompetansebevis (Linda inntak?) Skal kunne brukes innen opptakssystemene for høyere utdanning til automatiséring av vitnemålsbehandlingen, bl.a. til utregning av vitnemålsrelaterte særkrav til ulike studier, samt karakterpoeng og andre vitnemålspoeng. De 3 hovedelementene i kontrollkonseptet Kravnotasjonen - et programmeringsspråk der grunnelementene er fagkoder - likner mye på logiske uttrykk Parseren - som oversetter krav skrevet kravnotasjonen til databasetabeller Kontrollmotoren - som leser inn vitnemål (i henhold til NVB-formatet) og sjekker mot kravtabellene om vitnemålskravene er oppfylt, dessuten kravuttrykk for karakterpoeng, fordypningspoeng, realfagspoeng og studiekompetansekrav 14 Page 7 7
Studieretningsfag AA (utenom B/C-språk): # sfag_aa:= fy sikk eller kjem i eller matematikk eller biologi eller samfunnskunnskap eller sosialkunnskap eller sosialøkonomi eller informasjonsbehandling. osv...; Eksempler på et par definisjoner av studieretningsfagene i sfag_aa: Fys ikk: # fysikk:= (AA6220 og (AA6210 eller AA6217)) eller AA6210 eller AA6217.P; (?? for P) Matematikk: (hvor skal AA6525 muntlig inn i kravet??, skal 2MY/2MX føres med fritak for p rivatister??) # m atematikk:= ((AA6 52 0 eller AA6540) og (AA6510 eller AA6512.P eller AA6530 eller AA6532)) e lle r AA6510 eller AA6512.P eller AA6530 eller AA6532;... Informasjonsb eh an dling: # informasjonsbehandling:=(aa6140 og AA6130 og AA6120 og AA6110) eller (AA6140 og AA6130 og AA6110) eller (AA6120 og AA6110 og AA6130) eller (AA6140 og AA6130) eller (AA6140 og AA6110) eller (AA61 20 og AA61 10 ) eller (AA6110 og AA6130) eller AA6110 eller AA6130; Studieretningsfag innen AA inklusive B /C-språk: # sf ag_aa_bc:= sf ag _A A el ler B _s pråk ell er C_språk ; # sfag_aa_alle:= sfag _AA_BC eller kunst_kultur eller d rama ell er fo rm_farge; Studieretningsfag som gir fordypning: # sfag_aa8:= sfag _AA.omfan g >= 8; B/C-språk fordypninger og fordypninger m ed samisk: # sfag_aa_2fspråk := samme(vsxx 30, VSxx20 ); # sfag_aa_3fspråk:= B_språk. omfang>= 8 eller C_språk.omfang>=8; # sfag_aa_samisk_bc:= B_språk. omfang>=8 eller C_språk.omfang>=8; Unntak til kravet om minim um sp råk lig fordypn ing: # min_engelsk_af:= AA6070 eller AA6071; # min_sfag_b:= ((sfag_aa8 og sfag_aa8 og sfag_aa8).omfang>=24 og alle(sfag_aa_alle)).omfang>=28 eller ((sfag_aa og sfag_aa).omfang>=24 og alle(sfag_aa_alle)).omfang>=28; # min_sfag_c:= (sfag_aa8 og sfag_aa8 og sfag_aa8) eller (s fag_ AA o g sfag_aa).omfang>=24; # min_språk:= B_språk. omfang>=4 eller C_språk.omfang>=4; Nøkkelkomponent - kravnotasjonen Kravnotasjonen - gjør det mulig å lage en kodet beskrivelse av alle krav til vitnemål Forutsetter et tett samarbeid med SUE, som må legge reglene og kodene på bordet før kodingen kan starte. Forskrifter Kodet regelverk Eksamensekretariatet fâr en sentral rolle i utarbeiding og vedlikehold av kodede regelverksbeskrivelser. SUE har gjort en stor innsats for å sammenfatte føringsreglene for studieretninger som gir generell studiekompetanse 15 Hvordan ser kodede krav ut? # GSK_n:= (engelsk og matematikk og naturfag og samfunnslære og nyere_historie) og (norsk_n eller norsk_2); # GSK_s:= engelsk og matematikk og naturfag og samfunnslære og nyere_historie og (norsk_s eller norsk_ns eller norsk_f); Engelskkravet: # engelsk_e:= VG1200 eller VG1201; # engelsk_p:= VG1205 og VG1200; # engelsk:= engelsk_p eller engelsk_e; Matematikk-kravet: # matematikk_e:= VG1300 eller VG1301; # matematikk_p:= VG1302 eller VG1303; # matematikk:= matematikk_p eller matematikk_e; Krav om naturfag, samfunnslære og nyere historie # naturfag:= VG1400; # samfunnslære:= VG2500; # nyere_historie:= VG4600; Ser ut som en liste (navngitte) logiske uttrykk, med og og eller mellom fagkoder eller navn på andre kravuttrykk 16 Page 8 8
Nøkkelkomponent -kontrollmotoren Et program som er i stand til å lese kravtabellene og se om et vitnemål er ført i samsvar med kravene: Får som input et elektronisk vitnemål og en peker som sier hvilket krav som skal utføres. Kontrollerer vitnemålet ved å utføre kravet i kontrolltabellen Melder fra feil og legger hva den finner i et kravresultat og en logg. NB! Det er kurskodene som avgjør hvilken kontroll som skal kjøres!! Kontrolltabell Vitnemål Kravresultat 17 NVB med kontroll implementering Hva kontrolleres på hvert vitnemål: Kontroll av allmennfagkrav Kontroll av studieretningsfagkrav om obligatorisk fordypning og obligatoriske studieretningsfag Kontroll på totalomfang studieretningsfag Kontroll på føring av fordypninger og fordypningspoeng Beregning av realfagspoeng Kontroll av karaktersnitt og totalomfang alle fag Kontroller for føring av standpunkt- og eksamenskarakterer Overlappingskontroller SO-utviklet kontrollmodul (plugg-inn) integrert i alle skoleadministrative systemer i vgs fra 2000 Automatisert vitnemålsbehandling integrert i SO datamodell i 2000 Dekker alle løp som gir studiekompetanse samt yrkesfaglige vitnemål fom 2003 Høy dekningsgrad Ca 95% av vitnemål som årlig utstedes kommer nå inn i NVB I år 70% av søkere med GSK som har evitnemål i NVB 18 Page 9 9
Hvor står vi veien videre Målene som ble stilt i 1991 og 1995 er i hovedsak nådd Ett søknadsskjema, en saksbehandling per søker, ett tilbud Oversiktlig opptak de fleste på plass alt i hovedopptaket Iår hadde 86% av de frammøtte tilbudet sitt alt i hovedopptaket SO er et effektivt, robust og velfungerende opptakssystem Har gitt lærestedene store rasjonaliseringsgevinster Mindre saksbehandlingsarbeid, treffsikre og tidlige opptak Visjon om papirløst, løpende og automatisert opptak Papirløst: Løpende Fullstendig og sikker autentisering av søkeren Ikke på plass! Elektronisk søknad elektronisk dokumentasjon elektronisk tilbud og svar 95% søker i dag via nettet 70% har elektronisk vitnemål I underkant av 50% har tidligere GSK-konklusjon i SO Mulig å hensiktsmessig med tidligere tilbud, kanskje alt når søkeren har registrert sin søknad hvis all dokumentasjon er på plass og alle krav er i orden? Automatisert Allerede bare et tastetrykk i de fleste tilfeller der det foreligger evitnemål! Neste milepæl 2009 Kunnskapsløftet Nytt opptaksregelverk fra 2009 19 SO s organisasjon og rolle før og nå Opprettet som teknisk prosjekt i 1991 har levd som prosjekt ved Universitetet i Oslo helt fram til 2003 Prosjekt ved USIT, UiO for å kartlegge opptak til høyere utdanning og gjennomføre pilotopptak Styringsgruppe oppnevnt av undervisningsdepartementet Nasjonalt ansvar for organisering av opptak til grunnutdanning fra 1995 Saksbehandling av særskilte søkergrupper fra 1995 Nasjonalt opptak etter ny modell fra 1995 for de statlige høgskolene, også for universitetene fra 1997 Viktig teknisk milepæl i 1997 ved driftsetting av ny politikersikker datamodell for opptak, deles av både SO s sentralsystem og saksbehandlersystemene på lærestedene. Opprettet som permanent forvaltningsorgan i 2003 Fortsatt med UiO som vert, og med nytt styre som fortsatt rapporterer til departementet Utviklingsgruppen i SO etablert som egen gruppe på USIT i 2003, seksjon SUAF Skille mellom utvikling og drift overføring av drift til SO 20 Leverandørforhold til SO-sekretariatet Page 10 10
SO s nåværende formål og oppgaver Fastsatt av Utdannings- og forskningsdepartementet 7. oktober 2003. Formål Samordna opptak (SO) skal arbeide for at studentopptaket til høgre utdanning i Norge kan skje så raskt, effektivt og korrekt som mulig for søkere og høyere utdanningsinstitusjoner. Samordna opptak skal legge til rette for og administrere opptak til høgre utdanning gjennom den nasjonale opptaksmodellen (NOM). SO skal sørge for nødvendig videreutvikling av modellen. Oppgaver SO skal utføre oppgaver etter delegasjon fra departementet, og skal være et rådgivende organ for departementet i saker innenfor sitt arbeidsområde. SO har sitt primære virkefelt innen opptak til høgre utdanning, men SO skal også informere andre parter om gjeldende regelverk og rutiner for opptak til høgre utdanning. SO skal bidra med råd og veiledning i opptaksspørsmål generelt, men skal også selv kunne foreta ordinær saksbehandling av søknader dersom styret finner dette formålstjenlig. SO skal gi råd og informasjon til lærestedene og andre etater og organisasjoner, for eksempel videregående skoler, fylkeskommunene, arbeidsmarkedsetaten og trygdekontorene, om gjeldende regelverk og den organisatoriske tilrettelegging av opptak til høgre utdanning SO skal være et bindeledd mellom lærestedene som deltar i NOM. De skal ivareta sekretariatsfunksjoner for fellesorganer knyttet til opptaket og felles klagenemnd, samt bidra til å knytte lærestedene sammen i et nasjonalt forum der opptaksarbeidet er sentralt. SO skal utvikle, utarbeide og levere til departementet nødvendig statistikk og rapporter om opptaket, og bidra til spredning av resultatene. Departementet kan pålegge SO andre arbeidsoppgaver knyttet til opptaksarbeidet. 21 Den norske opptaksmodellen og SO s rolle Radikale nye mål for en samordnet opptaksmodell for norsk høyere utdanning ble formulert i 1991: Ett felles søknadsskjema for alle opptak En søknad der søkeren angir alle sine studieønsker i prioritert rekkefølge ( nasjonal prioriteringsliste ) Søknaden med alle studieønskene behandles bare av søkerens høyest prioriterte lærested ( saksbehandling for hverandre ) Bare ett tilbud - på høyest prioriterte studieønske der søkeren når opp SO organiserer opptaket og har ansvar for de sentrale støttetjenestene Søkerhåndbok, søknadsskjema samt ulike typer standardbrev utarbeides av SO og lærestedene i fellesskap i forkant av opptaket SO har ansvaret for registrering det felles søknadsskjema med personopplysninger og studieønsker. Registrerer også søkernes omprioriteringer, adresseendringer, samt svarkort. SO organiserer masseutsendingene av brev, hovedsakelig omslagsark (dvs kvittering etter registrert søknad) og opptaksbrev SO med støtte av SUAF-SO har ansvar for den sentrale tekniske infrastrukturen, inklusive optisk registreringssystem, sentral database med applikasjoner (bl.a. clearingsystemet), elektroniske informasjonssystemer, interaktive webtjenester Lærestedene har hovedansvaret for opptaket Utfører saksbehandlingen (behörighet, meritvärde), har faglig veiledning av søkerne 22 Avgjør opptak for søkere som vurderes individuelt (utlendinger, Steinerskole, Page 11 11
Endringer i rammebetingelser siden 1999 Ny felles lov for høyere utdanning åpnet for sentral fastsetting av opptaksregelverk Universitetene bestemte før egne opptakskrav Felles regelverk for alle grunnutdanninger fra og med 2000 Saksbehandling for hverandre fullt ut fra 2000 antall saksbehandlinger per søker i snitt ned fra ca 2.2 til 1.1 Kompetansereformen opptak på grunnlag av realkompetanse fra 2001 Ikke egnet for saksbehandling for hverandre, men likevel integrert i det nasjonale opptaket for å dra nytte av de sentrale SO-tjenestene Søkere som krysser av for realkompetansevurdering, behandles ved hvert lærested de søker til, men må gjennom samme clearing som øvrige søkere i opptaksfasen. Kvalitetsreformen overgang til bachelorprogrammer Mange flere spesifiserte studieprogram ved universitetene, men lett integrert i den nasjonale opptaksmodellen Fra ca 800 studieprogram i 2001 til nå over 1100 i 2004 23 SO s tjenester og infrastruktur siden 1999 (1) Samme grunnmodell for opptaket helt siden 1997 samme dekningsgrad SO dekker med få unntak opptaket til grunnutdanningene ved alle universiteter og statlige høgskoler, samt noen private høgskoler Sterk utvikling av SO s webtjenester I år har ca 85% søkt via Internet, bare ca 15000 papirsøknader For omprioritering og adresseendringer er søkerne henvist til søkerveven, ingen papirskjema lenger Vekt på automatisering av saksbehandling, spesielt basert på elektroniske vitnemål fra videregående skoler SO overtok i 2002 ansvaret for Nasjonal vitnemålsdatabase (NVB) Etablerte et webbasert landsdekkende innsamlingssystem for elektroniske vitnemål Ca 95% av alle vitnemål som utstedes i Norge kommer nå inn i NVB i 2003 var ca 56% av alle kvalifiserte søkere dekket av elektroniske vitnemål SO vedlikeholder et nasjonalt system som sjekker at vitnemål er 24 gyldig og korrekt ført B k kti t i id å d k l i N D tt h f ttil t kb di Page 12 12
SO s tjenester og infrastruktur siden 1999 (2) Fokus på gjenbruk av saksbehandlingskonklusjoner Søknadspapirer lagres ikke fra ett år til neste, men viktige konklusjoner av tidligere års saksbehandling dukker automatisk opp og kan gjenbrukes ved ny søknad Gjelder vedtak om generell studiekompetanse og tilleggspoeng for høyere utdanning Brukes også i en viss utstrekning av lærestedene i lokalopptak utenfor det samordnede opptaket SO-tjeneste for tilgang til elektroniske vitnemål i lokalopptak er under utvikling, settes i drift i 2004. Tabell 1. Nøkkeltall for opptaket 1995 2003 Opptaksutviklingen 1995 - nøkkeltall 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 Antall søkere (personer) 101255 101288 93172 86644 82818 82189 85307 91413 93708 Antall kvalifiserte søkere 83884 82294 75656 70043 66581 64239 62825 68664 72799 Antall realkompetansesøkere - - - - - - 6008 5784 5208 Antall søknadsalternativer 755577 627040 535536 463649 420715 379566 380850 416801 481 957 Antall søknadsalternat. per person 7,5 6,2 5,7 5,4 5,1 4,6 4,5 4,6 5,14 Antall kvalifiserte søkere m/ tilbud 69043 69861 67923 66570 64319 63264 62755 67175 67239 Antall utsendte tilbudsbrev 116465 77568 74710 73248 73585 72951 61764 66684 68742 Antall tilbud per søker 1,69 1,11 1,10 1,10 1,14 1,15 0,98 0,99 1,02 Antall kvalifiserte søkere u/ tilbud 14841 8494 5272 3473 2262 1769 3061 4273 5560 Antall personer møtt til studiestart 45624 45501 43651 43836 43684 44 616 46038 47411 47829 25 Hvor står vi nye mål Målene som ble stilt i 1991 og 1995 er i hovedsak nådd Ett søknadsskjema, en saksbehandling per søker, ett tilbud SO er et effektivt, robust og velfungerende opptakssystem Har gitt lærestedene store rasjonaliseringsgevinster Mindre saksbehandlingsarbeid, treffsikre og tidlige opptak enorge-prisen (Rosingprisen den norske IT-bransjens Oscar ) ble i 2003 tildelt SO for forbilledlig bruk at IT i forvaltningstjenester Nye mål Viktig å konsolidere ny relasjon mellom SO og SUAF-SO Videreutvikling av SO s statistikktjenester SO datavarehus SO har et unikt materiale for å studere trender i utvikling av opptak og rekruttering til høyere utdanning gjennom mange år Videreutvikling av opptaksmodell Det nye SO-styret har iverksatt et forprosjekt for å etablere mål og studere forutsetninger for ytterligere effektivisering av opptaket Er det mulig og rasjonelt med løpende opptak? Dvs tilbud om opptak tidlig, muligens allerede idet søkeren har registrert sine studieønsker og systemet finner ut at alle krav er i orden 26 Videre skritt mot papirløst opptak Etter registrering av søknadsskjema får søkerne fortsatt tilsendt omslagsark der de blir bedt å Page 13 13