Arild Jansen, AFIN, FINF H 2013

Transkript

1 E-Forvaltningsreformer i praksis. Hvilke gevinster får vi Eksempler på IKT- og omstillingsprosjekter i staten Tema : Fra visjoner til mål, resultater og effekter hva snakker vi om Hvilke mål skal vi oppnå og hvordan Hvordan skal vi kontrollere at målene er nådd Litteratur Jansen og Schartum (2008), kap Flak (2012) Gevinst-realisering og offentlige investeringar. Kap 1-2, 7-8 FINF- 4001, Forelesning 1 Regjeringens digitaliseringsprogram hva vil de oppnå? Norge skal ligge i front internasjonalt Nettbaserte tjenester skal være hovedregelen En digital forvaltning skal gi bedre tjenester Et bedre møte med offentlig sektor Frigjøre ressurser til de store oppgavene Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet har ansvaret for programmet Men svært mye av innsatsen skal gjennomføres av de enkelte etatene Er dette målene? Regjeringens strategiske valg for framtidens digitale forvaltning bygger på følgende prinsipper: Digital kommunikasjon skal være hovedregelen for kontakt med forvaltningen (digitalt førstevalg) Forvaltningen skal tilby helhetlige og brukervennlige digitale tjenester Innlogging til offentlige nettjenester skal være enkel og sikker Alle innbyggere og bedrifter skal få post fra forvaltningen i én sikker, digital postkasse Innbyggere og bedrifter skal få varsling på sms og e-post Innbyggere skal få hjelp til å finne fram til og bruke digitale tjenester Utvikling av IKT-løsninger skal sees i sammenheng med forvaltningens arbeidsprosesser og organisering Hensyn til personvern og informasjonssikkerhet skal ivaretas Digitaliseringstiltak som har betydning for flere tjenester, skal samordnes Fra Digitaliseringsrundskrivet P-4/2013 Det er et mål at forvaltningens kommunikasjon med innbyggere og næringsliv skal være nettbasert. På kort sikt skal virksomheten som et minimum tilgjengeliggjøre for eksterne brukere alle relevante søknader, skjemaer og rapporteringer for digital utfylling og digital innsending. Tjenester med årlig innsendingsvolum over 5000 skjema skal tilgjengeliggjøres innen Tjenester med årlig innsendingsvolum mellom 3000 og 5000 skal tilgjengeliggjøres innen Unntak fra disse kravene gis for tjenester hvor digitalisering ikke lønner seg verken for bruker eller forvaltning, og for tjenester hvor det foreligger konkrete planer om digitalisering før 2015 innenfor gjeldende budsjettrammer. Virksomheten må på forespørsel kunne dokumentere og begrunne unntak FINF4001 H -13, Forelesning 4 FINF 4001 Arild Jansen 1

2 Fra visjon til mål til resultater til effekter. Hvordan kommer vi dit? Tilsiktete Effekter = gevinster Benefits Management Model (Ward og Daniel, 2006). Gevinstrealisering defineres som: "... prosessen med å organisere og lede slik at mulige gevinster fra bruk av informasjonssystemer / informasjonsteknologi faktisk realiseres.".(j.ward&daniel,2006) Visjoner Mål Resultater Utilsiktede effekter, både positive og negative Uønskede effekter (negative) Hvordan unngå at utilsiktede negative effekter og uønskede effekter reduserer/forhindrer ønskede gevinster? FINF H Prinsipper (påstander) for gevinstrealisering Prinsipp 1: IT har ingen verdi i seg selv,; men gevinster kan realiseres når IT brukes effektivt og lar virksomheter gjøre ting på nye måter. Prinsipp 2: Gevinster av IT-investeringer er mer enn rasjonalisering.prinsipp 3: Aktiv ledelse er nødvendig for å oppnå gevinster. Prinsipp 4: Det er den politiske og administrativ ledelses ansvar å realisere gevinster fra IT-investeringer. Prinsipp 5: IT-prosjekter er også organisasjonsutvikling. Prinsipp 6: Alle prosjekter gir resultater, men ikke alle resultater er gevinster DIFI s anbefalte rammeverk for IKTprosjekter Prosjektveiviseren hvor vi tilbyr et nettbasert veiledningsopplegg for gjennomføring av IKTprosjekter i offentlig sektor. Prosjektveiviseren skal bidra til bedre planlegging, gjennomføring og samordning av offentlige IKT-prosjekter. 7 FINF- 8 FINF 4001 Arild Jansen 2

3 Overordnet modell for planlegging og gjennomføring av IKTprosjekter. Modellen viser samspillet mellom linjeorganisasjon og prosjekt. To eksempler - Samordnet opptak - Lånesøknad - 9 FINF- 10 Samordna opptak - grunnmodellen Omfatter saksbehandlingssystemer ved lærestedene, SObasen, registreringsbasen, elektronisk vitnemål SO sentraldatabase, Lokalt opptaks Registreringsdatabasen, System Nasjonal (FS) vitnemålsdatabase Lokalt opptaks System (FS) UNINETT Lokalt opptaks System (MSTAS) Universitetet i Oslo Hovedmålene ved innføring av NOM i 1995 ble formulert i følgende hovedpunkter: Samordning og forenkling, men fortsatt desentralt opptaksansvar. Avgjørelsesmyndighet for opptak skulle fortsatt ligge på det enkelte lærested. Bedre tjenester ved å være oversiktlig og forutsigbart for søker, lærested og sentrale myndigheter. Forbedret kvalitativt opptak gjennom høy treffsikkerhet i opptaket, slik at flest mulig får tilbud på sitt primære studieønske så tidlig som mulig i opptaket. Effektiv ressursbruk gjennom forbedret samarbeid og eliminering av overflødig dobbeltarbeid (saksbehandling for hverandre). Juskurs Arild Jansen SERI /AFIN, UiO FINF 4001 Arild Jansen 3

4 Samordnet opptak som en langvarig reformprosess 13 Samordna opptak - fra kaos til automatisert opptak Bakgrunn og hovedidéer for Samordna opptak Ett søknadsskjema en saksbehandling og ett tilbud Felles- samordnet sentral og desentralisert opptaksmodell Tilrettelegge for (nær) automatisert opptak Fleksibel modell som takler politiske reformer i utdanningssektoren Rettslige utfordringer Samordning av regelverket Tilrettelegge for automatiserte fortolkninger og beslutninger Tekniske hovedutfordringer Bygge ut en teknisk infrastruktur som understøtter samarbeid og fleksibilitet i saksbehandlertildeling Koding av opptaksregelverk - delautomatisering av saksbehandling Koding og automatisert kontroll av elektroniske vitnemål fra vider.g skole FINF- H - 14 Tabell I: Mål, gevinster og resultat-indikatorer Dynamikken i prosjektet FINF 4001 Arild Jansen 4

5 Hva kan vi lære av prosjektet Utviklingen av SO gjennom samspill mellom rettslige, tekniske og organisatoriske faktorer Et langsiktig prosjekt hvor teknisk utviklingsarbeid, endringer i regelverk og organsatoriske endringer har gått hånd-i-hånd Prosjektet har ikke innebærer dramatiske endringer i eksisterende organisasjoner (lærestedene), men opprettelse av et nytt forvaltningsorgan Nødvendige endringer i ulike regeleverk mm på tvers av ulike virksomheter lå alle under en statsråd : Dette har være en interorganisatorisk, men ikke tverrsektoriell reformprosess 17 Tilrettelegging av regelverk for automatisering, Felles U&H-lov Harmonering av regelverket Legitimering av elektronisk vitemål og opptak Vedtak om nye skolereformer Elektronisk vitnemål Automatisert opptak Teknologi Politiske og rettslige reformer myndighet Organisatoriske og administrative endringer Innføring av NOM-struktur og samarbeidsmodell Etablering av felles opptakskontor Utvikling av felles teknisk og organisatorisk plattform Reorganisering av U&Hsektor : Etablering av SO-prosjektet Enhetlig opptakssystem. Økt politisk styring og 18 Fornyelse av lånekassen gevinster til fellesskapet Fra Flak (red.) Gevinstrealisering., kap 8 Prinsipper og mål for fornyelse av lånekassen Informasjon og tilgjengelighet. Alle kunder skulle ha tilgang til tjenestene døgnet rundt, og informasjonen skulle tilpasses kundene bedre. Fleksibilitet. Kundene skulle i større grad kunne legge opp livet med Lånekassen slik de ønsket via selvbetjening. Effektivitet. Lånekassen skulle drives mer effektivt med nye arbeidsformer og annen arbeidsdeling. Sikkerhet, Pålitelighet, likebehandling og sikkerhet mot misbruk av personopplysninger er grunnleggende også i den fremtidige forvaltningen av utdanningsstøtten. Nødvendig sikkerhet for å ivareta disse kravene forutsettes tilrettelagt i selvbetjeningsløsningene. 19 Eksempel: behandling av studielån (Gammel, forenklet skisse som ikke er helt korrrekt i dag) Kontroll av opptak og betalt semester- avgift Søknad Søknad med kontonr 6 1 Sentral database m/data fra fra lærestedene 3 2 Skatte- direktoratets m/kontonr m/kontonur + + fødselsnr Kontroll av kontonr LIS Vedtak WEB/ Front end Dette er fagsystemet 7 Betalingsoppdrag E-post om at vedtak er fattet og kan leses på WEB 4 5 Kunden leser vedtak og underskriver låneavtale og Gjeldsbrev LKs bank- forbindelse KUNDE 8 Kundens bank- forbindelse 20 FINF 4001 Arild Jansen 5

6 Søkeren som saksbehandler: Kvalitetsikrer egne data Framtidig scenario: Søkeren blir presentert relevant informasjon for om saken i en elektronisk dialog og blir bedt om, er å kvalitetssikre om at informasjonen stemmer og bidra med ny informasjon som er nødvendig. Denne formen for datautveksling vil bidra til: Likebehandling, det er samme datagrunnlag i saksbehandlingen uansett hvor i forvaltningen informasjonen benyttes. Data mottas elektronisk og tilrettelegger til rette for automatisert bruk. Riktig kvalitet, da borgeren selv kontrollerer og vedlikeholder informasjonen. Borgerne, etatene som i dag avgir informasjon via borgeren til en annen etat og mottaker av informasjonen sparer ressurser, ; det blir riktig på første forsøk. Økt sikkerhet. Et bærende prinsipp er at data-/registereier forvalter sannheten, og at andre etater som har behov for denne informasjonen, henter den der og ikke skaper sine egne versjoner av informasjonen. 21 Oppsummering: Er det samsvar mellom Regjeringens mål og virksomhetenes mål? Norge skal ligge i front internasjonalt Nettbaserte tjenester skal være hovedregelen En digital forvaltning skal gi bedre tjenester Et bedre møte med offentlig sektor Frigjøre ressurser til de store oppgavene Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet har ansvaret for programmet Men svært mye av innsatsen skal gjennomføres av de enkelte etatene FINF- H Prinsipper og mål for fornyelse av lånekassen Informasjon og tilgjengelighet. tilgang til tjenestene døgnet rundt, Fleksibilitet. slik brukerne ønsket via selvbetjening. Effektivitet. : nye arbeidsformer og annen arbeidsdeling. Sikkerhet, Pålitelighet, likebehandling. Nødvendig sikkerhet for å ivareta disse kravene forutsettes tilrettelagt i selvbetjeningsløsningene. 22 FINF 4001 Arild Jansen 6