KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III for anskaffelse av biler til helse- og omsorgsetaten i Nord Odal kommune Saksnr: NO-6/15 Tilbudsfrist: 20.10.2015 kl. 12:00 1
Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål... 3 1.3 Deltilbud... 3 1.4 Kunngjøring... 3 1.5 Viktige datoer... 4 1.6 Avtalens varighet... Feil! Bokmerke er ikke definert. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD... 4 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 4 2.2 Taushetsplikt... 5 2.3 Forbehold og avvik... 5 2.4 Vedståelsesfrist... 5 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget... 5 2.6 Tilleggsopplysninger... 5 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 6 3.1 Obligatoriske krav... 6 3.2 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 6 4 TILDELINGSKRITERIER... 7 4.1 Vektingsmodell... 7 5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING... 8 5.1 Innlevering av tilbud... 8 5.2 Tilbudets utforming... 8 6 KRAVSPESIFIKASJON... 9 6.1 Generelt... 9 6.2 Sikkerhet... 9 6.3 Miljøkrav... 9 6.4 Beskrivelse av krav til dekk... 9 6.5 Service og vedlikehold... 10 6.6 Priser, rente og prisendringer... 10 6.7 Diverse... 10 6.8 Tilbudet omfatter:... 12 7 PRISSKJEMA... 14 8 PRISSKJEMA... 15 2
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver er Nord Odal kommune. www.nord-odal.kommune.no Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Postadresse: e-pos Trond Sommer c/o Kongsvinger kommune, Pb 900, 2226 Kongsvinger trond.sommer@kongsvinger.kommune.no Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål Nord Odal kommune ønsker tilbud på kjøp av 9 biler alle med serviceavtale. Det skal inngås avtale med én leverandør. Kontrakten vil i utgangspunktet omfatte kjøp av 8 varebiler og 1 personbil alle med serviceavtale. Antall Kategori Avdeling 1 Personbil 2-hjulstrekk med automatgir Psykisk helsetjeneste 8 Varebil liten grønne skilt 4-hjulstrekk med automatgir Hjemmetjenesten Det ønskes opsjon på kjøp av ytterligere to personbiler. 1.3 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.4 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-basen Se www.doffin.no 3
1.5 Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED Uke Frist for å levere tilbud 20.10.2015 kl. 12:00 Tilbudsåpning 20.10.2015 kl. 12:00 Tilbudets vedståelsesfrist 31/12-2015 kl. 12:00 Evaluering prøvekjøring Uke 43-44/2015 Meddelelse om valg av leverandør Innen 30.10.2015 Karensperiode 10 dager Kontraktsinngåelse 10.11.2015 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 1.6 Leveranse og avtale Bilene skal leveres innen 01.03.2016. Avtale iht. tilbyders normale salgsbetingelser. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 14-1 (1). Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 20-13(1). Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson.. 4
2.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 2.3 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA 20-3. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr FOA 20-13(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.4 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.5 ovenfor. 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbudskonkurranse, ref saksnummer: NO-6/15, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. 5
3 KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: (http://www.skatteetaten.no/templates/artikkel.aspx?id=919 6&epslanguage=NO) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. 3.2 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende oppdrag i løpet av de 3 siste årene. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. 6
4 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 50 % Ferdig utfylt prisskjema Nybilpris + Serviceavtale over 5 år + Drivstoffkostnader over 5 år Teknisk Kvalitet 25 % Teknisk beskrivelse Restverdi etter 5 år (100 000 km) 25 % Ferdig utfylt prisskjema 4.1 Vektingsmodell Tilbudte biler vil bli vurdert innenfor de 2 bilgruppene (se pkt. 6.9) hver for seg. Kommunen har egen forsikring på bilene gjennom sitt forsikringsselskap. Teknisk kvalitet vil bli vurdert skjønnsmessig etter prøvekjøring ut fra følgende kvalitetselementer: Komfort Betjeningsvennlighet Bakkeklaring Utsyn fra førerplassen Regulering av sete/ratt og vinduer Inn og utstigning Utstyrsnivå utover kravspesifikasjon Det er utarbeidet egne vurderingsskjemaer som vil bli benyttet (se vedlegg pkt. 8.2) Pris + Serviceavtale over 5 år + Drivstoffkostnader over 5 år vil bli vurdert utfra tilbudets priser for kjøretøy og serviceavtale for 5 år. Drivstoffkostnaden beregnes over 5 år basert på oppgitt forbruk for kombinert kjøring, tilbudsdagens drivstoffpris og en årlig kjørelengde på 20000 km pr. kjøretøy. Kriteriene vil bli gitt poeng på en skal fra 1-10 der 10 er beste poeng. Kriteriene gis en vektet score slik kriteriets poeng x kriteriets vekt. Poeng for priskriteriet beregnes etter en lineær beregningsmodell. 7
5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal sendes/leveres til: Trond Sommer c/o Kongsvinger kommune Pb 900, 2226 Kongsvinger / Fjellgata 2, 2212 Kongsvinger Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør og tydelig merkes med: "Tilbud, saksnr. NO-6/15 v/trond Sommer. Åpnes kun av adressaten Tilbudet skal leveres i ett eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på cdrom eller minnepenn. 5.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde følgende: o En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante leveranser de siste 3 årene. Leverandørens tilbud (Leverandørens svar på oppdragsgivers kravspesifikasjon med etterspurt dokumentasjon) Utfylte skjemaer med spesifikasjon av utstyr og krav til biler. Utfylte prisskjemaer jf. kap. 7, ett skjema for hver biltype Beskrivelse av ytelser inkludert i serviceavtale. 8
6 KRAVSPESIFIKASJON Kontrakten omfatter kjøp av følgende biltyper Antall Kategori Avdeling 1 Personbil 2-hjulstrekk med automatgir Psykisk helsetjeneste 8 Varebil liten grønne skilt 4-hjulstrekk med automatgir Hjemmetjenesten Bilene skal tilfredsstille ønsket ytelse og framkommelighet, og være bygget etter det nyeste innen teknologi på miljø og sikkerhet. Det må helst være over 15 cm bakkeklaring på de 8 varebilene. Det tas sikte på å kjøpe biler som er blant de beste når det gjelder kjøretøyteknologi - spesielt innen energieffektivitet som bidrar til lavere utslipp. 6.1 Generelt Bilene som tilbys skal som minimum tilfredsstille disse minimumskravene som angitt nedenfor 6.2 Sikkerhet De fleste av dagens biler på markedet, har vært gjennom kollisjonstester. Det finnes flere målinger for dette. Den mest brukte og anerkjente er Euro NCAP (European New Car Assessment Program). Oppdragsgiver vil kun anskaffe biler som oppfyller våre minstekrav som er oppnådd 4 stjerner i EuroNCAP test. Tilbyder kan også vise til andre uavhengige tester dersom bilen ikke har vært testet i NCAP. Dersom dette gjøres må tilbyder redegjøre for at bilen tilfredsstiller kravene til å få minimum 4 stjerner i NCAP test som vi har definert som minstekrav. 6.3 Miljøkrav Oppdragsgiver ønsker biler som har lavt forbruk av drivstoff, og biler som slipper ut lite partikler og miljøgasser. Bilene skal ha teknologi som i størst mulig grad fjerner gassene karbonmonoksid (CO), hydrokarboner (HC), nitrogenoksider (NOx) og partikler. Biler skal oppfylle gjeldende EURO 6 standard initiert av EU. Oppfyllelse av EURO 6 krav skal dokumenteres Alle biler skal være produsert/tilpasset for nordisk klima forhold, bl.a. i forhold til framkommelighet, varmeapparat og batterier. 6.4 Beskrivelse av krav til dekk Dekkene som leveres med tjenestebilene skal være av god kvalitet. Sommer og vinterhjul skal ha gode egenskaper iht. anerkjente tester. Dekkmerke skal oppgis i tilbud. Dekkene skal tilfredsstille gjeldende krav til merking. 9
6.5 Service og vedlikehold Servicested Det er av meget stor viktighet at kommunens servicetjenester fortsatt kan utføres når tjenestebilene skal på service, for eksempel for hjemmetjenesten. Tilbydere som ligger utenfor Glåmdalsregionen, må knytte til seg minimum et autorisert verksted i regionen som kan gjennomføre service på vegne av tilbyder. Bilene skal hentes og bringes til Nord Odal kommune. Avtalen skal inkludere lånebil ved reparasjoner og service. Serviceavtaler Det kreves at en serviceavtale som minimum inneholder de tjenester som normalt skal utføres i henhold til tilbudt modell sitt servicehefte for den perioden serviceavtalen eksisterer. Alle deler som normalt skiftes i henhold til servicehefte, skal også være inkludert. Kostnader for EU-kontroll skal også være med i tilbudet. 6.6 Priser, rente og prisendringer Priser Prisene skal oppgis i NOK eks. mva. på de vedlagte prisskjema, ett skjema for hver tilbudte bil Service og deler og lignende skal være faste de 12 første månedene i avtaleperioden. Detaljer som er nødvendig for at bilene skal fungere i drift, og som ikke er priset, betraktes som inkludert. Tilbud fra leverandøren til andre og/eller gjennomføring av spesielle kampanjer, gitt etter inngåelse av avtalen og som er gunstigere enn i inngått avtale, skal automatisk gjelde for denne avtalen. Leverandøren er forpliktet til å gjøre slike tilbud kjent for den enkelte virksomhet som omfattes av avtalen. 6.7 Diverse Erstatningsbil ved Reklamasjons-/garanti-/servicearbeid Tilbyder må stille med lånebil uten ytterligere kostnader fram til skaden er utbedret dersom det er snakk om reklamasjons-, garanti- eller servicearbeider. Videre må leverandøren stille med lånebil uten ytterligere kostnader ved alle former for uforskyldt driftsstans i garantiperioden, samt stille med hente og bringetjeneste uten kostnad for oppdragsgiver. Erstatningsbilen skal leveres av hente og bringetjenesten. Det samme gjelder angående serviceavtale. Litteratur Bilhåndbok på norsk skal følge med bilen. 10
Forsikring Kommunen har egen avtale med Gjensidige forsikring, Nord Odal brannkasse Levering av biler Innen 1. mars 2016 11
6.8 Tilbudet omfatter: Bilgruppe 1 Tilbud 1 stk. personbil 5-seter til: Psykisk helsetjeneste Tekniske krav Bilen skal ha 2-hjuls drift Personbil 5 seter Drivstoff diesel Automatgir Komplett sommer- og vinterhjul m/pigg Parkeringsvarmer m/fjernkontroll Nær- og fjernlys må være av beste kvalitet Kollisjonsputer ABS bremser ESP/antispinn Sentrallås Klimaanlegg Servostyring Varme i bakrute Sidespeil med el. Justering og varme Høydejustering førerstol Høyde- og lengdejustering ratt Varme i forseter Radio / Bluetooth Elektriske vindusheiser foran Is- skrape, kost, slepetau, vernevest, førstehjelpspute og 1 liter motorolje Oppfyller EURO 6 utslippskrav Testet til minimum 4 stjerner i EURO NCAP eller tilsvarende Kravet er oppfylt? Ja/Nei Dato Firma Underskrift 12
Bilgruppe 2 Tilbud 8 stk. små varebiler 4WD til: Hjemmetjenesten Tekniske krav Bilene skal ha 4 hjuls drift. Drivstoff diesel Automatgir Varebil liten grønne skilter Må ha vindu høyre side varerom, grunnet bra sikt Må ha god plass i førersete Komplett sommer- og vinterhjul m/pigg Helst over 15 cm bakkeklaring Parkeringsvarmer m/fjernkontroll Nær- og fjernlys må være av beste kvalitet ABS bremser ESP/antispinn Kollisjonsputer Sentrallås Klimaanlegg Servostyring Visker på bakrute Varme i bakrute Sidespeil med el. Justering og varme Høydejustering førerstol/ratt Varme i forseter Radio / Bluetooth Elektriske vindusheiser foran Is- skrape, kost, slepetau, vernevest, førstehjelpspute og 1 liter motorolje Oppfyller EURO 6 utslippskrav Testet til minimum 4 stjerner i EURO NCAP eller tilsvarende Kravet er oppfylt? Ja/Nei Dato Firma Underskrift 13
7 PRISSKJEMA Tilbudsskjema kjøp av bil Nord Odal kommune. Ett skjema for hver tilbudte biltype. Husk å påføre hvilken bilgruppe det tilbys i. Bilgruppe 1 stk Personbil 5 seter Firma Bilmerke Modell Nypris kr. Servicepris 5 år jf. pkt. 6.5 i kravspesifikasjon Antatt restverdi etter 5 år/100000 km Forbruk ved kombinert kjøring ekskl. MVA ekskl. MVA ekskl. MVA liter/mil Drivstofftype Diesel Underskrift Firma Dato 14
8 PRISSKJEMA Tilbudsskjema kjøp av bil Nord Odal kommune. Ett skjema for hver tilbudte biltype. Husk å påføre hvilken bilgruppe det tilbys i. Bilgruppe 8 stk Varebil 4x4 liten grønne skilter bakkeklaring helst over 15 cm Firma Bilmerke Modell Nypris kr. Servicepris 5 år jf. pkt. 6.5 i kravspesifikasjon Antatt restverdi etter 5 år/100000 km Forbruk ved kombinert kjøring ekskl. MVA ekskl. MVA ekskl. MVA liter/mil Drivstofftype Diesel Underskrift Firma Dato 15
9 Vurderingsskjema for teknisk kvalitet Noen biler har vært til utprøving, og de ansattes vurdering av teknisk kvalitet er oppsummert her. Bil/Firma xxxxx xx / xxxxxxxxx Poeng (1-10) Kommentar Poeng Komfort Betjeningsvennlighet Bakkeklaring Utsyn fra førerplassen Regulering av sete/ratt og vinduer Inn og utstigning Utstyr utover kravspesifikasjon Poeng totalt Poeng snitt Underskrift Dato 16