INNKALLING TIL STYREMØTE Det innkalles herved til styremøte: Fredag den 04. mai kl. 09.30 i Rissa. Saker til behandling: SAK 10 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL SAK 11 REFERAT OG OPPFØLGINGSSAKER SAK 12 KVARTALSRAPPORT SAK 13 LØNNSPOLITIKK SAK 14 RETNINGSLINJER STYRETS ARBEID Denne møteinnkallingen blir også sendt til kontaktpersoner i kommunenes administrasjon, rådmennene i kommunene, representantskapets medlemmer og kommunerevisor til orientering. VARAMEDLEMMER I STYRET FÅR INNKALLINGEN, MEN MØTER BARE ETTER NÆRMERE BESKJED. Hvis et styremedlem ikke kan møte må medlemmet selv gi beskjed til sitt varamedlem og dernest varsle oss i administrasjonen. Beskjed kan gis på telefon 73858590. Mvh Kjell Sverre Tung Styreleder Ola Sørås Daglig leder Styret 04.05.2012
SAK 10 /1 2 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL MØTEPROTOKOLL - STYRET I FOSEN REN. Rissa 23.03.12 kl. 09.30 12. 00 Til stede Andre :Kjell Sverre Tung, Laila Lund, Ole Hyllmark, Håkan Berdahl og Marit Rennan deltok på møte. :Ola Sørås. SAK 05/12 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL Styret godkjenner protokollen fra møte den 10.02.2012 fra sak 01/12 til 04/12. Vedtak: Styret godkjenner protokollen fra møte den 10.02.2012 fra sak 01/12 til 04/12. SAK 06/12 REFERAT OG OPPFØLGINGSSAKER Lønnspolitikk Selskapets lønnspolitikk ønskes tatt opp som egen sak i neste styremøte Retningslinjer for styrets arbeid Dokumentet Retningslinjer for styrets arbeid ønskes oppdatert og tatt opp som egen sak i neste styremøte Utredning næringskunder Styret ønsker videre utredning av alternativet med opprettelse av eget næringsselskap. Kommunene som vi utfører slamtjeneste for, men som ikke er eiere, har i dag påvirkningsmulighet gjennom årlige møter med admi nistrasjonen. Det er ønskelig at denne kommunikasjonsformen opprettholdes. Styret kom fram til følgende enstemmige Vedtak: Styret tar referatene og orienteringene til etterretning. SAK 07 /1 2 ÅRSMELDING OG ÅRSREGNSKAP 2011 1. Styret vedtar å rsmelding og regnskap som fremlagt.
2. Styret foreslår at overskuddet på kr. 3 885 247, - settes på driftsfond, fordelt med henholdsvis 979 545 på slam og 2 905 702 på renovasjon. Styret gikk gjennom og rettet opp forhold i årsmeldingen. Vedtak: 1. Styret anbef aler ovenfor representantskapet at årsmelding og regnskap vedtas som fremlagt. 2. Styret foreslår at overskuddet på kr. 3 885247, - settes på driftsfond, fordelt med henholdsvis 979545 på slam og 2 905702 på renovasjon. SAK 08 /12 LÅNEOPPTAK 1. St yret vedtar innkjøp av de konteinere som er beskrevet i saken, til en samlet verdi på 590000 kr. 2. Investeringene til konteinerkjøpet finansieres ved lån. Det søkes om et lån på inntil kr 590000 kr med avskrivning på 5 år. Vedtak : 1. Styret vedtar innkjøp av de konteinere som er beskrevet i saken, til en samlet verdi på 590000 kr. 2. Investeringene til konteinerkjøpet finansieres ved lån eller bruk av egenkapital. SAK 09 /1 2 MEDARBEIDERSAMTALE FASTSETTING AV LØNN TIL DAGLIG LEDER 1. Daglig leder i Fosen Renovasjon IKS gis en lønnsforhøyelse på kr. 68 000,00, slik at ny årslønn blir kr. 650000,00. Denne trer i kraft fra og med 01.01.2012. 2. Arbeidsavtalen korrigeres i henhold til punkt 1. og underskrives av begge parter. Vedtak : 1. Daglig leder i Fosen Renovasjon IKS gis en lønnsforhøyelse på kr. 68 000,00, slik at ny årslønn blir kr. 650000,00. Denne trer i kraft fra og med 01.01.2012. 2. Arbeidsavtalen korrigeres i henhold til punkt 1. og underskrives av begge parter. Underskrifter:
Kjell Sv erre Tung Ole Hyllmark Laila Lund Håkan Berdahl Marit Rennan I n nstilling: Styret godkjenner protokollen fra møte den 23.03.2012 fra sak 05/12 til 09/12.
SAK 11 /12 REFERAT OG OPPFØLGINGSSAKER Drift sorientering 4. og 5. mai gjennomføres strandr yddedag i samarbeid med eierkommunene. Overgang til ny transportør på innsamling, Årbogen, er startet og ser ut til å fungere bra. Tilbudsrunde behandling metall er gjennomført som har ført til bedre betingelser 1,1% sykefravær første kvartal. Regnskap Vi ser til kvartalsrapport Kundeundersøkelse På de aller fleste områdene er husholdningskunder over snittet fornøyd. Dette tyder på at vi gjør mye riktig og at det ikke er behov for spesifikke tiltak. Unntakene er: Vi må forbedre informasjon om hva som skjer med avfallet. Dette er viktig som en del av holdningsskapende arbeid og troverdighet. Bedre informasjon til slamkunder i Roan, Leksvik og Verran. Basert på tilbakemeldingene på hva årsakene til at kunde er missfornøyd vil Fosen Renovasjon ta tak i følgen de punkter: Størrelse og tømmehyppighet hyttekonteinere. Få inn rutiner på registrering av fyllingsgrad. Noen vil ha mer kilesortering andre mindre - > Fokus på informasjon og holdninger Størrelse og tømmehyppighet av returpunkt. Få inn rutiner på registrer ing av fyllingsgrad. Vurdere åpningstider gjenbruksstasjonene Fokus på å gi tilbakemelding på alle henvendelser Fokus på planlegging av utsending av varsellapper før slamtømming Anbud transport Foreløpig tidsplan er som følger: 1. juni 2012: Tilbudsbre v sendes til konsulenter for hjelp i anbudsprosessen 1.sept. 2012: Tildeling konsulentselskap 1. okt. 2012: Arbeid for konsulent og Fosen Renovasjon med anbud starter 1.des. 2012: Kunngjøring av anbudsdokument 1.feb. 2013: Tilbudsfrist 1.mars 2013 Til deling 1. juni Oppstart
Retura Sør-Trøndelag som i dag leier næringskundene fra Fosen Renovasjon fram til 2015 vil bli forespurt om å være med på et innkjøpssamarbeid. Dette er naturlig da Fosen Renovasjon mest sannsynlig vil avslutte utleieforholdet til disse kundene i 2015, og et samarbeid vil føre til lavere pris både for husholdningsdelen og næringsdelen. Utredning av felles behandlings-/sorteringsanlegg for husholdningsavfall Trondheim renholdsverk, HAMOS, Inherred Renovasjon og ENVINA har gått sammen og gjennomført en utredning på nedstrømsbehandlingsanlegg for husholdningsavfall. 12. april var alle eierne i Miljøpartnerne invitert for å få presentert foreløpig utredning, og det ble antydet at alle ville få forespørsel om å være med i et slikt prosjekt. På grunn av mulige framtidige krav om utsortering av matavfall, må selskapene se etter løsninger som vil redusere kostnadene. Prosjektet skal se på et etterbehandlingsanlegg med optisk sortering i første trinn og videre NIR (Near Infrared Techology )-teknologi for ettersortering av restavfallet. Dette vil potensielt gi lavere kostnader i inntransport og reduserte kostnader på behandling. Framdrift: Utredningsarbeid må igangsettes med en styringsgruppe og en prosjektgruppe. Styringsgruppa består av TRV, IR, Hamos og Envina og en prosjektgruppe er tenkt nedsatt. Knut Bakkejord renskriver ett prosjekt som skal styrebehandles i styrene til styringsgruppen. Dette blir sendt ut til alle parter. Det blir nytt møte før sommeren. Informasjon om eiermøte og generalforsamling i Miljøpartnerne Vedlegg 1 - Notat om fremtidig organisering Miljøpartnerne 22. mai er det eiermøte og generalforsamling i Miljøpartnerne. Vedlagt notat blir gjennomgått og diskutert. Styret 04.05.2012
SAK 12/12 KVARTALSRAPPORT (sak ettersendes i uke 9) Vedlegg: Vedlegg 2 - Kvartalsrapprot Saksopplysinger: Vurderinger: Styret 04.05.2012
SAK 13/12 Vedlegg: Vedlegg 3 LØNNSPOLITIKK Lønnspolitikk i Fosen Renovasjon Saksopplysninger: Vedlagt dokument beskriver lønnspolitikken for Fosen Renovasjon. Dokumentet er basert på dagens praksis i Fosen Renovasjon, Hovedtariffavtalen og diskusjon i styremøte referatsak 06/12. Vurdering: Dokumentet tar for seg de viktigste forhold i forbindelse med lønnspolitikk til selskapet, og vurderes som dekkende for Fosen Renovasjons organisasjon. Styret vedtar vedlagt dokument med lønnspolitikk i Fosen Renovasjon. Styret 04.05.2012
SAK 1 4 /1 2 Vedlegg: Vedlegg 4 RETNINGSLINJER STYRETS ARBEID Retningslinjer for styrets arbeid i Fosen Renovasjon Saksopplysninger: Det er tatt utgangspunkt i tidligere dokument Retningslinjer for styrets arbeid og endringer er gjennomført basert på gjennomgang fra sak 06/12. Følgende endringer/oppdateringer er gjort i vedlagt dokument: Kap 3 avsnitt 4. punkt 2 Markedsplan for følgende år er tatt ut. Kap 5.2 pkt. 3 endres Kap 5.2 pkt. 5 og 6 slås sammen og endres Vurdering: Det synes ikke nødvendig å komme med ytterligere vurderinger til denne saken. Styret vedtar vedlagte retningslinjer for styrets arbeid i Fosen Renovasjon.