JERNBANEINFRASTRUKTURFORETAKET SF ANSKAFFELSE AV «UTVIKLING AV OVERORDNET VISUELL IDENTITET» KVALIFIKASJONSGRUNNLAG Gjennomføres i henhold til anskaffelsesforskriftens del I og III Fase 1 Begrenset anbudskonkurranse (FOA Del I og III) Sak 201604122 SØKNADSFRIST: 06.06.2016 kl. 09:00 1 9
Innholdsfortegnelse JERNBANEINFRASTRUKTURFORETAKET SF... 1 ANSKAFFELSE AV... 1 «UTVIKLING AV OVERORDNET VISUELL IDENTITET»... 1 KVALIFIKASJONSGRUNNLAG... 4 1 INNLEDNING... 4 1.1 OM OPPDRAGSGIVER OG OPPDRAGET... 4 1.2 DELTILBUD... 4 1.3 PROSEDYRE FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 4 2 BESKRIVELSE AV LEVERANSEN / KRAVSPESIFIKASJON... 5 2.1 INNLEDNING... 5 2.2 HVEM SKAL AVTALEN GJELDE FOR... 6 3 ADMINISTRATIVE VILKÅR OG BESTEMMELSER... 6 3.1 OPPDRAGSGIVER OG ADRESSE FOR DENNE ANSKAFFELSEN ER:... 6 3.2 SPRÅK... 6 3.3 TIDSFRISTER... 6 3.4 TENTATIV FREMDRIFTSPLAN... 6 3.5 KOSTNADER... 7 3.6 RETUR AV SØKNAD OM DELTAKELSE... 7 3.7 OPPDATERING AV KVALIFIKASJONSGRUNNLAGET... 7 3.8 FEIL I KVALIFIKASJONSGRUNNLAGET... 7 3.9 AKSEPT AV VILKÅR... 7 3.10 VEDSTÅELSESFRIST... 7 3.11 SØKNAD OM DELTAKELSE... 7 3.12 INNLEVERING AV SØKNAD OM DELTAKELSE... 7 3.13 ÅPNING... 8 3.14 TILBUD... 8 3.15 TAUSHETSPLIKT... 8 2 9
3.16 OPPDATERING AV KVALIFIKASJONSGRUNNLAGET... 8 3.17 TILLEGGSOPPLYSNINGER... 8 4 KVALIFIKASJONSKRAV... 8 4.1 OBLIGATORISKE KVALIFIKASJONSKRAV... 8 4.2 JURIDISK STILLING... 9 4.3 LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER... 9 5 UTVELGELSESKRITERIER... 9 6 VEDLEGGSOVERSIKT... 9 3 9
KVALIFIKASJONSGRUNNLAG 1 INNLEDNING 1.1 Om oppdragsgiver og oppdraget Jernbaneinfrastrukturforetaket SF ble stiftet 10. februar 2016. Foretaket eies av den norske stat ved Samferdselsdepartementet. Foretakets formål er å sørge for tilgjengelig jernbaneinfrastruktur og effektive og brukervennlige jernbaneinfrastrukturtjenester inkludert knutepunkts- og terminalutvikling. Foretakets samfunnspålagte oppgaver er forvaltning, planlegging, drift og vedlikehold og utbygging av det nasjonale jernbanenettet, samt trafikkstyring og forvaltning av eiendom. Samfunnsoppdraget skal gjennomføres etter kontrakt med Jernbanedirektoratet. Det er valgt et styre for Jernbaneinfrastrukturforetaket SF under ledelse av styreleder Siri Hatlen og med styremedlemmene Olaf Melbø, Ane Breivega, Toril Nag og Auke Lont. Etablering av et Jernbaneinfrastrukturforetak som en del av en større reform av jernbanesektorene i Norge forventes å gi bedre effektivitet og en mer hensiktsmessig ressursbruk i sektoren. For nærmere informasjon om formålet med jernbanereformen vises til «Meld. ST. 27 (2014-2015) På rett spor. Reform av jernbanesektoren». Det er påbegynt en prosess for å kunne ansette administrerende direktør. Konstituert administrerende direktør for Foretaket er Stein Olav Nes. 1.2 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.3 Prosedyre for gjennomføring av konkurransen Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA), del I og III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren begrenset anbudskonkurranse. Det er i dette tilfellet viktig å få på plass en avtale om «Utvikling av overordnet visuell identitet» i forbindelse med etablering av ny virksomhet. Det er derfor ikke mulig å anvende de ordinære fristene i FOA 19-2 Minimumsfrister ved begrenset anbudskonkurranse. Det blir derfor benyttet minimumsfrister i hastetilfeller, jf. 19-5 (1). Merk derfor konkurransens korte frister. Anskaffelsen innledes med denne kvalifiseringen, der det vil skje en kvalitativ utvelgelse av de leverandører som får invitasjon til å delta i konkurransen om den endelige kontrakt på levering av anskaffelsesgjenstanden. Det vil ikke bli anledning til å inngi alternative tilbud. Alle referanser til leverandør i dette kvalifikasjonsgrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne kvalifiseringen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 4 9
2 BESKRIVELSE AV LEVERANSEN / KRAVSPESIFIKASJON 2.1 Innledning Det ønskes å inngå avtale om Utvikling av overordnet visuell identitet for Jernbaneinfrastrukturforetaket SF. Utvikling av navn og logo er igangsatt og under utarbeidelse, slik at Foretaket raskt kan initiere kritiske prosesser knyttet til etablering av selskapet videre. Dette oppdraget forutsetter godkjenning av navn og logo fra styret og skal opp som styresak i uke 25. Beskrivelse av tjenesten som skal leveres: I forbindelse med etablering av nytt selskap er det behov for å utvikle nytt navn, logo, overordnet visuell identitet og helhetlig designprogram. Foretaket skal være operativt og i drift fra 01.01.2017. Foretakets nye navn og visuelle identitet skal danne rammeverket rundt selskapets måte å kommunisere på både internt og eksternt. Dette oppdraget omfatter utvikling av overordnet visuell identitet og føringer for øvrig designprogram. Leverandøren skal bistå med idé- og konseptutvikling for profilbærende elementer, samt bistå med strategisk rådgivning knyttet til utvikling av visuell identitet. Prosess for navn og logo er etter planen ferdig utviklet og godkjent av styre/ledelse innen dette prosjektets oppstart. For å understøtte arbeidet har Foretaket/Styret igangsatt et løp for å formulere forretningsidé, visjon og verdier. Dette vil foreligge innen prosjektet starter opp. Prosjektet er svært tidskritisk, så leverandøren må ha tilgjengelig team ved oppstart av oppdraget. Tilbyder må være tilgjengelig for at prosjektet gjennomføres i Oslo-området. Den visuelle identiteten skal bl.a.: formidle hva Foretaket står for og hvem Foretaket er skille ut Foretaket visuelt fra andre aktører i sektoren samle Foretaket rundt en felles identitet og visuell fremtoning skape stolthet og gjenkjennelse blant de ansatte gi retningslinjer og inspirere til riktig bruk Leveransen omfatter utvikling av identitetens grunnelementer, visualiseringer på prioriterte flater, samt ferdigstilling/implementering av definerte flater. Ytterligere informasjon om oppdraget vil bli beskrevet i konkurransegrunnlaget (fase 2). Omfang Oppdraget skal være utvikling av overordnet visuell identitet. Identiteten må ta utgangspunkt i, og baseres på det konseptuelle som vil ligge i navn og logo. Det tas sikte på oppstart så raskt som mulig (ca. 1.august 2016). Oppdraget varer til 31.12.2016, men mulighet for oppdragsgiver å innløse en opsjon til 1.mars 2017. 5 9
2.2 Hvem skal avtalen gjelde for Avtalen gjelder for Jernbaneinfrastrukturforetaket SF. Leverandøren skal formelt forholde seg til selskapets styreleder Siri Hatlen, som har ansvaret for å lede arbeidet med etableringen av selskapets administrasjon og drive selskapets virksomhet inntil administrasjonen er etablert. 3 ADMINISTRATIVE VILKÅR OG BESTEMMELSER 3.1 Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen er: Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er: Jernbaneinfrastrukturforetaket SF v/styreleder Siri Hatlen Kontaktperson: Jernbaneverket Benita Fjellstad Telefon: 22455000 / 400 31 812 E-post: fjelbe@jbv.no All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig pr. e-post til angitt kontaktperson innen de angitte tidsfrister. 3.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. 3.3 Tidsfrister Kunngjøringstidspunkt 23.mai 2016. Spørsmål vedrørende denne saken må rettes skriftlig per e-post til oppdragsgivers kontaktperson innen 1.juni 2016 kl. 12:00. Frist for mottak av forespørsel om å delta er 6. juni 2016 kl.09:00. Søknad om deltakelse skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte søknader. 3.4 Tentativ fremdriftsplan Milepæl Dato Kunngjøring av konkurranse/kvalifikasjon 23.mai 2016 Frist for forespørsel om deltakelse 6.juni 2016 kl.09:00 Utsendelse av invitasjon med konkurransegrunnlag 8. juni 2016 Frist for levering av tilbud (tilbud skal presenteres den 21. og 22.juni 2016) 20. juni 2016 kl. 09:00 Meddelelse om tildeling (med forbehold om godkjenning av Uke 25 6 9
styret/foretaksmøte) Karensfrist Kontraktsignering Leveranse 10 dager etter tildeling Etter utløpt karensfrist Fra kontraktsignering 3.5 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.6 Retur av søknad om deltakelse Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte søknader. 3.7 Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli publisert på Doffin. 3.8 Feil i kvalifikasjonsgrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i kvalifikasjonsgrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå kvalifikasjonsgrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. 3.9 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette kvalifikasjonsgrunnlaget er akseptert. 3.10 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig til 06.09.2016 kl. 15:00. 3.11 Søknad om deltakelse Leverandøren er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i søknaden besvares/belyses og dokumenteres. Søknaden besvares i følgende rekkefølge: 1. Aksept av vilkår i kvalifikasjonsgrunnlaget. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes og alternativ formulering skal fremgå. 2. Dokumentasjon ihht. pkt.4 nedenfor 3. Dersom det benyttes samarbeidspartnere/underleverandører kreves dokumentasjon i henhold til pkt. 4. 3.12 Innlevering av søknad om deltakelse Søknaden skal leveres/sendes til: Navn: Jernbaneverket v/ Kontraktsrådgiver Benita Fjellstad Adresse: Stortorvet 7, 0155 Oslo, resepsjonen er åpen mellom kl. 0800-1500 7 9
Søknaden skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Søknad om deltakelse, sak 201604122 Anskaffelse av Utvikling av overordnet visuell identitet for Jernbaneinfrastrukturforetaket SF Søknaden skal leveres i ett eksemplar. I tillegg skal søknad om deltakelse leveres elektronisk minnepenn. Ved motstrid er papirutgaven gjeldende. Leverandør har risikoen for at søknad om deltakelse er oppdragsgiver i hende innen fristen. 3.13 Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av søknadene. 3.14 Tilbud Kun 3-5 leverandører som blir kvalifisert vil få innbydelse til å delta i den videre konkurransen og vil få tilsendt konkurransegrunnlaget og gis anledning til å innlevere tilbud. Konkurransegrunnlaget vil bli sendt ut elektronisk via e-post til de kvalifiserte og utvalgte leverandørene. 3.15 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 3.16 Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 3.17 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at kvalifikasjonsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i kvalifikasjonsgrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes med konkurransens navn og sendes til oppdragsgivers kontaktperson per e-post. 4 KVALIFIKASJONSKRAV 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. 8 9
Krav Dokumentasjonskrav Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene kan bli avvist. 4.2 Juridisk stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 4.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 3 relevante referanser ift kompleksitet og omfang Dokumentasjonskrav Leverandør skal beskrive og dokumentere (med arbeidsprøver) 3 tidligere gjennomførte relevante prosjekter med utvikling av overordnet visuell identitet til selskap med tilsvarende kompleksitet og omfang. Med dette menes det at oppdraget må være av en størrelse der løsningen gjenspeiler mangesidige og sammensatte behov. Relevans kan også være til transportsektoren, utvikling for bruk i fysiske omgivelser/offentlig rom eller til statlige/offentlige organer, men det alene innfrir ikke. Beskrivelsen skal inn i eget vedlegg, som spesifiserer oppdragsgiver (navn, telefon og e-post.), type oppdrag, tidsperiode, og en beskrivelse av oppdragets innhold og omfang. Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. 5 UTVELGELSESKRITERIER Dersom det melder seg flere enn 3 leverandører som oppfyller minstekravene til kvalifikasjoner, vil oppdragsgiver forbeholde seg retten til å rangere leverandørene etter grad av relevans i angitte referanseprosjekter på firmanivå. De 3-5 best kvalifiserte leverandører vil bli gitt anledning til å levere tilbud. Vi understreker at oppdragsgiver er et offentlig (statlig) eid selskap som har et sektorpolitisk fokus og herunder organisert som et eget statsforetak. Dette innebærer at relevansen i referanselisten vurderes opp mot dette. Tidsnære referanser vurderes tyngre enn eldre. Ved første utvelgelseskriterium gis det poeng etter grad av relevans i listen over beskrevne referanseprosjekter, herunder hvor sammenlignbare referanseprosjektene er med det aktuelle oppdraget. 6 VEDLEGGSOVERSIKT Ingen vedlegg til kvalifikasjonsgrunnlaget. 9 9