Til kontrollutvalgets medlemmer Bodil Stensrud leder, Anne Reidun Pytten nestleder, Ingrid L. Refsnes, Jens Ågedal, Hans Gunnar Sveindal.

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 Til kontrollutvalgets medlemmer Bodil Stensrud leder, Anne Reidun Pytten nestleder, Ingrid L. Refsnes, Jens Ågedal, Hans Gunnar Sveindal. INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Torsdag 30. oktober 2014 kl. 09.00 i kommunestyresalen SAKSLISTE: ORIENTERING Presentasjon av teknisk etat, uteseksjonen. Tema: Arbeidsoppgaver, organisering, økonomi, bemanning, utfordringer, internkontroll/hms, effektivitet SAK 11/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 08.09.14 SAK 12/14 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2015 Fast post: Informasjon fra revisor: Planlegging Informasjon fra sekretær: Møteplanlegging EVENTUELT REFERATER Ref. 05/14 Agder Sekretariat, styret 03.09.14 Byremo, 23. oktober 2014 Bodil Stensrud Leder Willy Gill Utvalgssekretær Forfall/inhabilitet meldes snarest mulig til utvalgssekretær. Kopi sendt elektronisk til: Ordfører, rådmann, revisor Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 38 35 14 09 Mobiltelefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 38 35 52 77 Mobiltelefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no 1

Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Audnedal kommune Sak 11/14 Møtedato: 08.09.14 Saksbehandler: Willy Gill SAK 11/14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 08.09.14 Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte 08.09.14 Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte 08.09.14 legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 08.09.14 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen 2

AUDNEDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Møte nr. 04/14 Dato: 08.09.14 kl. 09.00 11.30 Sted: Kommunehuset, møterom 4 Tilstede: Bodil Stensrud, leder Anne Reidun Pytten, nestleder Jens Ågedal, medlem Hans Gunnar Sveindal, medlem Andre til stede (hele eller deler av møtet): Revisor Helene Egeland Agder Sekretariat v/ Willy Gill Forfall: Ingrid Liland Refsnes, vara kunne ikke møte Det var ikke merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE: Informasjon: Kontrollutvalgets hovedoppgaver v/ Agder Sekretariat SAK 09/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 22.05.14 SAK 10/14 PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON BYGGESAKSBEHANDLING OG TILSYN Fast post: Informasjon fra revisor: Informasjon fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 01/14 Kommunerevisjonen Vest, representantskapet 23.09.14 Ref. 02/14 Agder Sekretariat, styret 02.04.14 Ref. 03/14 Uavhengighetserklæring, oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Ref. 04/14 Uavhengighetserklæring, oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Underskrift: Bodil Stensrud Leder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor 1 3

Møtebok 08.09.14 Audnedal kontrollutvalg ORIENTERING Tema: Kontrollutvalgets hovedoppgaver. Utvalgssekretær orienterte utvalget om kontrollutvalgets oppgaver. Konklusjon: Orienteringen ble tatt til etterretning. SAK 09/14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 22.05.14 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 22.05.14 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte 22.05.14 Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte 22.05.14 legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 22.05.14 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 10/14 PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON BYGGESAKSBEHANDLING OG TILSYN Revisor presenterte prosjektplanen. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Byggesaksbehandling og tilsyn godkjennes. 2. Prosjektet forutsettes gjennomført innenfor tildelte budsjettrammer. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til prosjektplan, datert 25.08.14 4 2

Møtebok 08.09.14 Audnedal kontrollutvalg Bakgrunn for saken: Dette prosjektet ble bestilt av kontrollutvalget i møte den 30.01.14. Prosjektet er prioritert i plan for forvaltningsrevisjon vedtatt av kommunestyret etter innstilling fra kontrollutvalget. Hensikten med prosjektet er å gjennomgå utvalgte områder av regelverket for byggesaksbehandlingen i 2014, samt se på utøvelse av kommunens tilsyn med byggesaker. Det foreligger nå forslag til prosjektplan og denne vil bli presentert i møtet av forvaltningsrevisor. Det vises til prosjektplanen for nærmere informasjon om prosjektet. Kontrollutvalget kan gjøre endringer/tilpasninger i planen/prosjektet i møtet. Forslag til vedtak: 1. Forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Byggesaksbehandling og tilsyn godkjennes. 2. Prosjektet forutsettes gjennomført innenfor tildelte budsjettrammer. FASTE POSTER Informasjon fra revisor: Orientering om planlegging av revisjonen tas i neste møte. Informasjon fra sekretær: Møteplan for resten av året: 23.10 kl. 09.00 og 20.11 kl. 09.00. EVENTUELT Bestilling av orienteringer: Utvalget drøftet hvilke orienteringer som kan være aktuelle. I neste møte den 23.10 ønskes presentasjon av teknisk etat, uteseksjonen. Tema: Arbeidsoppgaver, organisering, økonomi, bemanning, utfordringer, internkontroll/hms, effektivitet REFERATER Ref. 01/14 Kommunerevisjonen Vest, representantskapet 23.09.14 Ref. 02/14 Agder Sekretariat, styret 02.04.14 Ref. 03/14 Uavhengighetserklæring, oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Ref. 04/14 Uavhengighetserklæring, oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Konklusjon: Referatene ble tatt til etterretning. 5 3

Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Audnedal kommune Sak 12/14 Møtedato: 30.10.14 Saksbehandler: Willy Gill SAK 12/14 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2015 Vedlegg: 1. Kommunerevisjonen Vest, vedtatt budsjett for 2015 2. Agder Sekretariat, vedtatt budsjett for 2015 Kontrollutvalgssekretariatet Driftstilskuddet skal dekke den normale aktiviteten i kontrollutvalget, fra saksbehandling til utsending av innkallinger og utskrifter, samt arkivhold med mer. Styret i Agder Sekretariat behandlet budsjettet i møte 03.09.14. I budsjettet legges det opp til at driftstilskuddet økes fra kr. 114.000 i 2014 til kr. 117.000 i 2015, en økning på 2,63%. For ytterligere informasjon vises til styrets budsjettbehandling som følger vedlagt. Kommunerevisjonen Kommunerevisjonen Vest utfører revisjonsarbeidet for Audnedal kommune og for de øvrige ti eierkommunene. Representantskapet behandlet budsjettet i møte 23.09.14 og budsjettet innebærer som tidligere 340 timer til regnskapsrevisjon m.m. og 100 timer til forvaltningsrevisjon/selskapskontroll. Audnedal kommunes budsjetterte tilskudd til revisjonen reduseres fra kr. 434.000 i 2014 til kr. 431.000 i 2015, en nedgang på 0,7%. For ytterligere informasjon vises til representantskapets budsjettbehandling som følger vedlagt. Kontrollutvalgets utgifter Ifølge den nye forskriften skal utgifter til kontrollutvalgets samlede virksomhet være en del av budsjettet for kontroll og tilsyn. Som tidligere er det en egen post i budsjettforslaget til dekning av utvalgets utgifter. Fortsatt er det slik at utgifter til godtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste m.m. til utvalgets medlemmer dekkes av en fellespost i kommunen. Budsjettforslaget: Det fremlagte budsjettforslag for kontroll og tilsyn bygger på Forrige års budsjettramme for kontroll og tilsyn Vedtatt budsjett for Kommunerevisjonen Vest for 2015 Forslag til budsjett for Agder Sekretariat for 2015 6

Budsjettforslag 2015 Vedtatt budsjett 2014 Vedtatt budsjett 2013 Tilskudd til Kr. 431.000 Kr. 434.000 Kr. 415.000 revisjonsdistrikt Andel av Kr. 117.000 Kr. 114.000 Kr. 109.000 sekretariatstjenester Kontrollutvalgets Kr. 15.000 Kr. 15.000 Kr. 15.000 utgifter Totalbudsjett Kr. 563.000 Kr. 563.000 Kr. 539.000 Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2015 på kr. 563 000. 2. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret som et eget vedlegg. 7

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 UTSKRIFT AV MØTEBOK Agder Sekretariat - styret Møtedato: 3. september 2014 Sak 05/14 BUDSJETT FOR 2015 Styret gjorde slikt enstemmig vedtak: Det fremlagte forslag til budsjett for 2015 vedtas. Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen Sak 05/14 BUDSJETT FOR 2015 Generelt: I vedtektene for Agder Sekretariat, 10, har styret ansvar for å gjøre vedtak om årsbudsjett. Årsbudsjettet skal settes opp slik at det gir et realistisk bilde av virksomheten og det forventede økonomiske resultatet av driften. Årsbudsjettet skal fremmes for den enkelte kommune, slik at forslaget følger innstilling om årsbudsjett og økonomiplan til kommunestyret, jfr. forskrift for kontrollutvalg 18. Iflg. 3 i vedtektene skal sekretariatet drives i balanse, slik at inntekter fra kommunene dekker kostnadene. 2015 er det 11. driftsåret i Agder Sekretariat. Tilskuddet fra den enkelte eierkommune har hatt følgende utvikling: 2005: kr 75.000 2006: kr 75.000 2007: kr 75.000 Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 38 35 14 09 Mobiltelefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 38 35 52 77 Mobiltelefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no 8

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder 2008: kr 75.000 2009: kr 80.000 2010: kr 95.000 2011: kr 99.000 2012: kr 104.000 2013: kr 109.000 2014: kr 114.000 (budsjett) 2015: kr 117.000 (budsjett) Eierkommunene innbetalte totalt kr 640.000 (kr 40.000 pr. kommune) som kapitaltilskudd ved etablering av selskapet ( 5 i vedtektene). Pr. 31.12.2013 hadde selskapet en egenkapital på kr 560.527. Kommentarer: For 2015 budsjetteres det med en lønnsvekst med 4,0 % fra 1.5.2015. Pensjonskostnadene er beregnet med samme satser som i 2014-budsjettet. Andre driftsutgifter budsjetteres med en økning med kr 6.000, eller 3,3%. Totalbudsjettet øker med ca. 2,6% i forhold til budsjett for 2014. Forslag til budsjett for driftsåret 2015 (i hele 1000 kr) Budsjettforslag Budsjett Regnskap Driftsinntekter: 2015 2014 2013 Tilskudd fra eierkommunene 1 872 1 824 1 774 Øvrige inntekter 0 Sum driftsinntekter 1 872 1 824 1 774 Driftsutgifter: Personalutgifter 1 713 1 671 1 599 Andre driftsutgifter 184 178 189 Sum driftsutgifter 1 897 1 849 1 788_ Brutto driftsresultat - 25-25 - 44_ Finansinntekter 25 25 27 Netto driftsresultat 0 0 + 18 2 9

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Bruk av disposisjonsfond 0 0 35 Rett utskrift: 3 10

Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Sak nr: 09/2014 Representantskapet Møtedato: 23.09.2014 Saksbeh.: Irene Loka Særutskrift Årsbudsjett 2015 med utgiftsfordeling på kommunene. Økonomiplan 2015 2018. Representantskapet gjorde følgende enstemmige vedtak: Det framlagte årsbudsjett for 2015 med utgiftsfordeling mellom kommunene, og økonomiplan for årene 2015 2018 vedtas. Budsjettet er basert på følgende utgiftsfordeling mellom kommunene: Fordeling av andre budsjett antall oppdrag timer totalt %-fordeling budsjett 2015 fordeling av budsjett 2015 endring i budsjett fra i fordeling av fjor budsjett 2014 %-fordeling budsjett 2014 Regnskapsrevisjon Utgiftsfordeling 2013 Timer avregnet 2013 Audnedal 340 100 440 6,1 % 431 000-0,7 % 434 000 6,1 % 378 393 Farsund 520 360 880 12,2 % 863 000-0,6 % 868 000 12,2 % 693 722 Flekkefjord 500 300 800 11,1 % 784 000-0,6 % 789 000 11,1 % 783 816 Hægebostad 320 100 420 5,8 % 412 000-0,5 % 414 000 5,8 % 403 420 Kvinesdal 500 250 750 10,4 % 735 000-0,5 % 739 000 10,4 % 591 616 Lindesnes 460 250 710 9,9 % 696 000-0,6 % 700 000 9,9 % 551 574 Lyngdal 500 270 770 10,7 % 755 000-0,5 % 759 000 10,7 % 559 582 Mandal 550 400 950 13,2 % 931 000-0,6 % 937 000 13,2 % 1 056 1 100 Marnardal 380 150 530 7,4 % 519 000-0,8 % 523 000 7,4 % 421 439 Sirdal 400 100 500 6,9 % 490 000-0,6 % 493 000 6,9 % 490 510 Åseral 350 100 450 6,3 % 441 000-0,7 % 444 000 6,3 % 305 318 sum 4 820 2 380 7 200 100 % 7 057 000-0,6 % 7 100 000 100 % 6 230 6 490 Saksutredning: Vedlegg: Styresak 9/2014. Forslag til budsjett for 2015. I henhold til lov om interkommunale selskaper 18 og 20 skal representantskapet vedta budsjett for kommende kalenderår og en gang i året vedta selskapets økonomiplan. Økonomiplanen skal legges til grunn ved selskapets budsjettarbeid og øvrige planleggingsarbeid. Økonomiplanen skal omfatte de fire neste budsjettår og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i perioden. Forskrift om årsbudsjett for interkommunale selskaper 2 angir at representantskapet innen årets utgang skal fastsette bindende økonomiske rammer for selskapets drift for kommende kalenderår og at styret for selskapet fastsetter den nærmere fordeling av de økonomiske rammene. 1 11

Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS I henhold til selskapsavtalens 6 og 10 tilligger det representantskapets myndighet å vedta budsjett og økonomiplan, herunder å bestemme den nærmere fordeling av utgiftene på den enkelte kommune og virksomhet. Vedtatt budsjett/økonomiplan skal oversendes eierne innen 10. oktober før budsjettåret for innarbeidelse i deltakerkommunenes årsbudsjett. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS er etablert med det formål å utføre revisjon og ha tilsyn med deltakerkommunene i henhold til kommunelovens 60 og tilhørende forskrifter om revisjon og kontrollutvalg. Tilsvarende gjelder også kommunale foretak og interkommunale selskaper som deltakerkommunene er medeiere i. Selskapet kan også påta seg andre revisjonsoppdrag hvor eierkommunene har interesser i den utstrekning revisorlovgivningen gir adgang til dette. Jfr. selskapsavtalens 4. Alle selskapets oppdrag kan dermed knyttes til deltakerkommunenes interesser. For at selskapet skal klare å utføre oppdragene i henhold til krav i lover, forskrifter og revisjonsstandarder, må vi ha en viss minimumsbemanning. Årsoppgjørsperioden er den tiden som er mest kritisk ift om bemanningen er tilstrekkelig til å få gjennomført revisjonen. Sykefravær eller vakans i denne tiden fører til ekstra belastning på de øvrige ansatte ut over det som må forventes av overtid hos revisorene. På grunn av mindre oppdrag når overformynderiene går over til fylkesmannen, samt at vi ser at vi nå kan hente ut en effektivitetsgevinst, er det lagt opp til en lavere bemanning fra juni 2015. Når det gjelder forutsetninger og rammer for budsjettet vises til vedlagt styresak 09/2014. En forutsetter også samme aktivitetsnivå i årene framover som det en har lagt opp til i 2015, dvs. samme budsjettall er videreført. Økonomiplan i perioden 2015 2018: Regnskap Budsjett Forslag årsbudsjett Forslag til økonomiplan Endring 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2014-2015 Sum driftsinntekter -7 478-8 576-7 967-7 967-7 967-7 967-7,10 % Sum driftsutgifter 7 528 8 601 8 001 8 001 8 001 8 001-6,98 % Brutto driftsresultat 50 25 34 34 34 34 36,0 % Netto finansinntekter -74-50 -60-60 -60-60 20,0 % Netto driftsresultat -24-25 -26-26 -26-26 Netto avsetninger 24 25 26 26 26 26 Årets mer/mindreforbruk 0 0 0 0 0 0 Inkludert i sum driftsinntekter: Inntekt fra kommuner -6 230-7 100-7 057-7 057-7 057-7 057 Inntekt fra andre kunder -953-850 -850-850 -850-850 Utgiftsfordeling på kommunene: Inntekt fra kommunene er budsjettert med kr 7 057 000. Dette er samme nivå som 2014. I forslaget til utgiftsfordeling på kommunene har jeg brukt samme fordelingsnøkkel som ble brukt i 2014. 2 12

Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Utgangspunktet er å betjene alle eierkommunene ut fra deres behov for våre tjenester. Timefordelingen må derfor sees på som et utgangspunkt for antatt ressursbruk. Den endelige faktureringen og årsavregningen vil bli etter det timeforbruket som den enkelte kommune har hatt. Kommunene vil derfor sannsynligvis få avvik i sine revisjonsutgifter i forhold til det budsjetterte. Faktorer som kan påvirke den endelige regningen er tidsforbruket på regnskapsrevisjon, bruk av bistand, antall attestasjonsoppdrag, særskilte revisjonsprosjekter som kommer opp og som trenger rask behandling, samt eventuelle bemanningsproblemer i kommunerevisjonen. Modellen det er lagt opp til fordrer en viss fleksibilitet hos kommunene. Da vi har avgrensede budsjett- og personalrammer å forholde oss til, vil dette kunne innebære at kommuner ikke får det antallet timer som er oppsatt i fordelingen. Dette vil for det meste gjelde andre oppdrag. Jeg finner det også nødvendig å nevne at oppsettet nedenfor ikke representerer kommunerevisjonens kostnad per time brukt på kunder, men er en fordelingsnøkkel for å fordele budsjetterte utgifter per kommune basert på revisjonstimer planlagt brukt i den enkelte kommune. Styret foreslår at følgende utgiftsfordeling legges til grunn for 2015: Fordeling av andre budsjett antall oppdrag timer totalt %-fordeling budsjett 2015 fordeling av budsjett 2015 endring i budsjett fra i fordeling av fjor budsjett 2014 %-fordeling budsjett 2014 Regnskapsrevisjon Utgiftsfordeling 2013 Timer avregnet 2013 Audnedal 340 100 440 6,1 % 431 000-0,7 % 434 000 6,1 % 378 393 Farsund 520 360 880 12,2 % 863 000-0,6 % 868 000 12,2 % 693 722 Flekkefjord 500 300 800 11,1 % 784 000-0,6 % 789 000 11,1 % 783 816 Hægebostad 320 100 420 5,8 % 412 000-0,5 % 414 000 5,8 % 403 420 Kvinesdal 500 250 750 10,4 % 735 000-0,5 % 739 000 10,4 % 591 616 Lindesnes 460 250 710 9,9 % 696 000-0,6 % 700 000 9,9 % 551 574 Lyngdal 500 270 770 10,7 % 755 000-0,5 % 759 000 10,7 % 559 582 Mandal 550 400 950 13,2 % 931 000-0,6 % 937 000 13,2 % 1 056 1 100 Marnardal 380 150 530 7,4 % 519 000-0,8 % 523 000 7,4 % 421 439 Sirdal 400 100 500 6,9 % 490 000-0,6 % 493 000 6,9 % 490 510 Åseral 350 100 450 6,3 % 441 000-0,7 % 444 000 6,3 % 305 318 sum 4 820 2 380 7 200 100 % 7 057 000-0,6 % 7 100 000 100 % 6 230 6 490 Representantskapet anbefales å gjøre slikt vedtak: Det framlagte årsbudsjett for 2015 med utgiftsfordeling mellom kommunene, og økonomiplan for årene 2015 2018 vedtas Budsjettet er basert på følgende utgiftsfordeling mellom kommunene: 3 13

Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Fordeling av andre budsjett antall oppdrag timer totalt %-fordeling budsjett 2015 fordeling av budsjett 2015 endring i budsjett fra i fordeling av fjor budsjett 2014 %-fordeling budsjett 2014 Regnskapsrevisjon Utgiftsfordeling 2013 Timer avregnet 2013 Audnedal 340 100 440 6,1 % 431 000-0,7 % 434 000 6,1 % 378 393 Farsund 520 360 880 12,2 % 863 000-0,6 % 868 000 12,2 % 693 722 Flekkefjord 500 300 800 11,1 % 784 000-0,6 % 789 000 11,1 % 783 816 Hægebostad 320 100 420 5,8 % 412 000-0,5 % 414 000 5,8 % 403 420 Kvinesdal 500 250 750 10,4 % 735 000-0,5 % 739 000 10,4 % 591 616 Lindesnes 460 250 710 9,9 % 696 000-0,6 % 700 000 9,9 % 551 574 Lyngdal 500 270 770 10,7 % 755 000-0,5 % 759 000 10,7 % 559 582 Mandal 550 400 950 13,2 % 931 000-0,6 % 937 000 13,2 % 1 056 1 100 Marnardal 380 150 530 7,4 % 519 000-0,8 % 523 000 7,4 % 421 439 Sirdal 400 100 500 6,9 % 490 000-0,6 % 493 000 6,9 % 490 510 Åseral 350 100 450 6,3 % 441 000-0,7 % 444 000 6,3 % 305 318 sum 4 820 2 380 7 200 100 % 7 057 000-0,6 % 7 100 000 100 % 6 230 6 490 Flekkefjord, 24.09.14 Irene Loka ref 4 14

Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Sak nr: 09/2014 Styret Møtedato: 21.08.2014 Saksbeh.: Irene Loka Særutskrift Budsjett 2015. Økonomiplan 2015-2018 Styret gjorde følgende enstemmige vedtak (4 styremedlemmer til stede): Styret innstiller til representantskapet at det framlagte forslag til budsjett for 2015 og økonomiplan for årene 2015-2018 vedtas. Budsjettet er basert på følgende utgiftsfordeling mellom kommunene: Fordeling av andre budsjett antall oppdrag timer totalt %-fordeling budsjett 2015 fordeling av budsjett 2015 endring i budsjett fra i fordeling av fjor budsjett 2014 %-fordeling budsjett 2014 Regnskapsrevisjon Utgiftsfordeling 2013 Timer avregnet 2013 Audnedal 340 100 440 6,1 % 431 000-0,7 % 434 000 6,1 % 378 393 Farsund 520 360 880 12,2 % 863 000-0,6 % 868 000 12,2 % 693 722 Flekkefjord 500 300 800 11,1 % 784 000-0,6 % 789 000 11,1 % 783 816 Hægebostad 320 100 420 5,8 % 412 000-0,5 % 414 000 5,8 % 403 420 Kvinesdal 500 250 750 10,4 % 735 000-0,5 % 739 000 10,4 % 591 616 Lindesnes 460 250 710 9,9 % 696 000-0,6 % 700 000 9,9 % 551 574 Lyngdal 500 270 770 10,7 % 755 000-0,5 % 759 000 10,7 % 559 582 Mandal 550 400 950 13,2 % 931 000-0,6 % 937 000 13,2 % 1 056 1 100 Marnardal 380 150 530 7,4 % 519 000-0,8 % 523 000 7,4 % 421 439 Sirdal 400 100 500 6,9 % 490 000-0,6 % 493 000 6,9 % 490 510 Åseral 350 100 450 6,3 % 441 000-0,7 % 444 000 6,3 % 305 318 sum 4 820 2 380 7 200 100 % 7 057 000-0,6 % 7 100 000 100 % 6 230 6 490 Saksutredning: Vedlegg: Forslag til årsbudsjett for 2015. Rammer for budsjettet Budsjettet for kommende år er lagt opp etter noe lavere ramme enn for 2014. Det er per 31.12.14 8 fast ansatte personer, hvorav 2 stillinger er budsjettert med redusert arbeidstid i perioden utenom årsoppgjøret pga små barn. I tillegg er det budsjettert med en vikar i 5 måneder for å dekke opp årsoppgjøret. Samlet er det budsjettert med 8,15 årsverk. Fra juni er det budsjettert med 8 faste stillinger. Dette er en stilling mindre enn nåværende budsjett. Imidlertid er oppdragsmengden redusert da vi ikke lenger skal revidere overformynderiene. I tillegg begynner flere kommuner å få bedre dokumenterte regnskap/årsoppgjør, samt at vi har som målsetting å kunne ta ut ytterligere effektivisering på enkelte oppdrag. Videre antas 1 15

Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS bistandsbehovet å bli noe lavere. I tillegg vil vi fra 2015 ha våre to revisorer tilbake i full jobb igjen etter avviklet fødselspermisjon. Samtidig ser vi at våre ansatte er stabile (med unntak av fødselspermisjonene) og lojale til selskapet og at vår kontinuerlige fokus på intern effektivitet og kompetanseutvikling for den enkelte ansatte nå gir seg utslag i større effektivitet. Derfor har vi nå foreslått å redusere bemanningen. Når det gjelder fordeling av utgiftene på kommunene i budsjettet har jeg ikke foretatt noen endringer av timefordelingen mellom kommunene. Jeg vil forøvrig presisere at innbetalinger i budsjettåret blir avregnet mot den enkelte kommunes faktiske forbruk av timer og motregnet mot kravet som utsendes i andre termin. Nedenfor gjennomgås de forutsetningene som er lagt til grunn for årsbudsjettet 2015. Driftsutgifter driftsforutsetninger Lønnsutgifter Budsjett: kr 6 974 000 Lønnsoppgjøret for 2014 lokalt i selskapet er ikke gjennomført på tidspunktet for budsjettering. Derfor har jeg i budsjettet tatt utgangspunkt i forutsetningen som ligger i 2014- budsjettet. Lønnen for 2014 er budsjettert ut fra de forhold som i dag er kjent med hensyn til ansatte og stillingsstørrelser, herav tatt hensyn til to revisorer med redusert stilling pga barn. Jeg har lagt til et generelt tillegg på 4 % per 1.5.14 og tatt høyde for ansatte som har rett til tillegg (ansiennitet, lojalitet, kompetanse) som dermed påvirker lønnsveksten. I 2015 har jeg lagt inn en lønnsøkning fra 1.5. på 3,25 %. Dette gir en vekst i gjennomsnittslønn fra 2014 2015 på 2 %. SSB har i sine konjunkturtendenser per 5.6.14 antatt en vekst i gjennomsnittlig årslønn på 3,5 %. Posten for lønn til faste stillinger har en reduksjon på 4,2 % i forhold til budsjett for 2014. Denne reduksjonen er knyttet til lavere bemanning i 2015 og ingen særskilte nye tillegg som kommer til utbetaling fra 2015. Overtiden er budsjettert med kr 220 000. Dette er mer i tråd med utbetaling i 2014, men en økning fra 2013. Pensjonskostnaden er beregnet ut fra en sats på 18 %. Jeg har ikke noe budsjett fra KLP å støtte meg til, så jeg har derfor lagt inn kr 900 000 i budsjettet. Dette er et høyere beløp enn 2014, men signaler om økning av premie gjør at jeg har økt posten. Nivået på budsjettet er usikkert. Arbeidsgiveravgift er beregnet med 14,1 %. Samlet er lønnskostnadene, med de forutsetningene som er skissert over, budsjettert med en reduksjon på 8,3 % i forhold til budsjett for 2014. Andre driftsutgifter Budsjett: kr 1 027 000 Sum driftsutgifter er økt med 2,9 % fra budsjett for 2014. Det er foretatt visse justeringer av de enkelte postene. 2 16

Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Faste utgifter som ligger i posten er 2014 2015 Forsikring ansatte 29 000 20 000 Kontingenter NKRF (medlemskontingent og premie for kvalitetskontroll) KS - medlemskap 85 000 100 800 Lisenser Sticos (oppslag regnskap) Descartes (revisjonsprogram) 77 000 89 000 Current timeregistreringssystem (nytt 2013) Hjemmekontorløsning (IT-tilgang avd.kontor Lyngdal) Drifting IT Mandal kommune 100 000 115 000 Regnskapsføring Flekkefjord 30 000 35 000 Gjennomgang av inntektspostene: Inntekt fra kommuner Budsjett: kr 7 057 000 Inntektene fra kommunene er på samme nivå som i 2014. Jfr. nærmere forklaring nedenfor. Inntekt fra andre kunder Budsjett: kr 850 000 Inntektsanslaget er på samme nivå som i 2014. Inntekten vil avhenge av om det er særskilte forhold i noen av selskapene som påvirker tidsforbruket vårt. Det foreslås å øke timeprisen fra kr 720 til kr 735, en økning på 2,1 %. Finans overføringer Renteinntektene er budsjettert med kr 60 000, en økning på kr 10 000 fra i fjor. I tillegg er det lagt inn en overføring til investering på kr 26 000 for å dekke opp egenkapitalinnskudd til KLP. Utgiftsfordeling på kommunene Inntekt fra kommunene er budsjettert med kr 7 057 000. Dette er samme nivå som i 2014. I forslaget til utgiftsfordeling på kommunene har jeg brukt samme fordelingsnøkkel som ble brukt i 2014. Utgangspunktet er å betjene alle eierkommunene ut fra deres behov for våre tjenester. Timefordelingen må derfor sees på som et utgangspunkt for antatt ressursbruk. Den endelige faktureringen og årsavregningen vil bli etter det timeforbruket som den enkelte kommune har hatt. Kommunene vil derfor sannsynligvis få avvik i sine revisjonsutgifter i forhold til det budsjetterte. Faktorer som kan påvirke den endelige regningen er tidsforbruket på regnskapsrevisjon, bruk av bistand, antall attestasjonsoppdrag, særskilte revisjonsprosjekter som kommer opp og som trenger rask behandling, samt eventuelle bemanningsproblemer i 3 17

Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS kommunerevisjonen. Modellen det er lagt opp til fordrer en viss fleksibilitet hos kommunene. Da vi har avgrensede budsjett- og personalrammer å forholde oss til, vil dette kunne innebære at kommuner ikke får det antallet timer som er oppsatt i fordelingen. Dette vil for det meste gjelde andre oppdrag. Jeg finner det også nødvendig å nevne at oppsettet nedenfor ikke representerer kommunerevisjonens kostnad per time brukt på kunder, men er en fordelingsnøkkel for å fordele budsjetterte utgifter per kommune basert på revisjonstimer planlagt brukt i den enkelte kommune. Forslag til utgiftsfordeling i 2015: Fordeling av andre budsjett antall oppdrag timer totalt %-fordeling budsjett 2015 fordeling av budsjett 2015 endring i budsjett fra i fordeling av fjor budsjett 2014 %-fordeling budsjett 2014 Regnskapsrevisjon Utgiftsfordeling 2013 Timer avregnet 2013 Audnedal 340 100 440 6,1 % 431 000-0,7 % 434 000 6,1 % 378 393 Farsund 520 360 880 12,2 % 863 000-0,6 % 868 000 12,2 % 693 722 Flekkefjord 500 300 800 11,1 % 784 000-0,6 % 789 000 11,1 % 783 816 Hægebostad 320 100 420 5,8 % 412 000-0,5 % 414 000 5,8 % 403 420 Kvinesdal 500 250 750 10,4 % 735 000-0,5 % 739 000 10,4 % 591 616 Lindesnes 460 250 710 9,9 % 696 000-0,6 % 700 000 9,9 % 551 574 Lyngdal 500 270 770 10,7 % 755 000-0,5 % 759 000 10,7 % 559 582 Mandal 550 400 950 13,2 % 931 000-0,6 % 937 000 13,2 % 1 056 1 100 Marnardal 380 150 530 7,4 % 519 000-0,8 % 523 000 7,4 % 421 439 Sirdal 400 100 500 6,9 % 490 000-0,6 % 493 000 6,9 % 490 510 Åseral 350 100 450 6,3 % 441 000-0,7 % 444 000 6,3 % 305 318 sum 4 820 2 380 7 200 100 % 7 057 000-0,6 % 7 100 000 100 % 6 230 6 490 Økonomiplan En forutsetter samme aktivitetsnivå i årene framover som det en har lagt opp til i 2015, dvs med lavere bemanning ift tidligere år. Regnskap Budsjett Forslag årsbudsjett Forslag til økonomiplan Endring 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2014-2015 Sum driftsinntekter -7 478-8 576-7 967-7 967-7 967-7 967-7,10 % Sum driftsutgifter 7 528 8 601 8 001 8 001 8 001 8 001-6,98 % Brutto driftsresultat 50 25 34 34 34 34 36,0 % Netto finansinntekter -74-50 -60-60 -60-60 20,0 % Netto driftsresultat -24-25 -26-26 -26-26 Netto avsetninger 24 25 26 26 26 26 Årets mer/mindreforbruk 0 0 0 0 0 0 Inkludert i sum driftsinntekter: Inntekt fra kommuner -6 230-7 100-7 057-7 057-7 057-7 057 Inntekt fra andre kunder -953-850 -850-850 -850-850 Den videre budsjettprosess: I henhold til selskapsavtalens 6 og 10, jfr. lov om interkommunale selskaper 7, tilligger det representantskapets myndighet å vedta budsjett og økonomiplan, herunder å bestemme 4 18

Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS den nærmere fordeling av utgiftene på den enkelte kommune og virksomhet. Vedtatt budsjett/økonomiplan skal oversendes eierne innen 10. oktober før budsjettåret for å innarbeide dette i deltakerkommunenes årsbudsjett. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS er etablert med det formål å utføre revisjon og ha tilsyn med deltakerkommunene i henhold til kommunelovens 60 og tilhørende forskrifter om revisjon og kontrollutvalget. Tilsvarende gjelder også kommunale foretak og interkommunale selskaper som deltakerkommunene er medeiere i. Selskapet kan også påta seg andre revisjonsoppdrag hvor eierkommunene har interesser i den utstrekning revisorlovgivningen gir adgang til dette. Jfr. selskapsavtalens 4. Alle selskapets oppdrag kan dermed knyttes til deltakerkommunenes interesser. For at selskapet skal klare å utføre oppdragene i henhold til krav i lover, forskrifter og revisjonsstandarder, må vi ha en viss minimumsbemanning. Årsoppgjørsperioden er den tiden som er mest kritisk ift om bemanningen er tilstrekkelig til å få gjennomført revisjonen. Sykefravær eller vakans i denne tiden fører til ekstra belastning på de øvrige ansatte ut over det som må forventes av overtid hos revisorene. Vi vil i kommende årsoppgjør ha 9 ansatte disponible og mener at dette vil være tilfredsstillende bemanning for å få utført oppdragene. Ut fra dette vil jeg tilrå at styret gir følgende innstilling: Styret innstiller til representantskapet at det framlagte forslag til budsjett for 2015 og økonomiplan for årene 2015-2018 vedtas. Budsjettet er basert på følgende utgiftsfordeling mellom kommunene: Fordeling av andre budsjett antall oppdrag timer totalt %-fordeling budsjett 2015 fordeling av budsjett 2015 endring i budsjett fra i fordeling av fjor budsjett 2014 %-fordeling budsjett 2014 Regnskapsrevisjon Utgiftsfordeling 2013 Timer avregnet 2013 Audnedal 340 100 440 6,1 % 431 000-0,7 % 434 000 6,1 % 378 393 Farsund 520 360 880 12,2 % 863 000-0,6 % 868 000 12,2 % 693 722 Flekkefjord 500 300 800 11,1 % 784 000-0,6 % 789 000 11,1 % 783 816 Hægebostad 320 100 420 5,8 % 412 000-0,5 % 414 000 5,8 % 403 420 Kvinesdal 500 250 750 10,4 % 735 000-0,5 % 739 000 10,4 % 591 616 Lindesnes 460 250 710 9,9 % 696 000-0,6 % 700 000 9,9 % 551 574 Lyngdal 500 270 770 10,7 % 755 000-0,5 % 759 000 10,7 % 559 582 Mandal 550 400 950 13,2 % 931 000-0,6 % 937 000 13,2 % 1 056 1 100 Marnardal 380 150 530 7,4 % 519 000-0,8 % 523 000 7,4 % 421 439 Sirdal 400 100 500 6,9 % 490 000-0,6 % 493 000 6,9 % 490 510 Åseral 350 100 450 6,3 % 441 000-0,7 % 444 000 6,3 % 305 318 sum 4 820 2 380 7 200 100 % 7 057 000-0,6 % 7 100 000 100 % 6 230 6 490 Flekkefjord, 21.08.14 Irene Loka Revisjonssjef 5 19

Driftsinntekter: Forslag årsbudsjett Årsbudsjett Regnskap Endring 2015 2014 31.12.13 B2015-B2014 16200 Inntekt kommuner -7 057 000-7 100 000-6 230 000-0,61 % 16201 Honorar o.l. -10 000 16500 Inntekt fra andre -850 000-850 000-953 226 0,00 % 17100 Refusjon sykepenger -566 000-228 245 17290 MVA.komp drift -60 000-60 000-56 382 0,00 % 17701 Refusjon telefon ansatte -723 Sum Driftsinntekter -7 967 000-8 576 000-7 478 576-7,10 % Driftsutgifter: Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Forslag til årsbudsjett 2015 10100 Lønn faste stillinger 4 750 000 4 960 000 4 691 395-4,23 % 10200 Vikariater 605 000 151 629 10300 Ekstrahjelp 70 000 60 000 68 580 16,67 % 10400 Overtid 220 000 130 000 131 411 69,23 % 10500 Annen lønn 12 733 10501 Bilgodtgj. Skattepl./arb.g.avg 54 000 63 000 56 017-14,29 % 10800 Godtgjørelse styremedl. 100 000 100 000 94 000 0,00 % 10850 Tapt arbeidsfortjeneste 20 000 20 000 592 0,00 % 10900 Pensjon 900 000 900 000 639 944 0,00 % Premieavvik Pensjon -100 000-2 063 10990 Arbeidsgiveravgift 860 000 865 000 721 392-0,58 % 10995 Avsetn. Feriep. Arb.g.avg. 76 725 Sum Personalutgifter 6 974 000 7 603 000 6 642 355-8,27 % 11000 Trykking/papir/rekvisita m.v. 40 000 30 000 54 185 33,33 % 11001 Faglitteratur,håndbøker m.v. 30 000 30 000 26 763 0,00 % 11004 Andre kontorutgifter 5 000 5 000 750 0,00 % 11150 Møteutgifter, bevertning 15 000 15 000 12 142 0,00 % 11200 Velferdstiltak 17 000 17 000 15 969 0,00 % 11202 Andre varer og tjenester 5 000 10 000 4 142-50,00 % 11205 Regnskapsføring 35 000 32 000 30 454 9,38 % 11300 Telefon 8 000 3 000 8 367 166,67 % 11301 Tjenestetelefon (ansatte) 10 000 10 000 4 642 0,00 % 11302 Porto 3 000 7 000 2 900-57,14 % 11400 Annonser 20 000 20 000 47 021 0,00 % 11500 Kurs/opplæring 155 000 155 000 102 199 0,00 % 11600 Reiseutg. Oppg.pl. 170 000 170 000 155 044 0,00 % 11650 Andre oppgavepl. Godtgj. 20 000 20 000 22 169 0,00 % 11700 Reiseutgifter, ikke oppg.pl. 55 000 55 000 42 859 0,00 % 11850 Forsikring 20 000 30 000 22 996-33,33 % 11950 Kontingenter 100 000 85 000 88 569 17,65 % 11951 It-lisenser 89 000 80 000 55 086 11,25 % 12000 Inventar og utstyr 10 000 10 000 1 341 0,00 % 12001 IT-utstyr 20 000 30 000 213-33,33 % 12005 It-programvare 10 000 10 000 22 500 0,00 % 12400 Driftsavtale IT 115 000 100 000 94 808 15,00 % 12705 Konsulenttjenester 12706 Revisjon 15 000 14 000 14 250 7,14 % 13700 Kjøp fra private 358 20

Forslag årsbudsjett Årsbudsjett Regnskap Endring 2015 2014 31.12.13 B2015-B2014 14290 MVA. pl. anskaffelser 60 000 60 000 56 382 0,00 % Sum Andre driftsutgifter 1 027 000 998 000 886 109 2,91 % Avskrivninger Sum driftsutgifter 8 001 000 8 601 000 7 528 464-6,98 % Brutto driftsresultat 34 000 25 000 49 888 36,00 % 15000 Netto renteutgifter 19000 Netto renteinntekter -60 000-50 000-74 192 20,00 % 19900 Motpost avskrivninger Netto driftsresultat -26 000-25 000-24 304 19300 Bruk av tidligere mindreforbruk -326 981 19400 Bruk av disposisjonsfond 15400 Avsetning til disposisjonsfond 326 981 15700 Overført til inv. 26 000 25 000 24 236 Regnskapsmessig mer/-mindreforbruk 0 0-68 21

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 AGDER SEKRETARIAT - styret MØTEBOK Dato: Onsdag 3. september 2014 kl. 13.00-14.00 Sted: Sekretariatets kontor i Kvinesdal Tilstede: Malin Stokkeland, nestleder Ebba Farre Roksvold Harald Lande Bjarne Johansen hadde forfall Andre: Kjell Ivar Hommen, daglig leder Det var ingen merknader til innkalling og saksliste. Saksliste Sak 05/14 BUDSJETT FOR 2015 Eventuelt UNDERSKRIFTER: Malin Stokkeland Ebba Farre Roksvold Harald Lande Utskrift sendes: Styrets medlemmer samt kontrollutvalgsleder, ordfører og rådmann i deltakerkommunene. Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 38 35 14 09 Mobiltelefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 38 35 52 77 Mobiltelefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no 22

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Møtebok 3. september 2014 Agder Sekretariat Sak 05/14 BUDSJETT FOR 2015 Styret gjorde slikt enstemmig vedtak: Det fremlagte forslag til budsjett for 2015 vedtas. Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen Sak 05/14 BUDSJETT FOR 2015 Generelt: I vedtektene for Agder Sekretariat, 10, har styret ansvar for å gjøre vedtak om årsbudsjett. Årsbudsjettet skal settes opp slik at det gir et realistisk bilde av virksomheten og det forventede økonomiske resultatet av driften. Årsbudsjettet skal fremmes for den enkelte kommune, slik at forslaget følger innstilling om årsbudsjett og økonomiplan til kommunestyret, jfr. forskrift for kontrollutvalg 18. Iflg. 3 i vedtektene skal sekretariatet drives i balanse, slik at inntekter fra kommunene dekker kostnadene. 2015 er det 11. driftsåret i Agder Sekretariat. Tilskuddet fra den enkelte eierkommune har hatt følgende utvikling: 2005: kr 75.000 2006: kr 75.000 2007: kr 75.000 2008: kr 75.000 2009: kr 80.000 2010: kr 95.000 2011: kr 99.000 2012: kr 104.000 2013: kr 109.000 2014: kr 114.000 (budsjett) 2015: kr 117.000 (budsjett) Eierkommunene innbetalte totalt kr 640.000 (kr 40.000 pr. kommune) som kapitaltilskudd ved etablering av selskapet ( 5 i vedtektene). Pr. 31.12.2013 hadde selskapet en egenkapital på kr 560.527. Kommentarer: For 2015 budsjetteres det med en lønnsvekst med 4,0 % fra 1.5.2015. Pensjonskostnadene er beregnet med samme satser som i 2014-budsjettet. Andre driftsutgifter budsjetteres med en økning med kr 6.000, eller 3,3%. Totalbudsjettet øker med ca. 2,6% i forhold til budsjett for 2014. 2 23

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Forslag til budsjett for driftsåret 2015 (i hele 1000 kr) Budsjettforslag Budsjett Regnskap Driftsinntekter: 2015 2014 2013 Tilskudd fra eierkommunene 1 872 1 824 1 774 Øvrige inntekter 0 Sum driftsinntekter 1 872 1 824 1 774 Driftsutgifter: Personalutgifter 1 713 1 671 1 599 Andre driftsutgifter 184 178 189 Sum driftsutgifter 1 897 1 849 1 788_ Brutto driftsresultat - 25-25 - 44_ Finansinntekter 25 25 27 Netto driftsresultat 0 0 + 18 Bruk av disposisjonsfond 0 0 35 Eventuelt 3 24