Vedlegg 1-Kravspesifikasjon Institusjonsmøbler
Innholdsfortegnelse 1 Beskrivelse... 3 2 Minimumskrav... 3 2.1 Krav til tilbudet/innhold... 3 2.2 Tekniske spesifikasjoner... 3 2.3 Generelle spesifikasjoner... 4 2.4 Krav service... 5 2.5 Krav universell utforming... 6 2.6 Krav - Rent bygg... 6 3 Etterlevelse av sikkerhetsforskrifter og direktiver i Norge og EU... 7
1 BESKRIVELSE Harstad kommune innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med kjøp av institusjonsmøbler til kommunens enheter. I dette inngår møblement til spiserom, oppholdsrom og beboerrom, herunder sittegrupper, spisebord, hvilestoler, skap for oppbevaring m.m. Ved større og/eller komplekse oppdrag vil kommunen ha rett til å gjennomføre egen konkurranse om oppdraget uavhengig av denne avtalen. I punkt 2 og i prislisten/tilbudsskjema er det stilt krav til tilbudte produkter. Tilbydere som ikke er gitt en tilfredsstillende beskrivelse /dokumentasjon i samsvar med kravene vurderes iht. avvisningsreglene i forskrift og offentlige anskaffelser. 2 MINIMUMSKRAV 2.1 Krav til tilbudet/innhold Oppdragsgiver har valgt å spesifisere et utvalg produkter der det bes om pris, se prisspesifikasjon vedlegg 2. Prislisten er direkte knyttet til et nytt sykehjem som var åpnet i Harstad i 2014. Produkt og antall listet i prislisten er et estimat og vil ikke være gjeldende for faktisk uttak. Oppdragsgiver anser at produktene i prislisten er representativt for framtidige bestillinger til institusjoner i Harstad kommune. 2.2 Tekniske spesifikasjoner - Tilbudte møbler må leve opp til møbelfaktas krav for offentlig bruk. - Alle produkter som tilbys skal oppfylle de til enhver tid gjeldende krav til areal, høyde, bredde, lengde, stillbarhet, sikkerhet, styrke, overflate, bestandighet, stabilitet, brannsikkerhet mm i de internasjonale standardene (ISO og EN) for møbler. Standardene med enkelte kravverdier finnes på Møbelfaktas nettside. - Tilbudte produkter skal ikke inneholde tropisk trevirke eller produkter fra truede dyre- og plantearter. - Der hvor trevirke utgjør mer enn 10 vektprosent av produktet skal minst 50 % av trevirke komme fra bærekraftig drevet skogbruk. 3
- Stoffer som benyttes skal ikke klassifiseres som kreftfremkallende i kategoriene arvestoffskadelige i kategoriene Mut1 eller Mut2, ihht. forskrift om klassifisering, merking mv. av farlige kjemikalier, (FOR- 2002-07-16-1139). - Det skal ikke forekomme flammehemmere i de anskaffede møblene, bortsett fra der dette er helt nødvendig ut fra krav til brannsikkerhet. Det skal i slike tilfeller benyttes fosfor- og/eller nitrogenbaserte organiske forbindelser, eller andre flammehemmere med tilsvarende eller bedre helse- og miljømessige egenskaper, eller velge flammeresistente tekstiler. Halogenerte flammehemmere skal ikke under noen omstendighet benyttes. 2.3 Generelle spesifikasjoner - Møblene må være renholdsvennlige og stoff må kunne rengjøres. Møblene må ikke ha utpregede støvsamlingspunkter. - Møblene må ha en utforming med god ergonomi som ivaretar alle som bruker produktet (beboere, personale, renholder osv.) - Tilbudte produkter må være beregnet på de brukergrupper som skal benytte disse. - Møblene skal være tidløse og fleksible, dette bl.a. for å ivareta de ulike trendene innenfor møblering. - Alle stoler/sofaer skal ha urinduk/inkontinenstrekk. Setetrekkene må være vaskbare og skal kunne tas av uten bruk av hjelpemidler som skrujern, unbrakonøkler etc, og disse skal være lett og sette på igjen. - Møblene skal være laget av formstøpt skum. - Kvaliteten på stoffet: Tekstiler som tilbys skal minimum ha slitestyrke på minst 50 000 Martindale. - Kladder(urinduk) i samme stoff som og farger som alle stoler med stofftrekk må kunne leveres til stolene i avdelingene/dagsenteret. 4
2.4 Krav service - Leverandør skal vederlagsfritt komme på befaringer og utarbeide forslag til målsatte 2D/3D tegninger/skisser dersom oppdragsgiver ber om det. - Før endelig bestilling skal det så fremt det er mulig i forhold til ferdigstillelse alltid foretas befaring på stedet for kontroll av rom mot møbleringsplan, evt. med å ta nødvendige kontrollmål. - Så snart bestilling er mottatt skal tilbyder gi tilbakemelding til kontaktperson for leveransen om når møblene vil bli levert og avtale prosedyre for leveransen. - Ved forsinkelser i forhold til avtalt leveringstid skal Tilbyder varsle kontaktperson for leveransen så snart forsinkelsen er kjent. - Møblene skal være ferdig montert og plassert på angitt rom i henhold til møbleringsplanen eller bestillers anvisning. Emballasjen skal fjernes av tilbyder og leveransen skal for øvrig gjennomføres i henhold til prinsippene om rent bygg, pkt.2.6. Det et viktig at en ansvarlig person fra tilbyder er til stede når leveransen finner sted for å ivareta at dette skjer i henhold til avtale. Ved endringer i forhold til avtalt levering skal oppgitt kontaktperson hos oppdragsgiver varsles. - I de tilfeller hvor leveransen skjer tidligere enn avtalt og dette skyldes forhold knyttet til Tilbyder er Tilbyder ansvarlig og kostnadsbærende for mellomlagringen. - Ved større leveranser skal Tilbyder v/selger sammen med oppdragsgiver gjennomføre ferdigbefaring som kan kombineres med fakturakontroll. - Ved reklamasjoner fra bestiller eller enheten skal det foretas en befaring med representant fra oppdragsgiver og tilbyder. Ved denne befaringen skal det avklares om dette er produksjonssvakheter/transportskader (tilbyders ansvar) eller skadeverk (bestillers ansvar). - Oppdragsgiver vil bistå/samarbeide med tilbyder ved produktvikling innenfor området i avtaleperioden. - Tilbyder forplikter seg til å presentere underleverandører, produktnyheter med mer i avtaleperioden for oppdragsgiver. - Ved skifte av nøkkelperson hos leverandør skal dette varsles/godkjennes av oppdragsgiver i forkant. 5
2.5 Krav universell utforming Universell utforming betyr at produkter, byggverk og uteområder skal utformes slik at de kan brukes av alle mennesker, i så stor utstrekning som mulig. Det legges vekt på innkjøp av møbler med god funksjonalitet som ivaretar mennesker av alle aldersgrupper og med ulike ferdigheter, kapasitet eller følsomhet i forhold til bevegelse, syn, hørsel, forståelse og miljø(astma/allergi). Ved å ta hensyn til disse brukergruppers behov vil dette gi økt brukervennlighet for alle; universell utforming 2.6 Krav - Rent bygg Ved leveranse av inventar og utstyr stiller HK krav til renhet både på det leverte materiell og renhet i arealene som blir berørt av leveransen. Leveranse/montasje skal være koordinert med mottaker, og inventar/utstyr pakkes ut, monteres og rengjøres før det fraktes inn i bygningen. Dette kan skje for eksempel under tak i uværsskur, inne i kassebil og lignende. Etter avtale med byggherre kan det gies mulighet for bruk av et areal i bygningen for inntransport, avemballering og montering. All emballasje skal så snart som mulig fraktes bort av leverandøren. Det må i hvert enkelt tilfelle vurderes om inventaret/utstyret har behov for lufting/avdunsting i egnet arealer før det settes på plass. A. Leveranse til nybygg / rehabilitering/ ombygging der entreprenøren er pålagt å arbeide ihht Rent-Tørt-Bygg-håndboka fra RIF, ISBN 82-91510-56-3. Leveranse av inventar/utstyr skjer i forb. med byggesak der entreprenøren er pålagt gjennomføring ihht. Rent-Tørt-Bygg.håndboka fra RIF, med angitte målbare krav til renhet i bygningen. Inventar/utstyrsleverandøren er pålagt å følge de samme retningslinjer mht. renhold, og kan bl.a. ikke foreta boring i vegg / saging osv. uten avsug eller lokal innplasting, samt tildekking av eksisterende inventar og ventilasjonsanlegg. Derpå rydding og renhold etter eget arbeide ihht. retningslinjene i Rent-Tørt-Bygg håndboka. Alle støvsugere /avsug skal ha Hepa-filter. Dette gjelder også for evt. reklamasjonsarbeider. Ved manglende oppfølging vil rydding og renhold bli utført for leverandørens regning. B. Leveranse til areal i vanlig drift der andre personer går ut og inn og vanlig renhold utføres av kommunens ansatte/innleid personale: 6
Leveranse av inventar/utstyr skal ikke tilføre bygningen skitt utover det som den vanlige driften i bygningen genererer. All boring, saging osv. skal foregå slik at eksisterende inventar ikke smusses ned f. eks. ved bruk av lokal tildekking/innplasting eller avsug. Det skal ryddes / rengjøres etter arbeidene. Dette gjelder også evt. reklamasjonsarbeider. Ved manglende oppfølging vil rydding og renhold bli utført for leverandørens regning. 3 ETTERLEVELSE AV SIKKERHETSFORSKRIFTER OG DIREKTIVER I NORGE OG EU Oppdragsgiver skal kun få levert produkter som tilfredsstiller helse, miljøog sikkerhetskrav i henhold til norske lover og forskrifter og som ikke kan medføre risiko for skade på brukere eller miljøet. 7