Dok. nr.: 101117 Navn på vedlegg: Veileder for endringshåndtering - NS 8405 Ver.: 1.0 Godkjent dato: 03.02.2012 Vedlegg for: Prosedyre: Endringshåndtering i entreprisekontrakter Dokumentnr.: 101104 Generelt En forutsetning for at endringene skal håndteres i tråd med prosedyrens fremgangsmåte og vedlegg er at det i kontrakten er avtalt at endringsbestemmelsene i denne prosedyren gjelder. Reglene inntas som del av Bok 0 eller tilsvarende. I Undervisningsbygg skilles det mellom fire forskjellige endringssituasjoner: 1. Regulære endringer (ønskede endringer fra byggherren) 2. Irregulære endringer (byggherren krever noe som en mener er en endring) 3. Svikt ved byggherrens medvirkning (hvis byggherrens leveranser eller medvirkning er forsinket eller mangelfulle) 4. Entreprenørens forslag til endringer (ønskede endringer fra en) De ulike endringssituasjonene er beskrevet under med tilhørende flytskjema for å illustrere gangen i endringshåndteringen. Flytskjemaene angir hvilke type skjema som skal benyttes i de ulike endringssituasjoner. Hvordan skjemaene praktisk skal anvendes er beskrevet tilslutt i dette kapittelet. Undervisningsbygg benytter standardiserte skjema for endringshåndtering: Byggherrens endringsordre og godkjennelse av krav (EO) Byggherrens prisforespørsel (PF) Byggherrens svar på ens varsel/krav (BS) 1. Brevmal velg underskrifter benyttes Entreprenørens varsel (VE) Entreprenørens spesifiserte krav (SK) Entreprenørens endringsanmodning (EA) ene er tilpasset kontraktsstandarden og henviser til kontraktsbestemmelsene. Det må derfor benyttes riktig skjema til riktig kontrakt.
1. Regulære endringer Når det oppstår endringer/tillegg som byggherren ønsker utført, og som er en endring eller et tillegg til kontrakten med en, vil en følge det løpet som er vist i Figur 1 Flytskjema for regulære endringer, nedenfor. Entreprenør Varsel om konsekvenser pkt. 24.4, 25.3 Spesifisert krav Spesifisert og begrunnet krav pkt. 24.6, 25.4 Byggherre pkt. 22.3 pkt. 24.7, 25.5 Svar på spesifisert krav Figur 1 Flytskjema for regulære endringer 1.1. Prisforespørsel Prisforespørsel (PF) innhentes fra en ved behov. I forbindelse med endringer/tillegg som byggherren vurderer om skal komme til utførelse, utarbeider byggherren en prisforespørsel ved bruk av skjemaet prisforespørsel. Prisforespørselen oversendes Entreprenør for utarbeidelse av pristilbud. Pristilbud oversendes innen angitt frist til Byggherren for behandling. Det presiseres at en prisforespørsel aldri innebærer en bestilling av en endring. Dersom byggherren beslutter å gjennomføre endringen, utstedes det en på basis av pristilbudet fra. Prisforespørsel opprettes som brev (U) i WebSak på endringsordresaken. Mal for prisforespørsel benyttes. Prisforespørselen sendes til en. WebSak benyttes E-post -knappen. Det er viktig at journalstatus lagres i E etter at e-posten er sendt. Tidspunkt for når e-posten er opprettet fremgår i merknader i WebSak. Entreprenørens svar på denne prisforespørselen sendes til byggeleder som påtegner sin innstilling. Dette dokumentet arkiveres så i WebSak på endringsordresaken. 1.2. Internt notat med vurdering av endringens omfang/størrelse Dersom den økonomiske konsekvensen for endringen ikke er kjent/avklart, skrives et internt notat (X) som synliggjør vurderingen som ligger til grunn for den antatte kostnaden til endringen. Det er ikke nødvendig å legge til mottaker på notatet. Dersom seksjonsleder eller avdelingsdirektør skal komme med sin uttalelse/innstilling til endringsordren før den godkjennes sendes endringsordren til uttalelse i WebSak til alle disse ved bruk av Ny melding -knappen. Det er viktig at korrekt mottakerinformasjon er lagt inn i WebSak før dokumentet godkjennes og skrivebeskyttes. Side 2 av 10
1.3. n opprettes som brev (U) i WebSak på endringsordresaken. Mal for endringsorde benyttes. Eventuell mottatt pris fra en vedlegges ved å benytte vedlegg og hent funksjonen i WebSak. Utfylling av endringsordren n består av fem poster. Først angis i punkt 1 n/godkjennelsen gjelder om dette gjelder utstedelse av en endringsordre eller godkjennelse av krav fra totalen. Dette gjøres ved å sette kryss. Under punkt 2 Endring i utførelse angis en beskrivelse av hvilke arbeider endringen omfatter. I punkt 3 Rett til fristforlengelse oppgis enten at dette ikke har fremdriftskonsekvens, eller antall dager (eller annen tallfesting av fristforlengelsen). Under punkt 4. Rett til vederlagsjustering oppgis enten at dette ikke har noen priskonsekvens, eller hvilken avregningsmetode som benyttes, samt samlet pris. Dette kan være: Kontraktens enhetspriser. (se vedlegg) Kontraktens justerte enhetspriser. (se vedlegg) Ny fastpris (se vedlegg) Regningsarbeid Økte utgifter til kapitalytelser, rigging, drift mv, jf 25.3 a) Økte utgifter pga nedsatt produktivitet mv. jf 25.3 b) Tallfestet beløp: kr. Ikke avklart størrelsen, byggherren avventer ens spesifikasjon Hvorvidt vederlaget inkluderer kostnader til rigg og drift eller ikke I punkt 5. Representant for Undervisningsbygg skal navnet på prosjektleder og den som godkjenner i WebSak. Godkjenning Godkjenningen innhentes ved at endringsordren sendes på godkjenning i WebSak til den med fullmakt i henhold til fullmaktsmatrisen ved bruk av Ny melding -knappen. Dokumentasjon på at endringsordren er godkjent internt i Undervisningsbygg fremgår da i WebSak. n sendes til en. I WebSak benyttes E-post -knappen. Det er viktig at journalstatus lagres i E etter at e-posten er sendt. Tidspunkt for når e-posten er opprettet fremgår i merknader i WebSak. n har status som bestilling. Faktura fra en skal derfor inneholde kopi av endringsordredokumentet eller en henvisning til det unike nummeret endringsorden er tildelt av Undervisningsbygg. 1.4. Dersom en vil kreve fristforlengelse som følge av endringsordren, skal han varsle byggherren ved hjelp av skjemaet varsel fra. Det samme gjelder dersom en mener endringsordren medfører økte utgifter til kapitalytelser, rigging og/eller drift. Hvis endringen medfører økonomiske eller tidsmessige konsekvenser for en som ikke er kjent/avklart på tidspunkt for utstedelse av endringsordren eller ens varsel, utsteder en i ettertid et spesifisert krav, over hva han mener å ha krav på. Byggeherrens svar på det spesifiserte kravet håndteres som angitt i punkt 2. Side 3 av 10
2. Spesifiserte krav Når konsekvensene er kjent skal Entreprenøren spesifisere disse ved bruk av skjemaet spesifisert krav. Entreprenør Varsel om konsekvenser pkt. 24.4, 25.3 Spesifisert krav Spesifisert og begrunnet krav pkt. 24.6, 25.4 Byggherre pkt. 22.3 pkt. 24.7, 25.5 Svar på spesifisert krav Figur 2 Flytskjema for spesifiserte krav 2.1. Entreprenørens spesifiserte krav Kompensasjonen for endringen skal omfatte alle kostnader. Eventuelt krav om fristforlengelse skal også spesifiseres med hvor mange dager de aktuelle fristene kreves utsatt. Byggherren skal deretter svare på det spesifiserte kravet med enten et avslag (punkt 2.2) eller endringsordre (punkt 2.3). 2.2. Byggherrens svar på ens spesifiserte krav Dersom ens spesifiserte krav skal avvises opprettes et svarbrev (U) med begrunnet avslag. 1. Brevmal velg underskrifter benyttes. Dokumentasjon på at brevet er godkjent internt i Undervisningsbygg fremgår i WebSak. Brevet sendes til en. I WebSak benyttes E-post -knappen. Det er viktig at journalstatus lagres i E etter at e-posten er sendt. Tidspunkt for når e-posten er opprettet fremgår i merknader i WebSak. 2.3. Dersom ens spesifiserte krav godtas følges fremgangsmåten under punkt 1.2 Internt notat med vurdering av endringens omfang/størrelse, 1.3 og 1.4. Side 4 av 10
3. Irregulære endringer Spesifisert krav Varsel om grunnlag pkt. 23.2 Varsel om konsekvenser pkt. 24.4, 25.3 Spesifisert og begrunnet krav pkt. 24.6, 25.4 Entreprenør Byggherre pkt. 23.3 pkt. 23.3 pkt. 24.7, 25.5 Svar på varsel Svar på spesifisert krav Figur 3 Flytskjema for irregulære endringer 3.1. Entreprenørens varsel om grunnlaget for at det foreligger en endring Når en oppdager ting som en mener er en endring i forhold til kontrakt, skal Byggherren varsles ved bruk av skjemaet. Eksempler på dette er: 1. Tilleggsarbeid: Byggherren krever i form av tegninger, spesifikasjoner, pålegg eller på annen måte at en utfører et arbeid som en mener ikke er en del av hans plikter etter kontrakten. 2. Byggherren krever at en arbeider etter en annen fremdrift enn han plikter etter kontrakten. Byggherren svarer på varselet med avslag (se punkt 3.2) eller utsteder en endringsordre (se punkt 3.3). 3.2. Byggherrens svar Dersom ens varsel skal avvises opprettes et svarbrev (U) med avslag og begrunnelse for avslaget. 1. Brevmal velg underskrifter benyttes. Dokumentasjon på at brevet er godkjent internt i Undervisningsbygg fremgår i WebSak. Brevet sendes til en. I WebSak benyttes E-post -knappen. Det er viktig at journalstatus lagres i E etter at e-posten er sendt. Tidspunkt for når e-posten er opprettet fremgår i merknader i WebSak. 3.3. Dersom ens varsel godtas følges fremgangsmåten under punkt 1.2 Internt notat med vurdering av endringens omfang/størrelse og 1.3. 3.4. Eventuelt ens varsel om konsekvenser Entreprenøren varsler deretter om mulige konsekvenser. Se punkt 1.4. 3.5. Entreprenørens spesifiserte krav Dette etterfølges av et spesifisert krav når konsekvensene er kjent, byggherren besvarer dette som angitt i 2 Spesifiserte krav. Side 5 av 10
4. Svikt ved byggherrens medvirkning Spesifisert krav Varsel om grunnlag pkt. 21.1 Varsel om konsekvenser pkt. 24.4, 25.3 Spesifisert og begrunnet krav pkt. 24.6, 25.4 Entreprenør Byggherre og/eller pkt. 21.2 pkt. 23.3 pkt. 24.7, 25.5 Svar på varsel Svar på spesifisert krav Figur 4 Flytskjema for svikt ved byggherrens medvirkning 4.1. Entreprenørens varsel om grunnlaget for at det foreligger svikt ved byggherrens medvirkning Svikt ved Byggherrens medvirkning skal varsles på skjemaet. Entreprenøren skal angi så presist som mulig det forhold som er i strid med kontraktsforutsetningene. Entreprenøren skal angi sin vurdering av forbyggende og begrensende tiltak og fastsette en frist for korrigerende tiltak. Byggherren besvarer varselet og gir beskjed om hvordan en skal forholde seg (se punkt 4.2). Er det nødvendige tiltak som innebærer en endring, utsteder byggherren en endringsordre (se punkt 4.3). 4.2. Byggherrens svar Dersom ens varsel skal avvises opprettes et svarbrev (U) med avslag og begrunnelse for avslaget. 1. Brevmal velg underskrifter benyttes. Dokumentasjon på at brevet er godkjent internt i Undervisningsbygg fremgår i WebSak. Brevet sendes til en. I WebSak benyttes E-post -knappen. Det er viktig at journalstatus lagres i E etter at e-posten er sendt. Tidspunkt for når e-posten er opprettet fremgår i merknader i WebSak. 4.3. Dersom ens varsel godtas følges fremgangsmåten under punkt 1.2 Internt notat med vurdering av endringens omfang/størrelse og 1.3. 4.4. Eventuelt ens varsel om konsekvenser Entreprenøren varsler deretter om mulige konsekvenser. Se punkt 1.4. 4.5. Entreprenørens spesifiserte krav Dette etterfølges av et spesifisert krav når konsekvensene er kjent, byggherren besvarer dette som angitt i 2 Spesifiserte krav. Side 6 av 10
5. Entreprenørens forslag til endringer Endringsanmodning Spesifisert krav Anmodning Bok 0 Varsel om konsekvenser pkt. 24.4, 25.3 Spesifisert og begrunnet krav pkt. 24.6, 25.4 Entreprenør Byggherre eller Byggerrens avvisning Bok 0 pkt. 22.3 pkt. 24.7, 25.5 Svar på endringsanmodning Svar på spesifisert krav Figur 5 Flytskjema for ens forslag til endringer 5.1. Entreprenørens forslag til endringer (endringsanmodning) Når en ønsker å foreslå en alternativ løsning til kontrakten, skal Byggherren varsles ved bruk av skjemaet Endringsanmodning. Entreprenøren skal i sin anmodning beskrive enhver konsekvens for økonomi, kvalitet og HMS som den alternative løsning vil føre til. Dersom Byggherren ikke ønsker den alternative løsningen som oppgitt i endringsanmodningen kan dette besvares med et brev som opplyser om dette (se punkt 5.2). Det foreligger ingen svarplikt for byggherren. Hvis Byggherren ønsker den alternative løsningen, besvares endringsforespørselen med en endringsordre (se punkt 5.3). 5.2. Byggherrens svar Dersom ens prisforespørsel ikke skal bestilles opprettes et svarbrev (U) med informasjon om dette til en. 1. Brevmal velg underskrifter benyttes. Dokumentasjon på at brevet er godkjent internt i Undervisningsbygg fremgår i WebSak. Brevet sendes til en. I WebSak benyttes E-post -knappen. Det er viktig at journalstatus lagres i E etter at e-posten er sendt. Tidspunkt for når e-posten er opprettet fremgår i merknader i WebSak. 5.3. Dersom ens varsel godtas følges fremgangsmåten under punkt 1.2 Internt notat med vurdering av endringens omfang/størrelse og 1.3. 6. Regningsarbeid Entreprenøren skal, før regningsarbeider igangsettes, varsle byggherren iht. NS 8405 punkt 25.8.1 dersom han mener at vederlagsjusteringen skal skje etter bestemmelsene om regningsarbeid etter NS 8405 punkt 31. Side 7 av 10
6.1. Byggherrens svar Dersom ens varsel om at arbeidene skal føres som regningsarbeider skal avvises, opprettes et svarbrev (U) med avslag og begrunnelse for avslaget. 1. Brevmal velg underskrifter benyttes. Dokumentasjon på at brevet er godkjent internt i Undervisningsbygg fremgår i WebSak. Brevet sendes til en. I WebSak benyttes E-post -knappen. Det er viktig at journalstatus lagres i E etter at e-posten er sendt. Tidspunkt for når e-posten er opprettet fremgår i merknader i WebSak. 6.2. Dersom ens varsel godtas, følges fremgangsmåten under punkt 1.2 Internt notat med vurdering av endringens omfang/størrelse og 1.3. I disse situasjonene er det ikke relevant for en å oversende spesifiserte krav. Byggherren kan i henhold til punkt 31.2 kreve at en utarbeider et kostnadsoverslag. 6.3. Fakturering av regningsarbeidene Når arbeidet er ferdig utført, oversender en en sluttoppstilling for endringsarbeidet. til endringsordren skal påføres alle underlag. Regningsarbeid skal dokumenteres i henhold til NS 8405 punkt 31. I noen tilfeller kan det være aktuelt med daglig eller ukentlig dokumentasjon som byggeleder vurderer og attesterer dersom han finner at dette er korrekt. Slik attestasjon binder byggherren med tanke på at arbeidet er kommet til utførelse. 7. Utfylling av skjemaer er skal generelt: 1. Være spesifisert i samsvar med kapittel-/postnummerering i kontraktens beskrivende mengdefortegnelse. 2. Dersom det benyttes vedlegg til en eller flere poster skal antall sider i vedlegget oppgis i skjemaet og alle sider i vedlegget merkes med angivelse av hvilken post nr. de tilhører. 3. Nummereres fortløpende. I WebSak oppgis kodestrengen i tittellinje 2 på journalposten. Kodestreng bør angi: Kxxx-DD-001 hvor Kxxx angir kontraktsnummer, DD dokumenttype og 001 er løpenummeret. Koder for dokumenttyper: PF = Prisforespørsel VE = SK = Spesifisert Krav EO = EA = Endringsanmodning BS = Brev med byggherrens svar på ens varsel/krav Eks. Undervisningsbygg oversender en prisforespørsel til med kontrakt K901. Forespørselen får da følgende kode: K901-PF-001 (Kontrakt K901 Prisforespørsel nr. 1). 8. Oversikt over endringssaker (Loggføring) Prosjektleder skal sørge for at det føres logg over alle skjemaer byggherren mottar, med status for hver sak. Det benyttes eget excel-ark med mal for Endringslogg eller tilsvarende. Side 8 av 10
9. Arkivering Endringshåndteringen skal dokumenteres i Undervisningsbyggs arkiv ved at dokumentene produseres, ekspederes og journalføres fortløpende i arkivverktøyet. Side 9 av 10
Versjonshistorikk Ver. Endret dato Bakgrunn for revisjon Utarbeidet av Faglig godkjent Systemgodkjent 1.0 19.12.2011 Ny veileder TOBR ÅSNO TELI Side 10 av 10