RFI Løsning for forvaltning av kodeverk og terminologier

RFI Løsning for forvaltning av kodeverk og terminologier 1 Generell informasjon 1.1 Om ble etablert 1. januar 2016, og er et fagorgan innen e-helseområdet for helse- og omsorgssektoren. Direktoratet skal bidra til felles innsats og nasjonal styring av IKTutviklingen i sektoren. Direktoratet etablerer standarder og forvalter nasjonale e-helseløsninger. Direktoratets samfunnsoppdrag er å bidra til én helhetlig og kunnskapsbasert helse- og omsorgstjeneste. Direktoratet skal utnytte de teknologiske mulighetene og involvere innbyggere for å bidra til bedre helse, bedre resultat av helsehjelp og bedre utnyttelse av kapasitet. Direktoratet skal være en pådriver for gode e-helseløsninger, og bidra til et enklere helse-norge. 1.2 Bakgrunnen for forespørselen ønsker med dette å invitere interesserte leverandører i markedet til å besvare denne forespørselen om informasjon (RFI). jobber med å utrede ulike konsepter for å etablere en nasjonal løsning for lagring, administrasjon, forvaltning og tilgjengeliggjøring av kodeverk og terminologier. ønsker gjennom denne RFI å identifisere mulige løsninger som leverandører kan tilby innen lagring, administrasjon, forvaltning og tilgjengeliggjøring av kodeverk og terminologier. Det er ønskelig at leverandørene informerer om og beskriver muligheter som leverandøren mener best ivaretar behovene som er beskrevet i denne RFI. Besvarelsen på denne RFI er ikke en del av en eventuell forestående anskaffelsesprosess og vil ikke forplikte hverken leverandør eller i forhold til en eventuell senere anskaffelse. 1.3 Hvordan forespørselen ønskes besvart ønsker en skriftlig tilbakemelding på denne forespørselen bestående av et dokument med overordnet beskrivelse på norsk eller engelsk av den foreslåtte løsningen og dennes egnethet til å dekke direktoratets behov. Dokumentet skal være på inntil 5 sider, men kan i tillegg henvise til ytterligere vedlegg ved behov. I tillegg ønskes en utfyllende detaljering av hvordan løsningen dekker de ulike funksjoner som er listet opp, utfylt i vedlagte Excel-dokument. Dersom samtlige funksjoner ikke kan beskrives kan man også velge å svare på de deler man kan, eller som er relevante å svare på. Leverandørene oppfordres likevel til å levere en besvarelse hvor spørsmålene er besvart så utfyllende som mulig, eventuelt også utvidet med beskrivelser av muligheter / funksjonalitet som ikke har tatt høyde for ved utforming av behovslisten. Det er også viktig at leverandørene sier noe om hvordan deler av funksjonaliteten kan integreres mot Side 1 av 8

andre system, både i forhold til import av koder eller terminologi, samt eksport eller tilgjengeliggjøring ut mot helse- og omsorgssektoren. Alle besvarelser sendes på følgende e-postadresse: thomas.raad.bjornstad@ehelse.no og merkes «kodeverk og terminologi» Siste frist for innlevering av besvarelse er mandag 14.11.2016 kl. 0800. Videre prosess etter mottak av leverandørenes besvarelser, med forbehold om endring i planer, består av dialogmøter i løpet av desember og/eller januar. forbeholder seg retten til kun å avholde dialogmøter med de leverandørene vi mener best tilfredsstiller vår overordnede behovsbeskrivelse. En anskaffelse av løsning vil eventuelt iverksettes i løpet av første halvår 2017, med forbehold om finansiering og godkjennelse av anbefalt konsept. Oppdragsgiver vil ikke refundere utgifter som aktører pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av besvarelsen eller deltakelse i eventuelle dialogmøter. 2 Funksjonelle behov 2.1 Arkitektur og kodeverk Løsningen som foreslås må være egnet til, på en strukturert måte, å kunne muliggjøre sikker forvaltning og publisering av et stort antall kodeverk. Kodeverkene vil være av forskjellige typer og med varierende behov og strukturer, herunder både flate, hierarkiske og ontologibaserte kodeverk. De viktigste kodeverkene som tenkes forvaltet i løsningen ved oppstart er følgende: Flate og hierarkiske kodeverk: o Diagnosekodeverk: ICD-10, ICPC-2 o Prosedyrekodeverk: NCMP, NCSP, NCRP o Kodeverk fra Volven: ca. 900 flate helsefaglige og administrative kodeverk o Andre nasjonale kodeverk: Norsk Laboratoriekodeverk, Norsk Patologikodeverk Ontologibaserte kodeverk (ikke i bruk i dag, men forventes i framtiden): o Snomed CT o ICD-11 De fleste av overnevnte kodeverk er tilgjengelig på følgende nettsteder: https://volven.no/ https://finnkode.ehelse.no/ Ettersom ontologibaserte kodeverk er konseptuelt forskjellige fra hierarkiske kodeverk vil det ikke være diskvalifiserende dersom et foreslått system kun håndterer en av gruppene, men det vil være en fordel at systemene kan inngå i en samlet helhetlig løsning for alle kodeverk. Det vil være behov for både å kunne forvalte lokale kodeverk for Norge, tilpassede og oversatte norske versjoner av internasjonale kodeverk, samt i enkelte tilfeller internasjonale hovedkodeverk Side 2 av 8

som Norge har påtatt seg forvaltningen av. Løsningen må derfor støtte håndtering av forskjellige versjoner av kodeverkene, både i sin helhet og med versjonering av enkeltkoder for hvert kodeverk. Figuren under viser en overordnet arkitektur for løsningen og består av et nasjonalt repository for kodeverk og terminologi som en kjerne i løsningen, samtidig som løsningen tilbyr funksjoner for forvaltning av kodeverkene, IAM-funksjoner for adgangskontroll og funksjoner for tilgjengeliggjøring av kodeverkene gjennom både en webportal og maskingrensesnitt slik at forskjellige kliniske og administrative systemer kan ta i bruk kodeverkene. I tillegg er det behov for integrert tilgjengeliggjøring av brukerdokumentasjon og veiledninger for kodeverkene. Figur 1: Overordnet IT-arkitektur for kodeverksforvaltning Side 3 av 8

2.2 Behovsoversikt I tabellen under er en oversikt over de behov og den funksjonalitet som vi ser for oss er nødvendig. Vi ber om at dere bruker den tilsvarende tabellen i den vedlagte Excel-filen som utgangspunkt for å beskrive hvordan det systemet dere foreslår kan oppfylle våre behov på en god måte. Listen er ikke uttømmende, men skal gi en overordnet forståelse av vårt behov. Krav Område Beskrivelse Generelt G1 Dokumentasjon Beskriv hvilken systemdokumentasjon og brukerdokumentasjon vi som kunde kan forvente å motta G2 Brukervennlighet (få tastetrykk og oversiktlige skjermbilder) Systemet skal oppleves som intuitivt og brukervennlig for sluttbruker. Med dette menes at skjermbildene skal oppleves som logiske, oversiktlige og det skal være færrest mulig tastetrykk/museklikk for å utføre oppgaver knyttet til endringer, oversettelser og godkjenninger i systemet. Det skal være mulig å benytte standard hurtigtaster for å forenkle arbeidet i systemet. Beskriv hvordan systemet støtter dette og legg gjerne ved skjermbilder som viser vanlige funksjoner. G3 Arbeidsflyt Systemet støtter arbeidsflyt basert på definerte trinn, med godkjenning og tidsfrister. Det er også mulig å manuelt overstyre en arbeidsoppgave i flyt basert på ulike kriterier for eksempel i forhold til frister og kritikalitet. Beskriv hvordan systemet har støtte for dette. G4 Søkemuligheter Beskriv hvilke muligheter det er til å søke opp kodeverk, koder, oversettelser, og lignende i systemet. Det bør være en ensartet måte å søke på i systemet. G5 Språk Alle skjermbilder, brukernavn, feilmeldinger, meldinger, tekster, hjelpetekster, menyer, knapper og logger i systemet skal være på norsk. Fortinnsvis med mulighet for brukerstyrt valg mellom norsk/engelsk språk. G6 Roadmap Beskriv planene (roadmap) som foreligger for videre utvikling av løsningen, lanseringstakt og vesentlig ny funksjonalitet som forventes å komme i de neste versjonene. G7 Opplæring Beskriv opplæringsfunksjoner i systemet, utvalget av kurs og hvilket opplæringsmateriell som finnes for systemet F1 F2 Funksjonalitet Import og fletting av kodeverkendringer Etablering av lokalisert versjon Primærkilden til endringer for mange kodeverk er eksterne internasjonale versjoner. Beskriv hvordan løsningen kan importere enten hele kodeverk eller endringslister på forskjellige formater og bruke disse som grunnlag for oppdatering av lokalt forvaltede kodeverk, ved uttrekk og fletting på enkeltkodenivå. Noen internasjonale kodeverk må oversettes eller tilpasses for bruk nasjonalt. Beskriv hvordan løsningen støtter forvaltning av lokaliserte versjoner med oversettelser og andre tilpasninger. Beskriv spesielt hvordan løsningen kan bidra i utarbeidelse av Side 4 av 8

Krav Område Beskrivelse SNOMED CT Reference Sets. F3 F4 F5 F6 Forvaltning av versjonerte kodeverk Støtte for arbeidsflyt og godkjenninger Behandling av tilbakemeldinger fra brukere Tilgjengeliggjøring av kodeverk Noen kodeverk er ikke lokalisert, men finnes kun i nasjonal utgave eller at den internasjonale hovedutgaven forvaltes her. Beskriv hvordan forvaltning av kodeverk i forskjellige versjoner gjennomføres i løsningen. Endringer i kodeverk skal ofte godkjennes av referansegrupper før disse publiseres som en oppdatering til kodeverket. Beskriv hvordan systemet støtter arbeidsflyt og godkjenning av endringer, både bulkfunksjoner og endringer på enkeltkoder bør kunne håndteres. Brukere som har problemer med eller oppdager feil i kodeverk skal kunne gi tilbakemeldinger. Beskriv om løsningen har støtte for slike tilbakemeldinger og integrasjon av disse i en arbeidsflyt for oppdatering av kodeverk. Godkjente kodeverk skal tilgjengeliggjøres for bruk i sluttbrukersystemer, da både som filnedlastinger og helst også som åpne webtjenester/(rest) API for integrasjon i sluttbrukersystemer. F7 Informasjon til brukere Ved oppdateringer av kodeverk bør brukere/integratorer kunne informeres om endringene, og brukere har også behov for informasjon ved oppdagelse/retting av alvorlige feil. Beskriv funksjoner for slik kommunikasjon i systemet. F8 Regler, veiledninger og retningslinjer for kodebruk I tillegg til selve kodene og datafelter knyttet til disse skal det for mange kodeverk finnes retningslinjer, regler og kodeveiledning knyttet til enten enkeltkoder eller for deler av hierarkiet. Beskriv hvilken støtte systemet for for både forvaltning og tilgjengeliggjøring av slike veiledninger i tilknytning til kodeverkene. F9 Tilgangsstyring og roller Det skal være mulig å definere lese, endrings og godkjenningtilgang for roller/brukere etter behov og separat for hvert kodeverk. Beskriv hvordan systemet støtter tilgangsstyring og rolleadministrasjon. F10 Versjonering og historikk Alle publiserte og godkjente versjoner av kodeverk skal lagres som i et arkiv slik at det kan refereres tilbake til disse ved behov. Noen brukere vil kunne referere til andre versjoner av en kode enn den gjeldende. Beskriv hvordan systemet støtter dette. Hvilke alternativer finnes? F11 Logging og sporing av endringer Systemet bør logge alle endringer som gjøres på kodeverk slik at endringer kan oppsummeres for både hele kodeverk og enkeltkoder. Det må også registreres hvilke brukere som både gjør endringer og godkjenner disse. Det er mulig å spore hvilke brukere som har gjort oppdateringer i kodeverk, og se historikken på alle endringer som er gjort i kodeverk både helhetlig og på enkeltkoder, inkludert for slettede/inaktive koder. Beskriv hvilke logg, sporings og historikkfunksjoner løsningen har. F12 Mulighet for rapporter Leverandøren bes å beskrive hvilke funksjoner løsningen har for å ta ut rapporter og statistikk på kodeverk, saksbehandling og endringer. Side 5 av 8

Krav Område Beskrivelse F13 Ontologibaserte kodeverk Beskriv hvordan systemet støtter forvaltning av ontologibaserte kodeverk (f.eks. Snomed CT, ICD-11) F14 Hierakisk strukturerte kodeverk Beskriv hvordan systemet støtter forvaltning av flate og hierarkisk strukturerte kodeverk. Utdyp gjerne om støtte for multihierarkiske kodeverk og støtte for synonymordlister/koblinger. F15 Mapping mellom Beskriv støtten for forvaltning av mappingkodeverk for F16 T1 kodeverk Vedlegg, referanser og kommentarer Teknisk Utviklingsspråk og teknologi kryssidentifisering mellom kodeverk. Beskriv hvilke funksjoner verktøyet har for innlegging og behandling av vedlegg, referanser og/eller kommentarer i tilknytning til arbeidsflyten for kodeverk, både for enkeltkoder og i hierarkiet. Oppgi utviklingsspråk, teknologi og verktøy som er benyttet i utvikling og forvaltning av systemet, herunder også hvorvidt løsningen er en Software-as-a-Service eller krever on-premise installasjon hos en driftspartner. T2 Tekniske krav Beskriv hvilke tekniske krav systemet har ved installasjon og drift T3 Vedlikehold av tilganger Beskriv hvordan vedlikehold av brukertilganger og rollestyring gjøres T4 Webbasert grensesnitt Brukere av systemet skal utføre sitt arbeid i et webgrensesnitt, beskriv om det er noen spesifikke begrensninger i dette eller behov for plugins eller lignende. T5 API mot eksterne system Systemet skal kunne eksponere relevante tjenester for å tilgjengeliggjøre kodeverk for ulike typer konsumenter (f.eks. fagsystemer, registerløsninger, etc.). Beskriv hvilke tjenester som støttes og eventuelt hvilke standarder disse eksponeres på (f.eks. HL7 FHIR Terminology Service). Beskriv også fleksibilitet og kapasitet på hvilke former for tilgjengeliggjøring som kan konfigureres. T6 IAM og SSO (single sign on) Beskriv muligheter for SSO i systemet, samt muligheter for tredjepartsbrukere utenfor SSO-løsningen. T7 Logging og historikk Systemet ivaretar en brukerlogg over alle operasjoner hver bruker utfører av revisjonshensyn. T8 Ytelse Gi en oversikt og beskrivelse på ytelsen til systemet, både driftsmessig og brukeropplevd. T9 Sikkerhets krav Beskriv hvordan kryptering, tilgangskontroll, passordfunksjoner, tidsavbrudd osv. fungerer i systemet. T10 Direkte arkivering Beskriv muligheter for integrasjon mot Public 360 for arkivering av publiserte kodeverk. T11 Backup Beskriv hvordan løsningen kan sikres mot datatap, f.eks. ved backup T12 Systemforvaltning Beskriv utviklingsprosessene for systemet, spesielt med tanke på versjonering, konfigurasjonshåndtering og dokumentasjon. Side 6 av 8

2.3 Prosessflyt for forvaltning Systemet som foreslås skal støtte forvaltning og tilgjengeliggjøring av kodeverk. Forvaltningsstøtten må omfatte hele prosessen fra innhenting og lokalisering av internasjonale endringer til utarbeidelse, godkjenning og publisering av nye kodeverk. Dette omfatter som et minimum følgende oppgaver og prosesser: Innhenting av oppdaterte internasjonale kodeverk Uttrekk av endringer og fletting av disse inn i norsk versjon Oversetting og lokalisering av koder og termer, samt hierarkisk strukturering og etablering av synonymlister, mappinger og ontologibaserte koblinger. Versjonering og logging av endringer i kodeverk og utførende på enkeltkodenivå Arbeidsflyt for endringer, godkjenning og publisering av oppdateringer til kodeverk Tilgjengeliggjøring av kodeverk som både filnedlastinger med varierende innhold og på forskjellige formater, samt som webtjenester for både oppslag og spørringer. Forvalting og tilgjengeliggjøring av koderetningslinjer og regelverk tilknyttet både kodeverk i sin helhet, hierarkiet i et enkelt kodekverk og de enkelte kodene hver for seg Forvaltningsprosessene kan grovt sett deles i to, hvor den første handler om det som normalt er årlige oppdateringer med utgangspunkt i endringer i den internasjonale standarden som de norske kodeverkene er basert på. Den andre prosessen omhandler lokale behovs-baserte endringer som kan gjøres enten periodisk eller ad-hoc i de forskjellige kodeverkene etter behov, men som også vil være del av en årlig revisjon for å kunne rette feil i oversettelser og få inn nødvendige lokale tilpasninger. Flyten i disse prosessene er vist i diagrammene på neste side. Side 7 av 8

Figur 2: Flytskisser for kodeverksforvaltning Side 8 av 8