22.01.2016 Ansattregisteret skillekort Ansatt og Arbeidsforhold Ansattregisteret A-ordningen... 1 Ansattregisteret... 2 Skillekortet Ansatt... 2 Skillekortet Arbeidsforhold 1... 4 Tilkallingsvikar ekstrahjelp... 12 Tilfeldige ansatte... 13
side 2 Ansattregisteret I det følgende beskrives feltene i ansattregisteret i A-ordningen som ikke finnes i det ansattregisteret dere har hatt tidligere og felt som er viktige i forbindelse med innsending av A-meldingen: Skillekortet Ansatt Den ansatte er Ansatt som skal være med på A-meldingen må ha hake på Aktiv. Det anbefales at ansatte som slutter har hake på aktiv helt til alt er utbetalt, også alle feriepenger. Internasjonal identifikator En ansatt som ikke har norsk fødselsnummer/personnummer eller d-nummer, må identifiseres via en Internasjonal identifikator. Den består av et nummer, hva slags nummer det er, en landkode og fødselsdato. Identifikator Id-nummer
side 3 Identifikatortype Hvor id-nummer er hentet fra. Det finnes 4 muligheter: Når du har bestemt hvilken identifikator du skal bruke ved innrapportering på en ansatt, er det viktig at du bruker den samme identifikatoren hver gang du innrapporterer. Hvis et pass har flere mulige valg på passnummer, må den opplysningspliktige velge det de regner med er det riktige og holde seg til dette valget. Landkode Velg landkode fra listen Fødselsdato Oppgi fødselsdato med ddmmåååå. Fødselsnummer legges inn med 000000 00000 OBS! Første gang du innrapporterer etter at inntektsmottaker har fått fødselsnummer/dnummer, må du i A-meldingen oppgi både fødselsnummer/d-nummer og internasjonal identifikator. Dvs. ikke ta bort den internasjonale identifikatoren før etter innsending av første A-melding etter at den ansatte har fått fødselsnummer/d-nummer. Dette for at opplysninger som er gitt hhv. før og etter fødselsnummer/d-nummer var utstedt kan sees i sammenheng.
Skillekortet Arbeidsforhold 1 side 4 Se veiviser Flere arbeidsforhold i HogiaLønn om det er aktuelt å registrere på skillekortet Arbeidsforhold 2. Arbeidssted velges fra Arbeidsstedsregisteret. Arbeidsforhold Du har 4 valg: - Ordinært arbeidsforhold, dvs. arbeidstakere som arbeider i andres tjeneste for lønn eller annet godtgjørelse (jf. Aa-forskriften): Med ordinært arbeidsforhold menes enhver som arbeider i en annens tjeneste for lønn eller annen godtgjørelse og arbeidet ikke er av maritim karakter. Ordinært arbeidsforhold er rapporteringspliktig til Aa-registeret. - Frilansere/oppdragstakere, styremedlemmer, folkevalgte, personer som innehar tillitsverv, fosterforelder, støttekontakter, avlastere og personer med omsorgslønn: En frilanser, oppdragstaker mv. er enhver som utfører arbeid eller oppdrag for lønn eller annen godtgjørelse uten tjenesteforhold/arbeidsforhold, men uten å være selvstendig næringsdrivende, jfr. folketrygdloven 1-9. Denne type arbeidsforhold skal ikke registreres i Aa-registeret. - Maritimt arbeidsforhold, dvs. arbeidstakere til sjøs, på fartøy eller flyttbare innretninger (jf. Aa-forskriften 6):
side 5 Med maritimt arbeidsforhold menes enhver som arbeider i en annens tjeneste for lønn eller annen godtgjørelse og arbeidet er av maritim karakter. Med maritim karakter menes at arbeidet utføres til sjøs, på fartøy eller flyttbar innretning, eksempelvis borerigg. Maritimt arbeidsforhold er rapporteringspliktig til Aa-registeret. - Pensjoner og andre typer ytelser, uten ansettelsesforhold, dekning fra lønnsgaranti ordning og konkursbo, personer som deltar i arbeidstreningstiltak for yrkeshemmede når lønnen er definert som mottak av oppmuntringspenger, mv.: Dette alternativet skal velges når du som opplysningspliktig utbetaler en pensjon eller annen ytelse/godtgjørelse til en person der ytelsen ikke er knyttet til et arbeidsforhold etter folketrygdloven 1-8 og 1-9. Denne type arbeidsforhold skal ikke registreres i Aa-registeret. Dette alternativet skal også benyttes når: o Konkursbo som skal betale utestående lønn til ansatte i et foretak som har gått konkurs og for dekning fra lønnsgaranti ordning. o Utbetalinger til personer som deltar i arbeidstreningstiltak for yrkeshemmede når lønnen er definert som mottak av oppmuntringspenger (eksempelvis varig tilrettelagt arbeid). Innrapportering vil ikke føre til registrering i Aa-registeret. Derimot gir innrapporteringen opplysninger til Arbeids- og velferdsetaten om inntektsforhold som kan ha betydning for retten til ytelser. Videre vil innrapporteringen fungere som kontrollopplysning for om en person skulle være rapportert inn som arbeidstaker. Ytterligere informasjon finner du i Veiledning for A-meldingen. Arbeidstidsordning Følgende valg: Avlønningstype følgende valg:
Dersom en ansatt får f.eks. både Timelønn og akkordlønn skal den mest vanlige for den ansatte velges. Om det er vanskelig å vite, velg den som beløpsmessig utgjør størst andel. Yrkeskode Her finnes det mange å velge mellom. Du finner valget Yrkeskoder under Arkiv, Offentlige. Du kan også velge Internett i øverste menylinje i HogiaLønn og søke etter yrkeskode i Yrkeskatalogen. side 6 Startdato Startdato er dato for når arbeidsforholdet formelt trer i kraft i henhold til arbeidsavtalen. Startdato kan meldes inn første gang før den er inntruffet, og skal deretter meldes inn på hver melding frem til arbeidsforholdet avsluttes. Startdato er ikke nødvendigvis den datoen inntektsmottaker møter på jobb, men den dato som fremgår av arbeidsavtale eller annen overenskomst om når arbeidsavtalen trer i kraft. Startdato gjelder alltid fra og med den dato som oppgis i a-meldingen. Frist for innrapportering Opplysningspliktig må rapportere inn startdato for et arbeidsforhold innen fredag uken etter at arbeidsforholdet har startet. Unntak! For frilansere er det er tilstrekkelig å innrapportere startdato når det foretas en utbetaling eller det mottas en godtgjørelse/ytelse. Startdato bestemmer når rettigheter eller plikter inntrer og opphører for både opplysningspliktig og inntektsmottaker både i forhold til Skatteetaten og Arbeids og velferdsetaten. I tillegg har den en stor betydning i SSBs statistikker. Sluttdato Sluttdato er dato for når et arbeidsforhold formelt opphører. Sluttdato kan legges inn i forkant. Sluttdato er den dato som fremgår av arbeidsavtale eller annen overenskomst om når kontrakten avvikles. Det vil si den datoen arbeidsforholdet avsluttes og arbeidsplikten opphører. Sluttdato gjelder alltid til og med den oppgitte dato i a-meldingen. Frist for innrapportering Sluttdato skal innrapporteres innen fredag i uken etter arbeidsforholdet opphørte (gjelder for ordinært og maritimt arbeidsforhold). Sluttdato bestemmer når rettigheter eller plikter inntrer og opphører for både opplysningspliktig og inntektsmottaker, både i forhold til Skatteetaten og Arbeids- og velferdsetaten. I tillegg har den en stor betydning i SSBs statistikker. Arbeidsforholdsid brukes når arbeidstaker har flere arbeidsforhold ved samme virksomhet. Det er VIKTIG at om Arbeidsforholdsid endres, må det først meldes sluttdato på den gjeldende. Ingen arbeidsforholdsid er også en id. Stillingsprosent Med stillingsprosent menes hvor stor prosent arbeidsforholdet utgjør av en full stilling. Stillingsprosenten er forholdet mellom antall timer per uke i full stilling og antall timer per uke som arbeidsforholdet faktisk utgjør. Dersom stillingsprosenten ikke fremkommer direkte av arbeidsavtalen kan den beregnes slik: Antall avtalte arbeidstimer pr. uke - antall timer som utgjør fulltid per uke for denne type stilling x 100 = stillingsprosent. Dersom arbeidstid ikke er avtalt og stillingsprosent derfor ikke er kjent, skal stillingsprosent settes til 0. For timelønte som har en avtalt stillingsprosent (avtalt arbeidstid) oppgis denne og følger kalendermåneden det rapporteres for. Hvis ikke de har en avtalt stillingsprosent, oppgis antall timer.
side 7 Antall avtalte arbeidstimer og antall timer som utgjør fulltid, skal være fratrukket ubetalt spisepause, men ikke justert for fravær etc. Stillingsprosenten har betydning for både SSB og Arbeids- og velferdsetaten. Arbeids- og velferdsetaten bruker opplysningene når de skal vurdere om en inntektsmottaker har rett på ytelser, og ved selve beregningen av ytelser. Ved usikkerhet, ta gjerne kontakt med NAV/SSB. Lønnsansiennitet Lønnsansiennitet er starttidspunktet for den ansattes opptjeningstid. Opptjeningstid vil påvirke lønnsnivå og lønnsopprykk i forhold til tariffavtaler. Lønnsansiennitet er ofte forskjellig fra tjenesteansiennitet fordi ansatte kan ha fått godskrevet for eksempel utdanning eller praksis fra annen virksomhet. Siste dato for endring av stillingsprosent Her skal du oppgi eksakt dato for når den siste endringen av stillingsprosenten til inntektsmottaker skjedde. Det er endringer av den avtalte arbeidstiden som skal oppgis. Siste dato for stillingsprosentendring gjelder alltid fra og med den oppgitte datoen. Opplysningen gir Arbeids- og velferdsetaten informasjon om når et arbeidsforhold faktisk endrer seg og kan forklare hvorfor det skjer endringer i inntekt. Den opplysningspliktige vil da kunne slippe ytterligere henvendelser fra Arbeids- og velferdsetaten. Lønnstrinn Lønnstrinn rapporteres for ansatte som er innplassert på lønnstrinn gjennom tariffavtale, overenskomst eller lignende ellers blank. Antall timer pr. uke full stilling Det er det avtalte antall arbeidstimer per uke som en fulltidsstilling i et tilsvarende arbeidsforhold i virksomheten utgjør, som skal innrapporteres. Ubetalt spisepause skal trekkes fra. Det skal ikke justeres for eventuell overtid, fravær, mertid, etc. Feltet benyttes for at etatene skal kunne beregne enten stillingsprosent for timelønte eller antall timer per uke for fastlønte. Eksempel: Hvis fulltidsstilling er 37,5 timer per uke, er dette som skal angis uansett om den ansatte jobber 80 eller 100 % stilling. Siste lønnsendringsdato Dette er dato for når siste lønnsregulering ved sentrale eller lokale lønnsforhandlinger trer i kraft. Her føres dato for siste faste (varige) endring av sats for fastlønn, timelønn, faste eller uregelmessige tillegg. F.eks. som virkning av sentrale eller lokale lønnsoppgjør. Unntak! Gjelder ikke endring i lønn som følge av endret yrke, stillingsprosent/arbeidstid eller lignende. Etterbetalingsperiode pensjon ddmmåååå-ddmmåååå angis om du skal bruke lønnsart som krever at etterbetalingsperioden innberettes. Obligatoriske felt Hvilke felt som er obligatoriske avhenger av arbeidsforhold. Se de neste sidene for eksempler.
side 8 Ordinært arbeidsforhold, dvs. arbeidstakere som arbeider i andres tjeneste for lønn eller annet godtgjørelse (jf. Aa-forskriften) Dette gjelder for en som er fastlønnet. Tilsvarende for en som er Time-, akkord-, provisjonslønnet eller mottar honorar:
side 9 Frilansere/oppdragstakere, styremedlemmer, folkevalgte, personer som innehar tillitsverv, fosterforelder, støttekontakter, avlastere og personer med omsorgslønn Maritimt arbeidsforhold, dvs. arbeidstakere til sjøs, på fartøy eller flyttbare innretninger (jf. Aa-forskriften 6)
side 10 Pensjoner og andre typer ytelser, uten ansettelsesforhold, dekning fra lønnsgaranti ordning og konkursbo, personer som deltar i arbeidstreningstiltak for yrkeshemmede når lønnen er definert som mottak av oppmuntringspenger, mv. Permisjon Permisjon skal oppgis dersom den er helt eller delvis, samt lengre enn 14 dager. Permittering skal oppgis enten den er delvis eller helt, uansett lengde på permitteringen. Og selv om permitteringen er innenfor arbeidsgiverperioden. Startdato. Oppgis med DDMMÅÅÅÅ Sluttdato. Oppgis med DDMMÅÅÅÅ Prosent. Andel av normal stillingsprosent. En som er ansatt i 80 % stilling, og har 50% permisjon, da skal 50% oppgis. Id. Må være unik pr tilfelle for den ansatte. Beskrivelse. Tillatt å skrive enten permisjon eller permittert. OBS! Kun små bokstaver. Svalbard, Jan Mayen og bilandene Det må registreres en id for hvert opphold. Startdato. Oppgis med DDMMÅÅÅÅ Sluttdato. Oppgis med DDMMÅÅÅÅ Startdato og sluttdato angis for sammenhengende opphold. Beskrivelse angis med svalbard eller janmayenogbilandene. Merk at beskrivelsen MÅ skrives slik det er angitt over.
side 11 Skip Ved Maritimt arbeidsforhold MÅ informasjon om Skip angis. Du må velge Skipsregister Skipstype Fartsområde
Tilkallingsvikar ekstrahjelp side 12 Ved vurdering av type arbeidsforhold (ordinært, frilanser, maritimt, pensjoner) skal arbeidsgiver gjøre samme vurderinger som har blitt gjort ved melding til Aa-registeret tidligere. Stillingsprosent Det oppgis den stillingsprosent som fremkommer av arbeidsavtalen. Dersom arbeidstid ikke er avtalt og stillingsprosenten derfor ikke er kjent, skal stillingsprosenten settes til 0. For timelønte som har en avtalt stillingsprosent (avtalt arbeidstid) oppgis denne og følger kalendermåneden det rapporteres for. Dersom stillingsprosent ikke er avtalt, oppgis antall timer. Stillingsprosenten har betydning for både SSB og Arbeids- og velferdsetaten. Arbeids- og velferdsetaten bruker opplysningene når de skal vurdere om en inntektsmottaker har rett på ytelser, og ved selve beregningen av ytelser.
Tilfeldige ansatte side 13 For ansatte som kun er innom av og til er det grensene for oppgaveplikt som avgjør om opplysninger om arbeidsforhold (tidligere AA-registeret) skal være med på A-meldingen eller ikke. Grensene for oppgaveplikt er de samme som det var for Lønns- og trekkoppgaver (2014, kr. 1 000 og kr. 6 000 for skattefrie selskaper). For år 2015 er grensene 1000 og 8000. Dvs. at alle «ansatte» skal være med på A-meldingen, men noen kun med opplysninger om selve inntekten. Følgende gjelder: - Ansatte som har inntekt under kr. 1 000/kr. 8 000, og enten det er eller ikke er trukket forskuddstrekk. Arbeidsforhold skal ikke innrapporteres. - Ansatte som har inntekt på over kr. 1 000/kr. 6 000. Der skal arbeidsforhold også innrapporteres. Hvordan registrere i HogiaLønn På første skillekort, skal det være hake på Aktiv. Dette for at A-melding skal sendes inn.
side 14 Ingen opplysninger ang. arbeidsforhold registreres, kun hake på Ingen rapportering av arbeidsforhold og så må det være hake på Aktivt arbeidsforhold for at det skal bli beregnet arbeidsgiveravgift etter arbeidsstedet. Her må man selv vite om det skal hakes av her eller ikke i forhold til hva den ansatte kommer til å tjene i løpet av året.