Fakultet for veterinærmedisin og biovitenskap Møtebok for Fakultetsstyret for fakultet for veterinærmedisin og biovitenskap Tid: fredag 13. februar kl. 09.00 15.30 Til stede: Odd Magne Rødseth (leder), representanter for faste vitenskapelig ansatte: Frode Lingaas (for Siri Fjellheim) fra kl. 11.00, Tor Einar Horsberg og Birger Svihus, representant for midlertidig vitenskapelig ansatte: Kristin Olstad, representant for teknisk/administrativt ansatte: Linda Godager, representant for studentene: Liv Nedrebø og Mari Røken, eksterne representanter: Idun Christie, Gaute Einevoll, og Sverre Bjørnstad (for Marit Valseth) Forfall: Marit Valseth og Siri Fjellheim Fra Administrasjonen; dekan Øystein Lie, prodekan Per Einar Granum og seniorrådgiver Hans Gran Saksliste: S 3/2015 (b) Godkjenning av innkalling og saksliste S 4/2015 (b) Godkjenning av møtebøker fra 25. november 2014 og sirkulasjonssak. S 5/2015 (o) Referat fra ID møte 10.02.2015 S 6/2015 (o) Dekanen orienterer om bl.a.: Årsrapport 2014 Oppfølging av styrets vedtak S 7/2015 (o) Styret evaluerer sitt eget arbeid S 8/2015 (b) Årsplan 2015 S 9/2015 (b) Årsregnskap for 2014 S 10/2015 (b) Gjennomgang av instituttstruktur Campus Adamstuen S 11/2015 (b) Instituttleder Institutt for kjemi, bioteknologi og matvitenskap oppnevning av innstillingsutvalg S 12/2015 (o) Orientering om brukermedvirkning og campusprosjektet S 13/2015 (o) Felles fakultetsstyreseminar S 14/2015 (o) Referat fra Instituttstyremøter S 15/2015 Eventuelt S 3/2015 Godkjenning av innkalling og saksliste Det har kommet en ekstra styresak meldt inn av dekan; Langtidsbudsjett for fakultetet. Styret diskuterte om prinsipielle forhold knyttet til arbeids og ansvarsfordeling mellom dekan og prodekan skulle settes opp. Ble enige om å sette
opp saken som en beslutningssak rett etter styrets vurdering. Styret ønsket at dekanen skulle prøve å få sendt ut sakspapirene mer samlet. Innkalling og sakslisten er godkjent med de endringene som er meldt over. S 4/2015 (b) Godkjenning av møtebøker fra 25. november 2014 og sirkulasjonssak. Fakultetsstyret godkjenner møtebok for 25. november 2014 og for sirkulasjonssak S 1/2015 S 5/2015 (o) Referat fra ID møte 10.02.2015 Fakultetsstyret tar referatet fra ID møtet 10.2. 2015 til orientering. S 6/2015 (o) Dekanen orienterer om bl.a.: Årsrapport 2014 (B) Fakultetststyret slutter seg til årsrapporten men ber om at årsrapporten strammes opp og får inn kommentarer. Fakultetsstyret gir styreleder fullmakt til å godkjenne endelig rapport. Oppfølging av styrets vedtak Fakultetsstyret tar dekanens redegjørelse for oppfølging av styrevedtak til orientering. S 7/2015 (o) Styret evaluerer sitt eget arbeid Fakultetsstyret hadde i lukket møte med kun styret til stede en grundig diskusjon om sin arbeidsform og sine oppgaver. Styreleder og sekretær arbeider videre med et forslag til oppsummering som sendes ut til styrets medlemmer og som legges ved møteboka S 8/2015 (b) Årsplan 2015 Utkast til årsplan var sendt ut på forhånd. Som en del av arbeidet med årsplan orienterte Solveig Fossum Raunehaug og Ole Jørgen Torp orienterte om prosjektet «Fremragende utdanning og forskning» som er et av hovedfokuset
for rektor i 2015. Viktige punkter men styret ønsker at synergiene fokuseres enda mer. Fakultetsstyret slutter seg til hovedpunkter i årsplanen for 2015 men ber om at dekan prioriterer tiltak som fremmer en felles kulturbygging og synergier mellom tidligere NVH og UMB instituttene ved VetBio innen utdanning, forskning og innovasjon. Fakultetsstyret slutter seg til budsjettforslaget. S 9/2015 (b) Årsregnskap for 2014 Økonomidirektør Jan Eskil Aldal orienterte om årsregnskapene for instituttene. Fakultetsstyret tar regnskapsrapportene til etterretning. S 10/2015 (b) Gjennomgang av instituttstruktur Campus Adamstuen Styret ber om at man i starten av gjennomgangen ikke har bundet seg til et bestemt resultat. Fakultetsstyret ber dekanen utrede om instituttstrukturen ved NMBU, Veterinærhøgskolen er hensiktsmessig organisert både i forhold til antall institutter og hvor de ulike fagområdene organisatorisk er samlet. Utredningen bør også hensynta den fremtidige samlokaliseringen og hvordan en eventuell ny instituttstrukturen kan fremme instituttenes kvalitet og produktivitet knyttet til undervisning og forsking samt økt studentattraktivitet Fakultetsstyret ber om at en rapport blir lagt fram for fakultetsstyret på møtet 20. mai 2015. S 11/2015 (b) Instituttleder Institutt for kjemi, bioteknologi og matvitenskap oppnevning av innstillingsutvalg og godkjenning av utlysningstekst. Det forelå et notat (sirkulasjonssak S 2/2015 på utlysningstekst med korrigering sendt 12. februar) og notat om innstillingsutvalg. Etter en sirkulasjonsrunde vedtok fakultetsstyret innstillingsutvalg. Fakultetsstyret merker seg at det i personalreglementet legges opp til et overveiende internt innstillingsutvalg, og ber dekan arbeide for en endring i personalreglementet
Utlysningsteksten er godkjent med endring av søknadsfrist. Fakultetsstyret oppnevner følgende innstillingsutvalg for instituttlederstillingen ved IKBM: Øystein Lie (leder), Yngve Stenstrøm, Åsa Frostegård, Else Marie Aasen og student Ole Johan R. Holtet. S 12/2015 (o) Orientering om brukermedvirkning og campusprosjektet Prosjektstyreleder Olaf Medbøe, «prosjekt Campus» orienterte om prosjektet. S 13/2015 (o) Fakultetsstyret tar orienteringen fra Olaf Medbøe til orientering. Felles fakultetsstyreseminar Fakultetsstyret tar tidspunkt og tema for fakultetsstyreseminaret til orientering. S 14/2015 (o) Referat fra Instituttstyremøter Fakultetsstyret tar referatene fra instituttstyrene til orientering. S 15/2015 Prodekan Styret har diskutert oppgave og myndighetsforhold mellom dekan og prodekan i lukket møte. Styret er klar på at det er dekan man forholder seg til som styre. Prodekan er observatør på styremøter. Fakultetsstyret ber styreleder ha en samtale med dekan som oppsummerer styrets diskusjon. S 16/2015 Langtidsbudsjett Det forelå notat datert 12. februar 2015. Notatet inneholdt langtidsbudsjett for seks av sju institutter. Fakultetsstyret utsetter saken til neste styremøte når langtidsbudsjett foreligger for alle instituttene.
Vedlegg møtebok 13.2.2015 Styrets vurdering av eget arbeid: Innledning: Dette er en oppsummering av Fakultetsstyrets diskusjon på styremøtet 13. februar 2015, om arbeidet de har gjort i 2014. Styret hadde en grundig diskusjon basert på de oppgavene som er definert i styringsreglementet. Evaluering: Fakultetsstyret mener at de har fungert for kort tid til å foreta en grundig evaluering av det arbeidet de har gjort. De brukte i stedet tid på om styret fungerer i møtene og om sakspapirene er tilfredsstillende. Hovedfokus var på om styret mente de fikk de riktige sakene til behandling. Fakultetsstyret var meget tilfreds med dekanen. Styresammensetning og møtene Styret mente sammensetningen av medlemmer var god, og at det var gode diskusjoner i møtene. Men at medlemmene sammen kan bli flinkere til å lytte til hverandre. Enkelte styrer har en kort evaluering etter hvert møte, og kanskje skal vi forsøke det. Antall møter er OK. Styrepapirene er greie, men man kan ha enda mer fokus på hvilke dokumenter som er nødvendige for saken, og vurdere vedlegg. Passe på at det ikke blir for mye detaljer når det er på strategisk og overordnet nivå man beslutter. Type saker: Generelt mener styret at de i løpet av det første året har funnet et riktig strategisk nivå som grunnlag for styrets arbeid. Fakultetsstyret var opptatt av å konsentrere seg om de sakene der de kunne gjøre en forskjell, og som bidrar til å realisere NMBUs overordnede strategiske mål. Dette gjelder spesielt fakultetets rolle som bindeledd mellom instituttene og pådriver for å skape synergi. Fakultetsstyret ønsker å bidra i kulturbygging og bygge ned barrierene mellom campusene og instituttene. Dette vil styret ha på dagsorden på hvert møte. Det er ønske om å skape en fellesfølelse på fakultetet. Fakultetsstyret ønsket ikke å få mange saker på sstyrenivå der fakultetsstyret bare skulle sette stempel på. Viktigste konkrete oppgaven er tilsetting av instituttledere. Det ble tatt opp å få tilstrekkelig informasjon for strategiske beslutninger. For eksempel trengs det en god del informasjon om instituttenes situasjon (regnskap, resultater og bemanning) for å kunne sette opp realistiske strategiske mål for fakultetet. Konklusjon: Fakultetsstyret ønsker å være en tilrettelegger og fasilitator for å skape synergi og faglig kvalitet. Det å skape en felles identitet og kultur vil være svært viktig. Veien videre: Fordele de viktige oppgavene på riktig nivå på NMBU. Det ble spurt om styret hadde nødvendig autoritet til å sørge for brobygging, og aktiviteter på tvers av instituttene. Det er viktig for å ha fokus og styringsevne og ikke behandle saker på alle nivå.