Vennlig hilsen. Hans Gran. Odd Magne Rødseth Styreleder

Transkript

1 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet Ledelsesstab Fakultetsstyret for Fakultet for veterinærmedisin og biovitenskap Postboks ÅS Vår ref. 14/ Deres ref. Dato Innkalling til fakultetsstyremøte VetBio 25. september 2015 Det innkalles til dette til styremøte for Fakultet for veterinærmedisin og biovitenskap. Styremøtet avholdes på Adamstuen (møterom Hemsen i hovedbygget (bygg 1)) fra kl til 14:00. Forslag til sakliste S 32/2015 (b) Godkjenning av innkalling og saksliste S 33/2015 (b) Godkjenning av møtebok fra og sirkulasjonssak S 34/2015 (b) Referat fra ID møtet 23. september 2015 S 35/2015 (b) Instituttleder Institutt for mattrygghet og infeksjonsbiologi tilsetting S 36/2015 (o) Instituttleder Institutt for basalfag og akvamedisin orientering (tilsetting på neste møte) S 37/2015 (b) Møteplan for 2016 S 38/2015 (o) Dekanens orientering i dialog med Styret a) Prosjekt Campus inkl. SLP og planene for IPV b) Universitetsdyresykehuset c) Prosjektet «Fremragende forskning og utdanning» d) Studieprogramporteføljen e) Utvalg om gjennomføring av tiltak for avbyråkratisering, effektivisering og økt inntjening f) Styringsdialog organisering g) Strategiske midler i arbeid h) Større prosjekter og infrastruktur S 39/2015 (o) Faglig innlegg ved professor Erling Olaf Koppang S 40/2015 Eventuelt Vennlig hilsen Odd Magne Rødseth Styreleder Hans Gran Postboks ÅS Hans Gran hans.gran@nmbu.no post@nmbu.no

2 S 33/15 møtebok 22.5 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet Ledelsesstab Fakultet for veterinærmedisin og biovitenskap Møtebok for Fakultetsstyret for fakultet for veterinærmedisin og biovitenskap Tid: fredag 22. mai kl Til stede: Odd Magne Rødseth (leder), representanter for faste vitenskapelig ansatte: Frode Lingaas (for Siri Fjellheim), Wenche Farstad (for Tor Einar Horsberg) og Birger Svihus, representant for midlertidig vitenskapelig ansatte: Kristin Olstad, representant for teknisk/administrativt ansatte: Linda Godager, representant for studentene: Liv Nedrebø og Selina Hellestveit (for Mari Røken), eksterne representanter: Idun Christie, Gaute Einevoll, og Marit Valseth Forfall: Mari Røken, Tor Einar Horsberg og Siri Fjellheim Fra Administrasjonen; dekan Øystein Lie, prodekan Per Einar Granum og seniorrådgiver Hans Gran Saksliste: S 17/2015 (B) Godkjenning av innkalling og saksliste S 18/2015 (B) Godkjenning av møtebok fra S 19/2015 (O) Referat fra ID møtet 19. mai 2015 S 20/2015 (O) Dekanen orienterer a) Forberedelser til styringsdialogmøte mellom fakultet og rektor b) Rapport fra Arbeidsmiljøundersøkelsen c) Andre orienteringer S 21/2015 (B) Instituttleder Institutt for kjemi, bioteknologi og matvitenskap tilsetting S 22/2015 (O) Langtidsbudsjett S 23/2015 (B) Revidert årsplan 2015 S 24/2015 (B) Rapportering fakultetets strategiske midler per 1. tertial S 25/2015 (B) Fremragende utdanning og forskning ved NMBU S 26/2015 (B) Opptaksrammer for studieåret 2015/16 S 27/2015 (B) NMBU i Horisont 2020 og ERA og forslag om nye tiltak for å øke deltakelsen S 28/2015 (B) Rapport «gjennomgang av instituttstruktur Adamstuen» S 29/2015 (B) Samlokalisering av Institutt for plantevitenskap Eventuelt S 17/2015 Godkjenning av innkalling og saksliste

3 S 33/15 møtebok 22.5 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet Ledelsesstab Orienteringssakene (S 20/2015) ble flyttet til slutten av møtet. Innkalling og sakslisten er godkjent med de endringene som er meldt over. S 18/2015 (B) S 19/2015 (O) S 20/2015 (O) Godkjenning av møtebok fra 13. februar 2015 Fakultetsstyret godkjenner møtebok for 13. februar 2015 Referat fra ID møtet 19. mai 2015 Fakultetsstyret tar referatet fra ID møtet 19. mai 2015 til orientering. Dekanen orienterer a) Forberedelser til styringsdialogmøte mellom fakultet og rektor b) Rapport fra Arbeidsmiljøundersøkelsen c) Andre orienteringer Seniorrådgiver Torborg Storaas orienterte om arbeidsmiljøundersøkelsen. Fakultetsstyret tar orienteringssakene til orientering. S 21/2015 (B) Instituttleder Institutt for kjemi, bioteknologi og matvitenskap tilsetting Det forelå innstilling fra Innstillingsutvalget datert 13. mai Are Halvor Aastveit tilsettes stillingen som instituttleder ved Institutt for kjemi, bioteknologi og matvitenskap (IKBM) ved NMBU for en periode på fire år fra og med 1. juli Dersom Aastveit ikke tar stillingen, tilsettes Tage Thorstensen stillingen som instituttleder ved Institutt for kjemi, bioteknologi og matvitenskap (IKBM) ved NMBU for en periode på fire år fra og med 1. juli Dersom Tage Thorstensen ikke tar stillingen, tilsettes Kjetil Longva stillingen som instituttleder ved Institutt for kjemi, bioteknologi og

4 S 33/15 møtebok 22.5 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet Ledelsesstab matvitenskap (IKBM) ved NMBU for en periode på fire år fra og med 1. juli S 22/2015 (O) Langtidsbudsjett Fakultetsstyret forandret saken fra beslutningssak til orienteringssak da de ikke finner at dette er en del av dette styrets ansvar. Men fakultetsstyret ser det som viktig at man blir orientert om budsjettene. Langtidsbudsjettet til fakultetets institutt og dekanen tas til etterretning med følgende kommentarer: Fakultetsstyret ønsker å få en vurdering av konsekvensene som noen av instituttenes manglende handlingsrom har for forskningen og utdanningen ved fakultetet. Fakultetsstyret er spesielt bekymret for økonomien ved IPV og SportFaMed, og peker på at dette er viktig strategiske fagområder ved NMBU. S 23/2015 (B) S 24/2015 (O) S 25/2015 (B) Revidert årsplan 2015 Fakultetsstyret slutter seg til den reviderte årsplanen, med de kommentarer som framkom i møtet. Rapportering fakultetets strategiske midler per 1. tertial Fakultetsstyret tar orienteringen om bruken av fakultetets strategiske midler til orientering. Fremragende utdanning og forskning ved NMBU Forskningsdirektør Ragnhild Solheim, orienterte. Fakultetsstyret gir sin tilslutning til rektors og universitetsstyrets ambisjon og satsing på fremragende forskning og utdanning ved NMBU

5 S 33/15 møtebok 22.5 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet Ledelsesstab samt foreslåtte tiltak og videre arbeid. Fakultetsstyret ser på dette som en riktig prioritering, og har ambisjon om å bidra aktivt til å nå målene. S 26/2015 (B) Opptaksrammer for studieåret 2015/16 Studiedirektør Ole Jørgen Torp orienterte. Fakultetsstyret viser til at instituttene har klarert opptaksrammene, og tilrår opptaksrammene for 2015/2016 i tråd med vedlegg 1 for studieprogrammene ved VetBio. Fakultetsstyret er positiv til at studieprogrammer med få studenter får økt opptaksramme når søkningen øker, og dermed får muligheten til å tilfredsstille KD sine fremtidige krav til studieprogrammer. Fakultetsstyret ønsker ikke at studieprogrammer som i dag er lukket åpnes som følge av økte opptaksrammer. Fakultetsstyret mener at konsekvensen de foreslåtte opptaksrammene har for studiekvaliteten ikke er godt nok utredet, og forutsetter at studiekvaliteten og de vitenskapelig tilsattes tid til forskning ikke blir skadelidende av denne endringen. S 27/2015 (B) NMBU i Horisont 2020 og ERA og forslag om nye tiltak for å øke deltakelsen Fakultetsstyret ber om at EU arbeidet vies særlig oppmerksomhet i inneværende rektorperiode. Fakultetsstyret støtter forslagene om økte ressurser til administrativt støtteapparat innen økonomi og EU rådgiving samt den foreslått insentivmodellen. Fakultetsstyret ber om at en større andel av insentivmidlene for EU forskning blir direkte øremerket prosjektene. S 28/2015 (B) Rapport «gjennomgang av instituttstruktur Adamstuen» Fakultetsstyret tar rapporten om gjennomgang av instituttstrukturen til etterretning.

6 S 33/15 møtebok 22.5 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet Ledelsesstab S 29/2015 (B) Samlokalisering av Institutt for plantevitenskap Instituttleder Odd Arne Rognli, IPV, og dekan Øystein Lie orienterte. Fakultetsstyret støtter ønsket om samlokalisering av Institutt for plantevitenskap og ber dekan i samarbeid med IPV, NMBU ledelsen og øvrige interessenter a utarbeide konkrete planer som grunnlag for prosjektering og realisering av prosjektet.

7 S 33/15 sirkulasjonsak Norges miljø- og biovitenskapelige universitet Ledelsesstab Notat Til Fakultetsstyret for Fakultet for veterinærmedisin og biovitenskap Kopi til Vår ref. 14/ Dato Møtebok for sirkulasjonssak Fakultetsstyret VetBio - juni 2015 Tilbakemelding fra: Odd Magne Rødseth, Group Director, EW Group (leder), professor Tor Einar Horsberg, professor Birger Svihus, senioringeniør Linda Godager, førsteamanuensis Siri Fjellheim, førsteamanuensis Kristin Olstad student Liv Nedrebø og student Mari Røken, prosjektleder Marit Valseth, Innovasjon Norge, Idun Christie, direktør Graminor, Professor Gaute Einevoll S 30/2015 Instituttleder Institutt for basalfag og akvamedisin, utlysningstekst Det forelå notat datert 1. juni Fakultetsstyret godkjenner den foreslåtte utlysningsteksten for instituttlederstillingen ved Institutt for basalfag og akvamedisin. S 31/2015 Instituttleder Institutt for mattrygghet og infeksjonsbiologi, utlysningstekst Det forelå notat datert 1. juni. Fakultetsstyret godkjenner den foreslåtte utlysningsteksten for instituttlederstillingen ved Institutt for mattrygghet og infeksjonsbiologi. Hans Gran hans.gran@nmbu.no

8 S 37/2015 Møteplan for fakultetsstyrene 2016 Fakultet for veterinærmedisin og biovitenskap Saksansvarlig: Ledelsesstaben v/jan Olav Aasbø Saksbehandler: Seniorrådgiver Hans Gran Arkiv nr: 15/03139 Forslag til vedtak: Fakultetsstyret vedtar følgende møteplan for 2016: 19. februar 27. mai 19. september 4. november 16. september 2016 Øystein Lie Dekan NMBU Fakultetsstyret Møtedato

9 2 Møteplan for fakultetsstyrene 2016 Ledelsesstaben legger med dette fram et forslag til møteplan for de tre fakultetsstyrene. Denne planen er prøvd koordinert slik at fakultetsstyremøtene kommer noen uker før universitetsstyrets møter. Da vil fakultetsstyrenes beslutninger på en bedre måte tas med i saksgrunnlaget for Universitetsstyret. Det legges opp til fire møter i Forslag til møteplan: MiljøTek SamVit VetBio 17. februar 15. februar 19. februar 23. mai 25. mai 27. mai 21. september 23. september 19. september 31. oktober 2. november 4. november NMBU Fakultetsstyret Dato

10 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet Fakultet for veterinærmedisin og biovitenskap Notat Til Fakultetsstyret for Fakultet for veterinærmedisin og biovitenskap Kopi til Vår ref. 15/ Dato Fak-sak 38/2015 Dekanens orientering og dialog med styret Saken vil bli mer utdypet under styremøtet. a) Prosjekt Campus. Urbygningen: Oppstart prøvedrift ca 1. feb SLP: Utfordringer både på framdrift og kostnadsstyring. Sterk økning i byggherrens prosjekteringskostnader (over 25 %). Ny usikkerhetsanalyse ila høsten Kjøling og nødstrøm inn igjen i prosjekteringen med garantier om at det ikke skal ramme faglige funksjoner. Fokus nå på installering av flytteprosjektet, på IKT løsninger og på driftskostnader i bygget. IHA lite fornøyd med å være minimalt involvert i campusprosessene. Tiltak i gang for å bedre dette og sikre at behov koblet til bygning og omgivelser blir ivaretatt. Brukerutstyrsprosjektet. Rådgivningsgruppen (RG) levert sluttrapport etter detaljprosjekt. Prosjektering for anskaffelser starter høsten 2015 Samlokalisering av IPV. Dekan forfølger oppdraget fra fakultetsstyremøte 22. mai, 2015, med mulighetene koblet til SKP og NIBIO og der det ene ikke utelukker det andre. På dekans initiativ er det berammet møte med LMD 6. oktober for å diskuterer hvordan samlokalisering av IPV kan kobles mot NIBIOS samlokalisering og adressere innovasjonsløsninger og finansstruktur. Fiskelaboratoriet: Fiskelaboratoriet har blitt rehabilitert i det gamle grisefjøset på Campus Ås. Statsbygg melder om ferdigstillelse primo/medio oktober. Åpning og oppstart avventer bl.a. avklaring om organisering og driftsansvar. b) Universitetsdyresykehuset. (Se eget notat) c) Prosjektet «Fremragende forskning og utdanning» (Se eget notat) d) Studieprogramporteføljen (se eget notat) Hans Gran hans.gran@nmbu.no

11 e) Utvalg for gjennomføring av tiltak for avbyråkratisering, effektivisering (mandat vedlagt) f) Styringsdialog (se eget notat) g) Strategiske midler i arbeid (Det har vært utlyst midler på innovasjon, konkurranseprosjekter og unge talenter. Viser til orientering på siste fakultetsstyremøte samt faglig innlegg på dagens styremøte ved Koppang og Bjørgen som fikk støtte fra fakultetets strategiske midler) h) Større prosjekter, infrastruktur og sentre: Det vil bli orientert om og bedt om innspill fra fakultetsstyret på følgende «prosjekter»: Foods of Norway (Kick off 8. Oktober) Imaging senteret FoU konsesjons søknader Digitalt Liv (nettverkssøknad på 50 mill nok innvilget beslutninger om tildelinger på forskerprosjekter like om hjørnet). Møte med ledergruppen og NFR 7. oktober. HEIDNER, nye innovasjonsmidler etc Infrastruktur satsinger (felles tema) Bioraffineringsplattformene ved IKBM Fellesakvariet på Adamstua ExBio avdelingen på ProdMed Administrative ressurser på Adamstua (organisering, bemanning og budsjetter) SEARCH sluttfinansiering Dialog i gang om nye muligheter/nye fasiliteter for saltvannsforsøk på fisk 2

12 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet Fakultet for veterinærmedisin og biovitenskap Notat Til Fakultetsstyret for Fakultet for veterinærmedisin og biovitenskap Kopi til Vår ref. 14/ Dato Fak-sak 38/2015 b) Universitetsdyresykehuset Dekan viser til vedtakene i fakultetsstyret; 27. mai 2014 (S 26/2014) «Fakultetsstyret er opptatt av å sikre pasientgrunnlaget for opprettholde akkrediteringen for veterinærutdanningen, og ber om at dekanen initiere forhandlinger med Follo dyreklinikk om en avtale om en fremtidig overtakelse av klinikken og pasientgrunnlaget. Fakultetsstyret er opptatt av at avtalen utformes slik at man viser sterk interesse for kjøp, men at den utformes slik at det er en mulighet for å vurdere dette oppkjøpet på nytt. Fakultetsstyret ber om å bli orientert om dette arbeidet i løpet av Fakultetsstyret forutsetter at dekanen har god dialog med NMBUs øverste ledelse i dette arbeidet. Fakultetsstyret ber dekanen i samarbeid med institutt for sports og familiedyr å fortsette arbeide med å sikre det best mulige pasientgrunnlaget for å utdanning og forskning. Dette gjelder både førstelinjetjeneste og henvisningsklinikk, og forholdet mellom disse.» Styremøte 8. og 9. september: «Vedtak 1. Dekan bes om å sluttføre arbeidet med en forkjøpsavtale av Follo smådyrklinikk, basert på fakultetsstyrets innspill, og legge denne fram for universitetsstyret for endelig beslutning. 2. Fakultetsstyret ber dekanen om at det blir utarbeidet en plan for henvisningssykehuset i tråd med fakultetets strategiske planer, der de finansielle og bemanningsplaner inngår.» Ut fra disse vedtakene utnevnte dekanen et utvalg (Melbøe utvalget). Dette utvalget har utarbeidet en rapport som anbefaler en rekke tiltak for å styrke intellektuelle og materielle ressurser, markedsføring og en risikoavlastning i Hans Gran hans.gran@nmbu.no

13 forhold til pasientgrunnlag ved oppkjøp av Follo smådyrklinikk. De anbefalte investeringene i utstyr er tett koblet til Brukerutstyrsprosjektet (BUT) i Statsbyggprosjektene. I tillegg arbeider prodekan i nært samarbeid med instituttledelsen for å koble denne strategien med økonomi og slik sikre/bedre den økonomiske forutsigbarheten til instituttet. Dekanen tar sikte på å legge fram en helhetlig rapport på neste styremøte. Dette for å følge opp fakultetsstyrets vedtak fra september Når det gjelder evt. oppkjøp av Follo smådyrklinikk så vil dekan orientere om følgende: Dekan og prorektor har hatt løpende kontakt med eier av smådyrklinikken. Follo ønsket i fjor høst ikke en forskjøpsavtale, meldte om behov for en «tenkepause». I slutten av mai fikk klinikken et tilbud fra en av de store veterinærklinikkkjedene. Han ønsket da å få et tilbud fra NMBU for å kunne starte reelle forhandlinger. Dekan har etter det arbeidet svært aktivt opp mot rektor og universitetsstyret, og det vurderes om NMBU skal kjøpe opp denne virksomheten nå. Foreløpig har ikke Universitetsstyret ønsket ytterligere råd og anbefalinger fra Fakultetet. Dekanen vil på styremøte orientere ytterligere om prosessen. 2

14 S 38/2015 c) Prosjektet «Fremragende forsking og utdanning» Fakultet for veterinærmedisin og biovitenskap Saksansvarlig: Saksbehandler: Arkiv nr: Forskningsdirektør/Studiedirektør Forskningsdirektør Raghild Solheim Det vises til tidligere informasjon om prosjektet, senest i styremøtet 27. mai Her følger den korte informasjonen rektor ga til Universitetsstyret i møtet 4. september 2015: Arbeidet med implementering av tiltakene slik de er beskrevet i US 55/2015, , er godt i gang. Satsing på talenter NMBU Talentutviklingsprogram: målet er å bidra til rask og god karriereutvikling for yngre vitenskapelig ansatte (postdoktor, forsker, førsteamanuensis) med stort potensiale. Programmet består av mentorordning, samlinger og leveranseforventninger. Programmet er klart for rektors godkjenning. Prosjekter innen innovativ undervisning: kriterier for tildeling er under utarbeidelse. Prestisjeprosjekter NMBUs program for toppforskerrekruttering: målet er å rekruttere forskere med potensiale som framtidig internasjonal toppforsker på sitt felt. Programmet er klart for rektors godkjenning. Støtte til søknader (SFU; SFF; SFI;FME): behandles etter hvert som Forskningsrådet/KD har utlysninger. Pr dato arbeides det med fire skisser til SFF fristen i november. NMBU Fakultetsstyret Møtedato

15 2 Prosjektverktøy store prosjekter: utvikling av programvare for effektiv fildeling med eksterne og interne miljøer er under utvikling med Noragrics nystartede EU prosjekt som pilot. Kvalitet i alle ledd Kurspakke generelle kurs: prosjektledelse og presentasjonsteknikk er under utrulling; veilederkurs er under utarbeidelse og vi er i dialog med flere universiteter i Norge og Sverige for å (dobbelt )sjekke «best practide» Faglig ledelse, ledergruppeutvikling og lederplattform: under utarbeidelse. Vi har starte med å utarbeide opplegg for «faglig ledelse» Læringssenter: åpnes i disse dager. Skal være senter for verktøy og idebank for utvikling av undervisningen, inkl bruk av IKT i undervisningen. Studieprogramporteføljen, kvalitetskultur, rekrutteringsprosesser med fokus på utdanningskompetanse og kriterier for pedagogisk meritering: i gang (noe inngår i løpende arbeid og noe er nytt) EU: NMBU er tildelt to prosjekter hvor NMBU er koordinator, så langt i Horisont2020. I tillegg kommer et COST action og et Erasmus+ prosjekt. NMBU har pr dato 11 søknader som er til vurdering i Horisont2020/EU. Flere søknader er under utarbeidelse, men det er utfordrende å øke engasjementet for å søke EU. NMBU må øke søknadsmassen (gitt samme suksessrate som i dag) for å få tildelt flere prosjekter. Det er imidlertid svært positivt at NMBU nå har flere som søker som koordinator og det er nye miljøer som søker. NMBU har økt ressursene til EU prosjekter ved ett toårig engasjement på økonomi og midler til administrativ støtte til to av de nye prosjektene. Prosjekter hvor NMBU er koordinator blir også prioritert ved tildeling av rekrutteringsstillinger. Økte ressurser til EU rådgiving er ikke implementert pr dato. NMBU Fakultetsstyret Dato

16 S 38/2015d) Studieprogramporteføljen Fakultet for veterinærmedisin og biovitenskap Saksansvarlig: Saksbehandler: Arkiv nr: Studiedirektør Studiedirektør Arbeidet med studieprogramporteføljen 2016/17 Bakgrunn Universitetsstyret behandlet studieprogramporteføljen for NMBU for 2015/16 i desember I styrets vedtak ligger en klar forventning til universitetets videre prosess de kommende årene. Porteføljesaken er etterfølgende blitt lagt inn som et tiltak i universitetets satsing på fremragende forskning og utdanning, under «Kvalitet i alle ledd», som ble godkjent av universitetsstyret i juni. I tråd med styrets vedtak i desember 2014 er dekanene gitt en nøkkelrolle i arbeidet med porteføljen. I juni sendte dekanen sammen med Studieavdelingen ut en bestilling til fakultetets institutt om den årlige programevalueringen. Programrapportene er et viktig grunnlag for fakultetsstyrenes behandling av porteføljen i november. Porteføljesaken er også blitt gitt oppmerksomhet både i dekanens ledermøte og i Studieutvalget i augustseptember. Nedenstående er et bakteppe for en innledende diskusjon i fakultetsstyret i denne saken. Studiedirektøren drar opp noen av hovedlinjene for behandlingen av porteføljen og orienterer om høstens behandling av saken ved NMBU. Det er satt opp forslag til spørsmål for diskusjon helt til sist i notatet. Hovedlinjer for prosessen 2015 Tydelige forventninger fra universitetsstyret I tildelingsbrevet for NMBU for 2014 lå konkrete føringer for gjennomgang og revidering av studieprogramporteføljen for og de to etterfølgende årene. NMBU Fakultetsstyret Møtedato

17 2 Departementet la til grunn at det ikke var hensiktsmessig med studentgrupper under 20 studenter. Signalet i tildelingsbrevet ble lagt som en særlig, overordnet føring for instituttenes vurdering av porteføljen. I forbindelse med at instituttene ble bedt om innspill, ble det iverksatt et nytt egenevalueringsrutine på programnivå. Denne gjennomgangen/egenevalueringen av alle studieprogrammer ble grunnlaget for høstens vurdering av porteføljen. Det er tydelig at føringen om å vurdere antall studenter på programmene, styrte oppmerksomheten i evalueringene for NMBU i sin helhet. Det var videre få forslag om omlegginger, sammenslåing eller nedleggelse av program fra instituttene. Programmene ble beskrevet som jevnt over bærekraftige. Dekanenes innstillinger ble behandlet ved fakultetsstyremøtene i november. Det var en felles oppfattelse at det ikke forelå et tilstrekkelig grunnlag for større endringer i porteføljen for 2015/16, og at det trengtes en grundig og tverrgående prosess for å kunne ta ytterligere stilling til porteføljens form og sammensetning. Saken ble etterfølgende lagt frem for universitetsstyret. I styrets vedtak ligger en klar forventning til universitetets videre prosess de kommende årene med mål om at det foreligger en ny og fremtidsrettet portefølje i Styret er også tydelig på at de ønsker å følge prosessen frem mot behandlingen av porteføljesaken i 2016 og på denne måten sikre seg at arbeidet fremskrider i henhold til ambisjonsnivået i vedtaket. Det legges på denne bakgrunn til grunn at universitetet må nå lenger i saken i år enn i 2014, og at prosessen dermed bør drives på en annen måte. En dekanledet prosess I 2014 gikk bestillingen direkte ut fra sentraladministrasjonen til instituttene og det ble kort tid til behandling av saken. Det var ikke rom for og ble ikke lagt opp til samarbeid/dialog på tvers i selve prosessen. Da saken kom opp i fakultetsstyrene var arbeidet gjort og grunnlaget for svakt for å ta ytterligere grep. Slik prosessen foregikk gav den ingen insentiver til samarbeid mellom instituttene. Forslagene til nedleggelser/sammenslåinger var produkter av interne prosesser, som i stor grad allerede var i gang. Dette året er dekanleddet gitt en nøkkelrolle i prosessen og skal være med på å sette kurs og ambisjonsnivå og sikre fremdrift. En dekanledet prosess er videre et signal om prioritet og om krav til samordning og samarbeid mellom instituttene, og faktultetsnivået bør kunne gi et handlingsrom for grep på tvers. Styring fra fakultetsnivået gir også mulighet til å forankre et formålet med prosessen. Formålet med prosessen Det er tydelig at den omtalte 20 grensen var et problematisk utgangspunkt for arbeidet i Den vakte skepsis og gav liten mening eller motivasjon for involverte aktører. Kritiske spørsmål til denne grensen ble reist både i Studieutvalget, i rapporteringen fra instituttene og i fakultetsstyrene. NMBU Fakultetsstyret Dato

18 3 Det legges til grunn at formålet med prosessen skal være at NMBU i 2017 har en portefølje satt sammen av attraktive og bærekraftige programmer av høy kvalitet. Relevans er et nøkkelord. Det ble fremhevet i styresaken at porteføljen må være et produkt av tre type vurderinger; 1) vurderinger av studiekvalitet, 2) vurderinger av hvordan fagområdene best kan settes sammen og kommuniseres for å tiltrekke gode søkere og 3) vurderinger av hvordan virksomheten drives mest mulig effektivt. Argumentene bør hentes i NMBUs samfunnsoppdrag, som må ligge som en overordnet rettesnor i arbeidet med studieporteføljen. Det er videre av stor viktighet at NMBU klarer å synliggjøre at sammenslåingen av NVH og UMB muliggjør nye faglige synergier og nye tverrfaglige tilnærmingsmåter. Hva er problemet som skal løses Høstens gjennomgang av programporteføljen for 2015/16 viser at NMBU har programmer av høy kvalitet, gode fagmiljøer og et løpende programutviklingsarbeid på instituttene. Dette ble også kommunisert til styret. Når det nå legges til grunn en klar ambisjon om å redusere antall programmer, er det viktig å tar utgangspunkt i en rekke problemstillinger som instituttene selv bringer opp i programrapportene. For 2014 dreidde det seg om spørsmål knyttet til samkjøring av like program, svak søkning til deler av programporteføljen, koblingen små fagmiljøer små programmer, nasjonalt ansvar for bestemte fagområder, bevaring av unike forskningsmiljøer og fordeling av studieplasser mellom fakulteter og program. Disse spørsmålene krever en nyansert og helhetlig tilnærming. Det er derfor avgjørende å ha fagmiljøene med på laget i prosessen. Studiedirektøren peker på at det er et felles ansvar for alle som er involvert i utvikling av utdanning ved NMBU, å bidra til arbeidet med å fornye porteføljen. Prioritering av årets programevaluering Den viktigste enkeltstående muligheten for fagmiljøene å bidra med vurderinger av programmene ligger i årets egenevaluering var det første året for en slik runde, det ble dårlig tid til prosessen og innspillene ble preget av føringen rundt antall kandidater i tildelingsbrevet. Rammene rundt årets egenevaluering er annerledes. Bestillingen har gått ut tidligere og instituttene kjenner kravene til rapporteringen. Med en annen inngang til spørsmålet om reduksjon, vil oppmerksomheten kunne rettes mot innhold og kvalitet, og mindre mot «20 grensen». Tidsplan for behandlingen høsten 2015: Dekanens ledermøter og Studieutvalget august september: Orienteringssak/innledende diskusjon om prosessen med programporteføljen Universitetsstyret september: Rektor orienterer om status Fakultetsstyremøtene i september: Innledende drøfting rundt utvikling av porteføljen Instituttene 16. oktober: Frist for instituttene for å levere kvalitetsrapporter, herunder programprogramrapportene NMBU Fakultetsstyret Dato

19 4 Fakultetsstyremøter oktober/november: Behandling av porteføljesaken Studieutvalget 18. november: Vurdering av årets prosess Universitetsstyret 26. november: Behandling av porteføljesaken Spesielt for VetBio Dekanen har diskutert dette arbeidet med sine instituttledere, og man er enig om at man setter ned en arbeidsgruppe internt ved fakultetet som ser på hvordan instituttene kan samarbeide om undervisningen både på emnenivå og programnivå. Arbeidet settes i gang nå, og man forventer å få tatt ut en del synergi. Spørsmål for diskusjon Studiedirektøren peker på fakultetsstyrets strategiske rolle og ansvar når det gjelder vurdering og utvikling av programmer og programportefølje ved NMBU. Styrets bes om å drøfte følgende problemstillinger; NMBUs strategi og samfunnsoppdrag setter retningen for hvordan NMBU skal utvikle seg i de kommende årene. Strategiens målsettinger er konkretisert i universitetets målstruktur. Med utgangspunkt i de føringene som er lagt for utviklingen av universitetet, hvilke valg bør tas i utviklingen av porteføljen ved fakultetet for å nå disse målene? I styrets vedtak legges til grunn at porteføljen må være et produkt av vurderinger, ikke bare rundt kvalitet og effektivitet, men også av hvordan fagområdene best kan settes sammen og kommuniseres for å tiltrekke gode søkere. Hvordan vurderes potensialet for å øke attraktiviteten i fakultetets portefølje? Økning av antall studieplasser/kapasiteten kan være et verktøy som i arbeidet med å utvikle porteføljen. Hvordan ville en økning i studieplasser kunne brukes for å ta ut synergier mellom instituttene/programmene og dermed utvikle porteføljen i tråd med strategien? NMBU Fakultetsstyret Dato

20 Fak sak 38/2015 e) JUSTERT MANDAT FOR PARTSSAMMENSATT UTVALG OM GJENNOMFØRING AV TILTAK FOR AVBYRÅKRATISERING, EFFEKTIVISERING OG ØKT INNTJENING SOM SKAL GI BUDSJETTVIRKNING Mandatet er fastsatt av rektor 24. juni 2015 etter at det har vært drøftet i IDF møte. Bakgrunn Universitetsstyret har i møte 18. juni 2015 drøftet budsjettsituasjonen for 2016 og langtidsprognose for Langtidsprognosen indikerer en ubalanse i budsjettet på 12,9 mill. kroner i 2016 og 21,2 mill. kroner i Økonomisituasjonen er utfordrende da vi samtidig står overfor følgende: NMBU må håndtere framtidige kutt i tildeling fra KD på ca 6 mill. kroner årlig (avbyråkratiserings og effektiviseringskutt) Kostnadene (ca 12 mill. kroner) ved å følge opp Statsbyggprosjektene har ikke finansiering fra 2016 Universitetsstyret har bedt rektor å vise hvordan det kan skapes et økt handlingsrom i budsjettet Universitetsstyrets forventninger til budsjettet for 2016 er uttrykt slik i styrets protokoll fra møtet 18. juni 2015: Styret gir følgende innspill til det videre arbeidet med å legge frem et budsjett i balanse for 2016: a) Synliggjøre hvordan det kan omprioriteres og evt. frigjøres midler for økt handlingsrom b) Innarbeide avbyråkratiserings og effektiviseringskuttene i budsjettene, og unngå flate kutt. c) Vurdere ulike effektiviseringsløsninger for den administrative virksomhet (f.eks. på tvers mellom institutter, sentre, på fakultetsnivå og i universitetsadministrasjonen) d) Skjerme kjernevirksomheten (forskning og utdanning) Rektor skal på styremøtet 22. oktober legge fram et balansert budsjett som imøtekommer styrets forventninger. Etablering av partssammensatt utvalg og mandat For å gi rektor råd om hvilke tiltak som kan gjennomføres for å legge fram et balansert budsjett for 2016, og for perioden , som imøtekommer styrets forventninger, nedsettes et partssammensatt utvalg bestående av: Økonomi og eiendomsdirektør Sir Margrethe Løksa (leder), administrasjonsdirektør Birger Kruse, dekan Øystein Johnsen, instituttleder Ragnar Øygard 4 Hovedtillitsvalgte 1 student med observatørstatus Ledelsesstaben oppnevnes som sekretariat. Utvalget gis følgende mandat: Legge fram forslag til tiltak (reduserte kostnader/økte inntekter) som kan innarbeides i budsjettet for Tiltakene skal minst utgjøre 15 mill. kroner for Tiltakene skal ikke være av engangskarakter, men ha varig virkning. Legge fram forslag til ytterligere tiltak (reduserte kostnader/økte inntekter) for 10 mill. kroner som kan innarbeides i budsjettet for 2017 (samlet virkning målt mot 2015 utgjør 25 mill. kroner). Tiltakene skal ikke være av engangskarakter, men ha varig virkning. 1

21 Fak sak 38/2015 e) Legge fram forslag til ytterligere tiltak (reduserte kostnader/økte inntekter) for 10 mill. kroner som kan innarbeides i budsjettet for 2018 (samlet virkning målt mot 2015 utgjør 35 mill. kroner). Tiltakene skal ikke være av engangskarakter, men ha varig virkning. Legge fram forslag til ytterligere tiltak (reduserte kostnader/økte inntekter) for 10 mill. kroner som kan innarbeides i budsjettet for 2019 (samlet virkning målt mot 2015 utgjør 45 mill. kroner). Tiltakene skal ikke være av engangskarakter, men ha varig virkning. Utvalgets råd til rektor om hvilke typer tiltak NMBU kan iverksette (reduserte kostnader/økte inntekter) må innrettes slik at det for universitetsstyret skapes et økt handlingsrom innenfor de tildelte midler fra KD. I inntektsvurderingen inngår å gi råd om hvordan NMBU kan øke refusjonene fra BOA knyttet til ansattes tidsbruk og dekningsbidrag, og å kvantifisere dette. Arbeidet deles inn i to faser. I fase 1 gis det anbefalingene knyttet til gjennomføring av tiltak i 2016 budsjettet. Disse må foreligge innen 1. oktober 2015 og skal vise hvilke tiltak som foreslås for 2016 og langtidsvirkningen av disse tiltakene for Utvalgets råd til rektor i fase 1 skal legge til grunn gjeldende organisasjonsstruktur, styringsreglement og øvrige reglementer og bestemmelser. Utvalget skal også grovskissere en tiltaksplan for hvor utvalget peker på hvilke typer tiltak det bør arbeides videre med, og hvilke mulige potensialer for kostnadsreduksjoner/økte inntekter man ser i disse tiltakene (fortsatt innenfor gjeldende organisasjonsstruktur mv). Fase 2 er tiltak for perioden Rektor vil, før fase 2 starter opp, vurdere om mandat og utvalgets sammensetning er hensiktsmessig for denne fasen. Utvalget inviteres til å gi innspill til mandat, og innspill til hvor potensialer ligger og hvilke områder det bør legges vekt på for å realisere innsparing/inntektsøkning for fase 2. Universitetsstyret vil starte opp en gjennomgang av styringsreglementet januar 2016 og har avsatt et eget møte/seminar til dette. Fase 2 vil knyttes opp mot styrets gjennomgang av styringsreglementet. Universitetsstyret har stilt inntil 2 mill. kroner til disposisjon for å knytte ekstern bistand til effektiviseringsarbeidet. Rektor inviterer utvalget til å gi råd om bruk av disse midlerne om utvalget ser områder hvor man mener det kan være aktuelt å knytte til seg bistand til deler av arbeidet. Kommunikasjon Kommunikasjonsdirektøren utarbeider kommunikasjonsopplegg for utvalgets arbeid. 2

22 S 38/2015 f) Styringsdialog organisering Fakultet for veterinærmedisin og biovitenskap Saksansvarlig: Saksbehandler: Arkiv nr: Øystein Lie/Jan Olav Aasbø Hans Gran Det vises til orienteringen på styremøtene i mai 2015 om styringsdialog mellom fakultetene og rektor. Dette møtet ble holdt 9. juni Vedlagt følger oppsummeringen fra møtet. Denne saken legges opp som en orienteringssak. Universitetsstyret fikk denne oppsummeringen som en referatsak og et av grunnlagsdokumentet i sin drøfting av arbeidet med styringsmodellen for NMBU. Fremtidig organisering av NMBU implikasjoner også for styringsdialogen Det vil som det skisseres i oppsummeringen bli en diskusjon om organiseringen ved NMBU i Universitetsstyret har vedtatt på sitt møte 3. september 2015 at de skal ha en evaluering av dagens styrings modell og reglement. Denne skal foretas av en mindre ekstern gruppe. Evalueringen skal være ferdig før Universitetsstyrets seminar 21. januar Styringsdialogene for inneværende år Det var i utgangspunktet besluttet at styringsdialogene på instituttnivå skulle skje mellom dekan og instituttene. Etter ønske fra instituttlederne har rektor besluttet å holde ett styringsdialogmøte med alle 13 instituttene med dekanenes medvirkning. NMBU Fakultetsstyret Møtedato

23 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet Ledelsesstab Notat Vår ref. 15/ Dato Referat fra styringsdialog mellom rektor og fakultetene 9. juni 2015 Til stede: Rektor Mari Sundli Tveit, prorektor Halvor Hektoen, styreleder MiljøTek Ragnhild Borchgrevink, styreleder SamVit Jon P. Knudsen, styreleder VetBio Odd Magne Rødseth, dekan MiljøTek Øystein Johnsen, dekan SamVit Eva Falleth, dekan VetBio Øystein Lie, stabssjef Jan Olav Aasbø, økonomi- og eiendomsdirektør Siri M. Løksa, administrasjonsdirektør Birger Kruse (til kl ), forskningsdirektør Ragnhild Solheim, studiedirektør Ole-Jørgen Torp, seniorrådgiverne Ingeborg Hauge Høyland og Hans Gran Referenter: Ingeborg Hauge Høyland og Hans Gran 1. Kort innledning fra de tre fakultetsstyrelederne om status, utfordringer og risikoer ved de tre fakultetene Styrelederne orienterte kort (5 minutter hver): Fakultet for miljøvitenskap og teknologi: fakultetet har hatt en god studieproduksjon og et av instituttene (INA) ligger øverst når det gjelder publisering. IMT har fått økonomien i balanse. Styret ønsker mer spissing og klarere prioriteringer når det gjelder strategiske satsninger. Risikomomenter: stort behov for oppdatering av infrastruktur, små fagmiljøer, og utfordringer når det gjelder rekruttering av fremragende kompetanse. Fakultet for veterinærmedisin og bioteknologi: Det er en positiv økning i søkningen til en del studier, særlig de små tradisjonelle studieprogrammene. Fakultetsstyret ønsker å øke rammen til over 20 studenter, men er skeptisk til en generell åpning av studier og reduserte opptakskrav. Gjennomstrømningen på PhD kandidatene ligger på 70 prosent. Det er kritisk at den eksternt finansieringen er synkende, det gjelder både NFR og BOA, og særlig tilslag av søknader til Horisont «Foods of Norway» er viktig for VetBio, blant annet som en plattform for fremragende forskning. To av instituttene har en kritisk økonomisk situasjon og dekanen følger opp disse. Fakultetsstyret ønsker å være brobyggere mellom de to campus, og sju institutt, og ønsker å bidra til å skape positiv energi ut av fusjonen. Fakultet for samfunnsvitenskap: Alle instituttene har god søkning til sine studieprogrammer. ILPs planleggerkandidater er høgt etterspurt, og det er større behov for kandidater enn det instituttet klarer å utdanne. Handelshøyskolen har

24 god søkning og er rangeres høgt også på studiemiljø. Noragric-miljøet er godt etablert, men er mer konjunkturavhengig når det gjelder behovet for kandidater. Instituttet er også i større grad enn de andre avhengig av ekstern finansiering, og konkurransen om oppdragene er større. Styreleder opplever at fakultetets fagområder er lite omtalt på universitetsnivå og ønsker en mer tydelig plassering i universitetets strategiske overlegninger. Styreleder viste til de to sakene som er spilt inn til møtet: Skjevfordelingen i basisfordelingen til instituttene i budsjettmodellen, og bygnings- og arealsituasjonen ved fakultetet. Rektor takket for innledningene, og kjente seg igjen i problemstillingene. Arealbehovet blir søkt løst gjennom prosjekt Campus. I det første året har man arbeidet med å posisjonere NMBU, og der gjør fakultetene en viktig jobb. Rektor presiserte at det ikke var tvil om at alle fagområde ved universitetet har sin legitime plass ingen skal ut. Viktigste satsningen for NMBU framover er fremragende forskning og utdanning. 2. Om utøvelse av rollen som fakultetsstyreleder og dialogen med rektor. Det merkes at fakultetene har hatt en trang fødsel, og styrene opplever at både fakultetsstyret og fakultetsleddets rolle er lite avklart. Fakultetstyrene mener de har kompetanse og vilje, men opplever å ha få virkemidler til å bidra aktivt i strategisk utvikling og annen utvikling ved NMBU (minimalt med administrative ressurser og lite budsjett). Styrelederne fremhevet det forholdet at fakultetsleddet har vært omstridt, var en utfordring for arbeidet i styrene og for fakultetenes legitimitet. Det tar tid å bygge tillit for å kunne skape gode og åpne dialoger. Styrene ønsker å arbeide strategisk og bidra til universitetet på de områdene de er tillagt en rolle, men ser også at fakultetsnivået vil kunne spille en rolle i arbeidet med effektivisering og innsparing. Skal fakultetene bestå, må det bli noe mer enn dagens ordning. Denne diskusjonen må tas videre. Fakultetene ønsker å bidra i arbeidet med å skape en god og felles organisasjonskultur ved NMBU. Hvilke saker som fakultetsstyret skal behandle ble diskutert. Rektor ønsker innspill og råd fra fakultetene og tar disse med seg i saker som universitetsstyre skal behandle. Fakultetene påpekte at det er stor forskjell på oppfølgingen i Administrasjonen av saker som inngår i styringssløyfa som skal til US, og fakultetenes egengenererte saker. De sistnevnte sakene oppleves å havne i et vakuum med usikker oppfølging i organisasjonen. Styrelederne savnet møte med styreleder for NMBU. Oppsummering: Rektor informerte om at organiseringen ved NMBU vil diskuteres i 2016, og forberedelser til dette vil forgå i høst. Blant annet roller og ansvarsfordeling, og virkemiddelapparat for de ulike nivåene ved NMBU. Rektor berømmet innsatsen i fakultetene. Rektor var opptatt av at de sakene som kommer fra Fakultetsstyrene blir fulgt opp og skal sjekke opp de sakene som har stoppet opp. Rektor oppmodet fakultetene om tilbakemelding om de sakene som ikke fungerer, og også innspill til forbedringer. 3. Hvordan kan fakultetene bidra til utvikling av mer fremragende utdanning og forskning ved NMBU 2

25 Ragnhild Solheim orienterte om innholdet i styresaken som legges fram for USmøtet 18. juni. Møtet sluttet seg til pilarene i forslaget til US; satsning på talenter, kvalitet i alle ledd og prestisjeprosjekter. Talentsatsning er svært viktig. Fakultetsstyrene skal blant annet diskutere Strategiske bemanningsplaner Oppsummering: Rektor takket for innspillene og at fakultetsstyrene støtter opp om ambisjonene i denne saken. 4. Orientering om prosjektet Campus Ås og Kunnskapsdepartementets samfunns- og effektmål knyttet til samlokaliseringsprosjektet. Trond Furuberg prosjektleder Campus Ås orienterte om effektmålene for samlokaliseringsprosjektet, og om strategisk campusplan. Diskusjonen gikk særlig på arbeidet med en strategisk campusplan, og fremdriften i det arbeidet. Tidsrammen for å få vedtak på overordnet campus plan er ett år fram i tid. Prosess begynner nå og en bred involvering av fagmiljøene er planlagt. Alle fakulteter har institutt med særlige behov som må ivaretas i planleggingen. Oppsummering: Rektor presiserte at hun vil ha en helhetlig plan for bygg og arealer ved NMBU. Fakultetsstyrene og dekanene vil bli involvert i dette arbeidet. 5. Hvordan kan fakultetene bidra til at NMBU forbedrer sin resultatoppnåelse i 2015 a) Gjennomføring normert tid: Kulturendring må inn. Viktig å få våre kandidater ut i samfunnet, der de har en viktig jobb å utføre. Ledelsen ved NMBU må sette målbare tall på ambisjonen om gjennomføring normert tid. Det er en ledelsesutfordring å få aksept for lav gjennomføringsgrad som et problem. Rektor vil i sin kommunikasjon rette mer oppmerksomhet på å formidle viktigheten av at studentene kommer seg videre og bidra med sin kompetanse i samfunnet. Det er innført skjerpet krav til innleveringsfrist for oppgaver. c) Doktorgrad; Forskningsutvalget har sett på faktorer for å øke gjennomføringsgraden; rekruttering, veiledning og miljøet rundt stipendiatene. Det arbeides med å styrke kandidatenes teoretiske grunnlag. d) Publiseringspoeng ble kort drøftet. e) BOA ble kort drøftet. 6. Hvilke avvik meldes fra instituttene i 1. tertialrapport, og hvordan vil fakultetene håndtere disse avvikene Flere sentrale punkter var allerede drøftet under punkt 5. Økonomiavviket ved et par av instituttene på VetBio ble påpekt. Dekan følger tett opp instituttledernes arbeid. 7. Fakultetenes bruk av strategiske midler Ble ikke drøftet i særlig grad. 8. Innmeldte saker fakultetene: 3

26 SamVit hadde meldt inn to saker skriftlig. Størrelsen på basisbevilgningen: Rektor er godt kjent med problemstillingen. En diskusjon om budsjettmodellen må settes inn i en større sammenheng og evaluering av modellen er ikke berammet Bygg og arealer (denne saken er omtalt i under pkt. 4) VetBio tok opp spørsmål rundt institutter i ubalanse. Rektor er kjent med disse. Selv om dekanen har ikke det økonomiske ansvaret vil han samarbeide tett med instituttene for å få økonomien i balanse. Rektor ønsker å få et møte med fakultetsstyrelederne til høsten. Der årsplanen for 2016 vil bli et tema. 4