Kristiansand Orienteringsklubb Organisasjonsplan 2009 1 Vedtatt på årsmøtet 23. februar 2009
1. Kristiansand orienteringsklubbs formål Kristiansand Orienteringsklubbs (KOK) formål er å drive idrett organisert i Norges Idrettsforbund - NIF og Norges Orienteringsforbund - NOF. Arbeidet skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd. All idrettslig aktivitet skal bygge på grunnverdier som idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet. 2. Visjon og verdigrunnlag Utarbeides senere. 3. Handlingsplan Utarbeides senere- 4. Organisasjon KOKs øverste organ er Årsmøtet. Hovedstyret er kollektivt ansvarlig for drift av klubben mellom årsmøtene. Hovedstyret skal stå for den daglige driften iht klubbens lov og står ansvarlig overfor årsmøtet for sine disposisjoner. Styret for KOK Elite ivaretar elitesatsingen i KOK og rapporterer til Hovedstyret. Samtidig ivaretar styret i KOK Elite det ansvaret som tilligger styret i et momspliktig selskap (Kristiansand Orienteringsklubb Elite). Organisasjonskart, se siste side 4.1 Hovedstyret KOK ledes av hovedstyret som er klubbens høyeste myndighet mellom årsmøtene. Hovedstyret består av leder, nestleder, sekretær, økonomileder, styreleder KOK Elite samt utvalgsledere. Hovedstyret skal: Iverksette årsmøtets og overordnede idrettsmyndigheters vedtak og bestemmelser. Oppnevne etter behov komiteer/utvalg/prosjektledere for spesielle oppgaver og utarbeide instruks for disse. Administrere og føre kontroll med foreningens økonomi i henhold til de for idrettens gjeldende instrukser og bestemmelser. Representere klubben utad. 4.1.1 Leder Leder skal: Lede styremøtene. Representere klubben utad. 2 Vedtatt på årsmøtet 23. februar 2009
Være klubbens kontaktperson overfor offentlige og private interessenter, dersom dette ikke er annerledes definert eller ivaretas av utvalgene. Forberede og lede årsmøtet. Styre arbeidet i Hovedstyret og fordele oppgavene internt i styret 4.1.2 Nestleder Nestleder skal: Fungere som leder i dennes fravær. Utarbeide søknader om økonomisk støtte til klubben fra offentlige etater og følge opp disse o Merk: Søknader om støtte til enkeltmedlemmer/ løpere utarbeides av den enkelte løper Være ansvarlig for klubbens medlemsarkiv og fungere som klubbens personalsjef. o Nødvendig med en klargjøring av ansvar ift KOK Elite i dag inngås løperavtaler med KOK Elite, og personalansvaret for disse ligger i Elite. Men noen funksjoner her kan legges på Nestleder Ivareta inn- og utmeldinger i klubben og sikre ajourhold av medlemsregister, adresselister, klubbens e-mail-lister. Organisere klubbkvelder (medlemsmøter) og andre sosiale arrangement for hele klubben. I samarbeid med mediakomitéen, sørge for at klubbens medlemmer får relevant informasjon til rett tid. Etablere gode løsninger for medlemsservice. 4.1.3 Sekretær Sekretær skal: Være ansvarlig for idrettsregistreringen. Skrive og distribuere referater fra styremøtene og årsmøtet. Ta imot innkommende post samt føre arkiv over innkommende og utgående post/e-post. o KOK skal ha en adresse og en person som behandler all post. Distribuere post til riktig adressat. Være ansvarlig for klubbens arkiv, dvs postarkiv, elektronisk arkiv etc. 4.1.4 Økonomileder Økonomiansvarlig skal: Føre klubbens regnskap iht. NIFs retningslinjer og instrukser. Utarbeide forslag til budsjett for klubbens virksomhet samt følge opp dette Innhente informasjon om deltagelse fra klubbens løpere i konkurranser. Sørge for utsendelse av faktura på medlemskontingent og startkontingent. Betale regninger for hovedstyret. Følge opp regnskap for klubben fortløpende. Påse at årsregnskap for KOK forefinnes i revidert stand til fristene for utsendelse av materiale til årsmøtet. Legge fram regnskap og budsjett på årsmøtet. 4.2 Representanter til krets og råd Representantene skal: 3 Vedtatt på årsmøtet 23. februar 2009
Representere KOK overfor kretsting og/eller Idrettsrådet på en slik måte at det gagner o- idrettens og klubbens interesser. 4.3 Revisorer To revisorer velges på årsmøtet. Disse skal overvåke klubbens virksomhet gjennom året og avgi sin revisjonsberetning overfor årsmøtet. 4.4 Valgkomité Valgkomiteen skal: I samarbeid med hovedstyret og andre tillitsvalgte forberede og sette sammen forslag til kandidater som skal velges blant klubbens medlemmer på årsmøtet basert på frivillighet. Legge fram komiteens innstilling for årsmøtet. 4.5 Strategikomité Strategikomiteen skal: Rapportere til hovedstyret I samarbeid med de enkelte utvalg og hovedstyret, sørge for utarbeidelse av klubbens strategiplan (5 års plan), for eksempel: o Organisasjonsstrategi (inkl. prosesser, kvalitetssystem etc.) o Strategi for sportslig satsing o Arrangementsstrategi o Kompetansestrategi o Produkt(utviklings)strategi o Salgsstrategi o Inntektsstrategi o Strategi for kartutvikling o etc. Etablere og drifte klubbens kvalitetssystem. Være ansvarlig for prosessoppfølgingen (kvalitetssikring) Beskrive strategisk utvikling av klubbens organisasjon og prosesser Utrede og foreslå overfor hovedstyret større arrangementer og aktiviteter i samarbeid med leder for elitestyret, sportslig og teknisk utvalg (spesielt kartkomiteen og inntektsutvalget). 4.6 Mediakomité Mediakomiteen skal: Gjennom en oppdatert hjemmeside og klubbavis sørge for intern informasjon i klubben. Være ansvarlig for merkebygging av etablerte merker innenfor KOK, for eksempel o Kristiansand Orienteringsklubb KOK o KOK Elite o Skautrimmen o Baneheitrimmen o Hovden Orientering o Evt også merker eiet av NOF (for eksempel DNB Nor turen) o Nye merkevarer som resultat av arbeidet i Produktutviklingskomitéen. Sørge for bred omtale av hele klubbens aktivitetsområde i lokal presse og media. 4 Vedtatt på årsmøtet 23. februar 2009
Føre statistikk over løpernes resultater gjennom sesongen. 4.7 Lobbykomité Lobbykomiteen skal: Påvirke offentlige beslutningstagere til fordel for KOK og o-idretten, herunder øke mulighetene for økonomisk bistand/ støtte, samt påvirke politiske og administrative beslutninger i den retning som er ønskelig for KOK. 4.8 Klubbhuskomité Klubbhuskomiteen skal: Ha ansvar for oppgaver tillagt KOK ift drift av klubbhuset Planlegge og organisere driften av eventuell søndagskafé 4.9 Styret i KOK Elite KOK Elite er etablert som et momspliktig selskap (Kristiansand Orienteringsklubb Elite) og har ansvar for klubbens fokuserte elitesatsing. Primært omfatter detter eliteløpere på seniornivå, men kan også omfatte juniorløpere på særlig høyt sportslig nivå. 4.9.1 Leder KOK Elite Leder KOK Elite skal: Delta på klubbens styremøter. Lede styremøter for KOK Elite og sørge for referat fra styremøtene Sørge for styring av KOK Elites aktivitets- og ansvarsområde 4.9.2 Økonomiansvarlig Elite Økonomiansvarlig Elite skal: Inngå i styret til KOK Elite Føre regnskap iht regler og retningslinjer som gjelder for et aksjeselskap. Utarbeide forslag til budsjett for KOK Elites virksomhet. Sørge for utsendelse av faktura på egenandeler og andre kostnader som skal innbetales til KOK Elite. Betale regninger for KOK Elite. Følge opp regnskap og rapportere månedlig til KOK Elites styre samt klubbens Økonomiansvarlig. Påse at årsregnskap for KOK Elite forefinnes i revidert stand til fristene for utsendelse av materiale til årsmøtet samt innmelding til offentlige myndigheter. Legge fram regnskap og budsjett for KOK Elite på årsmøtet. 4.9.3 Sponsoransvarlig Elite Sponsoransvarlig Elite skal: Inngå i styret til KOK Elite 5 Vedtatt på årsmøtet 23. februar 2009
Planlegge og koordinere salg av KOK Elite til sponsorer, herunder koordinere KOK Elites sponsoraktiviteter med øvrige sponsoraktiviteter i klubben Være medlem i sponsorkomitéen Planlegge og følge opp avtalte aktiviteter med de sponsorer KOK Elite til enhver tid har inngått avtaler med. 4.9.4 Kontraktsansvarlig Elite Kontraktsansvarlig Elite skal: Inngå i styret til KOK Elite Sørge for at det inngås kontrakter med løpere og trenere i KOK Elite Følge opp kontraktsmessige forhold med løpere og trenere 4.9.5 Hovedtrener Elite Hovedtrener Elite skal i henhold til ansettelseskontrakt: Planlegge og følge opp trening, samlinger og konkurranser iht godkjent plan for KOK Elite og i tråd med inngått treneravtale Rapportere kostnader til treninger og konkurranser iht plan til Regnskapsansvarlig Elite Vurdere løpere som er aktuelle for KOK Elite, herunder aktuelle nye løpere i stallen. Ha møteplikt/ møterett i KOK Elites styremøter. 4.9.6 Løperrepresentant Elite Løperrepresentant Elite skal: Velges av og blant løpere i KOK Elites løperstall Være kommunikasjonsledd mellom løperne og KOK Elites styre Spesielt ivareta løpernes interesser i styrets saksbehandling og beslutninger 4.10 Sportslig utvalg Sportslig utvalg skal koordinere klubbens sportslige aktiviteter på alle alders- og prestasjonsnivåer, og sikre effektiv planlegging, utnyttelse og utvikling av klubbens kompetanse og ressurser innenfor området. Utvalget har et særlig ansvar for å sikre kontinuitet i tilbudet i overganger mellom de ulike alders- og prestasjonsnivåer. 4.10.1 Leder sportslig utvalg Leder sportslig utvalg skal: Ha møterett i klubbens styremøter. Ha overordnet ansvar for klubbens sportslige satsing. I samarbeid med trenergruppen, utarbeide årlige sportslige planer for hver utøvergruppe. Sammen med trenere utgjør klubbens UK og sørge for uttak til individuelle løp og stafetter Planlegge og oppnevne ansvarlige for klubbens fellesturer. 4.10.2 Trenergruppe 6 Vedtatt på årsmøtet 23. februar 2009
Trenergruppen består av alle klubbens ansvarlige trenere for de ulike gruppene, og skal: Planlegge og koordinere klubbens treningsaktiviteter Koordinere konkurranseplaner med hensyn til felles deltagelse / turer Sikre optimal utnyttelse av klubbens ressurser til planlegging og gjennomføring av treningsaktiviteter Sikre at informasjon om treningsaktiviteter gjøres tilgjengelig for alle aktuelle deltagere i, og eventuelt utenfor klubben 4.10.3 Rekrutteringskomité Rekrutteringskomiteen skal Planlegge og gjennomføre rekrutteringstiltak for nye løpere (nybegynnere) Planlegge og gjennomføre tiltak for å invitere/skaffe nye etablerte løpere på ulike nivå til klubben (Unntak: Rekruttering av eliteløpere ivaretas av KOK Elite). Planlegge og gjennomføre orienteringsaktiviteter for aldersgruppen tom 12 år Planlegge og gjennomføre O-skole/ idrettsskole. Rekruttere/verve foreldre og andre voksne som nye ledere og assister til klubbens utvalg og komiteer. 4.10.4 Skoleorienteringskomité Skoleorienteringskomiteen skal: Planlegge og gjennomføre Skolesprinten. Ivareta rollen som Skole-O-kontakt 4.11 Teknisk utvalg 4.11.1 Leder teknisk utvalg Leder teknisk utvalg skal: Ha møterett i klubbens styremøter. Ha overordnet ansvar for kartplanlegging og produksjon, teknisk o-arrangement, VDG, klubbens materiallager, drift av IT-systemer. Sammen med kartkomiteen, arrangementskomitéen og strategiutvalget planlegge nye kartområder for store arrangement. 4.11.2 Kartkomité Kartkomiteen skal: Planlegge og gjennomføre utgivelse av nye kart i samarbeid med strategikomiteen. Ansvar for økonomiske søknader til offentlige myndigheter / spillemidler til kartproduksjon i samarbeid med hovedstyret Vurdere og gjennomføre revisjon av klubbens eksisterende kart. Utarbeide og ajourholde klubbens kartplan og formidle denne til VAOK og kommunen. Utarbeide sluttrapport med regnskap for kartprosjekter. 4.11.3 Arrangementskomité Arrangementskomiteen skal: Ut fra terminlisten planlegge klubbens arrangementer i samarbeid med kartkomiteen og VDG-kontakt. 7 Vedtatt på årsmøtet 23. februar 2009
Basert på klubbens arrangementsstrategi, utarbeide forslag til KOKs terminfestede løp til terminlisten, få denne godkjent i hovedstyret og melde planen til VAOK. Oppnevne løpsledere og løypeleggere til klubbens arrangementer. Fungere som mentor for uerfarne løpsledere og løypeleggere. Inneha og utvikle klubbens kompetanse på arrangementssystemer inkl. Emit For spesielt store arrangement etableres prosjekter for planlegging og gjennomføring, utenfor arrrangementskomitéen 4.11.4 VDG-kontakt VDG-kontakten skal: Fremlegge klubbens aktivitetsplan for organer/organisasjoner som representerer grunneier-, vilt-, frilufts- og naturverninteresser. Påse at det ifm o-løp og turorientering ved valg av terreng og postplassering, tas hensyn til plante- og dyreliv, jfr sentrale retningslinjer. 4.11.5 Materiellkomité Materialkomiteen skal: Oppbevare og vedlikeholde klubbens materiell. Låne ut arrangementsmateriell til klubbens løp og treningsaktiviteter. Sørge for nødvendige innkjøp og erstatning av defekt materiell. Kjøpe inn og selge løpstøy/ klubbdrakter til klubbens medlemmer(omfatter ikke tøy til KOK Elite) 4.11.6 IT-komité IT-komitéen skal: Sørge for drift av IT-løsninger for klubben, herunder driftsløsning for hjemmeside og intranett, dokumentdatabaser, elektroniske arkiv. Omfatter kun drift, ikke ansvar for innhold/ dataforvaltning/ dokumentforvaltning 4.12 Inntektsutvalg 4.12.1 Leder inntektsutvalg Leder inntektsutvalg skal: Ha møterett i klubbens styremøter. Planlegge og koordinere alle inntektsbringende tiltak i klubben. Koordinere sponsorsalg mellom elite og bredde. 4.12.2 Sponsorkomité Sponsorkomiteen skal: Koordinere sponsoraktiviteter i klubben, f. eks mellom KOK Elite, klubbens arrangement, og andre områder der det er aktuelt med sponsorer Utarbeide forslag til inntektsfordeling av eventuelle felles sponsorer, til beslutning i hovedstyret Sikre koordinering oppfølgingen av sponsoravtaler 8 Vedtatt på årsmøtet 23. februar 2009
4.12.3 Dugnadskomité Dugnadskomiteen skal: Identifisere dugnadsmuligheter for klubben Planlegge, informere og koordinere dugnadstiltak, herunder sikre ressurser til gjennomføring av dugnader (Omfatter ikke arbeid knyttet til o-arrangement). 4.12.4 Salgskomité Salgskomitéen skal Planlegge, koordinere og gjennomføre salg av alle produkter og merkevarer til kunder internt eller eksternt (ikke sponsorsalg), f. eks o Turorienteringsprodukter (Skautrimmen, Baneheitrimmen, Hovden Orientering) o Kartsalg i alle kanaler (butikk, på løp, på internett, etc.) o Andre kartrelaterte produkter (for eksempel treningsløyper) o Andre produkter som utvikles i Produktutviklingskomitéen Bistå salg på klubbens arrangementer ved behov. Salg av klubbeffekter inkl. klubbdrakter etc. Utvikle nye salgskanaler, vurdere produktpakking etc. for å øke inntektene av den type salg innenfor og utenfor klubben. Dette betyr ikke at salg av produkter og merkevarer ikke kan selges av andre komitéer eller enkeltmedlemmer, men salget skal være koordinert med salgskomitéen. 4.13 Turorienterings- og mosjonsutvalg Turorienterings- og mosjonsutvalget skal planlegge og gjennomføre tiltak og tilbud rettet primært mot turgåere og mosjonister utenfor klubben. Dette for å bidra positivt til samfunnet generelt, og bidra til en positiv profil av klubben i lokalsamfunnet. Utvalget skal ha et særlig fokus på tilbud mot nye, alternative brukergrupper, samt tilbud som kan knytte tur/ mosjonssegmentet nærmere til klubben, gjerne som medlemmer. 4.13.1 Leder turorienterings- og mosjonsutvalg Leder turorienterings- og mosjonsutvalg skal: Ha møterett i klubbens styremøter. Koordinere arbeidet innenfor utvalgets ansvarsområde. 4.13.2 Tur-o-komiteen Tur-o-komiteen skal Planlegge og teknisk gjennomføre klubbens turorienteringsopplegg hvert år. Utvikle klubbens turorienteringsaktiviteter målretter mot nye brukergrupper Salg av turorienteringsopplegg i samarbeid med klubbens salgskomité Koordinere poster og terreng med VDG-kontakten. 9 Vedtatt på årsmøtet 23. februar 2009
4.13.3 Mosjonskomité Planlegge og gjennomføre o-relaterte aktiviteter rettet mot nye/ alternative brukergrupper, for eksempel: o Mosjonister/ turgåere generelt o Helsevesen/ Rehabilitering o Helsesportslag og lignende o Andre aktuelle brukergrupper 10 Vedtatt på årsmøtet 23. februar 2009