Nye Asker kommune Velkommen til informasjonsmøte for ansatte i Hurum!
Program 1. Velkommen v/lars Joakim Tveit (rådmann) 2. Veien fram til Nye Asker kommune politisk prosess v/monica Vee Bratlie (ordfører) og Lene Conradi (leder fellesnemnda) 3. Å bygge ny kommune medbestemmelse og samarbeid v/lars Joakim Tveit 4. Ansattes behov, rettigheter og tillitsvalgtes rolle v/htv Børre Holen og HVO Linda Moe 5. Spørsmål
2. Veien fram til Nye Asker kommune Politisk prosess og presentasjon av fellesnemda v/monica Vee Bratlie, ordfører i Hurum og Lene Conradi, leder av fellesnemnda
Status i kommunereformen 146 kommuner har vedtatt at de ønsker sammenslåing: 83 kommuner har gjensidige vedtak 63 kommuner ønsker sammenslåing uten at det er enighet om sammenslåing Fra 428 til 379 kommuner 1.1.2020
Mål for ny kommunestruktur Gode og likeverdige tjenester til innbyggerne Helhetlig og samordnet samfunnsutvikling Bærekraftige og økonomisk robuste kommuner Styrket lokaldemokrati Behov for mer kompetanse og kapasitet i kommunene i fremtiden Kommuner som i større grad sammenfaller med samfunnsutfordringene
Oppsummering og status Utfordrende og krevende prosess Et godt forhandlingsklima preget av gjensidig respekt, tillitt og lojalitet Intensjonsavtalen et godt utgangspunkt for det videre arbeidet
Intensjonsavtalen 1. Likeverdighet, raushet og forståelse for hverandres ståsted og utgangspunkt, skal prege samarbeidet om sammenslåing. Viktig med god politisk og administrativ ledelse og tidlig planlegging gjennom 3 likeverdige kommuner Ambisiøs og tydelig ledelse Nytenkning, raushet Bred involvering, åpen tilnærming Benytte det beste fra hver kommune Integrasjonsstrategi- porteføljestyring: 3. Kommunen Organisering skal satse på innovasjon og digitalisering for å oppnå forenkling, fornying og effektivisering til beste for innbyggerne. Analysedel Plandel 4. Kommunen skal praktisere åpenhet og meroffentlighet, og det skal Implementeringsdel etableres døgnåpen forvaltning med digitale selvbetjeningsløsninger der det er mulig. «Gjøre de riktige tingene, til riktig tid, i riktig rekkefølge» 5. Den nye kommunen skal gjøre hverdagen enklere for innbyggerne, Hva samtidig må være som innbyggerne på plass, skal hva delta kan som aktive vente medspillere? for å videreutvikle kommunen og lokalsamfunnet. 2. Det skal være et likeverdig tjenestetilbud og velferdstjenester organisert så nær innbyggerne som mulig. 6. Kommunen er en foregangskommune for lavutslippssamfunnet som jobber mot nullutslipp og et grønt skifte.
Tiden frem til 1. januar 2020 Vi har et vedtak nå starter jobben! «Likeverd, raushet og forståelse» Krever politisk lederskap Fellesnemnd Politisk forankring Bred politisk involvering Arbeidsutvalg Åpenhet Komme raskt i gang Felles prosess Felles visjon og verdier
Nemnda og fusjonsprosessen Viktig med god politisk og administrativ ledelse og tidlig planlegging gjennom 3 likeverdige kommuner Ambisiøs og tydelig ledelse Nytenkning, raushet Bred involvering, åpen tilnærming Benytte det beste fra hver kommune Integrasjonsstrategi- porteføljestyring: Organisering Analysedel Plandel Implementeringsdel «Gjøre de riktige tingene, til riktig tid, i riktig rekkefølge» Hva må være på plass, hva kan vente?
Felles visjon
Hva vi skal oppnå sammen En felles visjon Foredle våre unike naturområder og kystlinje Få til spennende tettstedsutvikling i hele den nye kommunen Skape spennende nærdemokratiske ordninger
Hva vi skal oppnå sammen Levere gode tjenester nær der innbyggerne bor Stimulere til næringsutvikling Arbeide for gode og nye samferdselsløsninger Være en foregangskommune for klima- og miljøpolitikk Satse stort på partnerskap med frivillighet og næringsliv
Forventninger Et gigantisk prosjekt 6 000 ansatte skal levere tjenester til 90 000 innbyggere fra vugge til grav fra 1.1.2020 Denne omstillingen krever gode prosesser og godt lederskap
Viktige elementer for å lykkes Godt samarbeid og dialog mellom politikere og administrasjon God planlegging Godt lederskap Tillitsvalgte må være med Ansatte må informeres og involveres
Felles PSU Hurum, Røyken og Asker kommuner har sine egne partssammensatte utvalg (PSU) Disse utvalgene skal bestå i perioden frem til sammenslåing Et felles PSU er i tillegg etablert og består av arbeidsgiverrepresentanter for de 3 kommunene arbeidstakerrepresentanter for de 3 kommunene
Skape felles identitet felles røtter
begynnelse bli med skjærgård alt skog ski seile
Asker sentrum Viktig med god politisk og administrativ ledelse og tidlig planlegging gjennom 3 likeverdige kommuner Ambisiøs og tydelig ledelse Nytenkning, raushet Bred involvering, åpen tilnærming Benytte det beste fra hver kommune Integrasjonsstrategi- porteføljestyring: Organisering Analysedel Plandel Implementeringsdel «Gjøre de riktige tingene, til riktig tid, i riktig rekkefølge» Hva må være på plass, hva kan vente?
Nærhet til sjøen Viktig med god politisk og administrativ ledelse og tidlig planlegging gjennom 3 likeverdige kommuner Ambisiøs og tydelig ledelse Nytenkning, raushet Bred involvering, åpen tilnærming Benytte det beste fra hver kommune Integrasjonsstrategi- porteføljestyring: Palmer, hvit sand og Organisering turkisgrønn sjø Analysedel Plandel Implementeringsdel «Gjøre de riktige tingene, til riktig tid, i riktig rekkefølge» Hva må være på plass, hva kan vente?
Et bilde på nye muligheter FNs bærekraftsmål
Vi ser frem til nye ASKER KOMMUNE Foto Hvalstrand bad
3. Å bygge ny kommune sammen - medbestemmelse og samarbeid v/lars Joakim Tveit, rådmann
Å bygge en ny kommune Et gigantisk prosjekt 376 kvm, 153 km strandlinje, 6 mrd. i budsjett, 6 000 ansatte, 106 ikt-systemer, 50 selskaper/- interkommunalt samarbeid, 300 innkjøpsavtaler, ulike pensjonsordninger og vi skal først og fremst levere gode tjenester til 90 000 innbyggere fra vugge til grav fra 1.1.2020
Viser vei til nye Asker
Viktige suksessfaktorer Dette er et politisk prosjekt å bygge nye Asker kommune Viktig med god politisk og administrativ ledelse og tidlig planlegging gjennom 3 likeverdige kommuner Begynn planleggingen med det samme 2020 er ikke lenge til Ambisiøs og tydelig ledelse Nytenkning, raushet Ta hensyn Bred til kompleksiteten involvering, i omstillingsprosessen åpen tilnærming fra starten av Benytte det beste fra hver kommune Integrasjonsstrategi- porteføljestyring: Lev opp til prinsippet om likeverdighet, raushet, og forståelse for hverandres ståsted og utgangspunkt i alle Organisering faser av prosessen Analysedel Plandel Sikre god Implementeringsdel og samtidig informasjon til ledere, medarbeidere, innbyggere og næringsliv «Gjøre de riktige tingene, til riktig tid, i riktig rekkefølge» Lytt til erfaringene fra andre kommuner Hva må være på plass, hva kan vente?
Styringsdokumentet 1. Hvem har hvilket ansvar 2. Hvilken risiko og konsekvens kan oppstå i prosessen 3. Gjøre de riktige tingene, til rett tid og i riktig rekkefølge 4. Hva må på plass nå og hva vente eller utsettes til etter 2020 5. Dele opp i «riktig biter» som er håndterbare og kan styres
Alt skjer ikke samtidig gradvis tilpasning Hurum Røyken Asker Interim/ Ny kommune 2015 2016 2017 2018 2019 2020
Styringsdokumentet
Styringsdokument for Nye Asker kommune Inneholder tre hovedelementer: Prosjektplan (mandater, mål, beskrivelse av hoved-/delprosjekter, fremdrift/faser, milepæler/ beslutningspunkter og avhengigheter mm) Prosjektorganisering (politisk/administrativ) Risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) for sammenslåingsprosessen Styringsdokumentet er utarbeidet i et samarbeid mellom prosjektgruppen (en representant fra hver av de tre kommunene) og ekstern leverandør (Deloitte og Telemarksforsking) Det er også utarbeidet en egen kommunikasjonsstrategi Forankret i Intensjonsavtalen, vedtatt av Fellesnemnda 16. desember 2016 og behandlet i felles PSU.
Faseinndeling Fase 1: Planlegging Fram til kongelig resolusjon høsten 2017 Fase 2: Gjennomføring del 1 Fra kongelig resolusjon til sommeren 2018 Fase 3: Gjennomføring del 2 Produksjons- og leveransefase for programmet, sommeren 2018 sommeren 2019 Fase 4: Avslutning Overgangen fra tre kommuner til en høsten 2019-31.12.2019
Viktige milepæler 2016 2017 2018 2019 Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Ansette rådmann for nye Asker M1 Utrede og vedta politisk struktur for nye Asker M2 Utrede og vedta administrativ struktur for nye Asker M3 Ansette toppledergruppe nye Asker M4 Etablere programorganisasjon M5 Detaljplanlegging i det enkelte delprosjekt i.h.t mandat og avhengigheter M6 Gjennomføring av det enkelte delprosjekt i.h.t mandat og avhengigheter M7 Siste forberedelser til sammenslåing M8
Prinsipper for organisering Lovgrunnlag Styringsdokument Mandat fra kommunestyrene Hovedavtalen mm Fellesnemda som politisk organ PSU Arbeidsutvalg Administrative arbeidsgrupper
Kommunikasjon
Overordnete mål og strategier Kommunikasjonsarbeidet bidrar til at innbyggere, ansatte og folkevalgte er informerte om sammenslåingen har tillit til sammenslåingen og den nye kommunen har mulighet til å ta del i ulike deler av prosessen Dette oppnås gjennom: åpen og aktiv kommunikasjon samkjørt informasjon tilgjengelig og forståelig budskap for dem det gjelder oppdatert og jevnlig informasjon i aktuelle kanaler
Intern kommunikasjon > Kommunikasjon = et nødvendig og ønskelig virkemiddel i endringsprosesser. > Ansatte har behov for å vite hva som skal skje, når det skal skje, hvorfor og hvordan dette berører den enkelte. > Forutsigbarhet, riktig informasjon til rett tid i riktig kanal er avgjørende. > Informasjon som først og fremst angår ansatte skal kommuniseres internt før det går ut i eksterne kanaler.
Internkommunikasjon = lederansvar > Ledere på alle nivåer har ansvar for å bidra til at ansatte har tilgang på nødvendig informasjon til riktig tid på rett sted. > Ansatte har samtidig ansvar for å holde seg orientert gjennom de kanaler som opprettes. > Ulike virksomheter i kommunene blir berørt på ulikt vis underveis i sammenslåingsprosessen noen mer direkte, andre indirekte. > Tillitsvalgte/ vernetjenesten spiller en viktig rolle i det interne kommunikasjonsarbeidet.
Hovedkanal = felles nettside : www.nyeasker.no
Omstilling og omstillingsavtale
Medbestemmelse God medbestemmelse er avgjørende for en god prosess PSU (bred representasjon) Dialog og drøfting Plan - ros Årshjul saker Omstillingsavtale
Må tas på alvor
Omstillingsdokument
Omstilling og endring - to ulike tilnærminger Vil for mange representere nye muligheter ny læring nye oppgaver nye utfordringer og erfaringer nye relasjoner Kan bli en tapsopplevelse og oppleves som en trussel tilhørighet - relasjoner trygghet forutsigbarhet - egenverd
Formål med omstillingsavtalen Sikre en forutsigbar omstillingsprosess for alle kommunenes ansatte som kjennetegnes av god medvirkning fra ansattes representanter og samhandling mellom partene Omstillingsarbeidet skal gjennomføres i samsvar med de forpliktelser partene har etter arbeidsmiljøloven, hovedavtalen, hovedtariffavtalen og andre overordnede føringer. Avtalen skal sikre kompetanse slik at kommunen kan levere gode tjenester til innbyggerne i omstillingsperioden. Ansatte skal gjennom hele omstillingsprosessen gis den informasjon som er nødvendig for å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, jf. arbeidsmiljølovens 4.2... Avtalen forutsettes drøftet gjennom en åpen og god dialog mellom partene, og at man søker å skape forutsigbarhet og ivareta rettigheter til de ansatte i de tre kommunene.
Avtalen bør blant annet inneholde Etablering av et omstillingsutvalg Bemanningsplan og overtallighet Avgrense hvilke stillingskategorier som omstillingsdokumentet gjelder for. De tre kommunene bør ikke utlyse nøkkelstillinger før dette er behandlet i omstillingsutvalget, for å forebygge overtallighet. Drøfte bruk av midlertidig tilsetting og permisjoner for også å redusere overtallighet. Kommunesammenslåingen er en virksomhetsoverdragelse etter arbeidsmiljølovens regler Rettskrav og fortrinnsrett Kompensasjon for skifte av arbeidssted Kompetansetiltak Sluttvederlag Særavtaler Lønns- og arbeidsvilkår Januar 2016
Felles økonomisk politikk og harmonisering
Kommunereformen > De økonomiske rammene for Handlingsprogram 2017-2020 og rådmannens prioriteringer (drift og investering) tar ikke hensyn til konsekvensene av kommunesammenslåingen. > Intensjonsavtalen legger opp til at de tre kommunene skal koordinere arbeidet med kommuneplan, handlingsprogram, strategier og temaplaner. > Det skal utarbeides en politisk sak som legger prinsipper og føringer for drift og investeringer i interimperioden i forbindelse med budsjett og handlingsprogram i alle tre kommunene.
Nye Asker økonomisk politikk Fellesnemnda rollen og funksjon (intensjonsavtalen) Behov for samordnet budsjettprosess fra 2018 Utarbeide en felles økonomisk politikk ved handlingsregler - Netto driftsresultat (overskudd) - Effektiviseringskrav - Investeringer - Lånegjeld, krav til egenfinansiering og opptak - Gebyrer/avgifter/egenbetalinger - Finansforvaltning / utbyttepolitikk Fellesnemnda skal jfr. inndelingslova utarbeide et budsjett for nye Asker for 2020 2024.
4 Ansattes behov, rettigheter og tillitsvalgtes rolle v/ Børre Holen, hovedtillitsvalgt i Hurum og Linda Moe, hovedverneombud i Hurum
PSU Hvem er vi? Hurums representanter i partssammensatt utvalg (PSU): > Børre Holen (UDF/UNIO) > Randi Dahl Jørgensen (Fagforbundet/LO) > Line Jørgensen (vara Sykepleierforbundet/UNIO) > Freddy Huizinga (vara FO/LO) > Linda Moe (2. vara Hovedverneombud)
PSU Hvilken rolle har ansattrepresentanter? Vi representerer alle ansatte Hvorfor er tillitsvalgte involvert? Rammene for ansattes rettigheter ligger i Hovedavtalen (HA), Hovedtariffavtalen (HTA) og arbeidsmiljøloven (aml.) Lovbestemt rett til medbestemmelse/medvirkning En sentral rolle i arbeidet med å bygge en ny kommune Ivareta de ansattes interesser Muligheten til å påvirke før beslutninger tas Eks. organiseringen av tjenester i «Nye Asker»
Tillitsvalgte/ansattrepresentanter Hovedverneombudets og vernetjenestens rolle Hovedverneombudet i PSU representerer vernetjenesten i alle tre kommunene Ivareta de ansattes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet Passe på at arbeidsgiver følger reglene i arbeidsmiljøloven Alle skal ha et godt arbeidsmiljø også i omstillingsperioden Lokale verneombud spiller en viktig rolle
Arbeidstakers rettigheter Hvem samarbeider vi med? Samarbeid på tvers av sektorer og fagmiljøer er viktig Behov for innspill fra andre som ikke sitter i PSU Hovedtillitsvalgte i Hurum Etablert samarbeid mellom alle hovedtillitsvalgte Hovedverneombudene i Asker og Røyken Ansattrepresentantene i Asker og Røyken De som sitter i PSU Øvrige hovedtillitsvalgte i Asker og Røyken
Hvordan kan du nå oss? Kontakt oss gjerne på e-post: udf@hurum.kommune.no Linda.Moe@hurum.kommune.no Randi.Dahl.Jorgensen@hurum.kommune.no Spør hvis du lurer på noe vi er her for deg!
5 Spørsmål?