Administrativt utviklingsarbeid ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet Hva gjør vi nå? Møter i Styringsgruppen 14.03.05 og 16.03.05 1
Mål med utviklingsarbeidet Styringsgruppen skal legge til rette for en konstruktiv utviklingsprosess som sikrer at den samlede administrasjonen tilpasses vår nye ledelsesmodell ved at en finner en organisering som på best mulig måte støtter opp om og dermed legger til rette for å styrke fakultetets primærfunksjoner innen forskning, undervisning og formidling 2
Om administrasjonen i UiBs strategiske plan: Administrasjonen skal tilrettelegge og utføre sine arbeidsoppgaver med sikte på å bedre kvalitet og effektivitet på tjenestene og med det mål at alle universitetets ressurser støtter opp om undervisning, forskning og utadrettet virksomhet 3
Den videre prosessen (fra brevet/referatet som ble sendt ut til undergruppene) De innleverte rapportene danner et godt underlagsmaterial for den videre prosessen. Undergruppene har foretatt en grundig gjennomgang av de eksisterende oppgaver og rutiner innen de enkelte oppgavefelt, men både hva gjelder kvantifisering av arbeidsomfang og vurdering av nødvendige kompetansekrav gjenstår et stort arbeid. Før iverksetting av fase to bør ekstern spesialkompetanse innhentes, for råd og veiledning om metoder som anbefales brukt i slikt arbeid. Leder og sekretær gis derfor i oppdrag å innhente eksterne råd, i samarbeid med Kontor for organisasjons- og kompetanseutvikling ved PØA. Styringsgruppen ber om å få fremlagt forslag til videre prosess i nytt møte mandag 14.03.05. Informasjon vil bli sendt ut til undergruppene umiddelbart etter dette. Alternativt vurderes det å avholde nytt allmøte. 4
Kompetanseutvikling (fra samme brev) Kvalitet i administrative støttefunksjoner er et overordnet mål for utviklingsarbeidet, og fakultetet bør ta initiativ for opprettelse av opplæringsprogram innen økonomi- og personaladministrasjon. For studieveiledere eksisterer allerede slikt program, og det ville være ønskelig om det ble utarbeidet tilsvarende tilbud til våre administrativt ansatte også innen de øvrige oppgavefelt. Fakultetet vil be om at Kontor for organisasjons- og kompetanseutvikling allerede nå iverksetter pilotprosjekter, hvor våre undergrupper medvirker som viktige bidragsytere når det gjelder fastsetting av innhold og form. 5
Vi skal altså.. Bestemme veien videre Forslag følger. 6
Fase to (opprinnelig mandat) I neste fase (første kvartal 2005) skal gruppene arbeide videre med valgt modell, foreslå konkret organisering og tiltak for tilrettelegging for implementering, og utarbeide konkrete rutinebeskrivelser innen saksområdet. I fase to vil det også være ønsket at det utarbeides forslag til konkret planer for kartlegging av kompetansenivå og utarbeidelse av kompetanseutviklingsprogram ved fakultetet. Undergruppene skal også fungere som viktige høringsinstanser for styringsgruppen i dens arbeid med å utarbeide en enhetlig overbygning, - den samlede innstillingen om fremtidig organisering for å tilrettelegge for å oppnå den ønskede standard for god administrasjon ved det matematisk-naturvitenskapelige fakultet tilpasset fakultetets organisasjonsmodell. 7
Forslagets hovedlinjer Arbeidet med enhetlig overbygning og utvikling av kompetanseutviklingsprogram prioriteres Det foreslås å gjennomføre instituttbesøk og diskusjonsmøte med instituttlederne før det utarbeides et forslag som skisserer ulike mulige modeller Forslaget sendes på høring til undergruppene, som også vil bli bedt om å komme med utfyllende innspill Forslaget behandles så av styringsgruppen Styringsgruppen oversender sitt forslag til fakultetsstyrebehandling 15.juni Allmøte arrangeres 21.juni Høsten 2005 implementeres og videreutvikles valgt modell 8
Hva er viktig? Lederforankring Inkluderende prosess Interne krefter Åpen prosess Profesjonell gjennomføring Klare målsetninger Resultater 9
Uke Aktivitet Detaljer 10 Planlegging Forberede styringsgruppemøte 11 Styringsgruppen Styringsgruppemøte, Utarbeide besøksmal, informasjon 12 Påske Ferie 13 Instituttbesøk Fredag: Instituttbesøk 14 Instituttbesøk Man-ons-fred: Instituttbesøk 15 Instituttbesøk Man-tirs-fred: Instituttbesøk 16 Instituttbesøk Mand: Instituttbesøk, Tors-fred: Solstrand 17 Ledergruppen Oppsummering instituttbesøk, Tors: Diskusjonsmøte med lederne 18 Rapport Utarbeide rapport 19 Rapport Utarbeide rapport, utsendelse til høring undergrupper 20 Undergrupper Behandling undergrupper 21 Undergrupper Behandling undergrupper, svarfrist 25.05 22 Styringsgruppen Møte i styringsgruppen 23 Oppsummerende rapport Torsdag: Ferdigstille sakspapirer til fakultetsstyret 24 Fakultetsstyret Onsdag: Behandling i fakultetsstyret 25 Informasjon Allmøte 10
REVIDERT PLAN Uke Aktivitet Detaljer 10 Planlegging Forberede styringsgruppemøte 11 Styringsgruppen Styringsgruppemøter, Utarbeide besøksmal, Sende ut informasjon 12 Påske Ferie 13 Informasjon Fredag: Allmøte 14 Instituttbesøk Man-ons-fred: Instituttbesøk 15 Instituttbesøk Man-tirs-tors-fred:Instituttbesøk 16 Instituttbesøk Man: Instituttbesøk, Utarbeide rapport, Tors-fred: Solstrand 17 Ledergruppen Utarbeide rapport, Tors: Diskusjonsmøte med lederne 18 Rapport Ons0405: Utsendelse til høring undergrupper og institutter 19 Undergrupper Behandling undergrupper 20 Undergrupper Behandling undergrupper 21 Undergrupper Behandling undergrupper, svarfrist 25.05 22 Styringsgruppen Møte i styringsgruppen 23 Oppsummerende rapport Torsdag: Ferdigstille sakspapirer til fakultetsstyret 24 Fakultetsstyret Onsdag: Behandling i fakultetsstyret 25 Informasjon Allmøte 11
Timeplan instituttbesøk 0900-0930 Morgenkaffe med alle adm.ansatte presentasjon 0930-1000 Innledende samtale med kontorsjef 1000-1130 Deltakelse i daglig virke, samtaler med de ansatte 1130-1200 Lunsj 1200-1300 Deltakelse i daglig virke forts. 1300-1330 Samtale med instituttleder 1330-1400 Oppsummerende samtale med kontorsjef 12
Generell sjekkliste Antall administrativt ansatte Årsverk Årsverk institutt Lokalisering av instituttet Plassering av administrasjonen Stillingsinstrukser Interne rutinebeskrivelser Informasjonsformidling Etter- og videreutdanning 13
Sjekkliste - Samtaler med de administrativt ansatte Personlig oppfatning om: Klarhet om egne arbeidsoppgaver Utfordrende oppgaver Arbeidsbelastning Deltakelse i EVU siste fem år Behov for EVU Tilbud om EVU Organisering og samarbeid, internt og ekstern (eksisterende, muligheter, ønsker, endringsforslag) 14
Samtale med instituttleder Hvordan fungerer samarbeidet med egen administrasjon? - herunder vurdering av dagens arbeidsdeling mellom kontorsjef og leder Instituttleders subjektive vurdering av - om dagens administrasjon har tilstrekkelig kompetanse - om servicenivået er som ønsket - om administrasjonen er rett dimensjonert i forhold til oppgavene - om leder selv har tilstrekkelig kompetanse for å inneha økonomiog personalansvaret som ligger til stillingen 15
Oppsummerende samtale med kontorsjef Hva er kommet frem i løpet av dagen? Gjennomgang av våre observasjoner Kontorsjefs vurdering av - Styrker og svakheter ved administrasjonen - Hvilke tiltak som er ønskelig for å oppnå kvalitetshevning - Behov EVU kontorsjefgruppen Målsetning med samtalen: Åpenhet Dialog/deltakelse Å kunne være til inspirasjon for internt utviklingsarbeid 16
Rapporten skal inneholde: Oppsummering av målsetningene for prosessen Hovedpunktene fra undergruppenes rapporter Gjennomgang av observasjonene fra instituttbesøkene Instituttledernes innspill Kritisk gjennomgang av styrker og svakheter ved dagens organisering Drøfting av mulige modeller for organisering Gjennomgang av plan for systematisk kompetanseoppbygging 17
Undergruppenes oppdrag: Høringsinstans og viktige bidragsytere Undergruppene får følgende dokumentasjon: Rapportene fra fase 1 Oppsummerende situasjonsbeskrivelse institutter Ledergruppens innspill Rapport som skisserer ulike mulige organisasjonsmodeller Plan for oppbygging av kompetanseutviklingsprogram Forslag til mandat: Undergruppene skal gjennomgå materialet, og komme med innspill om styrker og svakheter ved de ulike modellene. Gruppene skal ha hovedfokus på eget saksfelt, og komme med konkrete forslag for å sikre optimal organisering og kvalitet på tjenestene som skal ytes. Forslagene kan være endrings-, presisering- eller forbedringsforslag innenfor en eller flere av de skisserte modeller. Gruppene kan om ønskelig konkludere vedrørende valg av modell. 18
Høring institutter Instituttene får følgende dokumentasjon: Rapportene fra fase 1 Oppsummerende situasjonsbeskrivelse institutter Ledergruppens innspill Rapport som skisserer ulike mulige organisasjonsmodeller Plan for oppbygging av kompetanseutviklingsprogram Instituttene bør komme med innspill om styrker og svakheter ved de ulike modellene. Instituttene kan komme med konkrete forslag for å sikre optimal organisering og kvalitet på tjenestene som skal ytes. Forslagene kan være endrings-, presisering- eller forbedringsforslag innenfor en eller flere av de skisserte modeller. Instituttene kan om ønskelig komme med sine preferanser vedrørende valg av modell. 19
Fremtidig organisering (sitater) Våre institutter relativt ulike hva gjelder portefølje og bemanningssituasjon Bør utarbeides forslag til minimumsbemanning Må arbeide for stor grad av standardisering av rutiner for å muliggjøre bistand på tvers av institutt/fakultetsgrensene Er behov for å foreta grundige analyser av ressursbruk i oppgavene Man må se på muligheten for samlokalisering med BlackBox Det bør vurderes opprettelse av Informasjonssenter Det må arbeides med harmonisering av rutinene for eksternt finansiert virksomhet Må legge til rette for kontinuerlig organisasjonsutvikling på instituttnivå Det må legges til rette for systematisk kompetanseutvikling Bevisst politikk for å muliggjøre karriereplanlegging for den enkelte er viktig, herunder også vurdering av lønnsnivå 20
Mange muligheter Kompetanseutvikling Standardisering av rutiner Utvikling og systematisering av rutinebeskrivelser Nettverksbygging Organisering Opprettelse av fellestjenester Formalisering av samarbeid på tvers av instituttgrenser Sammenslåing av instituttadministrasjoner Andre modeller. 21
Ønsket servicenivå Hva trenger våre nye ledere? God administrasjon - hva er ønskelig og gjennomførbar standard? Hvilke krav stiller overordnede forvaltningsnivå, lover og regleverk, brukerne (ansatte, studenter, oppdragsgivere mv.) våre? 22
Kompetanseutvikling Det planlegges igangsetting av pilotprosjekter for oppretting av kompetanseutviklingsprogram innen økonomi- og personaladministrasjon. PØA vil innkalle til møte i nærmeste fremtid, og undergruppene våre vil komme til å bli viktige bidragsytere når det gjelder innhold. 23
Er vi på rett kurs? Burde vi bruke eksterne krefter? Er planen for ambisiøs? Administrasjonens forventninger Ledergruppens forventninger Fakultetsledelsens forventninger PØAs forventninger/forholdet til sentral omstilling Undergruppenes oppgaver og forventninger 24