P208 Møtereferat Saksforbredende møte

P208 Møtereferat Saksforbredende møte Byggherre: Deltakere: Sak: Møtedato: Sted: Referent: Referat datert: Lunner kommune Se deltakerliste Saksforbredende møte 18.04.2016, kl. 16.00 18.30 Lunner rådhus, Roa Tom Stubberud 18.04.2016 Oppdages feil i referatet bes dette meldt til referent uten ugrunnet opphold. Navn Firma Initialer Deltaker Kopi til Bente Rudrud Lunner Kommune BR X Rønnaug Braastad Lunner Kommune, Enhetsleder eiendom RB X Arild Sandvik Harestua Skole A X Bernhard Sætreng Harestua Skole BS X Tom Stubberud HR Prosjekt AS TS X Arild Sand Idrettsrådet AS X Per Almkvist Idrettsrådet PA X Svein Krakk Harestua Idrettslag SK X Randi Skuland Harestua Idrettslag RS X

Sak: Ansv. Frist Saks nr 1.0 Hensikt Hensikten med møtet var gjennomgang av saksfremlegg til oppvekstkomiten, og innspill fra Harestua Idrettslag (HIL). Innspill fra HIL er tilgjengelig under Øvrige dokumenter. Saksfremlegget fremmes med dette referat som vedlegg. Info 2.0 Organisering: 2.1 Åpningstider: Fra skolen side ønskes det et innspill i forhold til lærerplanen, og skolens behov. Skolen benytter seg av hallen på dagtid. Idrettsforeningene benytter seg hallene på kveldstid. Organisering av skolens bruk av hallen organiseres av skolen på dagtid. I saksfremlegget er åpningstidene satt til 08-21 på hverdager, og etter behov i helgene. HIL hevder her at dette ikke er tilstrekkelig for at barn og unge skal ha et sted å trene lokalt. Det er derfor et ønske om at åpningstiden utvides til kl 23, (evt 24). Det er også ønskelig at bygget også skal være åpent for trening i helgene. Harestua Skole ønsker å komme inn i bygget tidlig på morgenen for å forberede til undervisning. Lunner Kommune ønsker å ta minst mulig risiko i forhold til forsvarlig drift av bygget. Åpningstiden vil reguleres i forhold til innkommende søknader og fordeling av disse. Forslag til tekst som settes inn i saksfremlegget og regulerer denne: Det beregnes kjernetid i hallen mellom kl 08 21, samt at praktiske løsninger på åpningstider utover dette reguleres i forhold til innmeldte behov i hallene. 2.1 Prioritering: Det er et ønske om at det kommer tydeligere frem i saksfremlegget at aktiviteter for barn og unge og idretten er prioritert. Private arrangementer må komme langt ned på prioriteringslisten Det legges inn en tekst i saksfremlegget som beskriver at idretten for barn og unge prioriteres. Merknad [SK1]: HIL/Svein Krakk: Denne formuleringen er fortsatt mer vag enn vi hadde håpet. Vi ønsker inn i referatet at HIL ga klart uttrykk for at åpningstid frem til 21:00, medfører klare begrensninger for aktivitet. Idrettsrådet ga sin støtte til HIL sin oppfatning.. HIL mener åpningstiden bør være 06-24, men at man gjør tilpasninger innenfor denne tiden basert på erfaringer. HIL har tilbudt å stå for hallvakttjeneste for å unngå at åpningstider er kostnadsdrivende. Vi er opptatt av at åpningstidene må tilpasses behovet, og vi antar at behovet vil variere en del på vinter og sommersesong. Det viktige er at evnt vedtak nå i starten ikke setter skranker som begrenser antasll brukergrupper. saksfremlegget Merknad [PA2]: Vi ser her for oss utleie til konfirmasjoner, 40-årslag osv og det mener vi godt kan utestenges. Lunner kommune: vil bli ivaretatt

2.3 Tilrettelagte tjenester: Lunner Kommune yter tjenester for personer med behov for tilrettelagte tjenester, og for psykisk helse blant barn og unge i kommunal regi er det ønske om å få til samarbeide med idretten. Harestua Idrettslag vil kunne bidra med helsesport for de som normalt faller utenfor. 3.0 Grensesnitt: 3.1 Brukerstyret: Brukerstyret har i oppgave å tilpasse og drifte anlegget på en best mulig måte for alle idrettgrener og rasjonell drift av bygget. Det konstitueres et bruksstyre som består av en bred idrettsfaglig gruppe på 8-10 personer. Ant personer, og hvilke grupper som skal representeres, og som skal tre inn i styret må avgjøres ved konstituering. Mandatet for bruksstyret må bestemmes, da dette vil være styrende for bruksstyrets sammensetning og myndighet. Men styret bør ha et flertall av representanter fra idrett. Det er viktig at idretten i Lunner Kommune er represeentert, og ikke enkelte foreninger. Lunner Kommune, idrettslagene og Idrettsrådet skal være representert. Evt andre som skal være representert i styret må forankres politisk. Det kommer et mandat og en konstituering av brukerstyret, der det bla fremkommer at bruksstyret er konstituert for drift av Harestua Arena. Merknad [SK3]: HIL/Svein Krakk: Det ble i møtet kommentert fra både idrettsrådet og HIL at dette er en for stor gruppe, og for å ivareta forholdet omkring prioritering av barn og unge innen idrett, er det viktig at disse interessene har flertall. Vi oppfattet 8-10 personer som absolutt maks i en slik gruppe. Det bør antagelig ikke være mer enn 5-6. saksfremlegget Merknad [PA4]: Det vi mente her var vel at hovedlagene som bruker hallen er representert ikke den enkelte gruppe innen idrettslaget. Lunner kommune: vil bli hensyntatt Driftsleder skal fordele treningstider i hallene, Brukerstyret er klageinstans for fordeling av treningstider i hallene. Driftsleder skal ha som hovedoppgaver for drift av idrett for barn og unge, men som også har teknisk kompetanse for å drifte anlegget, sammen med vaktmester. Det skal være fast personale i hallene, somer kjent med anlegget og de som er brukere i hallene. 4.0 Bruk og prioriteringer av arealer: 4.1 Lag og foreninger utenfor Kommunen: Lag og foreninger utenfor kommunen må komme langt ned på prioriteringslisten over brukere i hallene, hvis det er ledig kapasitet i hallene så kan dette vurderes, det er ønske fra HIL at dette da skjer i samarbeide med kommunens egne

idrettslag. 4.2 Kulepunkt 3: Det presiseres i tekst at driftsleder må koordineres mot Brukerstyret. 4.3 Kulepunkt 4: 4.4 Klister: 5.0 Økonomi: Det presiseres i tekst «Kommunens lag og foreninger» ordet «lokalt» fjernes. Det er et ønske fra Harestua Idrettslag at klister skal kunne aksepteres brukt i hallen. Det må da settes strenge grenser for hvordan klister skal benyttes i hallen. Det vil også måtte påregne reguleringer av hvilken rekkefølge som idrettslagene kan benytte hallene, Det må legges inn muligheter for rengjøring av hallen for klister. 5.1 Oppsett for økonomi ikke gjennomgått i møtet, da dette er et internt punkt i forhold til driftsbudsjett. 6.0 Vedlegg: Leie/drift skal opp til politisk behandling, det er en forutsetning fra Idrettsrådet at evt inntekter skal komme idretten til gode. Det er viktig for HIL å holde prisene på årskontigentene nede. 6.1 Kontrakter: Mal for kontrakt er et eksempel på hvordan det kan gjennomføres. Det er viktig for forutsigbareheten for idrettslag og kommunen at disse avtalene er klare og skriftlige. Avtalene vil være tilpasset driften av de forskjellige idrettene. Merknad [SK5]: HIL/Svein Krakk: Det bør framkomme at HIL ikke er positive til at det skal tas leie, da det får en negativ konsekvens for bruk av idrettslagets midler til aktivitet for barn/unge Merknad [PA6]: Vi er opptatt av at leie settes lavest mulig. Sammenlignet med idrettslag i Gran får lagene i Lunner ingen kommunale driftsmidler og mener derfor at lav, eller helst ingen halleie, kan kompensere for kommunale driftsmidler. Lunner kommune: vil bli ivaretatt egen sak i juni Det er forslag om at det tas inn i avtalene at fremleie ikke kan gjennomføres i Harestua Arena. 6.2 Eier/ansvarsforhold: Fast utstyr som står fremme, og kan benyttes av andrre enn de som eier utstyret, må reguleres i avtalene. For utstyr som krever sertifikater for bruk av utstyret, så må dette medtas i avtalene: eks på slik utstyr er kompetanse for bruk av trampoliner. Merknad [SK7]: HIL/Svein Krakk: Her må det entydig framkomme at HIL krever at det skal foreligge en avtale mellom Lunner kommune og HIL vedr bruken av utstyret HIL setter inn i hallen. Lunner kommune: vil bli ivaretatt

6.3 Futsal: Det er ønske om korrigering av tekst, da forslag til tekst beskriver at det kun kan benyttes softball. Forslag til ny tekst er. Std fotball skal ikke benyttes i hallene, det er kun baller som er tiltenkt de idrettene som er fastsatt som er tillatt. Oppsummering: Lunner Kommune, Harestua Idrettsforening og Idrettsrådet er omforent om at de har felles interesser for drift av hallene på best mulig måte. Merknad [SK8]: HIL/Svein Krakk: For upresist. Bør følge teksten som refererer til reglement for Futsal. Da er det spesifisert og tydelig. saksfremlegget/vedlegg Referat slutt. Roa, 19.04.2016 Tom Stubberud Prosjektleder