KONTROLLUTVALET I AUKRA KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 3/16 Møtedato: 9.6.2016 Tid: Kl. 09.30 kl. 14.30 Møtestad: Kommunestyresalen, Aukra kommunehus Sak nr: 13/16 19/16 Møteleiar: Møtande medlemmer: Forfall: Ikkje møtt: Møtande vara: Frå sekretariatet: Frå revisjonen: Oddvar Hoksnes, leiar (Krf) Oddbjørg Sporsheim (V) Ole Rakvåg, nestleiar (H) Håkon Inge Sporsheim (Frp) Bjørg Hukkelberg (AP) Ingen Ingen Ingen Jane Anita Aspen, daglig leder June B. Fostervoll, rekneskapsrevisor (under sak 14/16-19/16, men ikkje under OS 13/16) Einar Andersen, forvaltningsrevisor (under sak 14/16-19/16, men ikkje under OS 13/16) Av øvrige møtte: Ingrid Husøy Rimstad, rådmann (under OS 13/16 og sak 17/16) Erna Varhaugvik, økonomisjef (under sak 17/16) Leiaren ønska velkommen og leia møtet. Det framkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Etter sak 13/16, vart OS 13/16 og sak 17/16 handsama. Innkalling og sakliste med endringar vart godkjent. TIL HANDSAMING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 13/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 25. APRIL 2016 PS 14/16 PS 15/16 PS 16/16 PS 17/16 PS 18/16 PS 19/16 REFERAT OG ORIENTERINGAR UTKAST TIL OVERORDNA ANAYSE - PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2016-2016 UTKAST TIL OVERORDNA ANALYSE PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2016-2019 AUKRA KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT 1. TERTIAL OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT Side 1 av 6
PS 13/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTET 25. APRIL 2016 Protokollen frå møte 25. april 2016 vert godkjend. Alle utvalsmedlemmene hadde på førehand godkjent protokollen, men det var kome ein merknad til protokollen frå utvalsmedlem Oddbjørg Sporsheim. Utvalet konkluderte med at protokollen ikkje skulle endrast i samsvar med merknaden. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatet si tilråding. (5 voterande) PS 14/16 REFERAT OG ORIENTERINGAR Referat- og orienteringssakene vert teke til orientering. Referatsaker: RS 07/16 Rekneskap og årsrapport 2015 utskrift av protokoll frå kommunestyret sitt møte 24.5.2016 i k-sak 34/16. RS 08/16 Protokoll fra styremøte i Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal, 7.4.2016. RS 09/16 Referat fra konstituerende representantskapsmøte i Møre og Romsdal Revisjon IKS, 4.5.2016. Forvaltningsrevisor Einar Andersen, som også er dei tilsette sin styrerepresentant i styret i Møre og Romsdal Revisjon IKS, informerte om at det no er bestemt at det nye selskapet blir etablert med verknad frå 1.10.2016. Orienteringssaker: OS 13/16 Orientering frå flyktningtenesta i Aukra kommune Rådmann Ingrid Husøy Rimstad innleia med å opplyse om at det ikkje heiter flyktningtenesta i Aukra kommune, men Eining for innvandring og integrering. Aud Lisbeth Lillebostad er tilsett som einingsleiar og vil truleg starte opp i stillinga i august eller september. Eininga vil bli organisert med 2 avdelingar, og det vil bli ein eigen avdelingsleiar for einslege mindreårige. - Busetjing og kvalifisering - Einslege mindreårige Rådmannen seier at Molde kommune sidan 1.1.2015 har hatt ansvaret for flyktningtenesta for Aukra kommune. Frå 13.4.2016 vart avtalen sagt opp, då Aukra kommune no ønskjer å ta hand om dette arbeidet sjølv. Årsaka er mellom anna at det vil bli så mange flyktningar i kommunen, at det det vil vere ein fordel å vere tettare på arbeidet. Side 2 av 6
Frå 2011-2014 fekk kommunen busett 10 flyktningar. Frå 2014-2016 til saman 44 personar, og frå 2017-2019 skal det kome 48 nye. Av desse 48 kjem det 17 mindreårige flyktningar. Samt nokre på familiegjennforeining i tillegg. Kommunen har i dag eit bufellesskap for 4 mindreårige på Teia, men dei vil trenge fleire bufellesskap eller fosterheimar dei kan bu hos. Rådmannen seier at det er mange frivillige som gjer ein stor innsats, flyktningane er tatt godt imot i kommunen. Frivillige lag og organisasjonar hjelper til med mellom anna leksehjelp og språk-kafè. Idrettslaget gjer også ein stor jobb med å integrere. Rådmannen seier at dei også er avhengig av eit godt samarbeid med næringslivet, då det er naudsynt med praksisarbeidsplassar. Kommunen vurderer også å sjølv ta hand om norsk og samfunnsfag (introduksjonsprogrammet). I dag vert dei bussa til Molde. Dei fleste som er kome til kommunen som flyktningar er frå Eritrea, Syria og Somalia. Rådmannen legg vekt på at det er viktig med heilskap og samanheng. Dette er difor eit felles ansvar for heile kommunen. Rådmann Ingrid Husøy Rimstad svarte på spørsmål frå utvalet undervegs i orienteringa Utvalsleiar takka for orienteringa. Kontrollutvalet ønskjer å følgje med på utviklinga. OS 14/16 Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal Årsmelding 2015 OS 15/16 Høring NOU 2016:4 Ny kommunelov, høringsbrev datert 4.4.2016, samt utskrift av kapittel 25 Kontrollutvalget og kontrollutvalgssekretariatet. Sekretær gjekk gjennom Kommunelovutvalet sine vurderingar knytt til kapittel 25. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatet si tilråding. (5 voterande) PS 15/16 UTKAST TIL OVERODNA ANALYSE PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2016-2019 Kontrollutvalet tek utkast til overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2019 til orientering. Kontrollutvalet ber revisjonen vurdere innspel gjeve i møte i sitt arbeid med ferdigstilling av forslag til plan for forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisor Einar Andersen orienterte innleiingsvis om prosessen med utarbeiding av plan for forvaltningsrevisjon Utvalet gjennomgjekk planen og kom med følgjande innspel til kva områder dei såg på som særleg vesentlege å ta med vidare i arbeidet: Heilskapleg planlegging Offentlege anskaffingar Side 3 av 6
Barnehageområdet Etikk og openheitskultur Det vart ikkje gjort ei prioritering mellom områda Forvaltningsrevisor svarte på spørsmål og kom med avklaringar undervegs. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med felles tilråding frå utvalet sine PS 16/16 UTKAST TIL OVERODNA ANALYSE PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2016-2019 Kontrollutvalet tek utkast til overordna analyse og plan for selskapskontroll for perioden 2016-2019 til orientering. Kontrollutvalet ber revisjonen vurdere innspel gjeve i møte i sitt arbeid med ferdigstilling av forslag til plan for selskapskontroll. Forvaltningsrevisor Einar Andersen orienterte innleiingsvis om prosessen med utarbeiding av plan for selskapskontroll Utvalet konkluderte med at dei ikkje såg selskap det var særleg aktuelt å gjennomfør selskapskontroll i, då Aukra kommune har små eigarandelar og ingen heileigde selskap. Det kom fram i diskusjonen at det kanskje kunne være aktuelt å sjå nærare på interkommunale selskap (IKS) og interkommunale samarbeid, men at ein då må oppmode vertskommunen å sjå nærare på dette. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med felles tilråding frå utvalet sine PS 17/16 AUKRA KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT 1. TERITAL Kontrollutvalet tek Aukra kommune sin økonomirapport for 1. tertial 2016 saman med administrasjonen si munnlege framstilling, til orientering. Økonomisjef Erna Varhaugvik orienterte utvalet om innhaldet i tertialrapporten og økonomisjefen og rådmann Ingrid Husøy Rimstad svarte utvalet på mange spørsmål undervegs. Rådmannen oppmoda til at møteplanen for kontrollutvalet for framtida blir tilpassa til tertialrapporteringa til formannskap og kommunestyre, slik at kontrollutvalet si handsaming ikkje kjem før rapporten er ferdig. Side 4 av 6
Utvalsmedlemmene fekk 8.6.2016 oversendt på e-post ein korrigert tertialrapport i forhold til den som saksframlegget frå sekretariatet er bygd på. Økonomisjefen kommenterte dei endringane som var gjort i teritalrapporten etter første utkast. Beløp for prognoser for meirforbruk ved Julsundet skole er noko nedjustert, samt at det er forventa at det også kan bli eit meirforbruk knytt til institusjonstenestene. Sekretariatet hadde på førehand sendt rådmannen tre spørsmål som utvalet hadde ønske om at administrasjonen var budd på å kunne svare på i møtet. Hvordan blir årsbudsjettet periodisert på de tre periodene? Økonomisjef Erna Varhaugvik opplyser at føremålet med periodiseringa er at den skal samsvare mest mogeleg med der utgiftene vil kome. Hvorfor inngår ikke «økonomisk oversikt «i tertialrapporteringen? Økonomisjefen opplyser at det ikkje er noko krav om dette i lov eller forskrift. Kravet er at ein rapporterer i forhold til vedtatt årsbudsjett, administrasjonen har difor ikkje prioritet å gjere dette. Hvordan bokføres/periodiseres/disponeres «ekstrainntekter» som ikke er forutsatt i budsjettet? Økonomisjef Varhaugvik opplyser at ved neste tertial skal tilskota som kjem inn førast direkte på dei einingane som får utgiftene, slik at ein unngår eit stort beløp som vert liggande under «Korr. av føringar både i skjema 1A og 1B». Når det gjeld periodisering av fond, så opplyser økonomisjefen at administrasjonen må vente til slutten av året for å sjå om det er noko ein kan avsette til fond. Ein kan difor ikkje periodisere dette, seier økonomisjefen Nestleiar i kontrollutvalet Ole Rakvåg utrykker uro for kostnadssida. Rakvåg uttrykte usemje i måten budsjettutgiftene er periodisert på. Ut frå slik han ville ha periodisert utgiftene, meiner han å kunne sjå at det ligg ann til eit meirforbruk på drifta på mellom 3-5 millionar kronar. Forvaltningsrevisor Einar Andersen sier at revisjonen ikkje har hatt nokon merknad til måten rådmannen har lagt fram tertialrapporten på. Regnskapsrevisor June B. Fostervoll kom inn i møtet mot slutten av behandlinga av denne saka. Fostervoll opplyser at revisor har tatt ut regnskapsrapport for å kontrollere at det er samsvar med det rådmannen legg fram i tertialrapporten. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med felles tilråding frå utvalet sine PS 18/16 OPPFØLGINGSLISTE I oppfølgingslista vert det gjort følgjande endringar: Forvaltningsrevisjonsrapporten «Kvalitet i sykehjemstjenester i Aukra kommune» Rapporten vart lagt fram for kontrollutvalet i møte 18.11.2014 i sak PS 31/14. Rapporten vart oversendt til kommunestyret som handsama sak i møte 12.02.2015 i k-sak 5/15. Oppfølging av rapporten vil venteleg skje i løpet av hausten 2015. 09.06.16: Revisjonen sin rapport etter innhenting av oppdatert info. knytt til tilråding 1 og 2 i forvaltningsrev.rapporten var vedlagt sakspapira PS 18/16. Kontrollutvalet konkluderer med at det ikkje er behov for meir oppfølging og avsluttar saka. Side 5 av 6
Oppfølging av politiske vedtak Kontrollutvalet ønskjer å få framlagt oversikt over politiske vedtak som av ulike årsaker ikkje er vorte satt i verk innan rimeleg tid. Oversikta skal gjere greie for vedtak fatta av formannskapet, kommunestyret, drift og arealutvalet, livsløpsutvalet og andre politiske utval med avgjerdsmynde. Hensikta med å få ei slik oppstilling er å kontrollere at administrasjonen sett i verk og gjennomfører dei vedtak som er vedteke av dei ulike politiske organ. Kontrollutvalet ønskjer årleg å få framlagt ei slik sak. 09.06.16: Kontrollutvalet ønskjer å få framlagt ei slik oversikt i kontrollutvalet sitt møte i september 2016. Informasjon om prosess knytt til Aukra omsorgssenter (Ny sak) Kontrollutvalet drøfta i møte 25.04.16 sak 12/16 Eventuelt mottatt spørsmål om evaluering av løysningsforslag knytt til Aukra omsorgssenter. Utvalet konkludere med at dette ikkje var ei sak for kontrollutvalet. For å bidra til ein open organisasjon, oppmodar kontrollutvalet rådmannen om å nytte kommunen si heimeside til å belyse avgjerdsprosessen, i tillegg til å gje informasjon om vidare steg i prosessen knytt til Aukra omsorgssenter. Heimesida er ein nyttig informasjonskanal også for framtidige prosjekt. Utvalet ønskjer å følgje opp om oppmodinga er blitt fulgt. Utvalet gjekk i gjennom dei sakene som var lista opp i saksframlegget. Til dette møtet var det ikkje lagt opp til orientering frå administrasjonen knytt til oppfølgingslista. Det vart ført opp 1 ny sak på oppfølgingslista: Informasjon om prosess knytt til Aukra omsorgssenter Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med felles forslag frå utvalet sine Sekretariatet si tilråding I oppfølgingslista vert det gjort følgjande endringar: PS 19/16 EVENTUELT Nestleiar Ole Rakvåg og utvalsmedlem Oddbjørg Sporsheim gav utvalet eit grundig referat frå Forum for kontroll og tilsyn (FKT) sitt årsmøte og fagsamling på Gardermoen 7.-8. juni 2016. Oddvar Hoksnes Ole Rakvåg Oddbjørg Sporsheim leiar nestleiar Håkon Inge Sporsheim Bjørg Hukkelberg Jane Anita Aspen sekretær Side 6 av 6