Møteprotokoll Risør kontrollutvalg Dato: 27.10.2016 kl. 12:30 15:30 Sted: Kommunehuset, møterom Stemmen Arkivsak: 15/10153 Til stede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Per Anders Østerholt (leder), Rune Hansen (nestleder), Anlaug Stenersen (medlem), Per Søderlind (medlem) Kjell Skarheim (varamedlem) for Randi Gunsteinsen Randi Gunsteinsen Andre: Økonomisjef Halvor Halvorsen, sak 31/16 Kommunalsjef Inger Bømark Lunde, sak 32/16 Ordfører Per Kristian Lunden, sak 32-35/16 Kommuneoverlege Hans Tomter, sak 33/16 Kultursjef Jorunn Bøe, sak 34/16 Daglig leder Aust-Agder Revisjon IKS Kristian Fjellheim Bakke, sak 32-38/16 Hovedrevisor Bente Tobiassen Protokollfører: Benedikte Muruvik Vonen (Temark) Sakskart Side Møteinnkalling 5/16 15/10153-38 Godkjenning av innkalling 27.10.2016 3 Møteprotokoll 5/16 15/10153-37 Godkjenning av protokoll fra 15.9.2016 4 Saker til behandling 1
31/16 16/12996-1 Orientering om økonomisk situasjon pr. 2. tertial 2016 Risør 5 32/16 15/14349-2 Forvaltningsrevisjon "Tilpasset opplæring og spesialundervisning" - oppfølging av tiltak 6 33/16 16/13005-5 Fastlegeordningen Risør kommune 7 34/16 16/12952-2 Orientering om avviklingen av Risør Museum 8 35/16 16/12784-2 Forslag om utredning - privat og kommunal drift av barnehager i Risør kommune 9 36/16 15/12795-17 Analyse og plan for selskapskontroll for perioden 2016-2019 Risør 10 37/16 16/03501-9 Orienteringer fra revisor 27.10.2016 11 38/16 16/03509-9 Referatsaker 27.10.2016 12 39/16 16/03504-9 Eventuelt 27.10.2016 13 Risør, 27.10.2016 Per Anders Østerholt Kontrollutvalgsleder Benedikte Muruvik Vonen Sekretær 2
Møteinnkalling 5/16 Godkjenning av innkalling 27.10.2016 1 Risør kontrollutvalg 27.10.2016 5/16 Innkalling til møte 27.10.2016 godkjennes. Enstemmig for forslag til vedtak. Innkalling til møte 27.10.2016 godkjennes. 3
Møteprotokoll 5/16 Godkjenning av protokoll fra 15.9.2016 1 Risør kontrollutvalg 27.10.2016 5/16 Protokoll fra møte 15.9.2016 godkjennes. Enstemmig for forslag til vedtak. Protokoll fra møte 15.9.2016 godkjennes. 4
Saker til behandling 31/16 Orientering om økonomisk situasjon pr. 2. tertial 2016 Risør 1 Risør kontrollutvalg 27.10.2016 31/16 Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Økonomisjef Halvor Halvorsen redegjorde for økonomisk situasjon pr. 2. tertial og svarte på spørsmål. Enstemmig for forslag til vedtak. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 5
32/16 Forvaltningsrevisjon "Tilpasset opplæring og spesialundervisning" - oppfølging av tiltak 1 Risør kontrollutvalg 27.10.2016 32/16 Forslag til vedtak vil bli lagt frem i møtet. Kommunalsjef Inger Bømark Lunde redegjorde for hvordan forvaltningsrevisjonsrapporten «Tilpasset opplæring og spesialundervisning» er fulgt opp i Risør kommune og svarte på spørsmål. Forslag til vedtak fremlagt i møtet: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering og sier seg fornøyd med hvordan forvaltningsrevisjonsrapporten «Tilpasset opplæring og spesialundervisning» er fulgt opp av rådmannen. Enstemmig for forslag til vedtak fremlagt i møtet. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering og sier seg fornøyd med hvordan forvaltningsrevisjonsrapporten «Tilpasset opplæring og spesialundervisning» er fulgt opp av rådmannen. 6
33/16 Fastlegeordningen Risør kommune 1 Risør kontrollutvalg 27.10.2016 33/16 Forslag til vedtak legges frem i møtet. Kommuneoverlege Hans Tomter redegjorde for utfordringene som har vært omkring bemanningssituasjonen på Søndeled legekontor og hvordan dette nå er løst. Han svarte på spørsmål fra utvalget og sa også litt om hvordan tjenesten vil utvikles videre fremover. Forslag til vedtak fremlagt i møtet: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering og sier seg fornøyd med at situasjonen er rettet opp. Enstemmig for forslag til vedtak fremlagt i møtet. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering og sier seg fornøyd med at situasjonen er rettet opp. 7
34/16 Orientering om avviklingen av Risør Museum 1 Risør kontrollutvalg 27.10.2016 34/16 Forslag til vedtak legges frem i møtet. Kultursjef Jorunn Bøe redegjorde for prosessen omkring avviklingen av Risør Museum og svarte på spørsmål. Forslag til vedtak fremlagt i møtet: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Enstemmig for forslag til vedtak fremlagt i møtet. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 8
35/16 Forslag om utredning - privat og kommunal drift av barnehager i Risør kommune 1 Risør kontrollutvalg 27.10.2016 35/16 Forslag til vedtak vil bli lagt frem i møtet. Ordfører Per Kristian Lunden orienterte om intensjonen med vedtaket i Risør bystyre om utredning om privat vs. kommunal drift av barnehager i Risør kommune og svarte på spørsmål. Nestleder Rune Hansen utdypet med sin oppfatning fra bystyrets behandling av saken. Forhold omkring innretning av en utredning ble drøftet, og utvalget drøftet i tillegg hvilken innvirkning dette prosjektet vil få på Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019. Forslag til vedtak fremlagt i møtet: Kontrollutvalget tar ordførerens redegjørelse om bystyrets bestilling av utredning innen barnehageområdet til orientering. Kontrollutvalget ber Aust-Agder Revisjon IKS legge frem en plan for en forvaltningsrevisjon av barnehageområdet på neste møte, basert på revisjonens overordnede analyse av Risør kommune og drøftingene i Risør kontrollutvalg 27.10.2016. Kontrollutvalget ber om at det i samme møte blir lagt frem en sak for revidering av Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019. Enstemmig for forslag til vedtak fremlagt i møtet. Kontrollutvalget tar ordførerens redegjørelse om bystyrets bestilling av utredning innen barnehageområdet til orientering. Kontrollutvalget ber Aust-Agder Revisjon IKS legge frem en plan for en forvaltningsrevisjon av barnehageområdet på neste møte, basert på revisjonens overordnede analyse av Risør kommune og drøftingene i Risør kontrollutvalg 27.10.2016. Kontrollutvalget ber om at det i samme møte blir lagt frem en sak for revidering av Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019. 9
36/16 Analyse og plan for selskapskontroll for perioden 2016-2019 Risør 1 Risør kontrollutvalg 27.10.2016 36/16 Kontrollutvalget avgir følgende innstilling til bystyret: 1. Bystyret vedtar plan for selskapskontroll 2016-2019 med følgende prosjekter: a. Lisand Industrier AS b. Selskapskontroll/forvaltningsrevisjon som tar for seg kommunens eierskap og eierstyring på et overordnet nivå, ikke knyttet til spesielle selskaper 2. Utvalget vil forsøke å samkjøre selskapskontroller med andre eiere der det er aktuelt. 3. Bystyret gir kontrollutvalget myndighet til å endre planen i planperioden. Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Kristian Fjellheim Bakke orienterte om revisjonens analyse og forslag til Plan for selskapskontroll 2016-2019 og svarte på spørsmål. Enstemmig for forslag til vedtak. Kontrollutvalget avgir følgende innstilling til bystyret: 1. Bystyret vedtar plan for selskapskontroll 2016-2019 med følgende prosjekter: a. Lisand Industrier AS b. Selskapskontroll/forvaltningsrevisjon som tar for seg kommunens eierskap og eierstyring på et overordnet nivå, ikke knyttet til spesielle selskaper 2. Utvalget vil forsøke å samkjøre selskapskontroller med andre eiere der det er aktuelt. 3. Bystyret gir kontrollutvalget myndighet til å endre planen i planperioden 10
37/16 Orienteringer fra revisor 27.10.2016 1 Risør kontrollutvalg 27.10.2016 37/16 Saken tas til orientering. Hovedrevisor Bente Tobiassen orienterte om løpende revisjonsarbeid i Risør kommune. Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Kristian Fjellheim Bakke orienterte om oppstart av forvaltningsrevisjonen Barnevern i Østre Agder og svarte på spørsmål. Forvaltningsrevisjonsrapporten forventes å være klar til kontrollutvalgets første møte i 2017, i tråd med tidligere anslag. Enstemmig for forslag til vedtak. Saken tas til orientering. 11
38/16 Referatsaker 27.10.2016 1 Risør kontrollutvalg 27.10.2016 38/16 Saken tas til orientering. 1. Behandling i bystyret av saker fra/av særlig betydning for kontrollutvalget ble referert. 2. Henvendelsen blir vurdert å ligge utenfor kontrollutvalgets arbeidsområde. Sekretær svarer på henvendelsen. 3. Høstkonferanse Temark 23.11.2016 i Kristiansand. Påmelding direkte til marianne.lundeberg@temark.no eller mobil 901 14 543. 4. Neste møte 8.12.2016 Enstemmig for forslag til vedtak. Saken tas til orientering. 12
39/16 Eventuelt 27.10.2016 1 Risør kontrollutvalg 27.10.2016 39/16 Ingen saker. 13