Pandemiplan
Innhold Innledning... 2 Høgskolens kriseberedskap... 2 Høgskolens... 2 Risikovurdering... 2 Tiltaksplan ved influensa... 3 Informasjon... 3 Kritiske funksjoner... 4 Smitteforebyggende råd... 4 Aktivitetsbegrensing... 5 Renhold... 5 Tiltak... 6 NIVÅ 0: Normalsituasjon uten spesielle, landsomfattende eller lokale sykdomsutbrudd... 7 : Fare for større utbrudd av pandemisk influensa eller annen alvorlig, smittsom sykdom av mer lokal art... 8 : Stort antall i befolkningen generelt, og studenter og ansatte ved HH spesielt, er smittet med alvorlig sykdom... 11
Innledning Høgskolens normale aktiviteter er av en slik art at de nødvendigvis samler mange mennesker på små arealer. I situasjoner med sykdommer som smitter mellom mennesker gjennom direkte eller indirekte kontakt, eller via dråpesmitte, kan høgskolens normale aktiviteter dermed bidra til å fremme/akselerere sykdomsspredning. Verdens helseorganisasjon (WHO) regner med at en ny pandemisk influensa kommer til å oppstå. Pandemisk influensa er en sykdom som skyldes en helt ny type influensavirus som få er motstandsdyktige mot, og som smitter lett mellom mennesker. Sykdommen kan spre seg raskt over hele verden og forårsake en pandemi. Dersom det oppstår en influensapandemi, kommer det før eller senere til å få følger for Norge. Når en pandemi kommer til landet, sprer sykdommen seg trolig til alle landsdelene på noen få uker. Høgskolen legger i denne planen opp til tiltak som både skal forebygge smitte blant studenter og ansatte generelt, hindre at høgskolens aktiviteter bidrar til økt spredning av farlige sykdommer ved større utbrudd samt opprettholde kritiske funksjoner i høgskolens virksomhet. Planen er felles med Studentsamskipnaden i Hedmark (SiH). Høgskolens kriseberedskap Høgskolens kriseplan ligger til grunn ved håndtering av alle typer kriser ved høgskolen. Planen er veiledende for operativ krisehåndtering ved Høgskolen i Hedmark, og prinsippene i planen er gjeldende dersom en pandemi oppstår. For en pandemi handler det primært om å sikre robusthet i forhold til personellfravær, og pandemiplanen er et supplement til ordinær kriseplanlegging. Høgskolens Det er administrerende direktør som i samråd med rektor har myndighet til å sette i verk kriseplanen og bestemme omfanget av tiltakene. Faste medlemmer i krisegruppa er Adm. direktør Rektor Kommunikasjonssjef en pandemisk influensa suppleres krisegruppa med medisinsk-faglig smittevernkompetanse, p.t. førsteamanuensis Marit Aralt Skaug (vara: høgskolelærer Marianne Torp Stensvehagen) Risikovurdering Direktoratet for Samfunnsberedskap og samfunnssikkerhet (DSB) anbefaler virksomhetene å planlegge beredskapsinnsatsen ut fra følgende forutsetninger: Pandemien vil vare i 15 uker
Fra den femte uken vil personellfraværet ligge mellom på 30-40 prosent, dette vil vare til den tiende uken Pandemien når en topp i uke seks og syv. Da skal et fravær på opp til 40 prosent kunne håndteres For de som er syke må man regne med et fravær på minst ti arbeidsdager Pandemiplanen tar for seg følgende hovedstrategier for å redusere skadevirkningene for studenter og medarbeidere ved Høgskolen i Hedmark, og for å kunne opprettholde drift på et akseptabelt nivå til tross for en pandemi: 1. Redusere sannsynligheten for stor utbredelse av sykdommen ved å ha etablert et tydelig og godt kommunisert regime for å hindre smittespredning 2. Redusere konsekvensen for høgskolens virksomhet innenfor de mest kritiske funksjoner/kjernefunksjoner. Tiltaksplan ved influensa Influensa A skyldes et virus som smitter fra menneske til menneske gjennom direkte eller indirekte kontakt, eller via luftdråpesmitte. Inkubasjonstiden for influensa er normalt 1 4 dager. Sykdomsperioden varer vanligvis 3 7 dager. Den smittsomme perioden starter normalt når man får symptomer, og varer så lenge man er syk. Noen mennesker kan ha så milde symptomer at de ikke er klar over at de er smittet, men er likevel smittefarlige. Tiltakene i pandemiplanen tar sikte på å begrense spredning av sykdommen, og sørge for at kritiske funksjoner i høgskolen blir ivaretatt. Høgskolen må for øvrig følge de råd som gis av helsetjenesten lokalt og av Folkehelseinstituttet for å forebygge smittespredning ved utbrudd av pandemisk influensa. Informasjon I høgskolens informasjonsaktivitet vil høgskolen støtte seg på informasjon fra nasjonale og lokale helsemyndigheter, både for generelle råd om forebygging og for spesiell informasjon om de enkelte sykdomsutbrudd og de tiltakene som anbefales for å hindre smitte og smittespredning. Oppdatert informasjon vil hele tiden være å finne på: Folkehelseinstituttet: www. fhi.no Pandemi.no
Kritiske funksjoner For en pandemi handler det primært om å sikre robusthet i forhold til personellfravær. Det samlede personellfravær vil sannsynligvis være betydelig større enn kun sykefravær, fordi folk vil holde seg borte fra jobben enten fordi de selv er syke eller må ta hånd om syke familiemedlemmer. Det kan også forventes at noen vil holde seg hjemme i frykt for å bli smittet. Det er vurdert hvilke av høgskolens funksjoner som er kritiske og som derfor må prioriteres opprettholdt ved en pandemi. Omfanget av enkelte studentrettede oppgaver varierer noe i løpet av året, mens teknisk administrative funksjoner har daglige og månedlige oppgaver som må løses. I denne sammenheng er følgende funksjoner definert som kritiske 1) studentrettede: Undervisning Eksamensavvikling Obligatoriske praksisperioder Opptak 2) teknisk administrative funksjoner definert som kjernefunksjoner/kritiske : Renhold Lønn Sentralbordtjeneste IT Kommunikasjon 1) Studentrettede. For mange av de studentrettede funksjoner vil hele universitets- og høgskolesektoren stå overfor de samme utfordringene. Når det gjelder obligatoriske krav som for eksempel eksamen og praksis vil hele sektoren måtte forholde seg til nasjonalt gitte føringer for å sikre at ikke studenter mister rettigheter etc. 2) Teknisk administrative Renhold er i denne situasjon definert som en kritisk funksjon fordi dette står helt sentralt i arbeidet med å begrense smittespredning. Smitteforebyggende råd Hvordan kan du beskytte deg mot smitte? Vask hendene dine grundig og ofte. Bruk eventuelt alkoholbasert desinfeksjonsmiddel. Unngå (om mulig) nærkontakt med syke personer. Hvis du mistenker at du er smittet:
Har du fått symptomer på influensa som feber, hoste, vond hals, hodepine, verk i kroppen og dårlig allmenntilstand, så ta kontakt med lege eller legevakt via telefon for å unngå å smitte andre. Begrens nærkontakt med andre mennesker til diagnosen eventuelt er avkreftet. Beskytt andre mot smitte hvis du er blitt syk: Bli hjemme fra jobb/skole til du føler deg frisk nok til å jobbe, tidligst sju dager etter at symptomene startet. Bruk engangs papirhåndklær foran munnen for å beskytte andre når du hoster eller nyser. Kast papirhåndkleet etter bruk. Host eller nys i albuekroken hvis du ikke har papirhåndkle tilgjengelig. Vask hendene grundig og ofte, spesielt når du har vært ute og før du spiser. Vask også hendene grundig etter hosting eller nysing i hendene. Hånddesinfeksjon med sprit er et godt alternativ når du ikke får vasket hendene på annen måte. Aktivitetsbegrensing I store og tette grupper er smittefaren større. For å redusere smitterisiko bør frivillige og pålagte aktiviteter i høgskolen og studentsamfunnene begrenses. Aktivitetsbegrensninger kan være å redusere reise- og møtevirksomhet, bruk av telefon- og videokonferansemøter, begrensning i fellesundervisning og praksis, hjemmearbeid, fleksibel arbeidstid, avlysing av sosiale studentsammenkomster, stenging av kantiner, evt. permittering og stenging av skolen dersom den lokale helsetjenesten eller Folkehelseinstituttet anbefaler det. Renhold For å legge til rette for god håndhygiene må det være økt påpasselighet med å etterfylle håndsåpe og papirhåndklær ved alle vasker, tømming av beholdere for brukte papirhåndklær, og evt montere dispensere for hånddesinfeksjon. Plakater med råd om generell smitteforebygging henges opp på høgskolens toaletter/garderober samt i samskipnadens lokaler.
Tiltak Tiltakene er delt i tre nivåer, nivå 0, 1 og 2, avhengig av situasjon og risiko. NIVÅ 0 beskriver en normalsituasjon uten spesielle, landsomfattende eller lokale sykdomsutbrudd, men der høgskolens generelle og normale aktiviteter allikevel gjør det naturlig å oppfordre studenter og ansatte til å ta grep for å forebygge sykdom. beskriver en situasjon med fare for et større utbrudd av pandemisk influensa eller annen alvorlig, smittsom sykdom av mer lokal art, der høgskolen følger råd og anbefalinger fra nasjonale og/eller lokale helsemyndigheter og iverksetter tiltak for å forebygge smitte og hindre videre sykdomsspredning. innebærer en situasjon der et stort antall i befolkningen generelt, og studenter og ansatte ved HH spesielt, er smittet med alvorlig sykdom, og der HH etter anbefaling fra lokale eller nasjonale helsemyndigheter stenger/avlyser virksomhet helt eller delvis. stilles høgskolens i beredskap. Krisegruppen utvides med smittevernkompetanse fra Avdeling for helse- og idrettsfag, som overvåker informasjonssider med relevant informasjon fra lokale og/eller nasjonale helsemyndigheter og informerer n jevnlig. Krisegruppen skal: ta beslutninger om hvilke tiltak som skal iverksettes til hvilket tidspunkt (på bakgrunn av tilgjengelig nasjonal og/eller lokal informasjon). beslutte når overgang til skjer, etter de råd og føringer som gis av lokale og/eller nasjonale helsemyndigheter knyttet til den aktuelle situasjonen. utvikle en kommunikasjonsplan for den aktuelle situasjonen, som sørger for rettidig og kvalitetssikret informasjon til studenter og ansatte. De konkrete informasjonstiltakene som skal iverksettes vil i stor grad være situasjonsbestemt, men skal utfylle de generelle informasjonstiltakene som iverksettes ved de ulike nivåene.
NIVÅ 0: Normalsituasjon uten spesielle, landsomfattende eller lokale sykdomsutbrudd (Tiltak i Studentsamskipnadens regi er skrevet i grønne felt) Tiltak og kanal Ønsket effekt Ansvar Tidspunkt Informasjon om smitteforebygging (Nivå 0) Lage og henge opp plakat med råd om generell sykdomsforebygging Henges opp på høgskolens toaletter/garderober Økt bevissthet blant studenter og ansatte om betydningen av gode hygienevaner som viktig tiltak for å forebygge egen sykdom, og for å unngå å smitte andre Kommunikasjonsavdelingen HMSansvarlig/smittevernleder I samsvar med råd og retningslinjer fra folkehelsa Studiestart 09 likeholdes fortløpende Tilsvarende i SiHs boliger og kantine Opphenging i samarbeid med renholdspersonale Kantineledere og vaktmestere Tydeliggjøre fungeringsrekkefølge i alle lederstillinger og bevisstgjøre ledere for oppfølgingsansvar i en pandemisituasjon. Til enhver tid vite hvem som har lederansvar innen de ulike områder. Stabsdirektør Snarest Aktualitetsartikkel med smitteforebyggende råd på skolens nettsider intranett, Fronter og Studentsiden eksternt Tilsvarende på SiH hjemmesider. Øke bevisstheten ift hva den enkelte student selv kan gjøre for å unngå å bli syk til eksamen HMSansvarlig/smittevernleder I samsvar med råd og retningslinjer fra folkehelsa Organisasjonskonsulenten Før eksamen høst og vår mindre utbrudd av smittsomme sykdommer Kritiske funksjoner (nivå 0) Sørge for overlappende kompetanse innen de kritiske funksjonene Sørge for at rutiner, prosedyrer er godt nok oppdatert i Kvalitetssystemet og Ephorte Opptak: Kjøpe inn bærbarepc-er (evt. ved utskifting av stasjonære PC-er) med VPN-klient Redusere sårbarhet og øke robusthet innen de kritiske områdene. At medarbeidere som skal overta kritiske funksjoner raskt kan sette seg inn i de nye arbeidsoppgaver Nærmeste leder Ansatte og ledere Kontinuerlig Kontinuerlig Ha beredskap i tilfelle overgang til nivå 1 Studiedirektør Så snart den øk.situasjon gjør det mulig Etablere backup ift å lære opp og gi tilgangsrettigheter til campusredaktørene. Sikre at en eller flere av dem kan overta ansvaret for å publisere viktig informasjon på nettsidene i krisesituasjon Kommunikasjonssjef Førstkommende redaksjonsmøte
: Fare for større utbrudd av pandemisk influensa eller annen alvorlig, smittsom sykdom av mer lokal art Tiltak og kanal Ønsket effekt Ansvar Tidspunkt Informasjon (Nivå 1) Informasjon om fare for større utbrudd og at farenivået er oppgradert fra nivå 0 til nivå 1. Skolens nettsider på intranett, Fronter og på Studentsiden på eksterne sider, med henvisning til mer informasjon på lokale og/eller nasjonale helsemyndigheters nettsider Tilsvarende på SiHs hjemmeside SMS-varsling fra SiHs eiendomsprogram Informere studenter og ansatte om situasjonen, vise at høgskolen har et system for å overvåke situasjonen og sette inn tiltak, oppdra studenter og ansatte til å bruke disse kanalene for å holde seg oppdatert om situasjonen, forberede organisasjonen for ytterligere tiltak og smittevernekspert I samsvar med råd og retningslinjer fra lokale/nasjonale helsemyndigheter Organisasjonskonsulenten Avdelingsleder for bolig Alarm-artikel med generell informasjon om situasjonen legges ut og oppdateres på skolens nettsider på intranett, Fronter og på Studentsiden på eksterne sider, med henvisning til mer informasjon på lokale og/eller nasjonale helsemyndigheters nettsider Tilsvarende på SiHs hjemmeside SMS-varsling fra SiHs eiendomsprogram Informere studenter og ansatte om situasjonen, vise at høgskolen har et system for å overvåke situasjonen og sette inn tiltak, oppdra studenter og ansatte til å bruke disse kanalene for å holde seg oppdatert om situasjonen, forberede organisasjonen for ytterligere tiltak og smittevernekspert I samsvar med råd og retningslinjer fra lokale/nasjonale helsemyndigheter Organisasjonskonsulenten Avdelingsleder for bolig Opprette fast spalte ( krisespalte ) på høgskolens nettsider (intranett, Fronter og Studentsiden på eksterne sider) med siste nytt om situasjonen og hvilke tiltak som iverksettes ved HH. Henvisning til andre offisielle informasjonskilder Tilsvarende på SiHs hjemmeside Ansatte og studenter skal vite hvor de kan få siste nytt om situasjonen og hva de skal forholde seg til av konkrete tiltak ved HH likehold i samarbeid med og smittevernekspert Organisasjonskonsulenten Oppdatering når bestemmer / iht plan
Smitteforebygging og aktivitetsbegrensning (Nivå 1) Økt oppmerksomhet på smitteforebyggende råd, plakater, nettsider. Redusere smittefaren Kommunikasjonsavdelingen HMSansvarlig/smittevernleder I samsvar med råd og retningslinjer fra folkehelsa Vurdere å avlyse studentarrangement, for eksempel konserter og andre festligheter Vurdere å avlyse sosiale arrangement for ansatte Innføring av andre regler for sykefravær, og lignende Redusere reisevirksomhet til et absolutt minimum Redusere fysisk møtevirksomhet til et absolutt minimum, alternativ bruk av telefonmøter og videokonferansemøter Vurdere stengning av kantine Vurdere avstenging av fellesområder i studentboligene Opphenging i samarbeid med renholdspersonale Redusere smittefaren Studentsamfunnene Redusere smittefaren Dekan/høgskoledirektør Redusere smittefaren Personaldirektør Redusere smittefaren, begrense omfanget av nye sykdomstilfeller Redusere smittefaren, begrense omfanget av nye sykdomstilfeller Redusere smittefaren, begrense omfanget av nye sykdomstilfeller Redusere smittefaren, begrense omfanget av nye sykdomstilfeller Renhold Dekan/høgskoledirektør Ledere og andre som arrangerer møter Studentsamskipnaden Studentsamskipnaden Økt påpasselighet med å etterfylle håndsåpe og papirhåndklær ved alle vasker, og hyppig tømming av beholdere for brukte papirhåndklær. Evt. montere dispensere for hånddesinfeksjon SiHs studentbarnehager følger kommunenes kriseplaner Redusere smittefaren, begrense omfanget av nye sykdomstilfeller Renholdere
Kritiske funksjoner (Nivå1) Vurdere vaksinering og behandling av utvalgte grupper Legge til rette for fjernarbeid, hjemmearbeid for de som ev. må holde seg hjemme pga sykdom i familie eller andre forhold Omlegging til alternative undervisningsformer, begrensning i fellesundervisning Lønn: Vurdere ordning med arbeid hjemmefra. Dette må også vurderes for økonomimedarbeidere som godkjenner lønnsfil Sentralbordfunksjon: Forberede avdelingsvise resepsjoner på at de kan måtte overta sentralbordfunkjson IT: Splitte kompetanse-par på ulike arbeidssteder, evt hjemmekontor. Planlagte installasjoner/endringer legges utsettes Opptak: Vurdere ordning med arbeid hjemmefra. Forutsetning: at medarbeidere har bærbar PC og VPN-klient installert. Eksamen: Høgskolen vil forholde seg til sentrale føringer Kommunikasjon: Vurdere ordning med arbeid hjemmefra. Forebygge sykefravær, opprettholde driften av kritiske funksjoner Opprettholde flest mulig av høgskolens funksjoner Opprettholde undervisning, redusere smittefaren, begrense omfanget av nye sykdomstilfeller Redusere smittefaren og opprettholde de kritiske funksjoner krisegruppa Dekan/høgskoledirektør Instituttleder Personaldirektør NIVÅ 0 til NIVÅ 0 til NIVÅ 0 til Nivå 0 til Nivå 1 Opprettholde sentralbordfunksjonen Personaldirektør Nivå 0 til Nivå 1 Ikke utsette sentral IT-kompetanse for smitte Fokus på opprettholdelse av normal drift Redusere smittefaren og opprettholde de kritiske funksjoner Opprettholdelse av tilnærmet normal drift IT-leder Opptaksleder Nivå 0 til Nivå 1 Nivå 0 til Nivå 1 Sikre at studenter ikke mister rettigheter etc. Studiedirektør Nivå 0 til Nivå 1 Redusere smittefaren og opprettholde de kritiske funksjoner Kommunikasjonssjef Nivå 0 til Nivå 1
: Stort antall i befolkningen generelt, og studenter og ansatte ved HH spesielt, er smittet med alvorlig sykdom Tiltak og kanal Ønsket effekt Ansvar Tidspunkt Informasjon (Nivå 2) E-post og SMS tas i bruk for å varsle studenter og ansatte om stans i aktiviteter og henvise til informasjon på hjemmeside, Fronter og intranett, evt be dem holde seg borte fra jobb/studiested. Tilsvarende fra SiH sin side Informere studenter og ansatte om en alvorlig utvikling i situasjonen og oppfordre til å hente mer informasjon på de oppgitte kanaler om hvordan de skal forholde seg Opptakskontor/FSkontor/sentralbord/IT? Organisasjonskonsulenten fra til eller når beslutter det Informasjon om stans i aktiviteter legges ut på hovedsidene på hihm.no, på intranett og Fronter, i tillegg til oppdatering av krisespalten Informasjon om stans i aktiviteter leses inn på høgskolens telefonsvarer Informasjon om hvordan ansatte skal forholde seg til arbeidsgiver i den aktuelle situasjonen legges ut på intranett og sendes alle ansatte på mail Informasjon og hvordan studenter skal forholde seg til studiested i den aktuelle situasjonen legges ut på Fronter og Studentsiden på eksterne sider Vurdere stenging av skolen Vurdere permitteringer av ansatte Informere studenter, ansatte og omgivelsene om en alvorlig situasjon og hvilke konsekvenser dette får for høgskolens aktiviteter Informere om endrede åpningstider, stans i aktiviteter og evt stenging. Henvise til mer informasjon på HHs hjemmesider Gi ansatte så konkret informasjon som mulig om hvordan de skal forholde seg i den aktuelle situasjonen Gi studenter så konkret informasjon som mulig om hvordan de skal forholde seg i den aktuelle situasjonen Aktivitetsbegrensning (Nivå 2) Kritiske funksjoner (Nivå 2) Personalseksjon / sentralbord personalseksjonen og studieadministrasjonen, og dekaner Krisegruppa Krisegruppa personaldirektør Når beslutter det Når beslutter det fra til til Når beslutter det Når beslutter det Vurdere vaksinering og behandling av utvalgte grupper Opprettholde driften av kritiske funksjoner, forebygge sykefravær og ytterligere smittespredning Krisegruppa lokale helsemyndigheter fra til Lønn: Vurdere ordning med arbeid hjemmefra. Dette må også vurderes for økonomimedarbeidere som godkjenner lønnsfil. Fast lønn vil bli prioritert framfor variabel lønn som vil bli utsatt til At medarbeidere får utbetalt lønn. Personaldirektør fra til
sykdomsperioden er over. IT: Kriseteam-IT opprettes. Fokus opprettholdelse av sentrale systemer som Web, e-post, telefoni, innlogging og intern/ekstern kommunikasjon. Brukerstøtte og lokalt vedlikehold prioriteres ned. Kontakt opprettes med eksterne leverandører som har driftsansvar for våre systemer. Opprettholde drift av sentrale IT-funksjoner, med særlig fokus på kommunikasjonssystemene. IT-leder + gruppeledere fra til Flytte sentralbordfunksjon til avdelingenes resepsjoner hvis nødvendig Opptak (tiltakene er avhengige av når en pandemi bryter ut): Pålegge ansatte i deltidsstillinger økt arbeidsmengde. Det nasjonale opptak vil ha prioritet. Hvis opptakslederfunksjonen ikke kan ivaretas internt, må tilsvarende funksjon ivaretas av andre høgskoler (ved fjernstyring). Det lokale opptaket vil bli utsatt til sykdomsperioden er over. Eksamen: Høgskolen vil forholde seg til sentrale føringer Kommunikasjon: Vurdere ordning med arbeid hjemmefra. Opprettholde sentralbordfunksjonen Personaldirektør fra til Opprettholde høgskolens ansvar i et nasjonalt system. Opptaksleder fra til Sikre at studenter ikke mister rettigheter etc. Studiedirektør fra til Redusere smittefaren og opprettholde de kritiske funksjoner Kommunikasjonssjef fra til