Konkurransegrunnlag Rammeavtale for oversettelse norsk - engelsk / engelsk norsk for Riksrevisjonen Sak nr. 2016/00011 Side 1
1. Opplysninger om anskaffelsen 1.1 Oppdragsgiver Riksrevisjonen v/stabsseksjonen Postboks 8130 Dep, 0032 Oslo Riksrevisjonen er Stortingets revisjons- og kontrollorgan, og har en uavhengig stilling i forhold til forvaltningen.. Riksrevisjonens overordnede oppgave er å føre kontroll med at statens midler brukes og forvaltes på en økonomisk forsvarlig måte og i samsvar med Stortingets vedtak og forutsetninger. Riksrevisjonen har totalt ca. 460 ansatte. Hovedkontoret ligger i Oslo, men rundt 80 av de ansatte har kontor utenfor Oslo. Riksrevisjonen utfører tre typer av revisjon regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, fordelt på fem avdelinger. I tillegg har Riksrevisjonen en administrasjonsavdeling som arbeider med drift, økonomi, personal, IKT, informasjon og koordinering av internasjonalt arbeid og en støtte- og utviklingsavdeling som gir metodestøtte til revisjonsavdelingene og driver metode-utvikling. For nærmere informasjon om Riksrevisjonens organisering og virksomhet, vises det til våre hjemmesider på www.riksrevisjonen.no. 1.2 Kontaktperson Kontaktperson: Sissel Elisabet Helminsen, Telefon: 22 24 10 00, E-post: postmottak@riksrevisjonen.no Eventuelle spørsmål skal rettes til nevnte epostadresse, og merkes " Rammeavtale for oversettelse norsk - engelsk / engelsk norsk for Riksrevisjonen". Sak nr. 2016, v/ Sissel Helminsen Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygging Dette konkurransegrunnlaget består av følgende: Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Vedlagt følger tre tekster på norsk som er typiske for den type oversettelser avtalen vil gjelde. Tilbudet skal vedlegges disse tekstene oversatt til engelsk. Tekstene vil bli vurdert opp mot tildelingskriteriene som nevnt i konkurransegrunnlagets punkt 5.1.; o Vedlegg 1: Tekst fra et Dokument 3 (forvaltningsrevisjon), o Vedlegg 2: Tekst fra Dokument 1 (regnskapsrevisjon) o Vedlegg 3: Pressemelding Vedlegg 4: Utkast til kontrakt 1.4 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin 13. april 2016. Side 2
1.5 Viktige datoer Vedståelsesfrist: 31. august 2016 Frist for innsending av spørsmål: 2. mai 2016 Frist for innsending av tilbud: 12. mai 2016 kl. 12:00 Avgjørelse av konkurransen: uke 21 Inngåelse av kontrakt: uke 23. 2 Beskrivelse av anskaffelsen 2.1 Beskrivelse av leveransens bakgrunn og innhold Riksrevisjonen ønsker å inngå en rammeavtale på fire år om oversettelsesarbeider til og fra engelsk/norsk. Rammeavtalen vil også omfatte språkvask av engelske tekster. Riksrevisjonen sender hvert år om lag 15 dokumenter til Stortinget, innen regnskapsrevisjon (Dokument 1), forvaltningsrevisjon (Dokument 3-serien) og Riksrevisjonens årlige melding om virksomheten (Dokument 2). Dokument 2 blir alltid oversatt til engelsk i sin helhet, se https://www.riksrevisjonen.no/en/aboutrr/publications/annualreports/pages/annualreports.a spx. Noen forvaltningsrevisjoner i Dokument 3-serien har internasjonal interesse og blir også i sin helhet oversatt til engelsk. Disse dokumentene henter sin terminologi fra ulike samfunnsområder, men har en felles tilnærming når det gjelder metodikk og oppbygging. Alle oversatte dokumenter ligger på de engelske sidene på Riksrevisjonens nettsted, se lenker i høyre marg på vår nettside https://www.riksrevisjonen.no/en/reports/pages/reports.aspx. Det vises til disse sidene for en nærmere forståelse av dokumentenes og oversettelsenes art og omfang. Alle Riksrevisjonens pressemeldinger og sammendrag av dokumenter oversettes til engelsk, se vår nettside https://www.riksrevisjonen.no/en/formedia/pressreleases/pages/pressreleases.aspx Denne rammeavtalen vil også inkludere oppdrag i forbindelse med Riksrevisjonens internasjonale samarbeid og annet oversettelsesarbeid ved behov. Oversettelser fra engelsk til norsk er sjeldent, men kan forekomme. 2.1.1 Forventet omfang og tidsrammer for oversettelser, service og kvalitet. Det er vanskelig å fastsette et konkret omfang av behovet for oversettelser, da dette varierer fra år til år avhengig av bl.a. hvilke typer saker som legges fram for Stortinget og hvilke brosjyrer etc. som utgis. Antall ord som ble oversatt i 2015, var ca. 120000. I tillegg kom det noe språkvask. Det er viktig for oss å ha oversikt over de tidsrammer leverandøren kan levere etter. Vi ber derfor om at det i tilbudet gis et estimat på hvor lang tid oversettelse av dokumenter med henholdsvis ca. 2000 og ca.18000 ord normalt vil ta. For pressemeldingene er det krav om oversettelse i løpet av tre virkedager. Vi ber om at det i tilbudet gis en beskrivelse av leverandørens rutiner for kvalitetssikring. Det er av betydning for Riksrevisjonen at samarbeid og kommuniksjonen med leverandør er Side 3
optimal under utførelse av et enkeltoppdrag. Det bes om en beskrivelse av hvordan samarbeid og kommunikasjon er tenkt i forbindelse med et enkeltoppdrag. 2.2 Kontraktsmessige forhold For denne anskaffelsen benyttes avtale om konsulentbistand og konsulentoppdrag i Riksrevisjonen. 2.2.1 Avtaleperiode Rammeavtalen gjelder i 4 år med ønsket oppstart snares mulig.. 2.3 Deltilbud Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av anskaffelsen. 3. Regler for gjennomføring av konkurransen 3.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006. For denne anskaffelsen, som er en uprioritert tjeneste, jfr. forskriftens 2-1 (5), gjelder forskriftens del II. 3.2 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren "åpen anbudskonkurranse". Dette innebærer at alle interesserte leverandører kan gi tilbud, og at det ikke er tillatt med forhandlinger. 3.4 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. Lov om Riksrevisjonen av 7.5.2004 nr. 21 15. 3.5 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA 11-3. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktbestemmelser. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr. FOA 11-11(1). Oversikt over alle forbehold og avvik skal tas inn i tilbudsbrevet. 3.6 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til og med fristen oppgitt i punkt 1.5. 3.7 Tilleggsoppslysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig informasjon, kan leverandøren skriftlig stille spørsmål eller be om tilleggsopplysninger. Frist for å sende inn slike Side 4
spørsmål er oppgitt i punkt 1.5. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig og merket som angitt, til oppdragsgivers kontaktperson oppgitt i punkt 1.2. 3.8 Formidling av tilleggsopplysninger og endring av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller andre endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet via Doffin.no. 3.9 Kostnader i forbindelse med utarbeidelse av tilbud Alle kostnader i forbindelse med utarbeidelse av tilbud skal dekkes av de respektive tilbydere. 3.10 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller å forkaste alle tilbudene dersom det foreligger saklig grunn for dette. 4. Kvalifikasjonskrav 4.1 Oppfyllelse av kvalifikasjonskrav - avvisning av leverandør Under angis de krav som Riksrevisjonen stiller til leverandøren i konkurransen samt hvilken dokumentasjon som kreves. Kravene skal sikre at leverandøren er i stand til å levere kontraktsgjenstanden i hele kontraktsperioden. Manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskrav vil eller kan føre til avvisning, jf. FOA 11-10. 4.2 Krav til skatte- og merverdiavgiftattest Krav: Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling. Dokumentasjonskrav: Skatte- og merverdiavgiftsattest. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristen, jf. punkt 1.5. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. 4.3 Krav til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav: Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav: Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Bekreftelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 4.4 Krav til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Krav: Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet og soliditet til å gjennomføre kontrakten. Det kreves "Kredittverdig uten krav til sikkerhetsstillelse" eller tilsvarende rating. Dokumentasjonskrav: Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 3 måneder og som baserer seg på siste kjente regnskapstall, utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 4.5 Bruk av underleverandører Bruk av underleverandør må fremgå av tilbudet. Det må angis hvilke deler av oppdraget det vil tildeles underleverandør. Side 5
Ved bruk av underleverandører må det skriftlig dokumenteres ved erklæring fra underleverandør at hovedleverandør for dette oppdraget har rett til å benytte underleverandørens resurser. Bruk av underleverandør fritar ikke hovedleverandøren for ansvar etter kontrakten. 5. Tildeling 5.1 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt vil skje på grunnlag av hvilket tilbud som er økonomisk mest fordelaktig, basert på følgende kriterier: Kriterie Vekt Dokumentasjon Kvalitet 40 % Oversatte tekster, rutiner for kvalitetssikring, referanser Pris 30 % Pris oppgitt i hht pkt 5.2.1 Leveringstid 10-20 % Leveringstid oppgitt i hht pkt 2.1.1, referanser Servicegrad 10-20 % Rutiner oppgitt i hht 2.1.1, referanser 5.2 Vektingsmodell Ved evaluering av tilbudene vil det innenfor hvert tildelingskriterium bli gitt en poengscore på 0-5. Beste tilbud innenfor hvert kriterium vil få 5, mens det blir gitt en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene for øvrige tilbud. Poengscoren multipliseres med den angitte vekten og summeres. Tilbudet med høyeste vektede poengsum, vil bli tildelt kontrakt. 5.2.1 Pris Vi ønsker pris oppgitt for: Pris pr. ord, oversettelse fra norsk til engelsk Pris pr. ord, oversettelse fra engelsk til norsk Pris pr. ord, språkvask av engelske tekster Evaluering av pris vil baseres på oppgitte priser med følgende vekt: Pris pr. ord, oversettelse fra norsk til engelsk 80 % Pris pr. ord, oversettelse fra engelsk til norsk 10 % Pris pr. ord, språkvask av engelske tekster 10 % 5.2.2 Kvalitet Ved evaluering vil kvalitet på oversettelsene, rutiner for kvalitetsikring, samt referansene vurderes. 5.2.3 Leveringstid Ved evaluering vil leveringstid oppgitt i henhold til punkt 2.1.1, samt referansene vurderes. 5.2.4 Servicegrad Ved evaluering vil rutiner for samarbeid og kommunikasjon, samt referansene vurderes. Side 6
6 Levering av tilbud og tilbudsutforming Tilbudet leveres i lukket forsendelse merket "Rammeavtale for oversettelse norsk - engelsk / engelsk norsk for Riksrevisjonen, sak nr. 2016/00011 og sendes eller leveres til: Postadresse: Riksrevisjonen, Postboks 8130 Dep, 0032 Oslo Leveringsadresse: Riksrevisjonen, Pilestredet 42, 0167 Oslo For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 6.2 Tilbudsfrist Se punkt 1.5 6.3 Antall eksemplarer, kopier o.a. Tilbudet skal være skriftlig, utarbeidet på norsk og leveres som følger: Tilbudsbrevet leveres på papir i original med signatur. De resterende dokumenter ønskes levert elektronisk på lagringsmedie (cd, minnepinne eller lignende) i samme forsendelse som tilbudsbrevet. Filene skal ha navn i samsvar med nummerering og dokumentinnhold som angitt i punkt 6.4. Dersom det er flere filer på ett av de angitte dokumentasjonskrav skal disse benevnes med desimal (eksempel: 2.1 attest for skatt, 2.2 attest for mva.). Filene skal ikke legges i mappestruktur. Dersom det ikke er mulig å levere elektronisk som angitt foran, kan tilbudet leveres skriftlig på papir. 6.4 Utforming av tilbudet Nr Dokument Veiledning til besvarelse 1 Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal være signert og skal inneholde: referanse til saksnummer fullt juridisk navn, adresse, og foretaksnummer til tilbyder tilbyders kontaktperson med telefonnummer og e-post adresse stadfestelse om potensielle habilitetsproblemer bekreftelse på at det ikke skal være kontakt med andre personer hos oppdragsgiverenn personen oppgitt i punkt 1.2 bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist erklæring om hvorvidt Side 7
Nr Dokument Veiledning til besvarelse 2 Dokumentasjon vedrørende krav til skatte- og merverdiavgiftattest i punkt 4.2 3 Dokumentasjon vedrørende krav knyttet til tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling i punkt 4.3. 4 Dokumentasjon vedrørende krav knyttet til tilbyderens økonomiske og finansielle kapasitet i punkt 4.4. 5 Eventuell dokumentasjon ved bruk av underleverandør, jf. punkt 4.5 samtlige vilkår som oppstilles i de vedlagte dokumenter og innbydelsen er akseptert Dersom tilbyder har forbehold eller avvik skal oversikt over disse tydelig framgå av tilbudsbrevet, med referanse til hvor forbeholdet eller avviket er beskrevet 6 Oversatte tekster De vedlagte tekster skal oversettes til engelsk. 7 Rutiner for kvalitetssikring Jf pkt 2.1.1 6 Estimat på tidsbruk Estimat på hvor lang tid oversettelse av dokumenter med henholdsvis ca. 2000 og ca.18000 ord normalt vil ta. 7 Pris Oppgitt i hht pkt 5.2.1. 8 Referanser 3 relevante referanser, inkludert kontaktinformasjon, til bruk i evaluering av kvalitet, leveringstid og servicegrad. 9 Beskrivelse av rutiner for samarbeid og kommunikasjon rutiner for samarbeid og kommunikasjon oppgitt i hht pkt 2.1.1 Side 8