Til MN-fakultetsstyret Sakstype: Vedtakssak Saksnr.: 46/08 Møtedato: 12.12.08 Notatdato: 4.12.08 Saksbehandler: Mona Bratlie Sakstittel: Organisering av Satsning i materialvitenskap og nanoteknologi (SMN). Tidligere vedtak i saken / Plandokumenter / Henvisning til lovverk etc.: Saker til styremøtene 11.2 og 17.6.08 og 27.10.08. De viktigste problemstillinger: Vi viser til orienteringssak 35/08 til styremøte 27.10. Innspill fra styrets drøfting av saken er innarbeidet i vedlagte forslag til retningslinjer for styret og utlysningstekst for stilling som faglig leder. Det har vært avholdt drøftingsmøte med tjenestemannsorganisasjonene, referat fra møtet følger vedlagt. I forbindelse med at saken ble sirkulert for vedtak i etterkant av forrige styremøte, har det kommet innspill til forslag til endringer av sammensetning av styret og faglig råd samt spørsmål knyttet til formulering av vedtak om strategisk avsetning for satsningen. Saken legges derfor frem for styret på nytt. Styre og faglig råd: Studentrepresentantene foreslår at det oppnevnes studenter som observatør i styret og representant i faglig råd. Vi finner ikke å kunne anbefale observatørstatus i styret, jfr diskusjonen i styremøtet 27.10.08. Det kan imidlertid være mer hensiktsmessig med et studentmedlem i rådet, slik at vi støtter dette forslaget. Strategisk avsetning: Det er påpekt at det opprinnelige forslag kan virke begrensende for satsningens muligheter til å søke annen finansiering ut over det dekningsbidraget eller instituttene kan yte. I tillegg har det kommet innspill fra de deltagende institutter om at avsetningens størrelse allikevel bør tallfestes ikke som fast beløp, men i prosent av det dekningsbidraget utgjør det enkelte år. Vi foreslår derfor at denne tallfestes. For å sikre at styret skal ha et strategisk handlingsrom skal det avsettes en sum tilsvarende minst 40% av dekningsbidrag til dette formålet. Beløpet tas fra det årlig beregnede dekningsbidrag. Det øvrige dekningsbidraget tilføres de respektive institutter uavkortet. Forslag til vedtak: Styret slutter seg til forslaget til organisasjonsmodell for SMN. Den strategiske bevilgningen til satsningen settes til minst 40% av dekningsbidraget. Styret vedtar det fremlagte forslag til retningslinjer for SMNs styre. Styret vedtar det fremlagte forslag til utlysningstekst for stilling som faglig leder ved SMN.
FORMELLE FORHOLD KNYTTET TIL SMNs ORGANISERING. Bakgrunn SMN har vært organisert som et senter under fakultetet siden 2003. Ved styrevedtak av 17.6.08 (sak 26/08) ble det besluttet å gå over til en fremtidig organisering som et Faglig forpliktende nettverk eller Storsatsning ved fakultetet. Samtidig ble styrets sammensetning og oppgaver vedtatt endret. Som følge av styrets vedtak er det nå utarbeidet forslag til retningslinjer for satsningens styre (vedlagt). I tillegg må stillingen som faglig leder for satsningen lyses ut. Forslag til utlysningstekst følger vedlagt. Styrets sammensetning og oppgaver Dagens SMN-styre er relativt stort og bredt sammensatt: Ni medlemmer som fordeler seg på to eksterne, en representant fra fakultetet, to vitenskapelig tilsatte fra senteret, en teknisk/administrativt tilsatt, en midlertidig vitenskapelig tilsatt og to studenter, med en av de eksterne som styreleder. Denne styresammensetningen reflekterer UiOs tidligere Normalregler for sentre. (Disse er ikke endret etter siste revisjon av universitetsloven, og det vil heller ikke bli utarbeidet noen ny versjon). Fakultetet har på sin side vedtatt egne regler for organisering av sentre, jfr. styrevedtak av 14.2.06, hvor det fremgår at hovedmodellen skal være et styre på fem medlemmer. I fakultetets senterregler er det tatt forbehold om studentrepresentasjon dette er bare aktuelt der senteret har ansvaret for et studieprogram (enstemmig vedtak i fakultetsstyret). Strengt tatt vil den nye organiseringen av SMN innebære at det ikke lenger er snakk om et senter, men mer om en paraplyorganisasjon over ulike typer samarbeidskonstellasjoner (fakultetets topp- og eventuelt utviklingsmiljøer, SFF, nesten-sff, SFI osv.) Styret for en slik paraplyorganisasjon kan ikke sies å være delegert beslutningsmyndighet, men mer et forvaltningsansvar for midler som er allokert til satsningen. Sammenligner vi for eksempel EMBIO, ledes denne tverrfakultære satsningen av en styringsgruppe som består av åtte vitenskapelig tilsatte. I styresak 26/08 foreslås det derfor et lite styre på fem medlemmer for satsningen, bestående av forskningsdekan, de to instituttlederne samt to representanter fra de deltagende faggrupper (ikke faggruppenes ledere). Tre av medlemmene sitter altså ex officio, mens det må tas stilling til hvorledes representanter for faggruppene skal oppnevnes. Alternativer kan være valg av og blant gruppen eller forslag fra instituttene. For å sikre at begge instituttene blir representert, foreslås det en ordning der dekanen oppnevner etter forslag fra instituttlederne. Samme prosedyre kan følges ved oppnevning av Advisory Board. Her foreslås det at studentene gis anledning til å oppnevne et medlem. Det legges ikke opp til studentrepresentasjon i styret. Det foreslås videre at det opprettes en ledergruppe bestående av lederne for de tematiske områdene som utgjør satsningen.
Styrets oppgaver vil være å ha en overordnet strategisk og samordnende funksjon basert på initiativ som kommer opp i ledergruppen. Styret vil videre ha en sentral oppgave i å bidra til at satsningen blir godt forankret og prioritert ved institutt så vel som fakultetet. Styret vil videre ha det overordnede ansvar for forvaltningen av den driftsbevilgning som stilles til disposisjon for satsningen. Det foreslås at satsningslederen fungerer som styrets sekretær, og at det oppnevnes en nestleder som også får møte- og talerett i styret. Personell Alt vitenskapelig personell som er tilknyttet satsningen vil fortsatt være knyttet til og lønnet fra sine respektive moderinstitutter (som i dag). Dette innebærer at personalansvaret for den enkelte også ligger på moderinstituttet, slik at for eksempel ansvaret for oppfølging av medarbeidersamtaler/hms-tiltak vil høre hjemme her. Senterleder og administrativ leder lønnes over egen bevilgning til satsningen, også som i dag. Økonomi Det ble i styresaken til juni-møtet foreslått at bevilgningen på NOK 1.8 mill til lønn og drift av stillingene for senterleder og administrativ leder blir opprettholdt (i tillegg kommer husleie). I den opprinnelige modellen beholdt SMN mesteparten av dekningsbidraget selv. Dette er foreslått endret, slik at dekningsbidraget skal tilbakeføres til moderinstituttene. Det forutsettes at bidraget benyttes inn mot satsningen. For å sikre at styret skal ha et strategisk handlingsrom skal det avsettes en sum som settes til minst 40% av dekningsbidrag som strategisk pott. Leder for nettverket utlysning av stilling Nåværende SMN-leders midlertidige stilling utløper i år, og må således lyses ut. Reorganisering av aktiviteten bør fremgå av utlysningsteksten. Det har vært ulike oppfatninger knyttet til spørsmålet om faglig leder bør ha egen forskningsvirksomhet. Etter vurdering av høringsuttalelsene, jfr. styresak 26/08, har en falt ned på det standpunkt at det i dagens situasjon antagelig vil være vanskelig å finne en toppkvalifisert forsker som ikke samtidig ønsker å ha egen forskningsaktivitet. Det bør derfor åpnes for at lederstillingen kan kombineres med egen forskning. Forslag til utlysningstekst følger vedlagt.
Forslag SATSNING FOR MATERIALVITENSKAP OG NANOTEKNOLOGI (SMN) - RETNINGSLINJER FOR STYRET 1. Formål SMN er et tverrfaglig satsning ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet som skal bidra til å fremme forskning i materialvitenskap og nanoteknologi. SMN er fakultetets strategiske virkemiddel for synliggjøring og koordinering av aktivitetene innen nanoteknologi og materialforskning. 2. Økonomiske forhold/avtalemessige forpliktelser Satsningen består av forskningsmiljøer fra henholdsvis Fysisk og Kjemisk institutt. Aktiviteten representerer fakultetets satsningsmiljøer. SMN mottar en årlig grunnbevilgning fra fakultetet. Dekningsbidrag fra den eksternt finansierte virksomheten benyttes dels som strategisk pott (minst 40%) for satsningen og dels tilfaller det moderinstituttene. Utgifter til lønn, infrastruktur og administrasjon dekkes av det aktuelle institutt. Mellom de deltagende institutter og forskningsgrupper blir det satt opp en avtale hvor slike økonomiske forhold og forpliktelser blir beskrevet. 3. Organisering a. Styre Styret skal bestå av fem medlemmer: Forskningsdekanen, instituttlederne ved Fysisk og Kjemisk institutt samt to representanter for det fast ansatte vitenskapelige personalet ved satsningen. Representantene for det vitenskapelige personalet utpekes av dekanen. Styret fungerer i fire år, sammenfallende med valgperioden for den valgte ledelse ved fakultetet. b. Faglig råd Det faglige rådet oppnevnes av dekanen og består av 3 5 internasjonalt ledende eksperter innen de ulike forskningsområdene samt en studentrepresentant. Rådsmedlemmene oppnevnes for fire år, med mulighet for forlengelse i en periode, med unntak av studentrepresentanten som velges hvert år via MNSU. Dekanen oppnevner leder. Rådets oppgaver består i å gi råd om faglig-strategiske spørsmål og om forslag til nye, store satsninger innenfor fagområdet. c. Ledelse Satsningens leder tilsettes av fakultetsstyrets tilsettingsutvalg for en åremålsperiode på 4 år med mulighet for forlengelse to ganger. Nestleder oppnevnes av dekanen blant de fast vitenskapelig tilsatte som er knyttet til satsningen. d. Ledergruppe Ledergruppen består av lederne for de ulike satsningsmiljøene. e. Administrativ leder Satsningen har en egen administrativ leder som koordinerer tjenestene fra instituttene og bistår leder i den daglige driften av satsningen.
4. Styrets oppgaver Styrets oppgaver vil være å ha en overordnet strategisk og samordnende funksjon basert på initiativ som kommer opp i ledergruppen. Styret vil videre ha en sentral oppgave i å bidra til at satsningen blir godt forankret og prioritert ved institutt så vel som fakultetet. Styret vil videre ha det overordnede ansvar for forvaltningen av den driftsbevilgning som stilles til disposisjon for satsningen. Styret rapporterer til fakultetets ledelse.
Forslag Utlysningstekst faglig leder for SMN (- standardtekst som innledning) Fra 1.1.09 blir Senter for materialvitenskap og nanoteknologi omdannet og videreført som Storsatsning for materialvitenskap og nanoteknologi (SMN). Dette innebærer at forskningsaktiviteten i det tidligere senteret blir knyttet sammen i et faglig forpliktende nettverk. Forskningen vil som tidligere springe ut av Fysisk og Kjemisk institutt. Fra å være en relativt autonom enhet basert på ekstern finansiering, ønsker fakultetet nå at satsningen skal utvikle seg mer i retning av å være en integrert del av instituttenes basisvirksomhet. Det er gjennom eksterne midler fakultetet og instituttene kan fornye sin virksomhet. Denne utviklingen krever på sin side en sterk og koordinert kobling mellom nye initiativ basert på eksterne midler og instituttenes egne ressurser og planer. Søkere bør fortrinnsvis ha professorkompetanse i kjemi eller fysikk. Den som tilsettes forventes å inneha betydelige evner til å kommunisere, motivere og utøve lederskap. Det kreves av den faglige lederen for satsningen at vedkommende evner å være et bindeledd mellom SMN og instituttene i denne prosessen, slik at virksomheten ved SMN er med på å bidra til å realisere de strategiske satsningene ved de deltagende institutter. Faglig leder vil videre ha ansvaret for satsningens virksomhet innenfor de rammene som blir gitt i fakultetets og instituttenes strategier for fagområdet samt vedtak fattet i satsningens styre. Leder rapporterer til og er sekretær for styret. Leder har møte- og talerett i styret, og møter også i de deltagende institutters ledergrupper. I tillegg organiseres det en intern ledergruppe som består av leder, nestleder og lederne for de respektive satsningsområdene som deltar. Faglig leder er ansvarlig for å gjennomføre den vedtatte strategi på vegne av deltagende enheter (fakultet og institutter).han/hun skal samarbeide med de deltagende institutter slik at gjeldende personalpolitikk og helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (HMS) blir fulgt opp. Det er faglig leders ansvar å se til at de organisatoriske forhold legges best mulig til rette for satsningens aktiviteter. En viktig oppgave for faglig leder er å støtte opp om initiativ og kreativitet ved å inspirere, tilrettelegge og motivere til samhandling, resultatoppnåelse og utvikling av et godt arbeidsmiljø. Det er ønskelig med: - Godt kjennskap til nasjonal og internasjonal forskning innen området - Evne til å bygge nettverk og allianser nasjonalt og internasjonalt - Erfaring fra strategisk arbeid og ledelse - Erfaring fra forskningsledelse
- Erfaring fra personalledelse/ledelse av forskningsgrupper - Administrativ erfaring og kunnskap om HMS-spørsmål Erfaring fra og kompetanse innen personalledelse vil bli tillagt stor vekt. Ved manglende formalkompetanse innen området forutsettes det at vedkommende innen 12 måneder deltar i opplæring for å bøte på dette. Det er ønskelig at søkere til stillingen er faglig aktive, og med evne til å kunne videreføre dette engasjementet i kombinasjon med lederfunksjonen for nettverket. Stillingen er ledig fra 1.januar 2009 og tilsetting skjer på åremål for fire år fra tiltredelse, med adgang til forlengelse for to perioder etter ny utlysning. Den som blir tilsatt må rette seg etter de retningslinjer som til enhver tid gjelder for stillingen. Universitetet ønsker flere kvinner i ledende stillinger, og kvinner oppfordres derfor til å søke. UiO har en overtakelsesavtale for alle tilsatte, med formål å sikre rettighetene til forskningsresultater m.m.
REFERAT- DRØFTINGS- OG FORHANDLINGSMØTESMØTE PÅ MNF 6.11.08 Tilstede: Fra tjenestemannsorganisasjonene: FF Kristian Mollestad Akademikerne Kristen Døssland Michael Storleer NTL Siri Johannessen Parat Hege Lynne Fra administrasjonen: Knut Fægri (KF) under sak 1 Birger Kruse (BK) Unni Bingen (UB) under sak 1 Bjørn Helland-Hansen møtte under sak 1 (KI-sak) Ingrid Uldal Under sak 2 forhandlingsmøte - møtte Kristian Ranestad SAK 1: Drøftingssaker Senter for materialforskning og nanoteknologi organisering styresak 35/08 - dokument var utsendt på forhånd utsatt sak Knut Fægri redegjorde for bakgrunn for saken og bad om eventuelle kommentarer. Følgende synspunkter ble fremmet: FF mente det var fornuftig med et mindre styre enn det som ligger i dagens styresammensetning, men mente at 5 personer kanskje var i minste laget, alt ettersom hvilken rolle styret skal spille på SMN. Foreslår videre at ansatterepresentanter velges av og blant deltakerne i de to faggruppene. Det skyldes at forslaget legger opp til en svært ledelsesstyrt prosess, hvor instituttlederne, som slev sitter i styret, skal peke ut de to ansatterepresentantene. Hva med studentrepresentant? KF viste til at studentene selv var av den oppfatning at styrets oppgaver ikke hadde spesiell relevans i forhold til deres interesser. De var mer opptatt av å være representert i faglig råd. BK presiserte at det ikke var ønskelig å trekke betydningen av styringsorgan på angjeldende institutter over på sentererts styre. NTL stilte spørsmål om det hadde vært en fordel å bruke betegnelsen råd i stedet for styre. Akademikerne: Vurderer styrets oppgaver til å omfatte primært iverksettings- og daglige driftsoppgaver. Burde ansatterepresentantene inn i faglig råd?