Felles retningslinjer for manuskripter som sendes inn til biomedisinske journaler: Skriving og redigering for biomedisinsk publisering Utdrag av retningslinjene som er utarbeidet av International Committee of Medical Journal Editors (ICMJE). Hele dokumentet kan leses på www.icmje.org. Oppdatert februar 2006 International Committee of Medical Journal Editors (ICMJE) I. Erklæring om bakgrunnen a. Om de felles retningslinjene Tidsskrifter som ønsker å bli listet på www.icmje.org som en publikasjon som følger de felles retningslinjene, bes kontakte ICMJEs sekretariat Åpne medlemsorganisasjoner for redaktører og andre i biomedisinske tidsskrift er blant annet World Association of Medical Editors, www.wame.org og The Council of Science Editors www.councilofscienceeditors.org b. Potensielle brukere av de felles retningslinjene De felles retningslinjene kan gi mange involverte nyttig innsikt i biomedisinsk skrive- og redigeringsprosess. c. Hvordan de felles kravene skal brukes The Mulford Library ved the Medical College i Ohio inneholder et nyttig instruksjonskompendium for forfattere. (Ligger en lenke i originalteksten) II. Etiske vurderinger i utførelse og rapportering om forskning II.A Forfatterskap og bidragsyting II.A. 1 Forfattere Den internasjonale komiteen for redaktører av medisinske tidskrift har anbefalt følgende kriterier for forfatterskap: - Forfatterskap bør bare tilkjennes de som 1) har hatt betydelig bidrag til konseptet og designen, eller til innhenting av data eller analyser og vurdering av data 2) som har skrevet artikkelen eller revidert den kritisk i forhold til viktig intellektuelt innhold, og 3) som har godkjent den endelige versjonen for publisering Forfattere må oppfylle alle tre punktene, 1, 2 og 3. Alle personer som føres opp som forfattere må kvalifisere for forfatterskapet og alle som er kvalifisert for det må føres opp. Hver forfatter må ha deltatt tilstrekkelig i arbeidet til å kunne ta offentlig ansvar for passende deler av innholdet. IIA 2 Bidragsytere som listes under takk til (Acknowledgements) Alle bidragsytere som ikke fyller kriteriene for forfatterskap må listes i en seksjon for takk til. IIB. Redaksjon IIB.1. Redaktørens rolle Redaktøren i et tidsskrift er den som er ansvarlig for hele innholdet. Redaktøren må ha full autoritet til å bestemme tidsskriftets innhold. Dette konseptet om frihet for redaktøren må forsvares av redaktøren til den grad at han/hun de setter sin stilling inn på det. For å sikre
denne friheten i praksis, må redaktøren ha direkte tilgang ledelsens øverste nivå, ikke bare til en leder som er delegert. II.B.2. Redaksjonell frihet Eiere av tidsskrifter må ikke blande seg inn i evalueringen, utvelgelsen eller redigeringen av individuelle artikler, verken direkte eller ved å skape et miljø som sterkt påvirker avgjørelser. Redaktører må basere vedtakene på kvaliteten av stoffet og viktigheten for tidsskriftets lesere, og ikke på tidsskriftets kommersielle suksess. II.C Fagfellevurdering Objektiv, uavhengig, kritisk vurdering er en vesentlig del av alt vitenskapelig arbeid, inklusiv den vitenskapelige prosessen. Fagfellevurdering er den kritiske vurdering av manuskriptet som foretas for tidsskriftet av eksperter som ikke er del av den redaksjonelle staben. II.D Interessekonflikter Alle deltakerne i fagfellevurderingen og publikasjonsprosessen må være åpne rund alle forhold som kan bli sett på som en potensiell interessekonflikt. II.D.1 Potensielle interessekonflikter relatert til individuelle forfatteres oppdrag Når forfattere sender inn et manuskript, enten det er en artikkel eller et brev, er de ansvarlige for å synliggjøre alle finansielle og personlige forhold som kan ha hatt betydning for objektiviteten i deres arbeid. II.D.2 Potensielle interessekonflikter relatert til prosjektstøtte Forfattere må beskrive rollen til eventuelle sponsorer i studieopplegget (study design), i innsamlingen, analyseringen og tolkningen av data; i skriving av rapporten; og i avgjørelsen om å sende rapporten til publisering. Hvis sponsorene ikke er involvert på noen av disse måtene, må det skrives av forfatteren. II.D.3 Potensielle interessekonflikter relatert til redaktører, ansatte i tidsskriftet eller anmeldere (fagfellevurderere). Forfatter må unngå å velge eksterne fagfeller som er i en klar interessekonflikt, for eksempel de som arbeider i samme departement eller institusjon som forfatteren. Anmeldere må være åpne overfor redaktøren når det gjelder interessekonflikter som kan føre til at deres mening om manuskriptet ikke er objektiv, og de må diskvalifisere seg selv fra å anmelde spesifikke manuskript hvis de tror at det er riktig. Anmeldere må derfor bes om å bekrefte eksplisitt hvorvidt det eksisterer konflikter eller ikke. Redaktører som tar endelig avgjørelse om manuskripter må ikke ha noen personlig, forretningsmessig eller finansiell innblanding i noen av forholdene som de skal ta stilling til. Andre medlemmer av redaksjonen må, hvis de deltar i redaksjonelle avgjørelser, gi redaktørene en oppdatert beskrivelse av sine finansielle interesser og må diskvalifisere seg selv fra avgjørelser hvor de har en interessekonflikt. II.E. Privatliv og konfidensialitet II.E.1. Pasienter og deltakere i studien Pasienter har rett til anonymitet og denne må ikke krenkes uten informert samtykke. Kravene til informert samtykke må inkluderes i tidsskriftets instruksjoner til forfattere. II.E.2 Forfattere og anmeldere Manuskripter må anmeldes med respekt for forfatterens konfidensialitet. Anmelderne har også krav på konfidensialitet, som må respekteres av redaktøren. Redaktører må ikke røpe informasjon om manuskripter til andre enn forfatterne og anmelderne. Forfattere må gjøre det klart for sine anmeldere at manuskripter som er sendt for anmeldelse er fortrolig informasjon og at det er den private eiendommen til forfatterne.
II.F. Beskyttelse av personer og dyr i forskning III. Offentliggjøring og redaksjonelle spørsmål relatert til offentliggjøring i biomedisinske journaler III.A. Forpliktelse til å publisere negative studier III.B. Korreksjoner, tilbaketrekking og bekymringsmeldinger III.C. Copyright III.D. Overlappende publikasjoner III.D.1 Innsending til to tidsskrift parallelt III.D.2. Overskuddspublikasjon Overskudds- (eller duplikat) publikasjon er publisering av en studie som i en stor grad overlapper en studie som allerede er publisert på papir eller elektronisk media. Leserne fortjener å ha tillit til at det de leser er originalt med mindre oppgis at artikkelen har blitt trykket pånytt etter forfatterens og redaktørens valg. Når en artikkel sendes inn, må alltid forfatteren gi redaktøren full oversikt over hvor den er blitt sendt og tidligere rapporter, som kanskje vil bli vurdert som overskudds- eller duplikat publikasjon av det samme eller et veldig likt arbeide. Forfatteren må gjøre redaktøren oppmerksom på at manuskriptet inkluderer deler som tidligere har blitt publisert, eller at han også har sendt det til en annen publikasjon. All slik rapportering må refereres i den nye artikkelen. III.D.3 Akseptable etterfølgende (secondary) publisering Etterfølgende publisering kan rettferdiggjøres av forskjellige grunner, på samme eller et annet språk, spesielt i andre land. Dette kan også være fordelaktig, forutsatt at man fyller følgende krav: 1. Forfatterne har fått tillatelse fra begge tidsskriftenes redaktører 2. Den andre artikkelen kommer tidligst en uke etter at den første har kommet ut. 3. Artikkelen i det andre tidsskriftet er beregnet på en annen gruppe lesere 4. Den andre versjonen reflekterer nøyaktig dataene og vurderingene i den første versjonen. 5. Fotnoten på tittelsiden på den andre versjonen informerer leserne, fagfellene og dokumentagentene om at artikkelen har blitt publisert helt eller delvis tidligere og at den oppgir den første referansen. 6. Tittelen på den andre versjonen må indikere at det er en etterfølgende publisering. III.D.4 Konkurrerende manuskript basert på den samme studien III.D.5 Konkurrerende manuskript basert på den samme databasen III.E. Korrespondanse Biomedisinske tidsskrifter bør gi sine lesere muligheter for å kommentere, stille spørsmål eller å kritisere publiserte artikler. III.F Tillegg, temaer og spesielle serier III.G. Elektronisk publisering Elektronisk publisering må følge anbefalingene i dette dokumentet så langt som mulig. III.H. Annonser De fleste medisinske tidsskrifter har annonser, men annonser må ikke få influere på redaksjonelle avgjørelser. Tidsskrifter bør ha formelle, konkrete og skrevne retningslinjer for annonsering både på papir og i elektroniske versjoner. III.I. Medisinske tidsskrifter og de generelle mediene Biomedisinske tidsskrifter publiseres hovedsakelig for sine lesere, men den vanlige forbruker har en legitim interesse av innholdet. Derfor bør en passende balanse være rettesnor for tidsskriftenes samhandling med media rundt disse spørsmålene.
III.J. Plikt til å registrere kliniske forsøk ICMJE medlemstidsskrift vil sette som et krav for å publisere en artikkel at kliniske forsøk er registrert i et offentlig register. ICMJE anbefaler at tidsskrifter publiserer forsøksregistreringsnummeret på slutten av artikkelens sammendrag. IV Forberedelse av manuskripter og vurdering IV.A. Forberedelse av et manuskript for innsending til et biomedisinsk tidsskrift IV.A.1.a. Generelle prinsipper Teksten er vanligvis delt inn i seksjoner med overskriftene: Introduksjon, Metoder, Resultater og Diskusjon, den såkalte IMRAD -strukturen. IV.A.1.b. Rapportering av retningslinjer for spesifikke studiedesign IV.A.2. Tittelside Tittelsiden bør ha følgende informasjon: 1. Artikkelens tittel 2. Forfatternes navn og institusjonelle tilknytning 3. Navn på avdelingen og institusjonen 4. Beriktigelser (disclaimers), hvis noen 5. Korresponderende forfattere. Navn, adresse, telefon og epostadresse til forfatteren som har ansvaret for korrespondanse i forbindelse med manuskriptet. Den korresponderende forfatteren, hvis han finnes, kan være eller kan ikke være en garantist for hele studiens integritet. Den korresponderende forfatteren bør indikere tydelig hvorvidt hans eller hennes epostadresse skal publiseres. 6. Navn og adresse til den forfatteren som man skal henvende seg til for å lov å trykke opp igjen artikkelen, eller et utsagn fra forfatterne om at opptrykk ikke godtas. 7. Hvem som har gitt støtte i form at penger, utstyr og/eller medikamenter. 8. En korttittel som kan brukes gjennomgående over eller som fotlinje under artikkelteksten i tidsskriftet. Denne bør vanligvis ikke ha mer enn totalt 40 bokstaver. 9. Antall ord i artikkelen inklusive sammendrag, referanser etc. 10. Antall figurer og tabeller IV.A.3. Erklæring om interessekonflikter En erklæring om interessekonflikter må følge underskrevet på eget ark. Dette for å hindre at informasjon om en potensiell interessekonflikt for forfatterne overses eller feilplasseres. IV.A.4. Sammendrag og nøkkelord Et sammendrag bør følge etter tittelsiden. Dette bør gi informasjoner om bakgrunnen for studien, hensikten med studien, grunnleggende prosedyrer, hovedresultater og prinsipielle konklusjoner. Sammendrag må nøye reflektere artikkelens innhold. Dette fordi mange lesere kun leser sammendraget. Tre til ti nøkkelord for artikkelen bør oppgis. Her bør uttrykk fra the Medical Subject Headings (MeSH) list of Index Medicus benyttes. IV.A.5. Introduksjon Lag en beskrivelse av bakgrunnen for studien. IV.A.6. Metoder a. Utvelgelse og beskrivelse av deltakere b. Teknisk informasjon c. Statistikk
IV.A.7. Resultater IV.A.8. Diskusjon Legg vekt på nye og viktige aspekter i studien og konklusjonene som følger av disse. Ikke gjenta detaljerte data eller annen informasjon som er gitt i introduksjonen eller resultat-seksjonen. IV.A.9. Referanser Selv om artikkelreferanser kan være en effektiv måte å veilede leserne til en litteraturbase på, reflekterer ikke disse artiklene alltid originalarbeidet på en nøyaktig måte. Det bør derfor henvises til originale forskningskilder, hvor dette er mulig. På den annen side kan utførlige lister over referanser til originalt arbeid rundt et emne bruke svært mye plass på en trykt side. Et lite antall referanser til originale nøkkelarbeider kan ofte være like bra som mer utfyllende lister, spesielt siden referansene nå kan føyes til på artiklenes elektroniske versjon, og fordi elektronisk litteratursøk er mer effektivt for leserne. Forfatterne er ansvarlige for å sjekke at ingen av referansen viser til artikler som er trukket til bake, med mindre det informeres om tilbaketrekkingen. Felles krav til hvordan referansene skal gjøres er basert på ANSI standard stil som er tatt i bruk av National Library of Medicine (NLM) i deres databaser. Kontakt deres web-side for å finne eksempler på referanse-formater. IV.A.10. Tabeller Tabeller skrives ut på et separat ark. De nummereres fortløpende i henhold til første gang de nevnes i teksten. De må ha korte titler. Påse at det henvises til tabellene i teksten. IV.A.11. Illustrasjoner (figurer) Dette kan være tegninger eller bilder. IV.A.12 Forklaring til illustrasjonene (figurene) Skriv forklaring til illustrasjonene på en egen side og henvis til tall som korresponderer med illustrasjonene. IV.A.13. Målangivelse Mål på lengde, høyde, vekt og volum bør angis i metriske enheter (meter, kilogram eller liter). Temperatur bør angis i grad Celsius. IV.A.14. Forkortelser og symboler Bruk standard forkortelser. Unngå forkortelser i tittelen. IV.B Innsending av manuskriptet til tidsskriftet Manuskripter må vedlegges et brev, som bør inneholde følgende informasjon: - En erklæring til redaktøren med informasjon om alle tidligere rapporter som vil kunne bli ansett som (redundant) publikasjon av det samme eller veldig likt arbeid. Alt slikt arbeid bør det refereres til spesielt i det nye arbeidet. - En erklæring om finansiell støtte eller andre forhold som kan føre til en interessekonflikt, hvis denne informasjonen ikke er inkludert i selve manuskriptet eller i annen informasjon fra forfatterne. - En erklæring om at manuskriptet har blitt lest og godkjent av alle forfatterne. - Navn, adresse og telefon til den av forfatterne som har ansvaret for kommunikasjonen med de andre forfatterne i forhold til endringer og endelig godkjenning, hvis denne informasjonen ikke er inkludert i manuskriptet.